Твердая копия и электронная копия (ключевые различия)

Твердая копия означает физическую копию документа, а не цифровую или электронную версию. Твердые копии традиционно печатаются на бумаге.

Печатные копии важных документов часто предпочтительнее электронных версий, поскольку их нелегко удалить или изменить. Печатные копии также легче читать и использовать, поскольку для их просмотра не требуется компьютер или другое цифровое устройство.

Что такое твердая копия?

Печатная копия — это физическая копия любой информации или данных, напечатанная на бумаге или странице. Печатная копия — это распечатанная копия файла цифрового документа с компьютера, которая может быть создана на бумаге или любом другом прозрачном материале.

Печатная копия позволяет просматривать документы без использования компьютера и часто используется, когда кому-то необходимо подписать или утвердить документ. Печатная копия также полезна для физического хранения важной информации.

Понимание бумажного носителя

Печатная копия — это физическое воспроизведение файла; это напечатано на бумаге реальным, осязаемым образом. Это может быть фотография, текст, рисунок или другие файлы для печати. Они существуют как физические объекты, которые мы можем потрогать и почувствовать, отсюда и термин «бумажные копии». Поэтому мы также можем называть его материальной копией. Книги, газеты, файлы печатных документов и блокноты — это лишь несколько примеров.

Даже в эпоху цифровизации бумажные копии по-прежнему необходимы по ряду причин. В некоторых ситуациях бумажные копии могут использоваться в качестве резервной копии, если кто-то потеряет или уничтожит их электронные файлы. Более того, некоторые люди считают, что отслеживать и распространять печатные копии очень просто.

Как печатная копия создается с помощью компьютера?

Есть несколько способов создать бумажную копию с вашего компьютера. Самый распространенный способ — распечатать документ с компьютера на принтере. Вы также можете сохранить документ в формате PDF (переносимый формат документа), а затем распечатать его. Или вы можете сделать снимок экрана документа и затем распечатать его.

Зачем нам нужны бумажные копии?

Хотя электронные файлы во многих отношениях более удобны, в некоторых ситуациях все же необходимы бумажные копии. Печатные копии часто требуются, например, для официальных документов, которые необходимо подписать или нотариально заверить. Они также могут быть полезны для физического хранения важной информации. Печатные копии также легче читать и использовать, поскольку для их просмотра не требуется компьютер или другое устройство.

Как бумажная копия возвращается в компьютер?

Есть несколько способов вернуть бумажную копию в компьютер. Вы можете отсканировать документ, а затем сохранить его как цифровой файл. Или вы можете сфотографировать документ и затем сохранить его как цифровой файл. Вы также можете ввести информацию с бумажного носителя в текстовый редактор или другой тип компьютерного файла.

Разница между бумажной и электронной копией

Некоторые различия между бумажным и электронным копированием по разным параметрам:

1. Природа

Твердая копия представляет собой физическую копию, а электронная копия находится в цифровой или электронной форме. К печатной копии можно легко прикасаться и обращаться с ней, поскольку это материальный предмет, полученный на любом материале, например, на бумаге или гибком материале. Электронную копию нельзя потрогать, поскольку это виртуальный документ, который можно просмотреть на экране компьютера.

2. Тип копий

Твердые копии являются постоянными, а электронные копии можно легко удалить или изменить. Печать бумажных копий также требует больше времени по сравнению с электронными копиями.

3. Использование

Твердые копии используются, когда кому-то необходимо подписать или утвердить документ, а электронные копии используются для хранения данных на компьютерах или других устройствах. Печатные копии также полезны для физического хранения важной информации.

4. Преимущества

Печатные копии легко читать и использовать, поскольку для их просмотра не требуется компьютер или другое устройство. Их также можно использовать в качестве резервной копии, если кто-то потеряет или уничтожит их электронные файлы. Электронные копии более удобны во многих отношениях, поскольку ими можно легко обмениваться и распространять в электронном виде. Они также занимают меньше места, чем бумажные копии.

5. Недостатки

Твердые копии можно легко потерять или повредить, и они могут занимать много места для хранения. Электронные копии можно легко редактировать или удалять, но их может быть сложнее читать на экране.

6. Хранение информации

Твердые копии хранятся в картотечных шкафах или коробках, а электронные копии хранятся в компьютерах или других устройствах. Твердые копии также могут быть заархивированы для долгосрочного хранения.

7. Пример

Примером печатной копии может быть печатный документ, например контракт или отчет. Примером электронной копии может быть электронная версия того же документа, сохраненная в виде файла PDF или Word.

8. Сохранение

Твердые копии с меньшей вероятностью будут потеряны или уничтожены, чем электронные копии. Твердые копии также могут быть заархивированы для долгосрочного хранения. Электронные копии можно легко редактировать или удалять, но их может быть сложнее читать на экране.

9. Электронная среда

Твердые копии невозможно легко распространить в электронном виде, тогда как электронные копии можно легко отправить по электронной почте или загрузить в Интернет.

10. Твердость

Печатная копия — это физический объект, поэтому ее можно трогать и брать в руки. Электронная копия находится в цифровой форме, поэтому ее нельзя потрогать. Его можно просмотреть только на экране компьютера.

11. Космос

Твердые копии занимают много места. Их необходимо хранить в шкафах или ящиках. Электронные копии занимают меньше места, поскольку хранятся на компьютерах или других устройствах.

12. Гибкость

Твердые копии не являются гибкими. Их нелегко редактировать или удалять. Электронные копии более гибки, поскольку их можно легко редактировать или удалять.

13. Простота использования

Печатные копии легко читать и использовать. Для просмотра им не требуется компьютер или другое устройство. Электронные копии удобнее во многих отношениях. Их можно легко разделить и распространить в электронном виде. Но их может быть сложнее прочитать на экране. Вы можете легко выполнять поиск по страницам электронной копии на своем устройстве, используя некоторые основные команды, если она не удалена с устройства навсегда.

В дополнение к этому, есть и другие заметные различия между бумажной и электронной копиями.

1. Форматирование

Твердые копии нелегко отформатировать. Электронные копии можно легко форматировать.

2. Постоянство

Печатные копии являются постоянными, если вы их не потеряли, не уничтожили или ваш питомец их не съел. Электронные копии можно легко удалить или изменить.

3. Стоимость

Создание бумажных копий обходится дешевле, чем электронных. Но их дороже хранить и архивировать. Создание электронных копий обходится дороже, чем печатных. Но их дешевле хранить и архивировать.

4. Манипулирование/изменение

Твердыми копиями труднее манипулировать, чем электронными. Электронные копии можно легко редактировать или удалять. Твердые копии нелегко редактировать или удалять.

5. Возможность совместного использования

Твердые копии не могут быть легко переданы в электронном виде. Электронные копии можно легко отправить по электронной почте или загрузить в Интернет.

6. Возможность передачи

Твердая копия является физическим предметом, поэтому ее можно передавать от одного человека к другому. Электронная копия находится в цифровой форме, поэтому ее нельзя передать от одного человека к другому. Его можно просмотреть только на экране компьютера.

7. Безопасность

Твердые копии более безопасны, чем электронные, потому что их труднее потерять или уничтожить. Но их можно украсть или потерять. Электронные копии менее безопасны, чем бумажные, поскольку их можно легко редактировать или удалять. Но их труднее потерять или уничтожить.

8. Программное обеспечение

Для просмотра печатной копии не требуется никакого программного обеспечения. Для просмотра электронной копии требуется программное обеспечение, например программа чтения PDF-файлов.

9. Просмотр

Твердую копию можно просмотреть без компьютера. Электронную копию необходимо просматривать на компьютере.

10. Печать

Твердую копию можно распечатать с компьютера. Электронную копию невозможно распечатать с компьютера. Его можно просмотреть только на экране компьютера.

11. Резолюция

Твердая копия имеет фиксированное разрешение. Электронная копия может иметь переменное разрешение.

12. Качество

Твердая копия обычно печатается на высококачественной бумаге. Электронная копия обычно отображается на экране компьютера.

13. Доступ

Твердая копия более доступна, чем электронная, поскольку для ее просмотра не требуется компьютер или другое устройство. Электронная копия менее доступна, чем печатная, поскольку для ее просмотра требуется компьютер или другое устройство.

14. Обновления

Твердую копию невозможно легко обновить. Электронная копия может быть легко обновлена.

15. Версии

Твердая копия имеет одну версию. Электронная копия может иметь несколько версий.

16. Юридическое принятие

Твердая копия с большей вероятностью будет принята по закону, чем электронная. Электронная копия с меньшей вероятностью будет принята по закону, чем печатная.

17. Твердость

Печатная копия — это физический объект, поэтому ее можно трогать и брать в руки. Электронная копия находится в цифровой форме, поэтому ее нельзя потрогать. Его можно просмотреть только на экране компьютера.

18. Портативность

Печатная копия является физическим предметом, поэтому ее можно транспортировать из одного места в другое. Электронная копия находится в цифровой форме, поэтому ее нельзя транспортировать из одного места в другое. Его можно просмотреть только на экране компьютера.

19. Окружающая среда

В бумажном варианте используется бумага, полученная из деревьев. Деревья – возобновляемый ресурс. Однако производство бумаги действительно приводит к загрязнению окружающей среды. Электронная копия использует электричество, которое поступает от электростанций. Электростанции производят загрязнение. Но для электронной копии не используется бумага.

Заключение!

Твердые копии имеют множество преимуществ и недостатков. Они более постоянны и их создание обходится дешевле, чем электронные копии. Но ими труднее делиться и манипулировать ими.

Твердые копии также с большей вероятностью будут приняты по закону, чем электронные копии. Важно выбрать правильный формат для ваших нужд. Если вам нужно поделиться документом в электронном виде, вам следует использовать электронную копию. Если вам нужно распечатать документ, то вам следует использовать бумажную копию.

Понравился этот пост? Посмотрите полную серию статей о карьере