15 бесплатных шаблонов PMO для Excel и Word

PMO или офис управления проектами может быть внутренним отделом, внешней группой или агентством, которое определяет и поддерживает стандарты управления проектами компании. Есть три типа; поддерживающие, контролирующие и директивные, и каждый из них имеет разную степень участия. Однако все три могут использовать шаблоны PMO для поддержки программ проектов и портфелей.

ProjectManager — это программное обеспечение для управления проектами, которое более динамично, чем статические шаблоны PMO, но если вы не готовы к обновлению, на нашем сайте есть множество бесплатных шаблонов управления проектами для Excel и Word. Мы собрали 15 бесплатных шаблонов, которые подходят для PMO. Эти шаблоны охватывают все: от диаграмм Ганта, планирования проекта, распределения ресурсов, отчетов о состоянии данных проекта и многого другого.

1. Шаблон диаграммы Ганта PMO

Диаграмма Ганта является одним из основных инструментов для менеджеров проектов. Он обеспечивает представление всего проекта на временной шкале и включает задачи, вехи, графики и многое другое. Офис управления проектами может использовать наш бесплатный шаблон диаграммы Ганта для Excel, чтобы получить обзор проекта или использовать его в качестве дорожной карты для отслеживания нескольких проектов в одном месте, чтобы распределять ресурсы, когда и где они необходимы.

Шаблон диаграммы Ганта разбит на две части. Слева находится обычная электронная таблица, куда вы можете добавить задачи или проекты, за которыми вы следите. Рядом с этим находятся столбцы для записи дат начала и окончания. Наконец, есть столбец продолжительности задачи или проекта. После того, как вы заполните эту информацию, справа автоматически заполнится временная шкала с цветовой кодировкой, которая позволит вам увидеть задачи, этапы и проекты в одном месте.

2. Шаблон информационной панели проекта PMO

PMO нуждаются в высокоуровневом представлении о проектах, за которыми они наблюдают. Им нужны метрики, которые помогут им наметить ход этих проектов и знать, когда требуются изменения, чтобы все было в порядке. Наш бесплатный шаблон информационной панели проекта PMO для Excel состоит из удобных для чтения графиков и диаграмм, которые дают им эти данные с первого взгляда.

Вам нужны данные в режиме реального времени, чтобы принимать лучшие решения, иначе вы можете действовать на основе неточных данных. ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами с инструментальными панелями портфолио, которые собирают данные в реальном времени и не требуют трудоемкой настройки или ручного ввода, как в случае с шаблонами PMO. Вместо этого вы получаете быстрые и надежные данные о состоянии ваших проектов, задач, прогресса, времени, затрат и рабочей нагрузки, когда вам это нужно. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

3. Шаблон анализа затрат и результатов PMO

Есть определенные проекты, которыми стоит заниматься, в то время как другие окажутся в денежной яме. PMO помогает компаниям выбирать проекты, которые дадут им ценность для их инвестиций. Для этого они могут использовать наш бесплатный шаблон анализа затрат и выгод PMO для Excel.

Анализ затрат и выгод используется для сравнения того, что вы ожидаете заплатить за проект, с тем, что вы надеетесь получить с точки зрения возможностей. Это делается путем добавления суммы в долларах ко всем вашим количественным затратам и количественным выгодам. Оттуда легко увидеть, получите ли вы отдачу от своих инвестиций.

4. Шаблон матрицы приоритетов проекта PMO

Одна вещь, которую делает PMO, — это предоставление рекомендаций. Это руководство и понимание могут помочь вам в управлении проектами, а также в том, стоит ли вообще браться за эти проекты. Одним из инструментов, помогающих принимать такие решения, является наш бесплатный шаблон матрицы приоритетов проектов для Excel.

Процесс обманчиво прост, но это эффективный способ расставить приоритеты в ваших проектах. Матрица разделена на четыре части. Вверху есть два столбца: один для того, чтобы сделать сейчас, а другой для того, чтобы сделать это позже. В левой части есть две строки, одна для критических, а другая для некритических. В зависимости от того, где вы размещаете проект, он может быть обязательным к выполнению немедленно, запланированным на ближайшее время, делегированным, удаленным или перемещенным. Вы также можете использовать это для задач или всего, что вам нужно расставить по приоритетам.

5. Шаблон бюджета проекта PMO

Деньги всегда будут определять решения при надзоре за проектами. Компании имеют конечные затраты и не хотят постоянно обновлять бюджет, потому что это требует больше средств. Использование нашего бесплатного шаблона бюджета проекта PMO для Excel поможет вам точно спрогнозировать бюджет и избежать перерасхода средств на проекты.

С проектом связано так много расходов, что наш бесплатный шаблон поможет вам их все учесть. Сам шаблон настраивается, поэтому, если вам что-то не нужно или вы хотите добавить, это легко сделать. В нашем шаблоне есть поля для оплаты труда, консультационных услуг, сырья, лицензий на программное обеспечение, командировок, коммунальных услуг, офисных помещений и оборудования и многого другого. Получите точную оценку стоимости проекта перед выполнением проекта.

6. Шаблон анализа заинтересованных сторон для PMO

Если вы посмотрите на PMO как на поставщиков услуг, станет ясно, что у них есть заинтересованные стороны. Для офиса управления проектами такими заинтересованными сторонами могут быть руководители, менеджеры проектов, функциональные менеджеры и даже члены команды. У всех будут свои конкретные ожидания. С помощью нашего бесплатного шаблона анализа заинтересованных сторон для Excel вы можете идентифицировать их всех и управлять ими.

Этот шаблон PMO начинается с базовой информации о заинтересованных сторонах. То есть вы перечисляете всех стейкхолдеров и их проекты. Затем вы можете добавить их отношения к этим проектам, независимо от того, имеют ли они какой-либо опыт в предметной области или являются лицами, принимающими решения. Вы также можете определить, как с ними общаться. Наконец, есть раскрывающееся меню для определения их приверженности: от C для уровня приверженности до R для требуемого уровня приверженности.

7. Шаблон табеля рабочего времени PMO

Возможность отслеживать время за определенный период помогает обеспечить выполнение проекта в соответствии с графиком. Это важный инструмент управления ресурсами, а также часть платежной ведомости. Следовательно, PMO захочет иметь доступ к табелям учета рабочего времени для отслеживания прогресса. Они могут использовать наш бесплатный шаблон расписания для Excel.

Первое, что вы делаете с нашим бесплатным шаблоном, определяет временные рамки для табеля учета рабочего времени. Затем вы можете добавить время начала, начало и конец обеда, а также время окончания дня каждого человека. Существует столбец для добавления обычных часов, сверхурочных часов, а затем общего количества рабочих часов. Теперь у вас есть общее представление о ваших расходах.

8. Шаблон плана коммуникации для PMO

Все действия, которые являются частью управления проектами компании, проходят через PMO. Коммуникация является важной частью этого процесса. Если вещи не будут четко сформулированы и распределены должным образом, возникнут проблемы, которые могут повлиять на итоговый результат. Вот почему так важен наш бесплатный шаблон плана взаимодействия для Word.

Этот шаблон PMO поможет вам определить видение и цели проекта, программы или портфеля, а также их цели и временные рамки. Также есть места для добавления сотрудников по связям с общественностью и инструментов, которые они будут использовать. Затем вы можете показать, как вы будете измерять эффективность своего плана коммуникации, чтобы убедиться, что он делает то, что вы хотите.

9. Шаблон плана проекта для PMO

PMO улучшают управление проектами за счет стандартизации процессов и повышения эффективности. Это означает, что они создают и поддерживают документацию, отслеживают и обучают. Но они тоже планируют. Вот где пригодится наш бесплатный шаблон плана проекта для PMO.

В этом шаблоне PMO есть все, что вам нужно для PMO. Есть место для определения масштаба проекта, программы или портфолио, включая вехи, этапы и задачи. Вы также можете добавить свои усилия и требования к ресурсам. Затем запланируйте план, включая зависимости задач, предположения и ограничения проекта, бюджет, журнал рисков, процесс управления изменениями и многое другое.

10. Шаблон отслеживания проекта PMO

PMO контролируют проекты, за которыми они наблюдают. Им необходимо отслеживать свой прогресс, чтобы убедиться, что они работают в соответствии с графиком. Если это не так, возможно, потребуется перераспределение ресурсов, чтобы вернуть все в нужное русло. Наш бесплатный шаблон отслеживания проекта PMO для Excel предназначен для работы в качестве системы управления задачами для отслеживания задач и обеспечения своевременного выполнения работы.

Использование шаблона отслеживания проектов позволяет отслеживать отдельные проекты или программы и портфолио. Сначала вы указываете название задачи или название проекта и краткое описание. Если есть какие-либо зависимости задач, вы добавляете их в следующий столбец. Есть место для добавления того, кому назначена задача или руководителя проекта. Теперь обратите внимание на приоритет, дату начала, запланированную дату окончания и фактическую дату окончания. Наконец, есть выпадающее меню для фиксации состояния.

11. Шаблон сбора требований для PMO

Цель сбора требований состоит в том, чтобы он направлял PMO на протяжении всего проекта, от инициации до реализации. Требования — это условия или возможности, которые необходимы заинтересованным сторонам для решения проблемы или достижения цели. Используя наш бесплатный шаблон сбора требований для PMO, вы можете собрать все в одном месте.

Все, что вам нужно для понимания проекта, находится на страницах этого документа Word, включая план проекта, описание цели проекта, объем и график с этапами, зависимостями и так далее. Также определяются цели и объекты, а также ограничения и ограничения и способы их устранения.

12. Шаблон журнала рисков для PMO

Риск — это всегда то, что отслеживают PMO. Будь то хороший риск или плохой риск, чем раньше он будет выявлен и устранен, тем лучше. Наш бесплатный шаблон журнала рисков для PMO дает вам инструмент, чтобы подготовиться к риску и иметь план по его устранению, если он обнаружится как проблема.

Начните с описания риска и его воздействия. Затем добавьте, как вы будете реагировать на риск, если он действительно станет проблемой. Чтобы облегчить ответ, добавьте уровень риска, например высокий, средний или низкий. Теперь вы знаете, как определить приоритетность риска, если он становится проблемой. Также есть место для добавления руководителя проекта или члена команды, который несет ответственность за этот риск и отвечает за его выявление и руководство реагированием на него.

13. Шаблон журнала изменений PMO

Изменения произойдут, и PMO поможет гарантировать, что они не повлияют негативно на проект. Один из способов сделать это — использовать наш бесплатный шаблон журнала изменений PMO для Excel. Это часть любого более крупного эффективного плана управления изменениями, который помогает контролировать изменение, отслеживая его с момента его обнаружения до момента его устранения.

Эта таблица дает вам место для размещения всего, что вам нужно знать об изменениях в вашем проекте, чтобы управлять им. Обратите внимание, когда изменение впервые наблюдается, кто в команде проекта владеет им, что означает, что они будут руководить усилиями по его устранению, и вы также можете добавить приоритет и статус этого изменения.

14. Шаблон запроса на изменение PMO

Прежде чем разрешать какие-либо изменения или реагировать на них, необходимо решить, стоит ли это делать. Есть изменения, такие как ненастная погода или отказ оборудования, с которыми необходимо иметь дело. Но чаще всего изменения исходят от владельцев и других заинтересованных сторон. Наша бесплатная форма запроса на изменение PMO для Word предоставляет вам место, где каждый может договориться о том, что делать.

Вы можете настроить форму запроса на изменение так, чтобы она содержала как можно больше или меньше деталей. Мы включили место для краткого описания и влияния, которое это окажет на проект. В форме достаточно информации, чтобы менеджеры проектов работали с PMO над принятием решения о том, стоит ли вносить изменения, и если да, то как, или не предпринимать никаких действий.

15. Шаблон отчета о статусе проекта для PMO

Отчетность является ключом к работе PMO. Например, отчет о состоянии предоставляет ключевые данные проекта, которые информируют о том, как PMO будет направлять управление этим проектом. С помощью нашего бесплатного шаблона отчета о состоянии проекта для PMO вы можете, среди прочего, отслеживать состояние и ход проекта за определенный период времени.

В отчете о состоянии содержится краткая информация об основных достижениях, работах, выполненных за этот период, запланированных работах, которые еще предстоит выполнить в рамках проекта, достигнутых вехах и результатах. Там также есть место для перечисления действий для того, что должно быть дальше. Другие рассматриваемые вещи включают бюджет, график, качество, риски, проблемы и препятствия.

Как ProjectManager помогает PMO

Это множество шаблонов. И хотя бесплатное есть бесплатное, всегда есть цена. Шаблоны PMO статичны, и всю работу нужно делать вам. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое предоставляет функции управления задачами, рисками и ресурсами, помогающие PMO управлять своими проектами, программами и портфелями в режиме реального времени. Он имеет автоматизацию и обновления, поэтому вы всегда просматриваете самую актуальную информацию.

Управляйте ресурсами с помощью дорожных карт

PMO наблюдают за многими проектами одновременно. Они должны указать, какие ресурсы нужны, какие и когда. Для этого им нужно больше, чем могут предоставить шаблоны PMO. Наше программное обеспечение для управления проектами дает вам обзор всех ваших проектов на одном экране. Просматривайте их от начала до конца на визуальной временной шкале, включая такие показатели, как запланированные усилия, фактические усилия и многое другое. Вы можете открыть любой проект, распечатать дорожную карту и легко редактировать и настраивать столбец, чтобы просмотреть то, что вы хотите.

Сбалансируйте команды с помощью графиков рабочей нагрузки

Команды — ваш самый ценный ресурс. Вы можете отслеживать их время выполнения задач с помощью наших безопасных табелей учета рабочего времени, но наше представление о рабочей нагрузке идет еще дальше в обеспечении управления ресурсами. Используйте его для эффективного отслеживания прогресса и рабочей нагрузки по проектам. Вы можете видеть общее количество часов и переназначать задачи, чтобы сбалансировать рабочую нагрузку и поддерживать продуктивность всех сотрудников.

PMO также могут извлечь выгоду из настраиваемых отчетов, включая отчеты о состоянии и портфолио, а также многое другое. Все можно отфильтровать, чтобы сосредоточиться на том, что вы хотите увидеть, а затем легко поделиться. Существует также представление портфолио, где вы можете группировать проекты и просматривать прогресс, менеджера проекта, членов команды, статус и многое другое.

Связанный контент PMO

Если вам нужны дополнительные ресурсы об офисах управления проектами, а также об инструментах и ​​методах, которые они используют, у нас есть записи в блогах, полные руководства и многое другое.

• 15 инструментов и методов управления проектами, которые должен использовать каждый PMO
• 20 обязательных шаблонов Excel для управления проектами
• Офис управления проектами (PMO) — Полное руководство
• Управление портфелем проектов (PPM): полное руководство
• Приоритизация проектов: как приоритизировать проекты и стратегию

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами и портфелями, которое делает то же, что и шаблоны. Откройте наше программное обеспечение для совместной работы и общайтесь с командами из разных отделов или часовых поясов. Делитесь файлами, комментируйте и многое другое. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.