Как написать проектное предложение (шаги и шаблон включены)

Что такое проектное предложение?

Предложение по проекту — это документ управления проектом, который используется для определения целей и требований проекта. Это помогает организациям и внешним заинтересованным сторонам проекта согласовать первоначальную структуру планирования проекта.

Основная цель проектного предложения – получить одобрение от лиц, принимающих решения. Вот почему проектное предложение описывает основное ценностное предложение вашего проекта. Он продает ценность как внутренним, так и внешним заинтересованным сторонам проекта. Цель предложения — привлечь внимание заинтересованных сторон и спонсоров проекта. Как только вы привлекли внимание людей, следующий шаг — заинтересовать их кратким описанием проекта.

Очень важно проникнуть в головы аудитории, для которой вы пишете проектное предложение: вам нужно думать, как заинтересованные стороны проекта, чтобы представить предложение, отвечающее их потребностям.

Мы создали бесплатный шаблон предложения по проекту для Word, чтобы помочь структурировать документы, чтобы вам не приходилось каждый раз вспоминать процесс.

Типы проектных предложений

Что касается типов проектных предложений, у вас может быть официальное или неофициальное предложение или продолжение. Также могут быть обновления и дополнительные предложения. Вот краткое описание каждого из них.

• Запрошенное проектное предложение: запрошенное проектное предложение отправляется в ответ на запрос предложений (RFP). Здесь вам нужно будет придерживаться правил RFP владельца проекта.
• Незапрошенное проектное предложение: вы можете отправлять проектные предложения, не получив запроса на предложение. Это может произойти в ходе открытых торгов по строительным проектам, когда владелец проекта получает незапрошенные проектные предложения от многих подрядчиков.
• Неформальное проектное предложение: этот тип проектного предложения создается, когда клиент запрашивает неофициальное предложение без запроса предложений.
• Предложение по проекту обновления: вы можете использовать предложение по проекту обновления, когда вы обращаетесь к бывшим клиентам. Преимущество в том, что вы можете выделить прошлые положительные результаты и будущие выгоды.
• Предложение о продолжении проекта: рассылается инвесторам и заинтересованным сторонам для информирования о ходе проекта.
• Дополнительное проектное предложение: Это предложение рассылается инвесторам с просьбой о дополнительных ресурсах на этапе реализации проекта.

Как написать проектное предложение

Необходимо рассмотреть несколько ключевых оперативных и стратегических вопросов, в том числе:

1. Тройное ограничение: как мы можем устранить тройное ограничение масштаба, графика и стоимости проекта?
2. Основная проблема: Какую основную проблему мы пытаемся решить?
3. Ресурсы: Какие ресурсы будут доступны?
4. Временная шкала: В рамках какой временной шкалы проекта мы работаем?
5. Бюджет: с каким бюджетом проекта мы должны работать? Как это влияет на нашу постановку целей?
6. Стратегические цели. Каковы стратегические цели нашего клиента и как наше предложение согласуется с этими целями?
7. Ответственные стороны: Кто отвечает за проект? Каковы их цели и мотивы?
8. Выгода для клиента: Какую пользу получит клиент от завершения нашего проекта? Какова их основная цель?
9. Результаты проекта и успех: как будет измеряться успех проекта? Какие результаты наши заинтересованные стороны ожидают увидеть при закрытии?

Ответив на эти вопросы, вы можете написать проектное предложение. Все проектные предложения состоят из шести элементов, составляющих основу предложения. Рассмотрим пример проектного предложения.

Образец плана проектного предложения

Эти шесть элементов составляют основу хорошо составленного плана проектного предложения:

Управляющее резюме

Резюме содержит краткий обзор основных элементов вашего проектного предложения, таких как предыстория вашего проекта, цели проекта, результаты проекта и многое другое. Цель состоит в том, чтобы привлечь внимание вашей аудитории и заинтересовать их проектом, который вы предлагаете. По сути, это «шаг лифта» для жизненного цикла проекта. Оно должно быть кратким и по существу.

Резюме должно быть описательным и давать представление о том, как выглядит успех проекта для клиента. Самое главное, это должно мотивировать клиента проекта; в конце концов, цель состоит в том, чтобы заставить их подписать пунктирную линию, чтобы запустить проект!

история проекта

Предыстория проекта — это одностраничный раздел вашего проектного предложения, в котором объясняется проблема, которую должен решить ваш проект. Вы должны объяснить, когда возникла эта проблема, ее текущее состояние и каким образом ваш проект станет идеальным решением.

• История: В разделе истории описаны ранее успешные проекты. Он также описывает те, которые могли бы работать более гладко. Таким образом, этот раздел устанавливает прецеденты. А именно, как следующий проект может быть более эффективным, используя информацию из предыдущих проектов.
• Решение. В разделе «Решение» рассматривается, как ваш проект решит проблему клиента. Соответственно, этот раздел включает в себя любые методы, навыки и процедуры управления проектами, которые ваша команда будет использовать для эффективной работы.

Проектный подход

Ваш проектный подход определяет методологию управления проектом, инструменты и управление для вашего проекта. Проще говоря, это позволяет руководителям проектов объяснять заинтересованным сторонам, как проект будет успешно планироваться, выполняться и контролироваться.

• Требования: Требования — это предметы, материалы и ресурсы, необходимые для проекта. Этот раздел должен охватывать как внутренние, так и внешние потребности.
• Авторизация: в этом разделе рассказывается о лицах, принимающих решения в команде проекта. Он также охватывает, какие заинтересованные стороны имеют право подписи на стороне клиента.
• Объем проекта: Объем проекта относится ко всей работе, которая будет выполнена. Он определяет рабочие элементы, рабочие пакеты и результаты, которые будут доставлены на этапе выполнения жизненного цикла вашего проекта. Важно использовать структуру разбивки работ (WBS) для определения ваших задач, подзадач и их приоритетности.
• Ресурсы проекта: Ресурсы имеют решающее значение для выполнения вашего проекта. В предложении по проекту кратко описывается, какие ресурсы необходимы и как они будут использоваться. Позже, на этапе планирования, вам нужно будет создать план управления ресурсами, который станет важным элементом вашего плана проекта.
• Временная шкала проекта: после того, как вы определили объем проекта, вам необходимо оценить продолжительность каждой задачи, чтобы создать временную шкалу проекта. Позже, на этапе планирования проекта, вам потребуется создать базовый план расписания, который оценивает общую продолжительность вашего проекта. Как только проект начнется, вы сравните свое фактическое расписание проекта с базовым планом расписания, чтобы отслеживать ход выполнения.
• Бюджет проекта: все ресурсы, которые вам понадобятся для вашего проекта, будут иметь свою цену. Вот почему вам необходимо оценить эти затраты и составить бюджет проекта. Бюджет проекта должен покрывать все ваши расходы по проекту, и как руководитель проекта вы должны убедиться, что придерживаетесь его.
• Финансовые отчеты. Если вы хотите убедить внутренних заинтересованных лиц и внешних инвесторов, вам необходимо показать им, какие финансовые выгоды ваш проект может принести их организации. Вы можете использовать анализ затрат и выгод и прогнозируемые финансовые отчеты, чтобы продемонстрировать, почему ваш проект является прибыльным.
• Приложение: Информация, не включенная в проектное предложение, является частью приложения. Именно здесь находятся многие из наиболее интересных деталей проекта. Кроме того, здесь члены команды и заинтересованные стороны могут углубиться, чтобы узнать больше.

Бесплатный шаблон проектного предложения

Несмотря на то, что шаблон предложения по проекту имеет ограничения, это хорошее место для начала написания вашего предложения по проекту. Попробуйте наш бесплатный шаблон проектного предложения для Word.

Советы по предложению проекта

Над каким бы проектным предложением вы ни работали, есть несколько советов, которые можно использовать в качестве передовой практики для всех. Хотя выше мы предложили шаблон проектного предложения, который будет иметь оглавление, а это означает, что он будет состоять из нескольких страниц, в лучшем случае предложение будет состоять из одной или двух страниц. Помните, вы пытаетесь расположить к себе заинтересованные стороны, а не надоесть им.

Говоря о заинтересованных сторонах проекта, проведите исследование. Вы хотите обратиться к правильным. Нет смысла делать всю работу, необходимую для написания отличного предложения, только для того, чтобы оно было адресовано не той целевой аудитории. Тем не менее, кто бы ни собирался его читать, он должен быть в состоянии понять предложение. Держите язык простым и прямым.

Когда дело доходит до письма, обратитесь к профессионалу. Даже деловой документ, такой как проектное предложение, бизнес-кейс или резюме, пострадает, если он плохо составлен или содержит опечатки. Если вы не хотите нанимать профессионального бизнес-писателя, убедитесь, что кто-то из вашей проектной группы копирует, редактирует и проверяет документ. Чем больше внимания будет уделено этому, тем меньше вероятность того, что ошибки попадут в финальную редакцию.
Несмотря на то, что вы хотите, чтобы предложение было кратким и приятным, это помогает подсластить горшок, добавив отзывы клиентов к вложениям. Ничто не продает план проекта лучше, чем клиентская база, ищущая ваш продукт или услугу.

Использование канбан-досок для планирования проектного предложения

ProjectManager позволяет планировать предложения в рамках нашего программного обеспечения. Вы можете обновить задачи для проектного предложения, чтобы обозначить, как обстоят дела и что еще предстоит сделать. Столбцы позволяют организовать ваше предложение по разделам, создавая своего рода структурную декомпозицию работ (WBS).

Следуйте этому видео, чтобы методично пройти все этапы вашего предложения, убедившись, что охвачены все детали. После просмотра читайте дальше, чтобы рассмотреть ключевые аспекты.

При создании проектного предложения очень важно помнить о своей целевой аудитории. В вашу аудиторию входят те, кто в восторге от проекта и считает его завершение выгодой для своей организации. И наоборот, другие члены вашей аудитории увидят проект как боль и что-то, чего они не ждут с нетерпением. Чтобы обе стороны остались довольны, важно, чтобы язык был кратким и кратким.

Наши канбан-доски помогут вам продумать этот язык и эффективно сотрудничать с другими членами команды, если это необходимо. На каждой карточке показан процент выполнения, поэтому все в команде управления проектом знают о проделанной работе и о том, что еще предстоит сделать.

Как видно из приведенной выше канбан-доски, работа над резюме началась. Разделы «Введение», «Оглавление» и «Роль в компании» завершены, и есть хорошее начало для задачи «Объяснить проблему» и «Рекомендовать решение».

Затем к карточке прикрепляется PDF-файл, и каждый, кто добавлен в задачу, получает электронное письмо с уведомлением об изменении. Этот же процесс можно использовать на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы держать команду в курсе, сотрудничать и создавать первоклассные проектные предложения.

Разработка целей SMART для вашего проектного предложения

Лучшее мышление при разработке целей и задач для вашего проектного предложения — использовать систему SMART:

• Конкретность . Убедитесь, что ваши цели и задачи ясны, кратки и соответствуют поставленной задаче.
• Измеримость . Убедитесь, что ваши цели и задачи измеримы, чтобы было очевидно, когда все идет по плану и идет хорошо, и, наоборот, когда что-то идет не так и необходимо решать проблемы. Измеримые цели упрощают разработку контрольных точек, которые вы будете использовать для отслеживания хода выполнения проекта и определения разумной даты завершения и/или закрытия.
• Достижимый . Важно, чтобы у каждого проекта была цель «достичь». Достижение этой цели будет означать выдающийся проект, который намного превзойдет все ожидания. Однако важно, чтобы основная цель проекта была достижима, чтобы моральный дух оставался высоким, а работа выполнялась с запасом времени и ресурсов.
• Релевантность . Убедитесь, что все ваши цели имеют прямое отношение к проекту и касаются области, в которой вы работаете.
• Основанный на времени – сроки и конкретные даты должны лежать в основе всех целей и задач. Это помогает поддерживать проект в нужном русле и гарантирует, что все члены команды проекта смогут управлять предстоящей работой.

Составление проектного предложения требует времени и тщательного рассмотрения.

Однако потраченное время стоит того, когда вы выиграете следующий крупный проект!

Проектные предложения — это только первый шаг в процессе планирования проекта. Как только ваш проект будет одобрен, вам нужно будет утвердить план, распределить ресурсы и управлять ими, контролировать проект и, наконец, сдать результаты. Для этого процесса требуется гибкий, динамичный и надежный пакет программного обеспечения для управления проектами. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое помогает всем членам вашей команды сотрудничать и управлять этим процессом в режиме реального времени. Попробуйте наше отмеченное наградами программное обеспечение с бесплатной 30-дневной пробной версией.