15 бесплатных шаблонов управления ИТ-проектами для Excel, Word и др.

ИТ-проекты уникальны. ИТ-команды планируют установку, обновление и развертывание аппаратного и программного обеспечения, а используемые ими инструменты предназначены для работы с инфраструктурой, информационными системами и компьютерами. Эти шаблоны управления ИТ-проектами необходимы для надлежащего выполнения этих задач.

В ProjectManager есть десятки бесплатных шаблонов управления проектами для Excel и Word, которые нужны ИТ-менеджерам при работе над веб-разработкой, разработкой программного обеспечения, разработкой мобильных приложений, настройкой сети и многим другим. Попробуйте эти 15 бесплатных шаблонов управления ИТ-проектами уже сегодня.

1. Шаблон плана ИТ-проекта

Менеджеры ИТ-проектов отвечают за множество различных типов проектов, от разработки новых систем до обновления старых корпоративных приложений. Но у всех ИТ-проектов есть одна общая черта: они начинаются с ИТ-плана. С помощью нашего бесплатного шаблона плана ИТ-проекта руководители ИТ-проектов могут упорядочивать задачи, затраты и ресурсы с запланированными сроками и результатами.

Использование шаблона управления ИТ-проектом экономит ваше время и помогает начать проект более эффективно, что приводит к более успешному результату. Вы не только можете понять, что собираетесь делать, но и можете поделиться шаблоном плана ИТ-проекта со своей командой, чтобы они были на одной странице.

2. Шаблон диаграммы Ганта

При составлении ИТ-плана или любого другого плана в этом отношении основным инструментом является диаграмма Ганта. Это проверенный временем инструмент по уважительной причине; Диаграммы Ганта создают визуальную временную шкалу, на которой запланированы все задачи вашего проекта. Они могут управлять временем, затратами и ресурсами. Создание диаграммы Ганта в Mircosoft Word или Microsoft Excel разочаровывает, особенно когда она уже готова для использования после загрузки нашего бесплатного шаблона диаграммы Ганта для Excel.

3. Шаблон оценки ИТ-рисков

ИТ-проекты ничем не отличаются от проектов любого другого типа тем, что они изобилуют рисками. ИТ-риск влечет за собой дополнительное бремя, поскольку большинство предприятий, независимо от того, чем они занимаются, требуют, чтобы их ИТ-системы работали. Если что-то выйдет из строя или каким-либо образом скомпрометировано, это может привести к значительным финансовым потерям или даже к худшему. Вот почему так важен наш бесплатный шаблон оценки ИТ-рисков для Excel.

Структура любого инструмента оценки риска имеет общие элементы. В нашем случае риск указан в числовом виде, что упрощает его отслеживание, а также описывается риск и контрольная среда. Он собирает данные, но также определяет действия, которые необходимо предпринять, если проблемы действительно возникают, чтобы вы могли снизить риск. Существует также калькулятор, чтобы отметить вероятность возникновения риска и, если он произойдет, какое влияние он окажет.

4. Шаблон плана действий

Независимо от того, реагируете ли вы на риски или просто планируете ИТ-проект, вам нужна стратегия. Наш бесплатный шаблон плана действий для Excel представляет собой документ, в котором описаны шаги, которые необходимо предпринять для достижения этой стратегии. Менеджеры ИТ-проектов могут использовать этот шаблон управления ИТ-проектами, чтобы визуализировать, как превратить стратегию в действенные шаги, которые можно разбить на подзадачи или действия.

Менеджеры ИТ-проектов могут использовать бесплатный шаблон на этапе планирования проекта. В нем излагаются цели, этапы действий, задачи и временная шкала, а также могут быть рассмотрены деловые, стратегические и корректирующие действия по мере необходимости. Это универсальный инструмент. Как бы вы его ни использовали, план действий обеспечивает основу, которая помогает вам мыслить прагматично и гарантирует, что вы не пропустите важные задачи.

5. Шаблон бюджета ИТ-проекта

Получение точного подсчета затрат на ваш ИТ-проект — это то, как вы убедитесь, что у вас есть средства для надлежащего выполнения работы. Это включает в себя все, от вашей команды, оборудования и многого другого. Необходимо отслеживать большие расходы, поэтому руководители ИТ-проектов могут загрузить наш бесплатный шаблон бюджета проекта для Excel.

Это не только поможет вам создать более точный бюджет, но и поможет вам контролировать свои расходы по мере выполнения проекта. Шаблон управления ИТ-проектом включает затраты на рабочую силу, консультантов и лицензии на программное обеспечение, и это лишь некоторые из них. Но он также собирает текущие расходы, такие как телефонные счета, расходы на офисные помещения и оборудование. Помните, что вы создаете не только бюджет, но и механизм контроля затрат.

6. Контрольный список обслуживания ИТ-сервера

Если сервер выйдет из строя, проблема не за горами. Чтобы избежать этого, обязательно запланируйте техническое обслуживание. Есть много вещей, которые нужно проверить, чтобы убедиться, что все в порядке, поэтому мы рекомендуем загрузить наш бесплатный контрольный список обслуживания сервера для Excel. Этот бесплатный шаблон управления ИТ-проектами поможет вам выполнить тщательную работу.

Использовать шаблон просто. С левой стороны находятся различные задачи, общие для обслуживания сервера, такие как обновления, безопасность, резервное копирование, мониторинг, обслуживание файловой системы и многое другое. Справа находится сетка, в которой вы можете запланировать эти задачи как на день, неделю, месяц или время от времени. Шаблон настраивается, поэтому вы можете добавлять или убирать то, что хотите, чтобы он лучше отражал ваши обязанности.

7. Шаблон информационной панели

Мониторинг ИТ-систем является ключом к обеспечению бесперебойной работы программного и аппаратного обеспечения. Имея представление высокого уровня, можно не только отслеживать прогресс и производительность, но и обнаруживать любые аномалии, которые могут указывать на проблемы, которые необходимо решить, прежде чем они станут проблемами. Используйте наш бесплатный шаблон информационной панели для Excel и быстро отслеживайте эти данные.

Используйте этот шаблон управления ИТ-проектами, чтобы отслеживать показатели эффективности (KPI), такие как задачи, рабочая нагрузка, продолжительность задач и стоимость. Красочные гистограммы и диаграммы упрощают быстрый анализ данных и предоставляют руководителям ИТ-проектов перспективу, необходимую им для получения ценных сведений, которые помогут принять более обоснованные решения.

8. Шаблон реестра ИТ-рисков

Каждый руководитель ИТ-проекта знает, что риск всегда рядом. Это всего лишь часть управления проектом. Планирование этого также является частью управления проектом. Наш бесплатный шаблон реестра рисков для Excel предоставляет вам инструменты для планирования и снижения рисков в ваших ИТ-проектах. Этот инструмент позволяет руководителям ИТ-проектов подготовить стратегию, которая поможет им реагировать на риски и разрешать или использовать их в своих интересах, если они возникают в их проекте.

Этот шаблон управления ИТ-проектами нумерует риски, чтобы их было легко отслеживать. Вы также можете описать риск, его влияние и ответные действия, если он станет проблемой в ИТ-проекте. Также есть столбец для ранжирования уровня риска от высокого к низкому, что помогает расставить приоритеты. Наконец, вы можете назначить владельца, ответственного за выявление и снижение риска.

9. Шаблон отслеживания ИТ-проблем

Проблемы есть проблемы. Будь то риски, которые вы запланировали, или что-то неожиданное, они могут отвлечь ваш ИТ-проект. Когда возникает проблема, вы должны быть в состоянии определить ее и быстро решить, прежде чем она повлияет на время, объем или стоимость вашего проекта. Именно для этого предназначен наш бесплатный шаблон отслеживания проблем для Excel.

Используйте бесплатный шаблон управления ИТ-проектом, чтобы зафиксировать любые проблемы, возникающие в вашем проекте, что является первым шагом в разработке плана действий по устранению проблемы. Есть столбец для описания проблемы и ее последствий. Затем вы можете добавить приоритет, дату его определения и ответственного за реагирование на него. Также есть место для добавления отдела, занимающегося проблемой, ее статуса (открыто или закрыто) и даже места для добавления заметок.

10. Шаблон журнала изменений ИТ

Еще один риск или проблема — это изменение. Это изменение может произойти в ИТ-проекте из-за сбоя оборудования, человеческой ошибки, форс-мажорных обстоятельств, таких как отключение электроэнергии или запросы заинтересованных сторон, и это лишь некоторые из них. Какой бы ни была причина, изменения в проекте могут повлиять на ваш график, бюджет и многое другое. Чтобы управлять ими, загрузите наш бесплатный шаблон журнала изменений для Excel.

Все, что вам нужно для сбора изменений и управления ими, включено в документ. От имени проекта и руководителя проекта до номера изменения и типа запроса на изменение — все это включено. Также есть дата, когда изменение было запрошено или произошло, описание изменения и его статус. Вы также можете назначить проблему, добавить приоритет и определить, когда она должна быть решена, понять ее влияние и наметить действия, которые помогут ее решить.

11. Контрольный список соответствия GDPR

Любой ИТ-специалист знает о важности GDPR (общего регламента по защите данных). Хотя это относится к Европейскому союзу (ЕС), любая технологическая компания, которая собирает и обрабатывает личную информацию и имеет присутствие в ЕС, по закону обязана соблюдать этот закон. Наш бесплатный шаблон контрольного списка соответствия GDPR упрощает управление этим процессом.

В нашем шаблоне управления ИТ-проектами есть столбцы для сбора задач, которые необходимы для соблюдения закона. Он назначает владельцев для каждой из этих задач, чтобы обеспечить их своевременное и тщательное выполнение. Также есть место для добавления крайнего срока, и вы даже можете выделять ресурсы для каждой задачи по мере необходимости. Затем просто отмечайте их по мере продвижения по списку. Это простой способ управлять юридическим требованием.

12. Шаблон матрицы прослеживаемости требований

У ИТ-проектов есть требования, означающие, что они должны быть выполнены и выполнены правильно, иначе проект пострадает. Чтобы убедиться в этом, используйте наш бесплатный шаблон матрицы прослеживаемости требований для Excel. Это достигается путем перечисления всех этих требований к проекту и способов их отслеживания на протяжении всего жизненного цикла проекта. Таким образом, ничто критическое не может упасть в трещины.

Существует множество способов, с помощью которых этот шаблон управления ИТ-проектом помогает вам управлять требованиями вашего проекта. Он отлично подходит для обеспечения качества (QA) и понимания того, что требует тестирования, чтобы убедиться, что оно соответствует требованиям проекта. Руководители ИТ-проектов также могут использовать этот документ, чтобы принимать решения на основе данных, а не действовать инстинктивно.

13. Шаблон матрицы приоритетов ИТ-проектов

Не все руководители ИТ-проектов могут позволить себе роскошь сосредоточить все свое внимание на одном проекте. Они часто несут ответственность за портфолио работы и следят за тем, чтобы они разумно распределяли свои ресурсы среди этой группы. Наш бесплатный шаблон матрицы приоритетов проектов позволяет вам просматривать все ваши ИТ-проекты и принимать объективные решения относительно того, какие проекты требуют внимания и когда.

Эта матрица Эйзенхауэра разбита на четыре квадранта. Вверху есть два столбца: один для того, чтобы сделать сейчас, а другой — для того, чтобы сделать это позже. С левой стороны есть две строки: критические и некритические. Теперь вы можете размещать свои проекты в одном из четырех квадратов, чтобы знать, что нужно сделать немедленно, что можно запланировать на новое будущее, что можно делегировать, а что можно удалить или переместить.

14. Шаблон плана реализации

Каждый ИТ-проект начинается с идеи, кодифицированной планом, но он должен быть реализован планом реализации или шагами, необходимыми для актуализации этого плана и получения результата. Хотя наличие плана выполнения плана может показаться излишним, любой, кто знаком с управлением проектами, знает, что с помощью нашего бесплатного шаблона плана реализации для Excel можно организовать эти идеи в практические шаги.

Шаблон управления ИТ-проектом разбит на три отдельные части. Во-первых, это стратегия проекта, которая сводится к процессам и действиям по реализации этой стратегии. Затем есть временная шкала, которая показывает запланированные и фактические даты начала и окончания задач, а также запланированные часы для задачи. Наконец, есть ресурсы для выполнения этих задач, включая материалы и затраты. Со всем этим наметив, вы можете успешно реализовать свой план.

15. Шаблон сбора требований

Знание требований к ИТ-проекту — это то, с чего начинается этап планирования. Они будут собраны в документе, и именно здесь пригодится наш бесплатный шаблон сбора требований для Word. Этот шаблон управления ИТ-проектом также действует как средство связи, связывающее требования пользователя с разработчиком.

Но собираются не только требования пользователей; в документе также отражены бизнес-требования и системные требования. Требования разбиты на семь подразделов: пользовательские, функциональные и системные требования, программное обеспечение и пользовательские интерфейсы, рабочие процессы и управление изменениями и рисками. Кроме того, наброски технической архитектуры высокого уровня плюс техническое обслуживание и поддержка. Есть даже тестирование и оценка, включая цели, артефакты, пользователей и задачи.

ProjectManager помогает с управлением ИТ-проектами

Как скажет вам любой руководитель ИТ-проекта, шаблоны — это статические документы. Они могут быть шагом назад, а не вперед, когда дело доходит до управления проектом. Вам нужно программное обеспечение для управления проектами, такое как ProjectManager. Наше онлайн-программное обеспечение предоставляет данные в режиме реального времени для более эффективного принятия решений. Что также делает наше программное обеспечение лучше шаблонов, так это то, что вы можете использовать различные инструменты, которые используют одни и те же обновленные данные.

Используйте несколько представлений проекта

Не все инструменты проекта одинаковы. Диаграмма Ганта идеально подходит для планирования, но доски канбан визуализируют и контролируют рабочие процессы, когда вы планируете и выполняете спринты или управляете невыполненными задачами. Команды могут предпочесть использовать наш надежный список задач, который также использует те же данные в реальном времени, что и другие инструменты, такие как представление листа и календаря. Это означает, что вы можете работать с нужным вам инструментом и оставаться в курсе самой последней информации о проекте.

Захват данных в реальном времени

Работа всех членов команды над одними и теми же оперативными данными является ключом к производительности, но это еще не все. Руководителям ИТ-проектов также необходимо видеть общее представление проекта в любое время. Наша панель управления в реальном времени делает именно это. Он собирает оперативные данные и обрабатывает эти числа, чтобы отображать показатели времени, затрат и т. д. в виде удобных для чтения графиков и диаграмм. Лучше всего то, что не требуется никаких настроек. Это подключи и играй.

Отчеты позволяют глубже изучить данные, настраивая результаты так, чтобы они отображали только то, что вы хотите видеть, и упрощая обмен данными с заинтересованными сторонами для их обновления. Существуют также инструменты управления ресурсами, которые балансируют рабочую нагрузку, инструменты управления рисками, которые отслеживают проблемы, и инструменты управления задачами, которые поддерживают совместную работу и продуктивность команд.

Связанный контент по управлению ИТ-проектами

Если вы все еще сомневаетесь, стоит ли подписаться на бесплатную пробную версию ProjectManager, у нас есть множество бесплатных материалов, которые вы можете прочитать. От еженедельных сообщений в блогах до руководств, видеороликов, шаблонов и многого другого — у нас есть информация обо всех аспектах этапов управления проектами. Вот небольшая выборка нашего контента, связанного с ИТ.

• Руководство по управлению ИТ-проектами
• Программное обеспечение для управления ИТ-проектами
• ИТ-аудит: определение и краткое руководство
• Как стать менеджером ИТ-проекта
• Управление ИТ-проблемами
• Стратегии управления ИТ-рисками
• Структура управления ИТ

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое позволяет ИТ-командам планировать, управлять и отслеживать свою работу в режиме реального времени. Наше программное обеспечение для совместной работы позволяет легко комментировать и делиться в любом месте и в любое время, независимо от того, находятся ли они в разных отделах или на разных континентах. Присоединяйтесь к командам Nestle, Avis и Siemens, которые используют наше программное обеспечение для достижения успеха. Начните работу с ProjectManager сегодня.