Руководство по организации виртуальной презентации: до, во время и после

Корпоративный мир изменился, когда нас поразила пандемия. Предприятия внедрили виртуальные операции, чтобы продолжать работать удаленно. Благодаря технологическим инновациям у нашего поколения было все необходимое, чтобы выдержать бурю.

Теперь, когда все больше людей получают вакцину, правительства начали снимать ограничения для бизнеса. Такие компании, как Microsoft, постепенно внедряют «гибридную культуру рабочего места», когда сотрудники могут выбирать между работой из дома и работой в офисе.

Пандемия открыла еще одну дверь для корпораций в виде удаленной работы. Ведущие бренды, такие как Twitter и Shopify, увидели в этом возможность работать удаленно на неопределенный срок.

Некоторые предприятия, возможно, возвращаются к очным рабочим местам, однако, поскольку многие бренды по умолчанию переходят на цифровые технологии, виртуальные практики пережили блокировку.

Итак, ищете ли вы инвестора или являетесь SEO-компанией, продвигающей свои маркетинговые услуги, виртуальная презентация будет преобладать в будущем.

Вы можете подумать, что виртуальные встречи подготовили вас к тому, что грядет. Но на самом деле смолы сильно отличаются.

То, как вы одеваетесь, как вы говорите, где вы сидите, как вы говорите, как вы отвечаете на вопросы. Все должно быть идеально, если вы хотите провести виртуальную подачу.

В этой статье мы поговорим о том, о чем следует помнить при подготовке к питчу, во время и после его окончания.

Этап подготовки

Если вы собираетесь проводить презентацию практически из дома, убедитесь, что ваша семья/соседи по дому знают об этом.

Держите домашних животных за пределами конференц-зала. Многие считают, что показывать своих собак или кошек — это «мило». Без сомнения, ваши питомцы очаровательны, но они будут мешать вашей встрече. Вы не хотите этого.

Вот другие советы, о которых следует помнить.

Начинайте готовиться как минимум за 15 минут до звонка

Я уверен, что вы бы поделились ссылкой на календарь с потенциальным клиентом, когда заказывали презентацию. Это отличная практика, без сомнения. Тем не менее, вы всегда должны повторно отправлять ссылку как минимум за 15 минут до презентации.

Причина довольно проста — сделать вещи удобными для потенциального клиента. Они могут найти, что выкапывание вашей почты из кучи немного отнимает много времени. Это может повлиять на их настроение и, следовательно, на вашу подачу.

Таким образом, отправьте ссылку за несколько минут до назначенного времени. Это послужит напоминанием и поможет им подготовиться.

Еще одна практика, о которой следует помнить, — это приходить вовремя. Позвоните по телефону на пять минут раньше назначенного времени, чтобы вашему потенциальному клиенту не пришлось ждать, пока вы присоединитесь. Это обязательно принесет вам очки Брауни. Кому не нравятся пунктуальные люди?

Найдите подходящую рабочую станцию

Рабочая станция — важное соображение, которое следует принять во внимание, прежде чем звонить по телефону. Это определит ваш комфорт и их внимание.

Позвольте привести пример.

Предположим, вы выбираете вращающееся кресло, а позади вас — книжная полка. Теперь вы можете бессознательно вертеться на стуле, но человек, сидящий впереди, который не может видеть ваше место, подумает, что вы торопитесь. Во-вторых, книги позади вас могут отвлечь от вас внимание. Если это произойдет, то перевести внимание вашего потенциального клиента с книг на вашу презентацию будет непросто.

Таким образом, лучше держаться подальше от сгруппированных или декоративных стен, а также окон. Когда светит солнце, ваши окна могут создавать позади вас эффект ореола, а когда наступает ночь, ваши потенциальные клиенты смогут увидеть отражение вашей комнаты. Оба могут отвлекать.

Найдите место, где фоном будет светлая однотонная стена. Держите перед собой хороший источник света, чтобы вас было хорошо видно потенциальным клиентам.

Многие упускают из виду хорошую рабочую станцию, вы не должны!

Держите свою колоду короткой и минималистичной

Мы живем в эпоху, когда у человека никогда не бывает достаточно времени.

Ситуация может усложниться, когда мы выступаем виртуально. Сложно удержать потенциального клиента, если вы не находитесь с ним в одной комнате.

Следовательно, сведите количество слайдов к минимуму, а также сократите время выступления.

Если есть разделы, которые немного длиннее, попробуйте привлечь больше людей. Или, может быть, вы можете поделиться дополнительным материалом, когда презентация закончится.

Выясните темы, которые, по вашему мнению, важны для потенциального клиента. Например, представьте, что вы SEO-компания и предлагаете клиенту услуги цифрового маркетинга. Вы должны сосредоточиться на вещах, которые будут иметь значение для вашего потенциального клиента. Целевая аудитория, такие инструменты, как проверка SEO-рейтинга и рентабельность инвестиций, будут поддерживать их заинтересованность, поскольку их цель будет в центре внимания.

Теперь, когда мы говорим минималистичный, мы имеем в виду простой и аккуратный. Ваш потенциальный клиент будет просматривать вашу презентацию на своих ноутбуках или внешних мониторах. В основном, устройства меньше, чем те, которые обычно используются для полей.

Держите свои презентации подальше от слишком большого количества контента, втиснутого в один слайд. Сохраняйте пробелы и используйте меньше технических терминов, чтобы всем участникам звонка было легче их понять.

Проведите надлежащее исследование потенциальных клиентов

Стоит проверить биографию вашего потенциального клиента.

Чем больше у вас знаний о них, тем лучше. Когда вам звонят, вам придется вести светскую беседу. Он действует как наращивание и определенно неизбежен.

Во время этой небольшой беседы вы почувствуете себя более комфортно, если уже знаете о них. Вы можете спросить их о новых обновлениях или о том, как работают их новые политики (если таковые имеются). Это не только облегчит вам светскую беседу, но и поможет произвести впечатление на ваших потенциальных клиентов.

Сделайте надлежащее исследование, чтобы набрать эти дополнительные очки.

Хорошо одеваться

Людям нравится, когда другие вкладывают свои усилия. То, как вы одеваетесь, — один из способов показать это.

Когда мы все работаем из дома, мы, как правило, находим самую удобную одежду, в которой можно сидеть и работать. Нет ничего плохого в том, чтобы делать это до тех пор, пока вы не позвоните по телефону в своей пижаме с пандой!

Вы хотите, чтобы ваш потенциальный клиент относился к вам серьезно. Повседневная одежда говорит совсем об обратном.

Относитесь к своей виртуальной презентации так же, как к личной. Если бы у вас была возможность пойти в офис ваших потенциальных клиентов, я уверен, вы бы подумали о своем наряде.

Вы бы выбрали свою лучшую, накрахмаленную рубашку с контрастными брюками, начищенные туфли и ухоженный вид. Сохраняйте ту же энергию для своего виртуального поля.

Это показывает, что вы настроены серьезно, независимо от того, где вы сидите.

Держите подальше другие гаджеты

Представьте сценарий.

Вы слушаете, как кто-то говорит очень серьезно. Это они предложили вам прислушаться к ним. Теперь, когда вы это сделаете, они внезапно перестанут разговаривать, чтобы ответить на сообщение/принять звонок, а затем снова перезвонят вам. Как это заставило бы вас чувствовать? Неважно, очевидно.

Именно так ваш потенциальный клиент будет воспринимать вас, если вы будете продолжать смотреть на свой телефон или планшет, представляя свою презентацию. Вы можете не торопиться. Это может быть просто непроизвольно. Однако объяснить это потенциальному клиенту будет практически невозможно.

Кроме того, убедитесь, что вы всегда используете ноутбук для участия в собрании. Использование телефона во время поездки на работу только покажет, что вы не заинтересованы.

Поэтому держите свои телефоны и другие гаджеты подальше. Если возможно, держите их в тишине, чтобы никто не мог побеспокоить вас во время разговора.

Не забудьте отключить все свои социальные сети и другие каналы связи, которые вошли в систему с вашего компьютера.

Лучше избегать всех oops-моментов!

Используйте качественное оборудование

Покупка качественного оборудования для виртуальных встреч и питчей — это инвестиция. Инвестиции, которые вас не разочаруют.

Вы должны держать камеру на уровне глаз. Чтобы ваша виртуальная презентация прошла хорошо, важно иметь хорошее визуальное присутствие.

Для этого вместо того, чтобы складывать книги под ноутбук, почему бы не найти стабильное решение? Хорошая веб-камера поможет улучшить визуализацию вашей презентации и вывести ее на новый уровень. Ваш экран не будет размытым, что является плюсом.

Поскольку вы будете много говорить, рекомендуется приобрести микрофон. Это добавит к общему качеству звука встречи, и ваш потенциальный клиент сможет услышать вас более четко.

Просто убедитесь, что вы опробовали оборудование, прежде чем звонить. Вы же не хотите выглядеть технологически инвалидом, представляя свою виртуальную презентацию.

Чем лучше качество вашего видео и аудио, тем лучше вас будет воспринимать потенциальный клиент.

Отрепетируйте свою презентацию перед презентацией

Практика делает вас совершенным, и вы хотите выглядеть идеально.

Перед тем, как ответить на звонок, убедитесь, что вы попрактиковались в своей подаче. За это время поймите ход презентации.

Если есть какое-то слово, которое вам неудобно произносить, продолжайте практиковаться до тех пор, пока вы не поймете его правильно. Застревание создаст минимальное, но негативное воздействие.

Вы также должны помнить о своих хэнд-моментах. Мы часто склонны много использовать руки, когда что-то объясняем. Тем не менее, это может немного отвлекать, когда вы слишком много используете руки.

Лучший способ попрактиковаться в своей презентации — привлечь к ней других. Попросите свою семью или друзей сыграть роль потенциального клиента. Вы можете участвовать в разговоре с ними и понять свои области улучшения.

Они также являются вашей лучшей критикой, поэтому будьте готовы к честным отзывам.

Во время подачи

Не отвечайте на звонок, а затем уходите, а затем снова присоединяйтесь. Просто показывает, насколько вы не готовы. Как только вы присоединитесь к разговору и к нему присоединятся другие, оставайтесь на своем месте до самого конца.

Имейте в виду следующие моменты, когда вы, наконец, позвоните по телефону:

Начать

Первое, на чем вы должны сосредоточиться, — это сделать так, чтобы потенциальный клиент чувствовал себя комфортно.

Многим из нас немного трудно вести светскую беседу. Тем не менее, когда вы представляете презентацию, это необходимость часа. Хорошие коммуникативные навыки и уверенность в себе помогут вам добиться прогресса.

После того, как все участники разговора, обязательно начните с представления, если есть определенные люди, которые не знают друг друга. Никто не любит разговаривать по телефону с совершенно незнакомым человеком в течение часа!

Спросите потенциального клиента об их работе и о том, как у них дела. Это поможет им согреться и подготовиться.

Познакомьтесь с вашим потенциальным клиентом в начале разговора, и все будет в порядке. Только не нервничай. Они тоже люди.

Дайте потенциальному клиенту время поговорить

Это, пожалуй, самый недооцененный совет из когда-либо данных.

Действительно, во время виртуального питча есть много тихих моментов. Паузы могут длиться дольше, чем обычно, и часто становятся немного неловкими. Так что лучше быть готовым к таким временам.

К счастью, чем больше вы разговариваете с людьми, тем лучше вы будете понимать, когда нужно снова начать говорить.

Теперь ваша виртуальная презентация очень легко может стать пресной, если все время говорите только вы. Вероятность того, что ваш потенциальный клиент заскучает, высока, независимо от того, насколько интересна ваша презентация.

Лучше избегать такой ситуации. Лучше всего вовлечь их в презентацию, задавая им вопросы или отвечая на их.

Не выделяйте на это время отдельно. Им может не хватить тем для разговора. Взаимодействуйте с ними в середине презентации.

Например, вы занимаетесь медиапланированием. Вы можете спросить своего потенциального клиента: «Сколько объявлений вы протестировали?» в середине поля. Это поможет вам взаимодействовать с потенциальными клиентами и лучше понять, как они работают.

Будь энтузиастом

Что привлечет вас больше? Кто-то говорит о своей страсти, как будто это просто еще одно задание, или кто-то не может успокоиться?

Ответ очевиден. Последний. Когда потенциальный клиент соглашается посетить вашу презентацию, он хочет увидеть эту страсть. Они хотят знать, что вы серьезно настроены.

Если вы просто будете сидеть без выражения, это окажет только негативное влияние.

Будьте уверены. Будьте полны энтузиазма, представляя свою подачу. Это твоя мечта. Нам всем нужны доллары, чтобы выжить. Относитесь к своей презентации так, как будто это лучшее, что случалось с вами за очень долгое время.

Чтение сценария с сохранением той же тональности и выражения сделает вашу презентацию скучной. Вам нужно добавить личности к вашему звонку.

Убедитесь, что вы не хотите спать. Если вы зеваете во время подачи, это закончится тут же. Если вы сами не относитесь к своей презентации с полной серьезностью, как вы можете ожидать, что другие сделают это за вас?

Вы должны получать удовольствие, представляя свою подачу.

Это шаг к осуществлению вашей мечты. Покажи как есть.

После поля

Ваша подача сделана. Теперь вы можете немного расслабиться, но пока не можете забыть о перспективе. Большинству организаций требуется несколько дней, чтобы принять окончательное решение.

Вот что вы должны сделать в это время:

Отправить письмо с благодарностью

Вежливость не облагается налогом.

После окончания разговора отправьте потенциальному клиенту электронное письмо с благодарностью за потраченное время.

Они нашли для вас место, чтобы послушать, как вы рассказываете о своей компании и результатах, они заслуживают благодарственного письма.

Вы можете поделиться тем, как вы благодарны за их время. Скажите им, что вы очень цените их честные отзывы и отнесетесь к ним серьезно.

Вы также можете прикрепить свою презентацию и дополнить материал, который поможет им в процессе принятия решения.

Этот простой жест может помочь вам затмить других в толпе.

Отправить повторное электронное письмо через несколько дней

Подождите, пока не придет время.

Я понимаю, что может быть немного сложно не следить за потенциальными клиентами. Однако чем больше вы их ворчите, тем больше они могут раздражаться.

Лучше всего было бы получить предварительную дату, прежде чем закончить сам питч. Спросите их, сколько дней им нужно, чтобы вернуться. Если они сами этого не сделают, вы можете связаться с ними после того дня, когда они должны были отправить свой ответ.

Если вы этого не сделали, подождите неделю. На восьмой день отправьте им простое, хорошо составленное электронное письмо с вопросом, приняли ли они уже решение.

Вы хотите звучать профессионально, а не отчаянно.

Заключение

Виртуальные поля немного сложны. Но с правильными практиками у вас все будет хорошо.

Убедитесь, что вы хорошо подготовились к звонку. Пунктуальность является ключевым моментом. Позвоните на несколько минут раньше. Оденьтесь так и сядьте на такое кресло, на котором вы были бы в своем кабинете. Это сохранит профессионализм.

Практикуйтесь, чтобы всегда быть уверенным в себе. Если вы не будете практиковаться и будете колебаться между презентациями, это покажет отсутствие серьезности.

Наконец, не забывайте об одном – получайте удовольствие! Не будь напряженным. Ваша перспектива тоже человек. Они были там, где вы сейчас находитесь, и они понимают. Так что просто расслабьтесь и поговорите.

Биография автора

Вайбхав Каккар является основателем и генеральным директором Digital Web Solutions, всемирно известного агентства, предлагающего полный набор услуг цифрового маркетинга и решений для разработки. Вайбхав верит в создание систем, а не в услуги, и помог агентствам с нуля вырасти до нишевых лидеров с оборотом в миллионы долларов.