Как создать устав команды (пример включен)

Точно так же, как у проекта есть устав, определяющий его масштабы, у вашей команды также должен быть устав, чтобы поместить свою работу в контекст. Команды должны знать, кто, что, почему, когда и как работает над проектом, и устав команды — идеальный способ предоставить им эту информацию.

Как только вы получите поддержку от команды, и они будут знать, на чем они стоят и как маневрировать в проекте, вы на пути к успеху. Давайте рассмотрим, как составить устав команды.

Что такое устав команды?

Устав команды — это документ, в котором описывается, почему команда была привлечена к проекту, какие задачи перед командой поставлены, а также ресурсы и ограничения, в которых команда будет работать.

Устав команды часто создается в групповой обстановке, что дает команде направление и границы в прозрачной среде. Эта коллективная разработка получает одобрение от команды и гарантирует, что каждый понимает свою роль в проекте.

Почему устав команды важен?

Есть две основные причины для устава команды. Во-первых, в нем четко изложены цели проекта и то, как команда несет ответственность за задачи, ведущие к конечному результату. Во-вторых, он информирует внешних участников проекта о том, за что команда отвечает, а за что нет.

Еще одно преимущество использования устава команды заключается в том, что он создает прозрачность в команде, что ведет к большей подотчетности. Это дает команде структуру для достижения соглашения о том, как они хотят работать в рамках проекта и как они принимают решения. Это делается путем определения частоты встреч и другой логистики.

Очевидно, что устав команды устраняет препятствия и устанавливает курс для команды, чтобы работать вместе более эффективно, оставаясь при этом в соответствии с общими целями проекта. Один из способов сделать это — четко определить роль и обязанности каждого члена команды в проекте, а также их уровень полномочий в любом конкретном аспекте проекта. Он также устанавливает, какие ресурсы они могут запрашивать.

Каковы элементы устава команды?

Устав команды состоит из нескольких разделов, которые непосредственно связаны с участием команды в проекте. Хотя уставы команд могут меняться в зависимости от проекта, все они, как правило, имеют общие элементы, описанные ниже.

1. История

Первое, что нужно сделать, это заложить основу для проекта. То есть подведите итог, о чем идет речь и почему она инициируется. Это позволяет команде увидеть, как они вписываются в общий проект, а также определить заинтересованные стороны, которые вложены в успех проекта.

2. Миссия и задачи

Заявление о миссии дополнительно определяет раздел фона, определяя, как выглядит успех в проекте, поэтому команда знает, к чему они стремятся каждый раз, когда они берутся за новую задачу. Снова расширяясь до общей картины, объясняются преимущества и бизнес-движение проекта.

3. Бюджет и ресурсы

В этом разделе определяется финансирование проекта, в том числе выделенные ресурсы. Членам команды может быть любопытно, предлагается ли какое-либо обучение, поэтому руководитель группы скажет, включено ли обучение. Наконец, с точки зрения финансов, определяется руководство, которое поддерживает команду, чтобы с ним можно было связаться по любым вопросам, связанным с затратами.

4. Роли и обязанности

Каждый в команде должен знать свою роль и ответственность, чтобы не мешать друг другу. Здесь перечислите их наборы навыков и опыта, а также то, кто над кем имеет власть.

5. Командные операции

Чтобы команда работала эффективно, необходимо определить ее операционную структуру. Кроме того, если новый член команды входит в проект, необходимо определить его путь, а также стратегию выхода для тех, кто может покинуть команду. Все рабочие правила, взаимосвязи и т. д. изучены и прояснены.

6. Объем

Объем проекта описан в этой части устава команды, а также то, как члены команды будут участвовать в его выполнении.

7. Оценка производительности

На протяжении всего проекта члены команды будут оцениваться по их производительности и прогрессу. Это необходимо объяснить заранее, включая то, как эти показатели будут измеряться, кто и когда будет их оценивать.

8. Действия и вехи

Здесь перечислены задачи, из которых состоит проект, вместе с вехами. С ними команда лучше понимает предстоящую работу.

9. Руководство по общению

Командное общение, как между собой, так и со своим менеджером или руководителем группы, описано в этом разделе. Будет принято решение о способе связи, а также о том, как часто команды будут встречаться и как часто будут отчитываться о своем состоянии.

10. Подписи

Наконец, после того, как устав команды будет полностью обсужден и все члены команды присоединятся к нему, каждый подпишет документ и поставит дату. Это показывает, что они понимают свою роль, ответственность, объем проекта и свое участие.

Пример устава команды

Устав команды разрабатывается вместе с командой по мере ее формирования. Чтобы убедиться, что вы охватили все основы, неплохо было бы использовать шаблон устава команды. ProjectManager.com содержит десятки бесплатных шаблонов управления проектами, включая устав команды, показанный ниже.

Как видите, каждый раздел расположен в настраиваемом поле, которое дает вам возможность расширяться. Конечно, всегда можно приложить сопроводительную документацию, но сам шаблон будет иметь обзор, затрагивающий все основные моменты, и заканчиваться страницей для подписи.

В нашем шаблоне устава команды есть все поля, которые мы описали выше. Каждый член команды должен был не только участвовать в разработке и обсуждении устава команды, но и иметь копию для себя, чтобы обращаться к ней в случае необходимости.

Лучшие практики для создания командного устава

Лучший способ составить командный устав — с командой. Они должны знать все тонкости проекта и поэтому должны участвовать в разработке устава команды. Даже если они не будут знать подробностей, их вклад важен.

Хотя вы не хотите заблудиться в сорняках, устав команды должен быть тщательным и полностью объяснять цель команды, измеримые цели, по которым они будут оцениваться, и руководящие принципы работы команды во время выполнения проекта.

Тем не менее, документ должен быть удобоваримым, с конкретными и измеримыми целями, с которыми может жить каждый в команде. Это должно быть достижимо и привести к успеху проекта, как и планировалось. Вы можете включить кодекс поведения и план разрешения любых конфликтов, что создает рабочую среду, в которой каждый чувствует себя в безопасности и ценится, поскольку это обычно приводит к повышению морального духа и производительности.

Когда обновлять устав команды

Устав команды должен обновляться всякий раз, когда план проекта изменяется таким образом, что это влияет на первоначальные руководящие принципы. Например, если объем проекта изменяется из-за запроса на изменение, эта информация должна быть связана.

Еще одна причина для обновления устава вашей команды — появление нового члена команды. На этом этапе детали устава команды могут оставаться в основном теми же, но процесс его разработки с новым членом команды потребует пересмотра его вместе с ним. Это также верно, когда член команды покидает команду. Устав команды необходимо пересматривать и пересматривать, чтобы отметить вклад этого члена команды. Даже если они покидают организацию, устав команды можно изменить, чтобы сделать этот переход более плавным.

Как ProjectManager помогает в управлении командой

ProjectManager.com — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое организует команды и способствует совместной работе. Наш инструмент не только позволяет командам лучше работать вместе, но и обеспечивает прозрачность этого процесса для менеджеров, помогая им лучше планировать, планировать и распределять ресурсы.

Не все работают одинаково, поэтому мы предоставляем командам несколько представлений проекта, чтобы они могли работать так, как им хочется. Есть динамические списки задач, представление календаря и доски канбан для визуализации рабочего процесса и позволяют командам управлять своим невыполненным заданием и планировать спринты вместе.

Планируйте с помощью диаграмм Ганта

У менеджеров есть функции для мониторинга работы своей команды и планирования задач и ресурсов. Представление диаграммы Ганта позволяет менеджерам связывать зависимости задач, чтобы избежать узких мест, снижающих производительность команды. Они могут устанавливать контрольные точки и редактировать диаграмму Ганта, перетаскивая задачи на новый крайний срок.

Сбалансируйте ресурсы с помощью календарей рабочей нагрузки

Если вы хотите, чтобы команда была счастлива, крайне важно, чтобы команды работали на пределе своих возможностей, не выжигая их. Функции управления ресурсами позволяют менеджерам отслеживать часы своей команды, доступность и связанные с этим расходы. Используйте страницу команды, чтобы получить обзор их работы, и страницу рабочей нагрузки, чтобы сбалансировать их рабочую нагрузку.

ProjectManager.com — это облачное программное обеспечение с данными в режиме реального времени, которое позволяет командам работать вместе, где бы они ни находились. Менеджеры получают более точную и своевременную информацию, которая помогает им принимать решения при планировании, мониторинге и составлении отчетов по проекту. Попробуйте сегодня, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией.