Краткое руководство по элементам действий и спискам действий

Скорее всего, вы создали элемент действия, не осознавая этого. Если вы когда-либо составляли список дел, вы составляли для себя набор действий — поручения, которые нужно выполнить, домашние дела, с которыми нужно связаться, и т. д.

Управление крупномасштабными проектами — гораздо более сложный процесс, требующий сложной системы создания, назначения и отслеживания действий.

Что такое действия?

Элементы действия — это дискретные, действенные задачи, служащие «ступенями» для достижения более сложной цели. Создание списка действий — лучший способ назначить эти задания и отслеживать ход выполнения.

Элементы действий принимают разные формы: от действий, которые должны быть выполнены, до событий, которые должны произойти. Однако их определяющей характеристикой является то, что каждый выполненный пункт ведет к завершению более крупной задачи. Эти пункты должны быть краткими и, как правило, заполняются одним человеком. Хотя они могут показаться простыми, создание списка действий требует больше усилий, чем вы могли ожидать. Плохо созданные директивы могут замедлить весь проект или даже привести к полному провалу. По этой причине важно понимать лучшие способы их создания и использования для продвижения вашего проекта.

Программное обеспечение для управления проектами — лучший способ составить список действий и фактически выполнять свою работу в команде. С помощью ProjectManager вы можете совместно работать над задачами в пяти различных представлениях, отслеживать прогресс с помощью информационных панелей и даже отслеживать свое время. Начните сегодня бесплатно.

Кто создает элементы действий?

Менеджеры и руководители групп, как правило, несут ответственность за создание и назначение действий. Люди в этих ролях ставят задачи и разбивают их на списки, которые члены команды могут выполнять и «отмечать». Работа менеджера заключается в том, чтобы знать, кто должен работать над каким пунктом действия и для чего требуется несколько членов команды.

Элементы действий имеют решающее значение при работе над сложными задачами в команде, поскольку они не дают членам команды наступать друг другу на пятки и выполнять ненужную работу.

Цель списка действий

Скользящий список действий — хороший способ отслеживать обязанности каждого в ходе проекта. Это облегчает поиск ответов на любые вопросы, которые могут у вас возникнуть в будущем. Список действий точно показывает, что было сделано правильно и что пошло не так во время проекта, а также сколько усилий и ресурсов потребовалось для выполнения определенных задач.

Что следует учитывать при создании списка действий

Есть пять деталей, которые вы всегда должны указывать, чтобы убедиться, что предмет понят и его можно отследить:

• Название задачи
• Важные даты – создание, запланированное завершение, фактическое завершение
• Описание элемента действия
• Риски или проблемы, на которые следует обратить внимание
• Кому будет принадлежать действие

Примеры действий

Представьте собрание, на котором планируется проект и обсуждается список задач. Эти задачи должны быть выполнены до того, как проект сможет двигаться вперед. Чтобы сделать эти абстрактные задачи более управляемыми, руководитель проекта разбивает их на отдельные действия.

Членам команды легче понять и выполнить их, а руководителям проектов легче отслеживать. Вот несколько примеров:

• Назначение встречи на определенное время и дату
• Отправка запроса стороннему поставщику
• Обращение к заинтересованному лицу для организации звонка
• Отправка заказа на работу
• Создание графики

Элементы элемента действия

Следуйте установленным критериям для создания элементов действий, чтобы включить всю необходимую информацию в доступной для понимания форме. Этот процесс не сложен, но есть ключевые элементы, о которых следует помнить:

Название и номер для отслеживания

Это имя элемента действия — его простейший дескриптор. Держите заголовок коротким, так как вы напишете описание и расширите детали. Каждому товару желательно присвоить номер для отслеживания. Это упростит отслеживание и отчетность по ним, особенно при работе с большим количеством действий одновременно.

Уровень приоритета

Имея дело с несколькими элементами действий, назначьте каждому приоритет, чтобы знать, на чем сосредоточиться в первую очередь. Не все из них обязательно должны быть выполнены в том порядке, в котором они были назначены. Некоторые, естественно, будут более насущными, чем другие.

Дата создания и предполагаемое завершение

При создании действий следует помнить о трех датах: дате создания, предполагаемой дате завершения и возможной дате завершения. Обратите внимание, что не все будут завершены, а некоторые могут быть «решены». Это пункты, которые стали ненужными по ходу дела и не требуют завершения.

Создатель и правопреемник

Укажите, кто создал элемент действия, а также кому он был назначен. Это облегчает для всех, кто участвует, знать, куда направлять вопросы. По сути, это способ ускорить общение.

Описание

Описание должно расширяться по названию. Имейте в виду, что это все же должно быть простое описание — подведение итогов, а не пошаговое руководство. Как правило, описание действий состоит из одного-двух предложений.

Расширенное описание

Здесь вы можете указать любые другие важные сведения, необходимые исполнителю для выполнения задачи. В зависимости от элемента действия в этом может не быть необходимости.

Рекомендации по ведению списка действий

Когда вы начнете писать, следует помнить о нескольких рекомендациях:

Начните с глагола

Когда пункты действия записываются как существительные, скорее всего, они слишком широки. Это может привести к путанице. Например, озаглавив элемент действия «корректировать электронные письма инвесторов» вместо «электронные письма инвесторов», вы получите более четкое представление о том, что именно необходимо сделать.

Будьте лаконичны

Действия должны упрощать, а не усложнять задачу. Если они слишком «многословны» или содержат ненужные детали, они могут запутать правопреемника и замедлить работу. Меньше - больше.

Пишите так, чтобы все могли понять

Действия всегда будут иметь смысл для того, кто их создал, но подумайте, будут ли они иметь такой же смысл для новичка. Уполномоченный должен точно знать, что делать.

Помните о ресурсах

При создании элемента действия рассмотрите необходимые ресурсы, такие как бюджет, рабочая сила и время. Эти ресурсы могут повлиять на то, кому вы их назначите и какие другие элементы вы им назначите.

Предвидеть результирующие действия

Успешное выполнение одного задания может открыть дверь для другого. Если вы предвидите эти дополнительные рабочие места заранее, вы будете на шаг впереди.

Что такое отслеживание действий?

После написания действий начинается выполнение и отслеживание. По мере того, как над ними работают, вы должны отслеживать и фиксировать их прогресс, чтобы информировать о решениях и стратегиях. Если все сделано правильно, отслеживание должно показать, где можно изменить стратегии управления задачами в будущем.

Отслеживание элемента действия — это процесс отслеживания элемента действия от начала до конца и записи информации. Эта информация может быть легко использована и даже использована для принятия будущих решений.

Отслеживание особенно важно после завершения проекта. Без него полезная информация о том, как обрабатывался элемент действия, практически теряется. В идеале эта информация будет сохранена и использована позднее.

Используйте средство отслеживания действий

Трекер действий позволяет руководителям проектов записывать и обновлять действия. Традиционно это были простые электронные таблицы. Теперь лучшие трекеры предлагают более высокую функциональность и позволяют работать в команде.

Правильное форматирование списка элементов действий является ключевым для организации данных на будущее. Более чем вероятно, что на эти списки будут смотреть свежие глаза, и им нужно понимать, на что они смотрят. Это означает сохранение согласованности форматирования и включение одного и того же набора данных в каждый список независимо от проекта.

Почему вы должны использовать шаблон

Действия являются постоянной частью управления задачами. Это то, что руководители команд создают и используют на протяжении всей жизни любого проекта. По этой причине ваши списки должны быть одинаково отформатированы и содержать одинаковую информацию. Эта последовательность сокращает путаницу и улучшает результаты.

Как правопреемник вы должны точно знать, что от вас ожидается, независимо от того, что вам было поручено или кто это назначил. Шаблон элемента действия гарантирует, что вся необходимая информация представлена ​​в понятном для вас формате.

Наш шаблон действий гарантирует, что вы включите все необходимые данные и каждый раз будете форматировать списки одинаково. При этом вам не придется тратить драгоценное время на повторное знакомство с новым форматом. У вас есть необходимая информация, и вы знаете, где ее найти.

Чтобы получить еще лучшие результаты, объедините этот шаблон с мощным программным обеспечением для управления проектами с инструментами отслеживания проектов и создания отчетов.

Как использовать шаблон действий с ProjectManager

ProjectManager — это отмеченный наградами инструмент, который позволяет вам организовывать, выполнять, отслеживать и составлять отчеты по вашим спискам действий с большей производительностью.

Список действий в разных представлениях проекта

Простая электронная таблица может выполнить работу, но ее статическая природа может быть ограничена. С помощью нашего программного обеспечения вы размещаете все свои действия на диаграмме Ганта, в списке задач или на доске канбан. Каждое представление проекта позволяет легко назначать действия и отслеживать прогресс от концепции до завершения.

Отслеживание статуса элемента действия на панели инструментов

Чтобы отслеживать прогресс и производительность исполнителя, вы можете использовать панель управления в режиме реального времени, которая передает данные в реальном времени от каждого члена вашей команды и преобразует их в графики и диаграммы, отображающие такие показатели, как время, дисперсия и многое другое.

Сотрудничайте со своей командой с помощью облачного программного обеспечения

С нашей платформой для совместной работы члены команды могут сотрудничать и выполнять работу более эффективно. Пользователи могут прикреплять файлы и изображения, комментировать и отмечать людей, чтобы убедиться, что все находятся на одной странице.

ProjectManager — это отмеченное наградами решение для управления проектами, которое сопровождает ваш проект на каждом этапе. Онлайн-инструменты планирования и веб-функции управления задачами позволяют вам сотрудничать на ходу и вносить коррективы на протяжении всего жизненного цикла проекта. Затем создавайте исчерпывающие отчеты на основе данных всего несколькими щелчками мыши. Убедитесь в этом сами, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией сегодня.