Что такое реестр рисков и как его создать

Вы никогда не сможете предвидеть каждое рискованное событие, которое может произойти в проекте, но, используя реестр рисков, вы будете готовы быстро отреагировать до того, как проектные риски станут реальными проблемами и затормозят весь проект.

Что такое реестр рисков?

Реестр рисков является инструментом управления рисками и управления проектами. Он используется для выявления потенциальных рисков в проекте или организации, иногда для соблюдения нормативных требований, но в основном для того, чтобы быть в курсе потенциальных проблем, которые могут подорвать намеченные результаты.

Связанный: Шаблон реестра рисков для Excel

Хотя реестр рисков в основном используется во время выполнения проекта, он является частью вашего плана управления рисками, которому менеджеры проекта должны уделять серьезное внимание на этапе планирования проекта. Нет времени слишком рано, чтобы начать думать об анализе рисков в вашем проекте. Таким образом, для управления рисками важно иметь готовый реестр проектных рисков.

Если у вас есть реестр рисков для выявления и отслеживания рисковых событий, вам потребуется программное обеспечение для управления проектами, чтобы действовать. ProjectManager имеет доски канбан и диаграммы Ганта, которые визуализируют рабочий процесс, когда ваша команда работает над устранением рисков. Менеджеры проектов обеспечивают прозрачность процесса управления рисками, предоставляя своим командам автономию для управления своим невыполненным заданием и планирования своих спринтов. Узнайте, как это может улучшить управление рисками, воспользовавшись нашей бесплатной пробной версией сегодня.

Наличие журнала рисков для отслеживания рисков проекта, будь то в виде простой электронной таблицы или в составе более надежного программного решения для управления проектами, является хорошей идеей для решения любого плана проекта. Риск присущ всему, и это вдвойне касается управления проектом с большим количеством движущихся частей.

Зачем нужен реестр рисков проекта?

Если вы знаете, что такое управление рисками, то вы знаете, что следующим шагом к управлению рисками является стратегическая работа по контролю потенциальных проблем, которые, скорее всего, возникнут при управлении проектом. Поэтому у вас должен быть механизм анализа рисков, чтобы собрать потенциальные риски, а затем наметить путь для снижения рисков и возвращения проекта в нужное русло, если эти риски станут реальностью.

Что входит в реестр рисков?

Реестры рисков могут различаться в зависимости от организации и проекта. Однако в большинстве шаблонов реестров рисков используются следующие часто используемые элементы:

• Идентификационный идентификатор риска: имя или идентификационный номер для идентификации риска.
• Описание риска: краткое объяснение риска.
• Структура разбивки рисков. Структура разбивки рисков — это диаграмма, позволяющая определить все риски проекта и классифицировать их.
• Категории рисков. Существует множество категорий рисков, которые могут повлиять на проект, например, график, бюджет, технические и внешние риски.
• Анализ риска . Целью анализа риска является определение вероятности и воздействия риска. Вы можете провести качественный анализ рисков или количественный анализ рисков.
• Вероятность риска: вам необходимо оценить вероятность каждого риска и присвоить качественное или количественное значение.
• Приоритет риска: Приоритет риска определяется путем присвоения каждому риску оценки риска, которая получается путем умножения значений влияния риска и вероятности. Если вы используете качественные измерения, вам необходимо определить приоритеты рисков с наибольшим влиянием и наибольшей вероятностью.
• Реакция на риск: каждый риск нуждается в реагировании на риск, чтобы смягчить его влияние на ваш проект. Эти меры реагирования на риски также документируются в плане реагирования на риски.
• Владение риском: каждый риск должен быть назначен члену команды, который становится владельцем риска. Владелец риска несет ответственность за развертывание соответствующего реагирования и контроль за ним.

Процесс управления рисками

Первым шагом в процессе управления рисками является идентификация рисков. Конечно, все проекты разные, но для организаций, которые из года в год выполняют похожие проекты, могут быть исторические данные, которые можно просмотреть, чтобы определить общие категории рисков для этих типов проектов.

Кроме того, вы можете предвидеть некоторые риски проекта, основанные на рыночных силах (например, риски спроса и предложения), или на основе общих проблем управления проектом, или даже на основе погоды.

Соберите риски проекта

Сбор информации о возможных рисках, которые могут возникнуть при управлении проектом, требует систематического подхода, чтобы быть максимально тщательным. Реестр рисков проекта — это система, которая затем может отслеживать этот риск, если он действительно возникает, а затем оценивать действия, которые вы установили для его устранения.

При регистрации этих рисков в электронной таблице журнала рисков или в вашем программном обеспечении для управления проектами у вас есть место для размещения всех этих данных и отслеживания конкретного события риска на протяжении всего проекта, таким образом, вы видите, были ли предприняты действия по реагированию на риски для устранения. риск работает. Таким образом, документ об отслеживании рисков держит риски проекта на коротком поводке, чтобы смягчить их влияние и не разрушить ваш проект.

Документируйте риски проекта

Документирование рисков проекта с использованием реестра рисков жизненно важно для успеха любого проекта. Это дает вам единое место для идентификации риска, записи его истории — от того места, где он впервые возник, до места, где вы окончательно устранили его — и даже пометить риск человеку, который его выявил и управляет им. В журнале рисков вы можете отметить оценку риска и вероятность того, что риск повлияет на проект, и многое другое.

Мониторинг рисков проекта

Как уже упоминалось, вы можете назначать риски членам вашей команды в реестре рисков вашего проекта. Затем этот человек несет ответственность за мониторинг риска и руководство любыми действиями по реагированию на риск, необходимыми для смягчения последствий этого события риска или решения проблемы, когда она становится проблемой. Документируя этот процесс в реестре рисков проекта, вы с меньшей вероятностью потеряете из виду риски проекта в ходе загруженного проекта, а это означает, что риски не превращаются в реальные проблемы, которые могут негативно повлиять на бюджет или график проекта и поставить под угрозу успех проекта.

Устранение рисков

Наконец, когда риск проекта устранен, вы можете закрыть его. Нет ничего лучше, чем отметить этот риск в журнале рисков, поскольку он больше не является проблемой в проекте. Кроме того, если событие риска было устранено, вы не хотите продолжать направлять ресурсы на решение проблемы, которой больше не существует. Это просто дает вам больший контроль над вашим планом управления рисками и способствует лучшему общению с вашей проектной командой и заинтересованными сторонами.

Как создать реестр рисков

Давайте пройдем все этапы создания реестра рисков, чтобы получить максимальную отдачу от этого инструмента управления рисками при его использовании.

1. Идентификация риска

Соберите проектную команду вместе, чтобы провести мозговой штурм потенциальных рисков. Каждый член команды отвечает за разные области проекта, поэтому используйте их опыт, чтобы определить потенциальные риски срыва проекта. Вы также захотите поговорить с заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что вы учли их опасения и отслеживаете их риски. Обязательно исчерпайте все категории риска потенциального воздействия, от рыночных сил до ресурсов и погоды.

2. Опишите риски проекта

Следующее, что вам нужно сделать, это описать риск проекта. Постарайтесь быть настолько тщательным, насколько это возможно, сохраняя при этом основное описание. Наличие слишком расплывчатого риска затруднит истинное понимание того, стал ли риск реальной проблемой или нет. Например, не пишите «Погода» из-за риска, зависящего от погоды. Вместо этого выберите что-то конкретное, связанное с вашим проектом, например: «Сезон дождей в Индии может привести к задержкам доставки меди».

Программное обеспечение для управления проектами, позволяющее выявлять и описывать риски, может помочь вам оставаться организованным. Использование представления списка ProjectManager позволяет вам иметь центральный узел для всех ваших рисков с пространством для их описания, а также для определения приоритетов, настройки тегов и многого другого. В отличие от облегченных приложений для ведения дел, мы предоставляем вам данные в режиме реального времени, а наше представление списка показывает процент выполнения каждого списка. Это также позволяет командам комментировать, чтобы помочь им лучше работать вместе, где бы они ни находились: в офисе, в поле или дома.

3. Оцените влияние риска

Включите все, на что может повлиять риск, чтобы вы могли разработать надежную стратегию борьбы с ним. Например, если в вашем бизнес-секторе ходят слухи об увольнениях на региональном уровне, определите фактическое влияние, которое может оказать на график вашего проекта, если это произойдет. Например, «Прогнозируемые увольнения на производстве на юго-востоке могут поставить под угрозу производственные графики в июне. Это может задержать выполнение всего проекта на три месяца, если не будут рассмотрены альтернативные варианты производства. Это говорит владельцу риска изучить потенциальные варианты производственных мощностей за пределами этого региона, чтобы был готов реальный план управления рисками.

4. Создайте план реагирования на риски

Это тяжелая работа в реестре рисков проекта, поэтому уделите ей время и усилия, необходимые для ее надлежащего завершения. Вы хотите быть тщательным, но не чрезмерным. Держите план реагирования на риски кратким и точным. Проведите свое исследование, чтобы, если в проекте обнаружится риск, вы могли сразу же приступить к действиям. Документируйте все планы реагирования и стратегии реализации. Если для этого требуется длинный документ, добавьте ссылку или приложение к документу плана реагирования на риски, чтобы указать непосредственно на запланированный ответ.

5. Расставьте приоритеты рисков проекта

Не все риски проекта создаются одинаково. Некоторые из них оказывают большее влияние, чем другие, поэтому здесь вам нужно решить, какие из них будут двигаться вперед, а какие можно игнорировать, если у вас нет времени и ресурсов. Здесь вы определите уровень риска: высокий, средний или низкий. Таким образом, вы можете отфильтровать свой реестр, а затем расставить приоритеты.

6. Определите владельцев рисков

Наконец, назначьте владельца для каждого риска. Если у вас нет владельца риска для каждого потенциального риска, вы можете не знать об этом до тех пор, пока воздействие этого риска не станет необратимым.

7. Примечания

В вашем реестре рисков есть последняя колонка, и это место для сбора любых заметок, которые не подходят под уже обсуждавшиеся категории. Важно иметь место для этих идей, чтобы они не затерялись в бесконечной суматохе проекта.

Использование ProjectManager для отслеживания рисков

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами со встроенными функциями отслеживания рисков, которые позволяют легко составлять списки, управлять и сотрудничать. После того, как вы выбрали определенный риск, существует простой и быстрый способ отредактировать каждый аспект риска, включая его имя, описание, которому он назначен, и его уровень приоритета. Более того, у вас есть возможность добавлять заметки, файлы, изображения и другие вложения к этому конкретному риску проекта.

Одна из наших самых мощных функций управления рисками — панель мониторинга в реальном времени. Наша информационная панель проекта дает вам представление о статусе вашего проекта и идеально подходит для заблаговременного выявления рисков до того, как они станут проблемами. Эту уникальную особенность ценят руководители проектов по всему миру, в таких крупных компаниях, как Volvo, NASA и Bank of America.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое предлагает инструмент для совместного отслеживания рисков, который предоставляет вам все функции, необходимые для выявления, отслеживания и устранения рисков по мере того, как они становятся проблемами в вашем проекте. Попробуйте сами и посмотрите, как это может значительно упростить управление рисками и проектом в целом. Воспользуйтесь нашей бесплатной 30-дневной пробной версией сегодня!