Часы, необходимые для CRM: программное обеспечение CRM похищает или экономит время?

До 69% внедрений CRM терпят неудачу из-за недостаточного планирования и недостаточного объема усилий.

Время — дефицитный ресурс для малого бизнеса, и использование новой CRM может показаться пугающим.

• Сколько времени займет установка нового программного обеспечения CRM?
• Создаст ли CRM больше работы для моих команд, когда она будет установлена?
• Потребуется ли вечность, чтобы научиться пользоваться новой системой?
• Сколько времени в день мне придется тратить на управление CRM?

У кого есть время? Это может показаться слишком сложным или трудоемким.

Но сделайте это правильно в первый раз, и это того стоит. Вы сэкономите сотни часов позже.

Если вы не потратите время и усилия на внедрение, ваше программное обеспечение CRM не сможет сэкономить ваше время в будущем.

В этой статье мы рассмотрим:

• Сколько времени занимает настройка CRM
• Почему «CRM отнимает слишком много времени» — это миф
• Как CRM может сэкономить вам часы каждую неделю

Часы тикают — начнем!

Сколько времени занимает настройка CRM?

Настройка CRM может занять от одной недели до одного года. Время настройки CRM зависит от того, сколько данных вам нужно перенести из существующей CRM, насколько велика ваша команда, кому нужен доступ к вашей CRM и насколько сложной должна быть автоматизация CRM.

Некоторые CRM-платформы, такие как ActiveCampaign, бесплатно перенесут ваши данные CRM — это означает быструю настройку для вас!

Один год звучит как долгий срок. И это!

Но если вы сейчас срежете углы, позже вы можете оказаться в щекотливой ситуации:

• Ваши отчеты о продажах и маркетинге неточны
• Ваши лиды проваливаются сквозь трещины
• Вы тратите время на поиск информации, которая должна быть у вас под рукой

Так как же узнать, сколько времени займет настройка CRM для вашего бизнеса?

Процесс внедрения CRM состоит из 5 шагов:

1. Выясните, что вам нужно от вашей CRM
2. Очистите свои данные
3. Перенесите свои данные в CRM
4. Настроить автоматизацию и интеграцию
5. Обучите свою команду

Продолжительность каждого шага зависит от множества факторов, в том числе:

• Насколько организованы и чисты ваши текущие данные
• Количество заинтересованных сторон, вовлеченных в реализацию
• Размер компании и количество пользователей CRM
• Количество контактов и автоматизаций, которые необходимо перенести
• Количество интеграций, которые необходимо настроить
• Используете ли вы в настоящее время соглашения об именах, таксономию и процессы обработки данных.

Давайте углубимся в каждый шаг более подробно.

(Небольшое примечание: приведенные оценки времени — это всего лишь оценки. Любой шаг, связанный с вашими данными, может занять гораздо больше времени, если вы столкнетесь с проблемами обработки данных или качества.)

Шаг 1. Выясните, что вам нужно от вашей CRM

Какие пробелы вам нужно, чтобы ваше программное обеспечение CRM заполнило? Это может выглядеть так:

• Ваша маркетинговая команда не знает, на каких потенциальных клиентов ориентироваться
• У вашей команды по продажам нет информации и инструментов, необходимых для конвертации потенциальных клиентов из маркетинга.
• Закрытие потенциальных клиентов занимает вечность — или они всегда останавливаются на одном и том же месте в вашем цикле продаж.
• Клиенты уходят уже через несколько месяцев
• Маркетинг, продажи и поддержка клиентов работают изолированно без четкой коммуникации.

Имея в виду эти пробелы, вы можете создать список желаемых функций и установить цели CRM.

Если вы не знаете, что вам нужно от CRM, соберите всех заинтересованных лиц.

Эти заинтересованные стороны должны включать руководство из:

• Продажи
• Маркетинг
• Служба поддержки

Какие проблемы решает каждая команда? К концу встречи у вас должен быть список вещей, с которыми вы хотите, чтобы ваша CRM помогла.

Теперь вы готовы найти программное обеспечение CRM с функциями, решающими эти проблемы.

Расчетное время для анализа потребностей CRM: от двух до четырех недель.

Шаг 2. Очистите данные

Отделы продаж и маркетинга теряют примерно 550 часов в год из-за неверных данных.

Не позволяйте этому случиться с вами — очистите свои данные, прежде чем они попадут в вашу CRM!

Как бы технически ни звучала «очистка данных», на самом деле это просто означает:

• Убедитесь, что ваши данные точны и организованы прямо сейчас
• Отсутствие необходимости иметь дело с неточными или отсутствующими данными позже

Если вы новичок в бизнесе, это не займет много времени. Поскольку у вас не так много данных для очистки, выясните, какие данные вы хотите собирать с помощью CRM. Что вы хотите знать о своих контактах и ​​их взаимодействии с вашей компанией?

Если вам нужно очистить целую кучу данных, пришло время подвести итоги:

• Где вы храните данные
• Как данные попадают в вашу систему
• Насколько точны ваши данные

Вот как проверить ваши данные:

• Найдите и соберите всю информацию о ваших клиентах
• Организуйте информацию в соответствии с вашими потребностями
• Расставьте приоритеты информации о клиентах по ценности для вашего бизнеса
• Удалите дубликаты и неверную информацию
• Добавьте недостающую информацию
• Создать единую систему ввода данных
• Повторяйте процесс аудита не реже одного раза в год

Расчетное время очистки ваших данных: от 1 недели до года — чем больше у вас данных, тем больше времени потребуется на очистку.

Миграция чистых данных в вашу новую систему CRM может сэкономить вам сотни часов работы с беспорядочными (неточными) данными в дальнейшем.

Знаете ли вы, что OutKast поют об очистке своих данных в этой песне? Такой свежий и такой чистый, чистый. (через Тенора)

Шаг 3. Перенесите данные в CRM.

Некоторые провайдеры CRM помогают вам переносить данные или даже делают это за вас. ActiveCampaign предлагает услуги миграции, которые помогут вам добавить все необходимое в новую CRM:

• Списки подписчиков
• Контакты
• Теги
• Настраиваемые поля
• Автоматизация маркетинга
• Почтовые кампании
• Шаблоны электронной почты
• Формы подписки
• Рабочие процессы автоматизации

Говоря о настраиваемых полях, используйте их! Они организуют ваши данные и сделают их доступными в вашей новой CRM. Если вы будете организованы, все будет происходить быстро (тема, которую вы, вероятно, уже заметили).

Настраиваемые поля упрощают (и ускоряют) процесс адаптации ваших отделов продаж и маркетинга к новому программному обеспечению CRM. Использование тех же соглашений об именах и имен полей, к которым привыкла ваша команда, обеспечивает более плавный переход, независимо от того, являетесь ли вы новичком в CRM или переходите с устаревшей платформы.

Приблизительное время переноса данных. Миграция вручную может занять от одного до трех месяцев. Миграционные услуги могут занять до месяца. Чем больше у вас данных, тем больше времени это займет.

Шаг 4: Настройте автоматизацию и интеграцию

Каждая CRM-система имеет разные возможности интеграции. Для максимально плавного перехода убедитесь, что ваше новое программное обеспечение CRM работает с другими вашими инструментами продаж и маркетинга. Часто это включает в себя интеграцию каждого инструмента с вашей CRM.

Сколько времени занимает каждая из этих интеграций, зависит от того, какой тип интеграции вам нужен: прямая/собственная, сторонняя или пользовательская.

Прямая/нативная интеграция занимает минимум времени. Эти связи были предварительно созданы компанией, разработавшей вашу CRM или другие инструменты. Вы можете использовать эти интеграции из своей CRM, часто просто связывая свои учетные записи.

Библиотека приложений ActiveCampaign содержит более 250 приложений, что позволяет легко использовать любимые инструменты вместе с Deals CRM.

Сторонние интеграции соединяют два инструмента посредством промежуточного программного обеспечения.

Сторонние интеграции, такие как Zapier, устраняют разрыв между двумя приложениями, которые в противном случае не смогли бы обмениваться данными.

Это занимает немного больше времени, чем прямая интеграция — вам нужно указать промежуточному программному обеспечению, что делать с информацией, которую оно получает от каждой платформы, — но большая часть внутренней работы уже сделана за вас.

Интеграция с пользовательским API занимает больше всего времени. Вам нужен кто-то, кто может построить эту интеграцию с нуля, основываясь на своих технических знаниях как о вашем программном обеспечении CRM, так и о инструменте, с которым вы хотите интегрироваться.

В дополнение к настройке интеграции, найдите время, чтобы автоматизировать то, как ваша CRM обменивается данными и получает их. Если вы сделаете это заранее, то впоследствии сможете сэкономить до 23 % своего дня.

Автоматизировав запись и обмен данными в CRM, вы сможете увидеть, как ваши контакты:

• Займитесь своим маркетингом
• Двигайтесь по циклу продаж
• Превращать (или не превращать) в клиентов
• Взаимодействуйте со своей службой поддержки клиентов
• Гораздо более!

Расчетное время встроенной или сторонней интеграции: от одного часа до нескольких дней. Чем больше интеграций вам нужно, тем больше времени это займет.

Расчетное время для индивидуальной интеграции: от одной недели до нескольких месяцев , в зависимости от сложности интеграции.

Шаг 5: Обучите свою команду

55% торговых представителей считают простоту использования самой важной функцией CRM. И если они не найдут их простыми в использовании, они просто не будут их использовать: 79% данных о возможностях, собранных торговыми представителями, никогда не вводятся в их программное обеспечение CRM.

Почему? Действительно ли CRM так сложно использовать? Ну, некоторые из них. Но что имеет еще большее значение, так это обучение CRM. Предоставьте вашим командам по продажам и маркетингу достаточно времени и ресурсов, чтобы они освоились с тем, как они будут использовать новое программное обеспечение для своих ролей.

Заблаговременное обучение передовым методам смягчит кривую обучения и сэкономит время отделам продаж и маркетинга, которые будут использовать систему CRM каждый день.

Прежде чем вы начнете использовать новую CRM, выясните, как вы будете справляться с:

• Соглашения об именах
• Таксономия
• Дублирующиеся данные
• Отсутствующие данные
• Неизвестные сценарии данных

Создайте документацию и руководства пользователя для вашего нового программного обеспечения. Если ваше программное обеспечение CRM предлагает индивидуальные тренинги или рабочие часы, воспользуйтесь этими ресурсами.

Расчетное время обучения вашей команды: от полудня до одного дня на сотрудника.

Миф: использование программного обеспечения CRM занимает слишком много времени

Вы можете выбрать лучшее и самое эффективное программное обеспечение CRM в мире, но если ваша команда не будет его использовать, это будет потраченным впустую временем и деньгами.

Самая большая претензия от отделов продаж к CRM? Ввод данных занимает слишком много времени.

Но если вы правильно настроите свою CRM, пользоваться ею будет легко:

• Когда у вас есть чистые данные и четкие процессы форматирования данных и ведения контактной информации, все остается организованным и его легко найти в любой момент.
• Когда вы обучаете свой отдел продаж и предоставляете им ресурсы, необходимые им для эффективного использования программного обеспечения CRM, вы получаете их поддержку, и они чувствуют себя уверенно, используя этот инструмент.
• Когда вы делаете CRM частью повседневной жизни, встраивая ее в каждый процесс продаж и маркетинга, ее использование становится вашей второй натурой.

Популярный тест: Какой вариант занимает меньше времени?

A: Ручной ввод информации о клиенте в электронную таблицу
B: Ваша CRM автоматически втягивает его в информацию о сделке

A: Составление списка дел
B: Получение автоматических заданий

A: Отправка электронной почты каждому контакту вручную
B: Отправка автоматических последующих сообщений и кампаний по развитию

A: Оценка того, является ли лид квалифицированным
B: Использование автоматической системы оценки потенциальных клиентов, которая избавляет от догадок.

A: Набрасывать заметки о каждом телефонном звонке для вашей службы поддержки клиентов, чтобы расшифровать их позже.
B: Внесение заметок в центральную базу данных, доступную для всех

Если вы ответили B на все вышеперечисленное, вы правы! Не случайно вы можете использовать свою CRM-систему для каждой из этих целей, позволяющих сэкономить время.

Приложения CRM могут повысить эффективность продаж до 34%. Кривая обучения может быть крутой — хотя процесс стратегического внедрения смягчает ее — но результаты более чем того стоят и могут сэкономить вашей команде по продажам массу времени.

Считайте, что этот миф о CRM разрушен! (через GIPHY)

Как CRM может сэкономить вам часы каждую неделю

Вот 5 способов, которыми ваша CRM может сэкономить вам часы каждую неделю, делая время, которое вы потратили на внедрение, более чем оправданным.

Убедитесь, что у всех есть необходимая информация

CRM отслеживает всю контактную информацию и взаимодействия в рамках каждой сделки — больше не нужно бегать перед звонком по продажам, пытаясь выяснить, кто что знает о каждом лиде.

Внедрение универсальных стандартов для ввода данных CRM также помогает улучшить процессы внутри команд. Внедрение CRM повышает качество общения между торговыми представителями и менеджерами на 56,9%, что означает меньше времени, затрачиваемого на недопонимание, и больше времени, затрачиваемого на продажи.

Снимите занятую работу с вашей тарелки

Имея правильную CRM-систему, менеджерам по продажам не придется вручную назначать задачи своим командам (или принуждать их к выполнению). Настройте автоматизацию продаж, которая автоматически назначает задачи для отслеживания контакта или перемещения лида на новый этап.

Когда стоимость сделки лида превышает 500 долларов, эта автоматизация назначает владельцу сделки задачу позвонить клиенту — вмешательство менеджера не требуется.

Вы можете инициировать назначение задач на основе:

• Контактное поведение
• Ведущий балл
• Стоимость сделки

Ваша CRM также может сэкономить массу времени вашим отделам продаж за счет автоматизации распределения лидов. Больше не нужно драться из-за потенциальных клиентов или спорить о том, кто следующий в таблице кругового перебора. Автоматически назначать потенциальных клиентов разным продавцам на основе:

• Территория
• Ведущий балл
• Стоимость сделки
• Промышленность
• И больше!

Это видео «Автоматизируй это!» сегмент шоу «Расшифровка роста», в котором исследуется взаимосвязь между качеством обслуживания клиентов и ростом бизнеса — по одной теме за раз. Зарегистрируйтесь здесь и не пропустите ни одной серии!

Получите «застрявшие» лиды, чтобы продолжать движение

CRM отслеживает весь процесс продаж в одном месте. Это дает вам представление о вашем цикле продаж с высоты птичьего полета, позволяя точно определить, в каких областях требуется помощь.

ActiveCampaign Deals CRM позволяет просматривать всю воронку продаж, перемещать сделки с одного этапа на другой, отправлять электронные письма отдельным контактам, отслеживать каждое взаимодействие с контактом и многое другое.

Запустите отчеты об эффективности продаж, чтобы выяснить, в чем заключаются сделки. Эти отчеты помогают определить, какие конвейеры, этапы или даже продавцы задерживают работу. Чем раньше вы поймете, что нужно исправить, тем быстрее вы сможете это исправить.

Создавайте кампании, делающие каждое сообщение личным

CRM с автоматизацией маркетинга позволяет легко персонализировать каждое общение с вашими контактами, не тратя часы на создание идеального электронного письма. В ActiveCampaign сохраненные ответы упрощают создание и персонализацию всех типов сообщений один на один, которые вы отправляете чаще всего.

Функция «Сохраненные ответы» ActiveCampaign позволяет добавлять личные штрихи к наиболее часто отправляемым электронным письмам.

Например, Дон Манске использует ActiveCampaign, чтобы персонализировать поток волонтеров для своего социального предприятия Made for Freedom. Вот как выглядит ее конвейер:

1. Потенциальные волонтеры регистрируются на целевой странице
2. ActiveCampaign автоматически отправляет потенциальному волонтеру электронное письмо с доступными вариантами
3. Рассвет продолжает использовать персонализированные сохраненные ответы, основанные на интересах волонтера.
4. В зависимости от ответа волонтера Дон может позвонить по телефону.
5. Dawn вводит всю необходимую информацию в CRM ActiveCampaign для последующего использования.

Дон использует автоматизацию ActiveCampaign для создания своей волонтерской сети по всему миру. Узнайте больше о том, как бизнес электронной коммерции Dawn помогает бороться с торговлей людьми, здесь.

Отдавайте предпочтение более квалифицированным лидам, чтобы быстрее заключать сделки

Ваше программное обеспечение CRM собирает информацию о клиентах, которая помогает определить, что делает потенциального клиента квалифицированным.

Используйте оценку потенциальных клиентов и вероятность выигрыша, чтобы выяснить, каким лидам ваша команда продаж должна отдавать приоритет, какие развивать, а какие оставить в покое для самостоятельного закрытия.

Это видео «Автоматизируй это!» сегмент «Расшифровка роста» — шоу, в котором исследуется взаимосвязь между клиентским опытом и ростом бизнеса — по одной теме за раз. Зарегистрируйтесь здесь и не пропустите ни одной серии!

Фотограф Хизер Рид экономит 10 часов в неделю, сосредотачиваясь только на квалифицированных лидах, а не на том, что она называет «лидами-зомби». Она использует средства автоматизации ActiveCampaign для привлечения потенциальных клиентов, подписавшихся на загрузку контента, а затем автоматизирует последующие электронные письма, чтобы сэкономить еще больше времени.

Сосредоточившись только на квалифицированных лидах, Хизер возвращает время, потраченное ранее на лиды-зомби. Подробнее о том, как Хизер автоматизирует лидогенерацию, читайте здесь.

Потратьте время на настройку CRM сейчас, сэкономьте время позже

Теперь вы знаете, насколько CRM может сэкономить ваше время и облегчить вашу жизнь. Но сначала вы должны быть готовы потратить время на настройку вашей CRM-системы.

Если ваш бизнес совсем новый, это займет не более нескольких недель. Если у вас тонна данных, это может занять до года. В любом случае, это окупится десятикратной экономией времени в будущем.

Под мячом мы подразумеваем близкие сделки. Много сделок. (через Тенора)