Как написать официальное электронное письмо, которое принесет результаты (с помощью шаблонов)

Вы когда-нибудь писали электронное письмо и останавливались, чтобы задаться вопросом, не слишком ли вы небрежны? Являетесь ли вы продавцом, составляющим официальное электронное письмо, отправляющим профессиональный запрос или работающим с новым клиентом, есть несколько рекомендаций, которым нужно следовать, если вы хотите получить результаты.

Как написать официальное электронное письмо за 9 шагов

Следуйте этим девяти шагам, чтобы передать правильный тон для вашего следующего официального письма, будь то ваша первая информационная работа или последующая.

1. Учитывайте свой адрес электронной почты

Когда вы отправляете официальное электронное письмо со своего личного адреса электронной почты, важно убедиться, что оно выглядит профессионально и точно отражает тон, которого вы хотите достичь.

Если вы все еще используете один из лет назад с бессмысленными буквами, строками случайных чисел, вашей любимой спортивной командой или чем-то еще, что может быть сочтено непрофессиональным сотрудником или клиентом, пришло время для обновления. Лучший адрес электронной почты для отправки официальных электронных писем, как правило, представляет собой комбинацию вашего имени и фамилии.

2. Используйте правильные шрифты

Синий может быть вашим любимым цветом, но это не значит, что он подходит в качестве цвета текста для официального электронного письма. В то же время, хотя у вас может быть предпочтительный шрифт для обмена сообщениями с друзьями и семьей, придерживайтесь стилей, не отвлекающих внимание, для официальных электронных писем — Arial, Calibri или Times New Roman.

Вы хотите, чтобы ваше сообщение привлекало чье-то внимание, а не выбранный вами шрифт.

3. Тщательно выбирайте тему

Чем короче, тем лучше — в определенной степени. По данным Kinsta, большинство строк темы электронной почты составляют 100 символов или меньше, но оптимальное место для более высоких показателей открытия и кликабельности составляет от 110 до 140 символов.

При написании темы письма следует учитывать несколько моментов:

• Кто ваша аудитория? Ваша тема будет выглядеть иначе, если вы отправляете официальное электронное письмо менеджеру по маркетингу, а не коллеге-профессионалу.
• Что волнует ваших читателей? Помимо вашего адреса электронной почты, тема вашего официального электронного письма — это то, что создает у вашего читателя первое впечатление о вас. Побуждайте их открыть его, сосредоточив внимание на том, что их волнует, будь то болевые точки клиентов или взаимная связь.

Одним из наиболее важных аспектов строки темы является то, что она должна точно отражать сообщение вашего официального электронного письма. Заголовки спама — отличный способ потерять доверие и авторитет.

Нужны идеи для темы? Ознакомьтесь с этими рекомендациями и примерами .

4. Используйте правильное приветствие

После того, как эти три шага выполнены, пришло время выбрать подходящее официальное приветствие по электронной почте. Сохраните обычные приветствия, такие как «Привет» и «Привет», для своих друзей и семьи.

Некоторые официальные приветствия по электронной почте, которые несут правильный тон, включают:

• Привет
• Привет
• дорогой

Если вы отправляете электронное письмо потенциальному клиенту или деловому партнеру, необходим более формальный тон. Вы также всегда хотите включить имя вашего получателя. Если не знаешь, найди. Если это неправдоподобно, вы можете адресовать свое официальное электронное письмо по адресу «Кого это может касаться» или «Команда продаж», «Команда маркетинга» и т. д., но эти приветствия никогда не должны быть вашим первым выбором.

5. Представьтесь правильно

Первое предложение вашего официального электронного письма должно кратко представлять вас и вашу компанию. Получателю не нужна история вашей жизни.

Вот несколько советов о том, как официально представиться по электронной почте:

• Держать его коротким. Если вы потратите больше, чем предложение, чтобы представиться, читатель, скорее всего, пропустит весь абзац.
• Ведите с вопросом. «Не могли бы вы использовать больше веб-трафика? Я Джон Смит из GenericSEOCompany, и я хотел бы помочь».

Имейте в виду, что читатель хочет знать, что вы можете сделать для него; они не так заинтересованы в том, кто вы или почему вы делаете то, что делаете (пока).

6. Срежьте пух

Официальные электронные письма всегда должны быть короткими и содержательными. Лучше отправить электронное письмо из двух или трех предложений, чем включать нерелевантную информацию. В то же время не отправляйте свои электронные письма в виде одного большого блока текста — разбейте его, используя короткие абзацы и маркеры.

Обрывки текста мешают получателю найти основные моменты вашего официального электронного письма. Форматирование электронной почты с большим количеством пробелов облегчает чтение и поиск важной информации; это также увеличивает вероятность получения ответа.

7. Завершите это соответствующим образом

Готовы закругляться? Обязательно закончите официальное электронное письмо соответствующим образом.

Как и ваше приветствие, оставьте случайные фразы для переписки с семьей и друзьями. Например, вместо того, чтобы заканчивать «Спасибо», начните с более формального «Спасибо».

Некоторые формальные окончания электронной почты, которые несут правильный тон:

• Искренне
• С уважением
• С наилучшими пожеланиями
• С нетерпением жду Вашего ответа

Как только вы наладите контакт с вашим корреспондентом, вы можете выбрать более непринужденные и забавные формальные окончания электронной почты. До тех пор придерживайтесь формальных заключительных фраз, перечисленных выше.

8. Не забудьте профессиональную подпись

Адрес электронной почты и строка темы создают у получателя первое впечатление о вас, а ваша подпись в электронной почте оставляет его последним.

Официальная подпись электронной почты должна включать ваши:

• Полное имя
• Должность
• Контакты
• Ссылки на ваши соответствующие профили в социальных сетях

Не соглашайтесь на скучную стандартную подпись — ознакомьтесь с лучшими генераторами подписей электронной почты для деловых и официальных электронных писем.

9. Вычитка (и повторная вычитка)

Как только вы отправите официальное электронное письмо, пути назад уже не будет. Даже если вы прочитаете его несколько раз, прежде чем нажать «Отправить», легко не заметить простых ошибок.

Grammarly и Hemingway — это бесплатные инструменты, которые можно использовать для поиска орфографических и грамматических ошибок, которые вы могли пропустить.

Самое важное, что нужно проверить дважды, трижды и четырежды, — это имя вашего получателя и название его компании. Если вы откроете электронное письмо, а ваше имя будет написано неправильно, станете ли вы вообще читать его? Возможно нет. То же самое касается и названия компании: Milkshake и Mailshake — две совершенно разные вещи.

Пример и шаблон официального электронного письма

Теперь, когда мы рассмотрели девять шагов, которые необходимо выполнить при составлении официального электронного письма, давайте рассмотрим отличный шаблон, который вы можете использовать для начала работы.

[Сюжетная линия]

Здравствуйте [Имя] ,

Меня зовут [Полное имя] . Я обращаюсь к вам по поводу [выгоды, которую может принести им ваш продукт/услуга, или запроса] .

[2–3 предложения, подтверждающие вашу точку зрения, изложенную во введении. Вы можете включить маркированный список преимуществ, если это применимо].

[Конкретный призыв к действию: заказать звонок/демонстрацию/встречу/и т. д.]

С нетерпением ждем от вас в ближайшее время,

[Ваша электронная подпись]

Далее давайте возьмем этот шаблон и применим девять шагов, перечисленных выше, чтобы воплотить его в жизнь.

Хотите масштабировать охват линкбилдинга?

Привет Адам,

Меня зовут Джон Смит из Mailshake, и я недавно заметил, что вы работаете над новой кампанией по созданию ссылок. Я хотел бы рассказать вам о том, как Mailshake помогает другим компаниям в вашей отрасли расширять охват:

• Отправляйте сотни полностью персонализированных писем за час.
• Запланируйте автоматические последующие действия на основе ключевых показателей, таких как количество открытий, ответов и кликов.
• Легко отслеживайте эффективность своей кампании с помощью расширенной аналитики.

Есть несколько свободных минут? Запланируйте персонализированную демонстрацию и узнайте, как мы можем увеличить ваши продажи и доходы.

С нетерпением ждем от вас в ближайшее время,

Джон Смит

Менеджер по работе с клиентами, Mailshake

(123) 456-1234

Написание официального электронного письма не должно быть проблемой. Выполните эти девять шагов, и вы будете готовы отправлять профессиональные официальные электронные письма, которые принесут результаты. Если вы хотите овладеть искусством работы с электронной почтой, посетите наш бесплатный мастер-класс по холодной электронной почте.