Как создать диаграмму этапов: объяснение этапов диаграммы Ганта

Проекты, большие они или маленькие, — это путешествия. Они начинаются с планирования и инициирования и в идеале заканчиваются достижением результатов. Но это не обязательно означает, что точка старта и линия финиша являются единственными важными точками.

На самом деле, если мы сосредоточимся только на том, чтобы добраться из пункта А в пункт Б, мы можем потерять импульс по пути. Установка вех проекта на диаграмме вех предотвращает эту потерю импульса.

Что такое веха?

Все проекты имеют даты начала и даты окончания. Но попутно, как команды проверяют, соблюдают ли они сроки, заканчивают работу вовремя и остаются в рамках бюджета? Ответ: вехи проекта.

Как следует из названия, вехи — это маркеры в расписании проекта, обозначающие важные события или цели. На диаграмме Ганта они называются вехами диаграммы Ганта. Вехи на диаграмме Ганта — отличный способ оценить, сколько времени должны занять определенные этапы проекта.

С этой целью вехи являются эффективным инструментом управления. Установив вехи проекта, менеджер проекта может отслеживать статус различных этапов проекта и решать, нужно ли вносить коррективы, чтобы не отставать от графика. Кроме того, веховые диаграммы отслеживают и выделяют основные успехи. Это может повысить эффективность команды и общий моральный дух команды. Результатом становятся более счастливые члены команды, которые чувствуют, что их ценят, и видят непосредственные результаты своих усилий.

Примеры вех

Вехи будут отличаться от проекта к проекту, в зависимости от размера проекта, масштаба и размера команды. Тем не менее, большинство вех имеют схожие формы и используются для представления таких событий, как:

• Встречи
• Подписания
• Одобрения
• Начало различных испытаний
• Завершение этапа строительства

Как видите, это важные события в жизненном цикле проекта. Если этого не произойдет, проект не будет двигаться вперед. Выделяя их как вехи, вы иллюстрируете их важность.

Вехи часто приходят в конце этапов проекта, но это не жесткое правило. Они могут существовать в середине фазы и даже выступать в качестве финальных толчков, необходимых членам команды для завершения фаз. Вехи являются одним из наиболее полезных инструментов управления, которые менеджер проекта может использовать, чтобы воодушевить членов команды и поддерживать импульс для продвижения проекта вперед.

Почему вехи важны?

Помимо представления наиболее важных событий в расписании проекта, вехи также являются отличным средством для празднования успеха. Каждая веха, которую достигает команда, означает, что они остаются на правильном пути и находятся на один шаг ближе к завершению проекта. Видение этих достижений в виде вех повышает боевой дух команды.

Вехи также могут указывать, когда должны быть произведены платежи подрядчикам и другим внешним службам в строительных проектах. Например, когда веха завершена, может наступить время заплатить застройщику процент от их гонорара. Таким образом, вехи служат и практической цели. Если веха не завершена или не достигнута, проект не может двигаться вперед, и, возможно, пришло время изменить график проекта или общую стратегию.

Что такое диаграмма вех?

Диаграмма вех — это диаграмма управления проектом, которая помогает руководителям проектов визуализировать вехи проекта. Диаграмма вех обычно показывает каждую веху и время, когда ее необходимо выполнить, статус вехи (завершенный или незавершенный), а иногда и приоритет вехи. Многие диаграммы вех используют определенные цвета символов, чтобы показать наиболее важные вехи.

Существуют различные типы диаграмм контрольных точек, каждая из которых иллюстрирует точки в расписании проекта и промежутки между ними. Разные команды могут выбирать разные диаграммы вех в зависимости от своих предпочтений и самого проекта. Некоторые команды, например, создают диаграммы вех, которые только иллюстрируют сами вехи и могут быть закодированы цветом, чтобы показать тип и важность вех.

Эти типы диаграмм этапов используются в некоторых ситуациях, даже если они не отображают другие детали графика проекта. Может быть полезно увидеть эти вехи в упрощенном формате, но вы должны рассматривать их в контексте большего расписания. По этой причине веху и диаграмму Ганта следует комбинировать.

Сила диаграммы Ганта

Используя диаграмму этапов с диаграммой Ганта, вы эффективно комбинируете два наиболее эффективных инструмента визуального управления проектами, доступных для создания окончательного графика. Диаграммы Ганта позволяют увидеть график всего проекта, а также задачи, исполнителей, зависимости задач и многое другое. Добавление к этому уравнению диаграммы этапов означает, что вы сможете увидеть контрольные точки, которые должны быть обязательно достигнуты.

Диаграммы Ганта отображают широкий спектр данных в упрощенном формате. Это делает их идеальными для быстрого ознакомления, но это также означает, что они битком набиты информацией. В этом случае вам нужно что-то, чтобы разбить информацию и «выделить» фокусные точки. Вехи делают именно это.

Устанавливая вехи при создании расписания, вы настраиваете систему для проверки состояния вашего проекта в будущем. Допустим, вы работаете над крупномасштабным проектом, в котором одновременно выполняется множество зависимых задач. Это может быть много информации для просмотра, и может быть трудно найти суть того, что вам нужно знать. Вехи выделяются среди деталей и упрощают поиск нужной информации.

Как создать диаграмму вех с помощью диаграммы Ганта

1. Создайте список задач

Независимо от того, какой инструмент планирования вы выберете, вы должны создать полный список задач. Новые задачи будут естественным образом возникать на протяжении всего жизненного цикла проекта, но первоначальный список задач должен быть как можно более исчерпывающим. Подробный список задач упрощает процесс определения основных и второстепенных задач и определения наилучшего места для контрольной точки.

2. Расписание задач на диаграмме Ганта

После того, как вы создали список задач и задокументировали все необходимые сведения — название задачи, исполнителя, дату начала, дату окончания и т. д. — теперь у вас есть вся информация, необходимая для планирования этих задач на диаграмме Ганта. Введите информацию, которую вы уже собрали, и просмотрите свое расписание за считанные секунды. Отсюда вносите изменения и корректировки, перетаскивая панели задач.

3. Определите этапы проекта

Использование диаграммы Ганта для планирования проектов означает, что вы почти автоматически можете визуализировать свой проект поэтапно, анализируя и классифицируя задачи. Каждая полоса представляет собой отдельную задачу, а разные цвета могут обозначать разные этапы проекта. Когда вы можете видеть эти этапы, размещение вех почти не требует усилий. Как только вы решите, куда их поместить, это всего лишь вопрос нескольких щелчков мышью.

4. Разместите вехи

Современные инструменты управления проектами упрощают установление контрольных точек. После того, как вы создали расписание и решили, какие завершенные задачи считаются вехами, введите сведения о вехах и поделитесь информацией со своей командой, чтобы все могли ее видеть. Когда вы разместите свои вехи, эти достижения могут быть представлены чем-то столь же чистым, как маленький символ ромба, который не будет загромождать график.

ProjectManager упрощает составление контрольных диаграмм

Когда вы управляете своими расписаниями с помощью отмеченного наградами онлайн-инструмента управления проектами, такого как ProjectManager (вы можете подписаться на бесплатную пробную версию здесь), вехи представлены на диаграммах Ганта с небольшим ромбом, расположенным в расписании по отношению к задачам. Чтобы создать вехи, выберите важную задачу в расписании и измените свойство на веху. Наведя курсор на значок вехи, вы можете просмотреть ее название.

Это избавляет от необходимости одновременного обращения к разным графикам и риска путаницы. Лучшая часть? Легко вносить изменения из любого места, где вы работаете, перетаскивая ромбовидные значки.

Совместная работа в режиме реального времени

Наша диаграмма Ганта предоставляет вашей команде интерактивную платформу для совместной работы. Они могут просматривать ход выполнения задачи членом своей команды и обмениваться комментариями и файлами на уровне задачи. Вы даже можете настроить автоматические оповещения, чтобы убедиться, что вехи выполнены!

Когда вам нужно сообщить заинтересованным сторонам о своем прогрессе в достижении вех, ProjectManager имеет как панель мониторинга для отслеживания прогресса в режиме реального времени, так и создание отчетов одним щелчком мыши для создания отчетов, которыми можно поделиться со всеми, кто в них нуждается. Вехи никогда не было проще в использовании!

Вехи — это лишь один из обширного набора инструментов управления проектами, которые вы получаете при регистрации в ProjectManager. Наше облачное программное обеспечение для управления проектами предоставляет вам надежные онлайн-диаграммы Ганта с этапами, данные в реальном времени и платформу для совместной работы, чтобы сделать вашу команду более эффективной и продуктивной. Убедитесь сами, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией сегодня!