10 бесплатных шаблонов управления заинтересованными сторонами для Excel и Word

Заинтересованные стороны — это все, кто заинтересован в проекте. Они могут быть внутренними, такими как руководители проектов, команды, владельцы или инвесторы, или внешними, такими как клиенты, заказчики или поставщики. В любом проекте может быть много заинтересованных сторон, и для управления ими требуются шаблоны управления заинтересованными сторонами.

ProjectManager — это программное обеспечение для управления проектами, которое помогает вам управлять проектами и заинтересованными сторонами. Если вы не готовы к бесплатной пробной версии программного обеспечения, мы также предлагаем десятки бесплатных шаблонов управления проектами для Excel и Word, которые могут помочь на каждом этапе вашего проекта. Вот несколько бесплатных шаблонов управления заинтересованными сторонами.

1. Шаблон анализа заинтересованных сторон

В любом проекте может быть много заинтересованных сторон, но ваша работа как менеджера проекта состоит в том, чтобы определить их. У каждой заинтересованной стороны могут быть разные интересы, или эти интересы могут развиваться в ходе проекта. Использование нашего бесплатного шаблона анализа заинтересованных сторон для Excel поможет вам разработать эффективный план взаимодействия с заинтересованными сторонами, чтобы они были должным образом информированы.

Есть поля для ввода основной информации о заинтересованных сторонах, включая их должность, контактную информацию и влияние или власть над проектом. Затем вы можете расположить каждую заинтересованную сторону так, как она относится к проекту, отметив их приоритет, наличие у них экспертных знаний в предметной области и то, являются ли они лицами, принимающими решения. Затем вы сможете оценить приверженность каждого заинтересованного лица проекту и лучше управлять ими.

2. Шаблон отчета о состоянии проекта

Заинтересованные стороны должны быть в курсе на протяжении всего проекта. Однако в зависимости от заинтересованной стороны этот уровень информации и частота ее обновления могут меняться. Нужны ли им подробности или просто обзор, менеджеры проектов все равно должны регулярно отчитываться. Использование нашего бесплатного шаблона отчета о состоянии проекта для Excel — отличный инструмент для регистрации периода времени в проекте.

Проблема со статическим шаблоном заключается в том, что его необходимо обновлять вручную, а информацию нельзя настроить так, чтобы она отражала интересы каждого заинтересованного лица. В отличие от статических инструментов, ProjectManager — это онлайн-инструмент, который предоставляет данные в режиме реального времени, которые можно фильтровать, чтобы отображать только информацию, относящуюся к каждому заинтересованному лицу. Вы можете не только генерировать отчет о состоянии простым нажатием клавиши, но также создавать отчеты об отклонениях, портфолио и многом другом. Все отчеты собирают данные в режиме реального времени, поэтому они точны и могут быть легко переданы в различных форматах. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

3. Шаблон карты заинтересованных сторон

Если вы ищете визуальный инструмент, который поможет вам определить и составить схему ваших заинтересованных сторон, вам необходимо загрузить наш бесплатный шаблон карты заинтересованных сторон для Excel. Вы можете использовать карту заинтересованных сторон, чтобы информировать вас о принятии решений при работе с заинтересованными сторонами. Это важно для создания жизнеспособного плана коммуникации с заинтересованными сторонами.

Шаблон карты заинтересованных сторон поможет вам определить, кто что хочет знать, когда им это нужно знать и как они предпочитают получать свои обновления. Эта карта заинтересованных сторон имеет четыре категории для управления вашими заинтересованными сторонами: тесное управление, поддержание удовлетворенности, информирование и мониторинг. Поместите каждую заинтересованную сторону, которую вы идентифицируете, в соответствующую ячейку и используйте цветовую кодировку, чтобы показать, поддерживают ли они проект, нейтральны или критичны.

4. Шаблон бизнес-кейса

Поскольку заинтересованные лица заинтересованы в проекте, одна из вещей, о которых они больше всего беспокоятся, — это затраты, связанные с выполнением проекта. Они хотят знать, стоят ли вложенные затраты. Вы можете показать им это с помощью нашего бесплатного шаблона бизнес-кейса для Word, в котором обобщаются цели, затраты и выгоды проекта.

Экономическое обоснование важно для заинтересованных сторон, доказывая, что их инвестиции в проект выгодны. Они могут прочитать резюме, миссию проекта и окончательный результат, который будет подготовлен. Там есть место, чтобы показать цели проекта и то, как они будут достигнуты, финансовую оценку и оценку рынка, а также многое другое. Это поможет получить поддержку от заинтересованных сторон.

5. Шаблон анализа затрат и результатов

Еще один бесплатный шаблон, который может помочь заинтересованным сторонам доказать, что проект стоит их инвестиций, — это наш бесплатный шаблон анализа затрат и выгод для Excel. Это поможет вам взглянуть на цифры и определить, стоят ли деньги, которые вы вкладываете в проект, результаты.

Шаблон анализа затрат и результатов делает это, добавляя сумму в долларах к затратам и выгодам проекта. Вычитая выгоды из затрат, вы можете увидеть, какова прибыль, если таковая имеется, для проекта. Это может быть финансовая выгода, но она также может определить, стоят ли бизнес-цели и задачи затрат. Эта информация может помочь привлечь заинтересованные стороны к участию в проекте.

6. Матрица RACI

Безусловно, важно определить и определить роли и обязанности проектной команды, но часто руководители проектов пренебрегают этим же упражнением при работе с заинтересованными сторонами проекта. После этого ваша команда проекта станет лишь одним из многих заинтересованных лиц в проекте. Использование нашего бесплатного шаблона матрицы RACI для Excel позволяет классифицировать всех участников проекта, включая заинтересованные стороны.

RACI означает ответственный, подотчетный, консультируемый и информированный. В нашем бесплатном шаблоне вы перечисляете всех заинтересованных лиц (или всю проектную команду) слева, а вверху диаграммы — их название. В соответствующем поле вы отмечаете, несут ли они ответственность, подотчетны, консультируются или информируются. Теперь у вас есть документ, которым можно руководствоваться для всех членов команды, включая заинтересованные стороны, которые имеют разный уровень вовлеченности и влияния на проект.

7. Шаблон сбора требований

Заинтересованные стороны хотят знать, какие проблемы решает проект, как он планирует достичь своей цели, какие условия или возможности должны быть выполнены и многое другое. Все это описано в нашем бесплатном шаблоне сбора требований для Word. Это ключевой документ для заинтересованных сторон, который собирает важную информацию о проекте в одном месте.

В бесплатном шаблоне многое описано. В нем перечислены требования проекта, от пользователя, функционала и системы до программного обеспечения, интерфейса, рабочего процесса, изменений и рисков. Это скорее высокоуровневая точка зрения, которая подходит для большинства заинтересованных сторон и позволяет избежать проникновения в сорняки. Есть даже раздел, где каждый может подписать документ, чтобы убедиться, что он проинформирован и согласен.

8. Шаблон устава команды

Члены команды являются заинтересованными сторонами, хотя и не единственными в проекте. Бесплатный шаблон устава команды для Word в основном ориентирован на них, но это еще один важный шаблон управления заинтересованными сторонами. Он объясняет, как команда вписывается в более широкий контекст проекта, например, заинтересованные стороны проекта.

Кроме того, в бесплатном уставе перечислены все участники проекта и предоставлена ​​контактная информация. Есть раздел, в котором описывается предыстория проекта, его миссия и цель, бюджет и ресурсы, а также процесс принятия решений, используемый командой. Там есть информация о масштабах, оценках производительности, мероприятиях и вехах и многое другое. Это отличный инструмент для общения и вовлечения всех в проект.

9. Шаблон плана коммуникации

Говоря об общении, вам нужен план общения, чтобы донести информацию до вашей проектной команды. Использование нашего бесплатного шаблона плана взаимодействия для Word поможет вам определить цели и запланировать обновление информации для заинтересованных сторон. Это один из наиболее важных шаблонов управления заинтересованными сторонами, поскольку хорошо информированным заинтересованным лицом легче управлять и с меньшей вероятностью вмешиваться в проект.

Помимо целей, шаблон плана коммуникации помогает вам определить, как вы будете достигать этих целей, в какие сроки и с помощью каких показателей измерять свой успех. Вы разберетесь с кадрами и инструментами, связанными с распространением информации, а также с проверкой ее эффективности. Если у вас есть план, он может меняться, чтобы оставаться актуальным и эффективным.

10. Шаблон организационной схемы

Хотя это может показаться не шаблоном управления ключевыми заинтересованными сторонами, знание организационной структуры компании или проекта — это то, как каждый в организации или проектной группе узнает, перед кем они подчиняются. Используйте наш бесплатный шаблон организационной диаграммы для Excel. Это блок-схема, которая показывает иерархическую внутреннюю структуру организации или проекта.

Этот документ представляет собой простое для восприятия изображение цепочки подчинения. Хотя небольшие организации, такие как стартапы или проекты, могут не нуждаться в этом инструменте, чем крупнее и сложнее организация или проект, тем более важным становится этот шаблон управления заинтересованными сторонами. Крайне важно, чтобы все знали, кому они отчитываются и у кого есть полномочия, что и иллюстрирует этот шаблон.

ProjectManager помогает с управлением заинтересованными сторонами

После того, как вы загрузите и воспользуетесь нашими бесплатными шаблонами управления заинтересованными сторонами, вы быстро обнаружите, что они не могут вам помочь. В конце концов, шаблоны можно вводить и обновлять вручную, они не предназначены для совместной работы и изолированы от остальных ваших инструментов управления проектами. ProjectManager — это программное обеспечение для управления проектами, которое помогает планировать, управлять и отслеживать взаимодействие с заинтересованными сторонами в режиме реального времени.

Поделитесь планами проекта с заинтересованными сторонами

Проектам нужны планы, но планы не работают без заинтересованных сторон. Создание расписания на наших надежных диаграммах Ганта позволяет вам управлять заинтересованными сторонами в вашей команде проекта, организовывать их задачи, связывать зависимости, чтобы избежать дорогостоящих задержек, и назначать им работу, которую вы можете отслеживать в режиме реального времени. Планом проекта можно легко поделиться с командой проекта и заинтересованными сторонами, чтобы все были в курсе.

Отслеживайте прогресс и производительность в режиме реального времени

Как только вы установите базовый уровень на диаграмме Ганта, вы сможете отслеживать запланированные усилия в сравнении с фактическими усилиями. Это не только поможет вам придерживаться вашего графика и бюджета, но и заинтересованные стороны также хотят быть в курсе этих ценных данных. Информационная панель в реальном времени не требует настройки, как в случае с облегченными инструментами, и отслеживает все, от рабочей нагрузки до затрат и времени, в удобных для чтения графиках и диаграммах. Это отличный способ получить общий обзор проекта в любое время.

Руководители проектов могут использовать функции управления ресурсами, чтобы поддерживать продуктивность своих команд. Доступность можно установить заранее, чтобы упростить планирование, а наша диаграмма рабочей нагрузки с цветовой кодировкой поможет вам увидеть распределение вашей команды. Затем вы можете сбалансировать их рабочую нагрузку с помощью диаграммы, чтобы они работали с максимальной нагрузкой. Они не перегружены, и заинтересованные стороны довольны продуктивностью.

Связанный контент

Если вам недостаточно управления заинтересованными сторонами, наш сайт загружен бесплатным контентом. Есть еженедельные блоги, руководства, видео и, конечно же, больше бесплатных шаблонов управления проектами для Excel и Word. Вот некоторые ресурсы, чтобы узнать больше об управлении заинтересованными сторонами.

• Руководство по управлению заинтересованными сторонами
• Анализ заинтересованных сторон 101
• Что такое теория заинтересованных сторон
• Заинтересованное лицо против акционера: в чем разница?
• Картирование заинтересованных сторон 101: Краткое руководство по картам заинтересованных сторон

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, позволяющее командам лучше работать вместе. Инструменты управления задачами дополняют продуктивные функции и функции управления рисками, помогая выявлять, отслеживать и снижать риски. Присоединяйтесь к командам Avis, Nestle и Siemens, которые добиваются успеха с помощью нашего программного обеспечения. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.