Обзор Google Workspace (ранее G Suite): удовлетворит ли он мои потребности?

Опубликовано: 2019-04-24

обзор рабочего места гугл

Вот забавный факт: когда Google впервые выпустила Gmail в 2004 году, многие восприняли это как первоапрельскую шутку.

Предлагаемый 1 ГБ дискового пространства казался слишком хорошим, чтобы быть правдой (тогда такие конкуренты, как Hotmail и Yahoo, предлагали только 2 МБ). И дата релиза 1 апреля, очевидно, тоже не помогла.

17 лет спустя примерно каждый четвертый пользователь использует Gmail для своей электронной почты.

Более того, Gmail теперь также является неотъемлемой частью Google Workspace (ранее G Suite), одного из наиболее широко используемых в мире онлайн-пакетов для повышения производительности.

Благодаря приложениям Google Workspace, которые выходят за рамки электронной почты и включают в себя документы, хранилище файлов, календари, средства чата и обмена сообщениями и многое другое, Google Workspace, без сомнения, представляет собой комплексное решение для совместной работы и общения — будь то бизнес, индивидуальный предприниматель, школа или некоммерческая организация. .

Но какими бы впечатляющими ни были возможности Google Workspace, у него есть свои ограничения , и их стоит взвесить, прежде чем принимать решение.

В этом обзоре Google Workspace мы познакомим вас с наиболее важными моментами, о которых следует знать, чтобы помочь вам решить, подходит ли вам Google Workspace.

Давайте начнем с того, что быстро рассмотрим, почему вы должны использовать Google Workspace и каковы его плюсы и минусы.

Оглавление

Зачем мне использовать Google Workspace?

Google Workspace хорошо подходит для:

  • Малые и средние предприятия хотят использовать набор инструментов приложений, в котором их команды могут легко сотрудничать и обмениваться файлами , а администраторы могут контролировать доступ и параметры безопасности.
  • Индивидуальные предприниматели или фрилансеры, которым нужно доступное решение для электронной почты и инструментов повышения производительности, а также которые хотят иметь возможность легко делиться работой с клиентами и партнерами.
  • Школы и образовательные учреждения, которые хотят обеспечить совместную работу учителей и учащихся (обратите внимание: существует бесплатная версия Google Workspace for Education).
  • Некоммерческие организации, которые хотят воспользоваться бесплатной версией Google Workspace для некоммерческих организаций.
  • Любой, кто предпочитает работать из облака , а не использовать настольные решения и локальное хранилище.

Обзор Google Workspace: плюсы и минусы

Плюсы Минусы

  • Удобство. Иметь все инструменты для повышения производительности офиса в одном месте очень важно. С Google Workspace переключение между электронной почтой, документами, календарями и чатом происходит без проблем, что позволяет сэкономить неизмеримое количество времени и усилий.
  • Простота использования. Продукты Google Workspace просты и легко адаптируются. Например, Документы и Таблицы предлагают урезанный, но функциональный опыт знакомых инструментов, таких как Microsoft Word и Excel. Другие инструменты, включая консоль администратора, также просты в навигации и интуитивно понятны в использовании.
  • Совместная работа и совместное использование. Одним из самых сильных качеств Google Workspace является то, насколько легко он облегчает совместную работу между членами команды. Над одним и тем же документом одновременно могут работать несколько членов команды, а файлы могут быстро обмениваться между разными пользователями.
  • Все работает в облаке: Google действительно был пионером концепции работы вне облака (и в конечном итоге заставил конкурентов, таких как Microsoft, сделать то же самое). Все приложения Google Workspace работают без веб-браузеров, а это означает, что нет необходимости загружать программное обеспечение, а изменения в документах автоматически сохраняются и вносятся в режиме реального времени.
  • Диапазон приложений. Как мы вскоре увидим, набор инструментов для повышения производительности и совместной работы Google Workspace впечатляет и охватывает подавляющее большинство потребностей.
  • Много облачного хранилища: в планах Business и Enterprise пользователи получают от 30 ГБ до неограниченного объема хранилища. Кроме того, файлы, созданные в Google Docs, Sheets, Slides и т. д., не расходуются на лимит хранилища.
  • Доступна бесплатная версия: многие инструменты (Gmail, Docs, Drive и т. д.) доступны для бесплатного использования (для личных учетных записей), с некоторыми ограничениями на объем хранилища и адресом электронной почты @gmail.com. Однако при регистрации в Google Workspace вы получаете бесплатную 14-дневную пробную версию, чтобы настроить профессиональный адрес электронной почты и опробовать дополнительные функции, такие как консоль администратора.
  • Интеграции: Google Workspace имеет огромное, постоянно растущее количество интеграций со всеми инструментами, которые вы можете себе представить (CRM, веб-разработка, креатив, бухгалтерский учет и финансы, академические и т. д.). Это позволяет Google Workspace легко встраиваться в любые существующие процессы.

  • Не такой продвинутый, как Microsoft Office: если вы сравните Docs, Sheets и Slides с настольными версиями Word, Excel и PowerPoint, вы обнаружите, что они не такие продвинутые. Им не хватает гибкости и функциональности форматирования, которые вы найдете в инструментах Microsoft, что может быть для некоторых ограничением.
  • Требуется доступ в Интернет: Google Workspace полностью основан на облаке, а это означает, что вам нужно подключение к Интернету, чтобы иметь возможность использовать большую его часть. При этом доступны некоторые автономные функции (например, возможность редактировать документы в автономном режиме и синхронизировать изменения, как только вы снова подключитесь к сети).
  • Совместимость с Microsoft: Хотя Документы, Таблицы и Слайды по большей части поддерживают форматы Microsoft, иногда могут возникать некоторые проблемы с отображением/преобразованием определенных элементов — не идеально, если вы будете продолжать много работать с инструментами Microsoft Office.
  • Безопасность. Размещение данных в облаке всегда представляет более высокий риск для безопасности по сравнению с локальным размещением данных, хотя Google Workspace позволяет реализовать такие меры, как двухэтапная проверка, чтобы минимизировать риск.
  • Проблемы с несколькими учетными записями: если у вас есть несколько учетных записей в Google (например, профессиональная и личная учетная запись), может быть немного неудобно переключаться между учетными записями и входить в систему почти каждый раз. Было бы неплохо, если бы Google Workspace всегда распознавал последний логин, который вы использовали при перемещении между приложениями.
  • Цены на более высокие планы: в то время как план Business Starter относительно доступен по цене 6 долларов за пользователя в месяц, организации, выбравшие план Business Standard среднего уровня, обнаружат, что им придется раскошелиться на более чем 12 долларов за пользователя в месяц — не очень дешево, если у вас много сотрудники.

Теперь давайте рассмотрим шаги, необходимые для настройки учетной записи Google Workspace.

Начало работы с Google Workspace

Создание учетной записи

Создание учетной записи в Google Workspace — это удивительно простой процесс, включающий всего несколько быстрых шагов. Сначала вас попросят ввести некоторые сведения о вашем бизнесе — имя, количество сотрудников, страну — и некоторые контактные данные.

Затем вам будет предложено подключить свою учетную запись к домену — вы можете использовать тот, который у вас уже есть, или приобрести новый через Google Workspace.

g Suite домен

Совет . Если вам нужно приобрести домен, мы действительно рекомендуем делать это через поставщика доменов, такого как Namecheap, а не через Google Workspace — вы найдете лучшую поддержку и, скорее всего, сэкономите немного денег.

Далее вас попросят ввести адрес электронной почты, который вы хотите использовать (с доменом, который вы указали на предыдущем шаге), например, [email protected], и ввести пароль.

Наконец, вам просто нужно выбрать план, который вы хотите приобрести — гибкий план с ежемесячным контрактом или годовой план, который обяжет вас заключать годовой контракт. (Обратите внимание, что Google Workspace будет бесплатным в течение первых 14 дней — вы можете отменить подписку в течение этого периода без какой-либо оплаты, если решите, что Google Workspace вам не подходит).

Однако одна раздражающая вещь, если вы хотите подписаться на план Basic, заключается в том , что на этом этапе у вас будет возможность подписаться только на план Business Standard . Вам нужно будет перейти на план Basic чуть позже.

Кроме того, вы заметите, что к годовому плану не применяется фактическая скидка, что заставит вас задаться вопросом, почему вы выбрали годовой план в первую очередь (тем более, что вам нужно будет заплатить «закрытие» для отмены) . Скидки доступны , но обычно только в том случае, если вы регистрируетесь через представителя или реселлера Google, а не через Интернет.

Настройка рабочей области Google

Следующие шаги включают добавление людей в вашу учетную запись Google Workspace (если у вас есть члены команды, которых вы хотите пригласить), и подтверждение вашего доменного имени для подключения новой электронной почты. Новым членам команды будут отправлены данные для входа по электронной почте, и вы также можете персонализировать это электронное уведомление.

G Suite уведомляет команду

Чтобы подтвердить свой домен, вы можете выбрать один из нескольких вариантов:

  • Добавление записи хоста домена через TXT или CNAME
  • Добавление записи MX хоста домена
  • Загрузка HTML-файла на ваш сайт
  • Добавление метатега на ваш сайт

После этого вы сможете получить доступ к консоли администратора, где сможете управлять всем, что связано с вашей учетной записью Google Workspace, включая электронную почту, пользователей, приложения, устройства, отчеты и интеграции. Мастер настройки Google Workspace может помочь вам в этом процессе.

консоль администратора 2g Suite

Приложения Google Workspace

Как мы уже упоминали, настоящая сила Google Workspace — это разнообразие предлагаемых инструментов для повышения производительности и совместной работы. Вот краткий обзор его основных приложений:

Gmail

G Suite Gmail

В основе Google Workspace лежит Gmail, приложение, с которым, вероятно, знакомо большинство из нас, независимо от того, использовали ли мы его для личной или профессиональной электронной почты.

Хотя интерфейс версии Gmail для Google Workspace практически идентичен интерфейсу Gmail, который вы используете для личной электронной почты, на самом деле он включает в себя несколько расширенных функций. Помимо возможности использовать адрес электронной почты с вашим собственным доменом, к ним относятся:

  • Возможность читать и составлять электронные письма в автономном режиме
  • Возможность создавать групповые адреса электронной почты
  • Включение уведомлений о прочтении
  • Разрешение пользователям использовать Gmail в других почтовых клиентах (например, Outlook)
  • Разрешение пользователям делегировать доступ к почтовому ящику другим
  • Включение шифрования S/MIME
  • И больше

Что нам понравилось: Gmail кажется знакомым и в целом прост в использовании. В приложении Gmail вы также можете получить доступ к Google Meet для видеозвонков, а также пообщаться с коллегами — отличный пример того, насколько тесно интегрированы приложения Google Workspace. Вы также можете использовать множество удобных расширений, таких как Streak, который позволяет отслеживать электронную почту, управлять конвейером и объединять почту, и Checker Plus для управления несколькими учетными записями Gmail.

Что можно улучшить: Один из недостатков заключается в том, что веб-приложение совершенно по-другому воспринимается пользователями, привыкшими к использованию таких программ, как Outlook. Иногда это может показаться немного ограниченным (например, Gmail использует ярлыки, а не папки, что может быть не всем удобно). Однако, на мой взгляд, это не является нарушением условий сделки, и с точки зрения функциональности он по-прежнему позволяет вам делать большинство вещей, которые вам нужно делать с вашей электронной почтой, особенно если у вас включены правильные расширения.

Календарь

календарь g Suite

Календарь — еще одно популярное приложение, которое не требует особого представления. Как и Gmail, версия Календаря Google Workspace похожа на бесплатную версию, с которой вы, возможно, уже знакомы. Члены команды могут легко делиться календарями и интегрировать их с другими приложениями Google Workspace, такими как Gmail и Hangouts.

Что понравилось: Календарь разработан, чтобы пользователи могли легко обмениваться событиями, встречами, задачами и напоминаниями друг с другом, и даже позволяет видеть доступность ресурсов, таких как конференц-залы и оборудование. Есть даже полезная функция «Найти время», которая позволяет просматривать календари нескольких пользователей, чтобы найти свободные слоты. Он позволяет импортировать внешние календари, такие как Outlook и iCal, и даже синхронизируется с календарями Exchange, если вам нужно продолжать их использовать.

Что можно улучшить: На самом деле в Календаре очень мало недостатков, который по большей части работает довольно хорошо. Незначительные проблемы могут заключаться в том, что работа с несколькими календарями иногда может быть суетливой, и что национальный календарь «Праздники», который добавляется по умолчанию, иногда отображает неактуальные праздники (например, праздники в других штатах или регионах).

Водить машину

г сюит диск

Google Диск — это мощный инструмент хранения (и альтернатива Dropbox), который позволяет хранить файлы в облаке и легко получать к ним доступ через веб-браузер, рабочий стол (например, через Google File Stream) или с мобильных устройств. Он также популярен — в 2018 году число пользователей Drive достигло отметки в 1 миллиард пользователей, так что представьте, сколько их сейчас! Это один из наиболее широко используемых продуктов Google.

Что нам понравилось: Диск позволяет пользователям легко получать доступ к файлам и обмениваться ими, а если вы используете Google File Stream, доступ к файлам осуществляется без проблем — создается впечатление, что вы открываете файлы прямо со своего компьютера. Администраторы могут управлять настройками общего доступа (например, указывать, могут ли пользователи обмениваться файлами с людьми за пределами организации). Файлы, созданные с помощью Docs, Sheets и Slides, не расходуются на лимит хранилища, а в тарифном плане Google Workspace Enterprise вы получаете неограниченное хранилище (подробнее об этом ниже).

Что можно улучшить: хотя обмен внутри вашей организации (или с другими учетными записями Google) прост, обмен с адресами электронной почты, не принадлежащими Google, может быть проблематичным, поскольку для этого требуется, чтобы они зарегистрировали учетную запись Google. Это также может стать немного запутанным, если вы вошли в несколько учетных записей Google (например, профессиональную и личную учетную запись) — всякий раз, когда вы получаете доступ к Диску через Интернет, он всегда регистрирует вас в учетной записи по умолчанию, а не в той, которую вы использовали в последний раз. для доступа к Диску.

Документы, листы и слайды

Гугл документы

На Диске вы также получаете доступ к Google Docs, Sheets и Slides — ответу Google на Microsoft Word, Excel и PowerPoint. Docs, Sheets и Slides — это упрощенная, но функциональная версия продуктов Microsoft. Они совместимы с форматами файлов Microsoft Office и достаточно знакомы большинству пользователей, чтобы сразу приступить к работе.

Что понравилось: эти инструменты повышения производительности работают быстро, а изменения вносятся в режиме реального времени — сохранение не требуется. Вы можете иметь несколько пользователей, совместно работающих над одним и тем же документом, не беспокоясь о конфликтующих изменениях. Система комментирования (особенно для Документов) работает очень хорошо. Кроме того, отличный контроль версий — вы можете очень легко вернуться к старым версиям (которые сохраняются автоматически).

Что можно улучшить: поскольку все они работают в Интернете, стоит отметить, что Docs, Sheets и Slides не так эффективны, как настольные версии Word, Excel и PowerPoint. Он не предлагает всех функций, которые вы найдете в приложениях Microsoft (например, гибкость форматирования, расширенные формулы электронных таблиц), поэтому он может быть не идеальным, если вам нужно создавать документы с этими функциями.

Видеовстречи, Google Meet и чат

г люкс встретиться

Хотя вы, возможно, знакомы с Hangouts, приложением для видеозвонков Google, Google Meet и Chat, возможно, немного менее знакомы, поскольку они были выпущены всего пару лет назад. Но здесь нет большой загадки — Meet — это инструмент для видеоконференций Google Workspace, который позволяет заранее планировать видеозвонки, а Chat — это инструмент для бизнес-чата Google Workspace (похожий на Slack).

Что нам понравилось: мы большие поклонники интеграции Meet и Chat в Gmail, которая позволяет вам использовать эти инструменты прямо из электронной почты без необходимости доступа к отдельному приложению. Как и следовало ожидать, совместное использование файлов и документов Диска в обоих инструментах происходит без проблем. Оба инструмента также довольно мощные. Chat поддерживает до 28 языков, а Meet имеет интеграцию с Календарем, функциями презентации и даже возможностью прямой трансляции (доступно в плане Enterprise).

Возможность записи и сохранения совещаний доступна на тарифном плане Business Standard и выше.

Дополнительные приложения

Другие приложения, включенные в Google Workspace:

  • Сайты — для создания (очень) простых веб-сайтов для внутреннего или публичного использования (например, интрасети, центры проектов, вики).
  • Keep — приложение Google для создания заметок и ведения списков
  • Конструктор приложений — интуитивно понятный конструктор приложений с минимальным кодом, который позволяет командам создавать собственные приложения (доступно в планах Business Standard, Plus и Enterprise).
  • Облачный поиск — мощный инструмент поиска, позволяющий одновременно выполнять поиск по всем параметрам Google Workspace (Gmail, Диск, Сайты, Группы, Календарь и т. д.).

Другие преимущества

Конечно, Google Workspace — это больше, чем просто предлагаемые приложения, многие из которых на самом деле доступны бесплатно для отдельных пользователей. Преимущество использования Google Workspace заключается в том, что если вы управляете командами, вы также можете контролировать пользовательские настройки, доступ, безопасность, данные и многое другое. Вот краткое изложение дополнительных функций администрирования и безопасности, доступных в Google Workspace:

Консоль администратора

Мы уже касались этого, но панель управления консоли администратора — это мощный, но простой в использовании способ управления настройкой Google Workspace в вашей организации. Помните времена, когда вам приходилось просить вашего системного администратора создать учетную запись электронной почты для вашего нового сотрудника? Уже нет. Здесь вы можете делать такие вещи, как:

  • Добавляйте пользователей и управляйте ими
  • Включите и настройте параметры безопасности (например, двухэтапную проверку)
  • Включить/отключить приложения для отдельных пользователей
  • Доступ к отчетам и журналам о шаблонах использования, совместном использовании и совместной работе
  • Используйте универсальную панель поиска для поиска пользователей, групп, настроек и справки.
  • Управление устройствами
  • Управление интеграциями со сторонними приложениями
  • Контролируйте, где хранятся разные данные (например, США или Европа)

Google Сейф

Это приложение для архивации позволяет вам управлять тем, как вы храните данные Google Workspace, включая электронные письма, чаты и файлы на Google Диске. Он позволяет выполнять поиск, экспортировать и хранить данные по юридическим причинам, чтобы соответствовать любым нормативным требованиям, применимым к вашей организации. Обратите внимание, что это доступно только в планах Business Plus и Enterprise.

Поддержка рабочей области Google

Google Workspace предлагает несколько способов поддержки. Во-первых, это Справочный центр, который доступен для всех пользователей и предлагает пошаговые инструкции по настройке различных аспектов вашей учетной записи Google Workspace. Мы нашли его подробным и простым для понимания, с большим количеством полезной информации, которая поможет вам настроить Google Workspace по мере необходимости (например, различные руководства по быстрому запуску в зависимости от размера вашего бизнеса).

руководство по установке g Suite

Администраторы также получают доступ к круглосуточной поддержке по телефону, электронной почте и в чате. Поддержка по телефону и электронной почте доступна на 14 языках. Мы обнаружили, что поддержка в чате была относительно быстрой и полезной, а агенты службы поддержки прилагали искренние усилия, пытаясь решить наши проблемы (вместо того, чтобы указывать нам на существующие статьи Справочного центра).

Другие справочные ресурсы включают форум пользователей сообщества и сообщество Google Cloud Connect.

сообщество Google Cloud Connect

Цены

Для бизнес-пользователей Google Workspace доступен в трех различных планах:

  • Google Workspace Business Starter по цене 6 долларов США на пользователя в месяц. В него входят электронная почта, все основные приложения и 30 ГБ дискового пространства.
  • Google Workspace Business Standard , который стоит 12 долларов США на пользователя в месяц, включает 2 ТБ хранилища, а также несколько дополнительных функций архивирования и поиска.
  • Google Workspace Business Plus, который стоит 18 долларов США на пользователя в месяц и поставляется с 5 ТБ хранилища, а также дополнительными участниками видеоконференций и элементами управления безопасностью.
  • Google Workspace Enterprise , который поставляется со всем, что включено в план Business Plus, с дополнительными средствами администрирования и безопасности и неограниченным хранилищем.

Большинство малых и средних предприятий, вероятно, выберут план Business Standard, где вам не придется беспокоиться о нехватке места для хранения. Вы также можете поместить некоторых пользователей в план Enterprise, если вам нужен дополнительный уровень административного контроля.

В целом планы Google Workspace, как правило, доступны по цене, особенно по сравнению с аналогичными планами, предлагаемыми Microsoft Office 365.

Затраты, очевидно, увеличиваются, когда вы работаете с большими командами, но если предоставление пользователям доступа к этим приложениям важно, вам будет сложно найти более экономичную альтернативу.

Чтобы узнать, какой план подходит именно вам, ознакомьтесь с нашим руководством по ценам на Google Workspace. Специальные планы также доступны для школ и некоммерческих организаций.

Как мы упоминали ранее, скидки могут быть доступны, если вы подписываетесь на годовые планы, но в большинстве случаев только в том случае, если вы регистрируетесь через представителя Google (а не через Интернет).

Примечание о устаревшей бесплатной версии G Suite: Google недавно объявил, что если у вас есть устаревшая бесплатная версия G Suite (та, которую они прекратили предлагать в декабре 2012 г.), вам необходимо перейти на платную подписку на Google Workspace, чтобы сохранить свои услуги. Устаревшая бесплатная версия G Suite станет недоступна с 1 мая 2022 года, когда вы перейдете на Google Workspace. Вы сможете использовать это бесплатно до 1 июля 2022 года.

Столкнувшись с негативной реакцией, Google теперь предлагает план Essentials Starter для Google Workspace . Это совершенно бесплатно, но есть довольно большая загвоздка: вы должны указать свой собственный адрес электронной почты, и он не предлагает доступ к Gmail.

Обзор Google Workspace: заключительные мысли

С Google Workspace можно многое распаковать, и с таким количеством предлагаемых приложений, функций и планов не всегда легко понять, что именно включено, и в чем преимущество платного плана перед бесплатными версиями для личных учетных записей ( которые дают вам доступ к таким ключевым инструментам, как Gmail, Диск и Документы).

Однако мы считаем, что Google Workspace — отличное решение для профессиональных или бизнес-пользователей, которые:

  • Хотите адрес электронной почты на собственном домене
  • Не хотите беспокоиться о превышении лимита хранилища
  • Предпочитаю работу в облаке
  • Нужен доступ к приложениям для повышения производительности
  • Хотите упростить совместную работу между членами команды
  • Хотите иметь возможность контролировать такие вещи, как доступ пользователей, настройки общего доступа и конфигурации безопасности

Его цена также делает его одним из самых доступных наборов решений для повышения производительности . Хотя для Microsoft Office существуют планы с аналогичной ценой, ни один из них не предлагает неограниченное хранилище без дополнительной оплаты, что дает Google Workspace огромное преимущество.

Вкратце: мы считаем, что Google Workspace не уступает сопоставимым решениям и может хорошо подойти, если ваша команда находится на стороне малого или среднего размера. Чтобы попробовать его бесплатно в течение 14 дней, нажмите здесь.

У вас есть мысли или вопросы по обзору Google Workspace? Дайте нам знать в комментариях ниже!

Обновления:

25 января 2022 г. — добавлено примечание об устаревшей бесплатной версии G Suite.

17 июня 2021 г. — общее обновление

22 февраля 2021 г. — обновлены названия планов.

15 октября 2020 г. — «G Suite» заменено на «Google Workspace».