Четыре функции менеджмента: планирование, организация, руководство и контроль

Слово «менеджмент» часто трактуют так, как будто оно состоит из четырех букв. Но попробуйте сделать что-нибудь в быстро меняющейся рабочей среде, не применяя четыре функции управления.

Независимо от того, какую работу вы выполняете, четкое понимание четырех функций управления поможет вам выполнять эту работу более эффективно. Все дело в том, чтобы адаптироваться к любой рабочей среде, в которой вы находитесь, и сделать ее более эффективной. Давайте узнаем больше о четырех функциях управления.

Каковы четыре функции менеджмента?

Четыре функции управления – это планирование, организация, руководство и контроль. Чтобы быть успешным менеджером, вы должны выполнять все четыре задачи, управляя своей работой и командой. Это основа любой профессиональной управленческой должности. Помимо этого, есть другие навыки и специальные знания, связанные конкретно с работой, которой вы управляете.

Понятие о том, как руководство должно взаимодействовать с персоналом, впервые систематизировал Анри Файоль, французский горный инженер. Он разработал общую теорию делового администрирования и функций управления, которые развились в четыре функции управления.

Без этих четырех столпов управления, поддерживающих эти другие обязанности, ничего не будет сделано вовремя и в рамках бюджета. Если вы управляете собой или коллективом работников, вам необходимо понять эти основы управления, которые лежат в основе управленческих навыков.

Конечно, четыре функции менеджмента носят теоретический характер. Когда вы будете готовы применить их на практике, вам потребуются гибридные инструменты управления работой, которые позволят вам общаться с коллегами и командами, где бы они ни работали. Это часть основных обязанностей менеджера, независимо от вашей организационной структуры.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления работой, которое помогает гибридным командам работать лучше, предоставляя им платформу для совместной работы с несколькими представлениями проекта. Так же, как существуют разные стили управления, ProjectManager имеет разные способы работы: от диаграмм Ганта до списков задач, от календарей до канбан-досок. Все представления используют одни и те же данные в режиме реального времени, чтобы все всегда работали с самым последним представлением проекта. Начните работу с ProjectManager бесплатно уже сегодня.

Функция 1: Планирование

Планирование — это первая из четырех функций управления: вы не можете управлять своей работой, пока у вас не будет процесса планирования. Это означает понимание ваших целей и задач, что является началом стратегического планирования. Имея стратегический или тактический план, вы сможете попасть из точки А в точку Б.

Конечно, тактическое планирование — это больше, чем просто перемещение из одного места в другое. Существует оперативное планирование, которое включает в себя определение и распределение ресурсов, как персонала, так и материалов. Это означает сбор команды и возможность распределять ресурсы, например оборудование, необходимое для выполнения работы.

Там также есть организация ваших задач, расстановка их приоритетов и указание для каждой срока и продолжительности. План включает добавление задач на временную шкалу для планирования вашей работы. Затем вы должны быть в курсе прогресса и производительности вашей команды и, если они не соответствуют контрольным показателям, скорректировать свой план, чтобы вернуться в нужное русло.

Коммуникация является ключевым элементом планирования. Менеджеры должны четко сообщить план своей команде, чтобы они могли должным образом выполнить работу. Но они также должны общаться с заинтересованными сторонами и информировать их о ходе работы, в которую они так вовлечены.

Связанный: Бесплатный шаблон плана проекта

Функция 2: организация

Организация падает на каждый аспект ответственности менеджера. Вы не можете успешно управлять командами, не имея какой-либо организации. Расставляя приоритеты задач в планировании, вы сохраняете свою организацию в деталях.

С точки зрения более широкой картины, когда дело доходит до организации, менеджер несет ответственность за обеспечение бесперебойной работы своей компании, отдела или проекта. Это делается путем создания внутренних процессов и структур, а также понимания вашей команды или сотрудников, чтобы вы могли разместить их там, где они лучше всего подходят. Менеджеры должны не только поддерживать организованность своей работы, но и управлять работой своего отдела и людей в нем.

Это не означает, что менеджер только делегирует задачи и следит за тем, чтобы подчиненные имели ресурсы, необходимые им для выполнения своих задач. Они должны следить за процессами и структурами, которые они используют, и корректировать их по мере необходимости, чтобы убедиться, что они работают эффективно и поддерживают продуктивность всех. Эта организующая функция очень важна, поэтому она является одной из основных функций менеджмента.

Функция 3: Ведущий

Лидерство — это наличие навыков, коммуникативных способностей и способности мотивировать тех, кем вы управляете. Лидерство играет важнейшую роль в управлении, поэтому оно является одной из четырех функций управления. Если вы не можете руководить, независимо от вашего стиля руководства, вы не станете успешным менеджером. Все дело в построении доверительных отношений с вашей командой.

Лидерские качества включают разрешение конфликтов. Когда вы управляете разнообразной группой, могут возникнуть конфликты, которые могут задержать выполнение задач и стоить вашей организации денег. Чем лучше вы умеете выявлять и разрешать эти конфликты, тем лучше ваше управление.

Стили лидерства различаются, но их объединяет то, что они дают своим командам сильное чувство направления при определении целей и задач. Это не зависит от того, назначают ли они обычную работу или внедряют новый процесс в команду.

Поскольку лидерство может быть выражено множеством способов, менеджеры всех мастей могут оказаться лидерами. Некоторые из них более авторитарны сверху вниз. То есть они используют авторитарное руководство. С другой стороны, есть восходящие менеджеры, которые стремятся к сотрудничеству со всеми в офисе и поощряют сотрудников к участию в процессе.

Какой бы стиль лидерства у вас ни был, или комбинация стилей лидерства, его можно применить к тому, как вы управляете членами своей команды. Даже самые невнимательные лидеры мотивируют и ведут свои команды к успешным результатам. Этого делать некому, но основные функции сильного лидера в управлении — понимать сотрудников и то, что нужно для того, чтобы извлечь из них максимум пользы.

Функция 4: контроль

Функция контроля включает в себя мониторинг и отслеживание прогресса и производительности, чтобы помочь при принятии решений в рабочей среде. Вы можете сколько угодно планировать, организовывать и руководить, но если вы не будете следить за качеством работы ваших сотрудников, у вас будут проблемы. Если вам нужна помощь в процессе контроля, попробуйте наш бесплатный шаблон панели мониторинга.

Помимо прогресса, производительности и качества, процесс контроля также включает в себя то, насколько эффективно они выполняют свою работу и насколько они надежны при выполнении своих задач. Другой термин для этого — управление контролем и управление качеством. Это часть любого процесса принятия решений. Вы не можете сделать осознанный выбор без надежных данных, подтверждающих его.

Цель контроля в управлении состоит не в том, чтобы доминировать над вашими работниками, а в том, чтобы убедиться, что они соответствуют целям и задачам бизнеса. Некоторые менеджеры предпочитают планировать весь рабочий процесс своих команд, в то время как другие позволяют своим работникам действовать самостоятельно.

Это две стороны одной медали: обеспечение качества в срок и в рамках бюджета во всех рабочих средах, а также наиболее важный аспект четырех функций управления. Это все о достижении ваших финансовых целей и должно быть в авангарде вашей управленческой команды.

Как ProjectManager помогает с четырьмя функциями управления

ProjectManager — это облачный инструмент, который предоставляет менеджерам инструменты, необходимые им для планирования, организации, руководства и контроля своих команд, независимо от того, находятся ли они под одной крышей, в разных часовых поясах или в разных отделах. Гибридные функции управления работой ProjectManager предоставляют данные в режиме реального времени для принятия более взвешенных решений, повышения продуктивности работы и достижения успеха.

Легко создавайте надежные планы проектов

Создание успешного плана означает организацию задач, связывание зависимостей и установление вех. Одним из многочисленных представлений проекта в ProjectManager является интерактивная диаграмма Ганта, которая делает это и многое другое. Вы можете легко отфильтровать критический путь вместо того, чтобы тратить время на сложные вычисления. Затем установите базовый уровень. Теперь вы составили план, чтобы сравнить его с вашими фактическими усилиями, когда вы начнете работать.

Отслеживайте прогресс своей команды в режиме реального времени и улучшайте организацию

Вы не можете контролировать свою команду, если не следите за ней. Однако вы не хотите мешать им, поэтому панель инструментов ProjectManager в режиме реального времени автоматически собирает данные и вычисляет эту информацию в легко читаемых графиках и диаграммах по рабочей нагрузке, времени, стоимости и т. д. Это похоже на получение мгновенного отчета о состоянии в любое время.

Создавайте отчеты для акционеров и улучшайте функцию контроля

Чтобы углубиться в использование данных, отчеты ProjectManager одним щелчком мыши, которые вы можете отфильтровать, чтобы сосредоточиться только на той информации, которую вы хотите видеть. ProjectManager имеет отчет о расписаниях, чтобы увидеть, как долго команды выполняют свои задачи, отклонение проекта, чтобы зафиксировать запланированные и фактические усилия, и даже отчеты о состоянии портфеля, если вы управляете более чем одним проектом. Затем отчетами можно делиться с заинтересованными сторонами, чтобы они были обновлены. Это имеет очевидное применение к четырем функциям управления.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает управлять гибридными командами, независимо от того, где они находятся, как они работают и на каком уровне их квалификации. Наш инструмент объединяет команды, помогая им работать лучше, и в то же время дает менеджерам прозрачность, необходимую им для более эффективного руководства и достижения результатов для своих заинтересованных сторон. Начните бесплатно сегодня и присоединитесь к более чем 35 000 профессионалов, использующих ProjectManager.