Как создать диаграмму рабочего процесса для вашего проекта (включены бесплатные инструменты)

Диаграмма рабочего процесса позволяет просматривать весь проект на одной блок-схеме. Конечно, все ваши задачи и то, как они переходят от одной к другой, изложены в плане проекта, но визуализация — это быстрый и простой способ увидеть общую картину.

Ценен каждый инструмент, помогающий определить проект и сделать его более управляемым.

Что такое схема рабочего процесса?

Диаграмма рабочего процесса — это тип диаграммы управления проектом, которая отображает каждую задачу в проекте или бизнес-процессе, включая зависимые задачи. Они могут быть нарисованы от руки и часто используются для быстрого продвижения проекта, иллюстрируя его рабочий процесс. Диаграммы рабочих процессов были введены в обрабатывающей промышленности в конце 1880-х годов, чтобы помочь улучшить производственный процесс. Однако в настоящее время они используются в различных отраслях, включая финансы, правительство и торговлю.

Диаграмма рабочего процесса похожа на карту. У него есть отправная точка и путь, ведущий к конечному результату проекта. Следуя схеме рабочего процесса, вы не делаете ненужных обходных путей и быстрее выполняете свою работу. Вот почему диаграммы рабочих процессов обычно используются для улучшения процессов, отображения бизнес-процессов и анализа бизнес-процессов.

Вы не сможете создать схему рабочего процесса, пока у вас не будет четкого плана проекта, бизнес-процесса или, по крайней мере, анализа рабочего процесса. Это позволяет вам определить работу, а также стандартизировать и определить ключевые точки принятия решений в процессе.

Использование диаграммы рабочего процесса с программным обеспечением для управления рабочим процессом упростит ваш бизнес-процесс. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления работой, которое позволяет вам создавать автоматизированные рабочие процессы, чтобы избавиться от загруженной работы и повысить производительность вашей команды. Кроме того, вы можете создавать полноценные планы проектов на диаграммах Ганта, досках канбан, списках задач и многом другом. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно.

Как диаграммы рабочего процесса помогают в управлении проектами?

Отображение процессов на диаграмме рабочего процесса полезно для управления проектами, поскольку помогает определить их роли в последовательности работ. Это улучшает взаимодействие между отделами и дает командам четкое представление о том, что они должны делать.

Диаграммы рабочего процесса также помогают обнаружить блоки в расписании проекта до его выполнения. Таким образом, схема рабочего процесса определяет области, которые могут сбить ваш проект с пути. Это дает вам время для мозгового штурма решений по улучшению процессов и моделированию процессов с командой до того, как узкое место негативно повлияет на ваш график и/или бюджет.

Блок-схема также может помочь командам. Это отличный инструмент для совместной работы, который каждый может использовать для понимания работы, которую вы делаете. Это знание делает общение более ясным. Кроме того, когда новый человек принимается на работу, наличие инструмента отображения бизнес-процессов, такого как диаграмма рабочего процесса, ускоряет время, необходимое новому сотруднику, чтобы привыкнуть к проекту.

Формы для узлов также могут играть важную роль в определении схемы рабочего процесса. Например, овал указывает начальную или конечную точку процесса. Прямоугольники — это инструкции или действия. Ромбовидная форма обозначает решение «да» или «нет», которое приведет рабочий процесс к одному из двух отдельных путей. Круг означает, когда что-то перемещается из одного раздела в другой. Стрелки указывают направление следующего шага.

Компоненты диаграммы рабочего процесса

Схема рабочего процесса состоит из шести компонентов:

• Участники: это люди, участвующие в том или ином процессе, изображаемом на диаграмме. Это также включает их роль в процессе.
• Виды деятельности: Это ваша работа. Например, действиями могут быть заказы, выставление счетов, финансовые услуги или производство. Каждое задание детализировано.
• Порядок: здесь описывается, что происходит до и после действия, а также зависит ли запуск или остановка какой-либо из этих задач от других.
• Вход: это то, что необходимо для выполнения действия, например, материалы или данные.
• Выход: это конечный результат этого действия, например, данные, документ или что-то еще, что будет передано следующему действию.
• Стандартизация: обычно шаги представлены узлами. Эти узлы связаны линией, показывающей направление движения работы. Таким образом, несколько узлов могут быть размещены друг над другом, если вы выполняете работу одновременно.

Типы диаграмм рабочего процесса

Вы можете проиллюстрировать схему рабочего процесса несколькими способами:

• Блок-схема ANSI: блок-схема ANSI использует символы Американского национального института стандартов (отсюда и аббревиатура). Это наиболее часто используемая вариация.
• Деятельность UML: UML, или унифицированный язык моделирования, графически показывает порядок шагов в процессе. Он также представляет собой поток управления.
• Нотация бизнес-моделирования: нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN) похожа на UML, но, скорее всего, используется техническими и деловыми людьми, которые сосредотачиваются на бизнес-процессах и информации, а не на результатах.
• Swimlane: Swimlane — это диаграмма, которая разделяет различные части организации, чтобы подчеркнуть взаимодействие между этими подразделениями. Это дает пользователям представление высокого уровня, которое выявляет потенциальную неэффективность.
• SIPOC: поставщик, ввод, процесс, вывод, клиент или SIPOC показывают, кто создал и получил данные. В нем также описываются задействованные процессы высокого уровня.

Связанные: стрелочные диаграммы для проектов: активность на узле и активность на стрелке

Как создать диаграмму рабочего процесса

Как отмечалось выше, схема рабочего процесса не появляется на странице волшебным образом. Вы должны сделать работу, которая включает в себя анализ. Выполните следующие шесть шагов, чтобы создать собственную схему рабочего процесса:

1. Определите процессы, которые вы отслеживаете: решение о том, какие процессы проекта вы хотите отслеживать, поможет определить тип диаграммы, которую вы используете. Имейте в виду, кто будет использовать диаграмму рабочего процесса, технический или нетехнический, так как это также будет информировать используемую диаграмму.
2. Определите начальную и конечную точки. На схеме рабочего процесса требуется начальная точка для начала процесса и конечная цель, в которой этот процесс завершается. Это не иллюстрирует непрерывный процесс, но, как и любой проект, имеет начало и конец.
3. Соберите всю информацию вместе: опишите действия, связанные с каждым этапом процесса, и определите, кто принимает решения на каждом из этих этапов. Вы также захотите узнать график процесса, любые отклонения, возможные узкие места и способы улучшения процесса. Эта информация должна быть собрана путем общения с командами в каждом отделе, участвующем в рабочем процессе.
4. Найдите и устраните неэффективность: определите свои задачи, чтобы оптимизировать процесс. Решите, является ли каждая задача обязательной, полезной, желательной или ненужной. Убедитесь, что эти различия соответствуют вашей общей цели и вашему общему управлению рабочим процессом.
5. Создайте рабочий процесс: здесь вы берете все данные, которые вы скомпилировали, и делаете их визуальной картой рабочего процесса. Это можно сделать вручную или с помощью графического инструмента. Окончательная схема рабочего процесса должна быть простой для понимания, редактирования и публикации.
6. Обзор и уточнение: схема рабочего процесса не является статическим документом. Его следует постоянно пересматривать и совершенствовать по мере возникновения узких мест, некоторых процессов, которые занимают слишком много времени, растут затраты и т. д. Всегда есть путь к повышению эффективности, и вы и ваша команда должны быть открыты для него.

Пример диаграммы рабочего процесса

Чтобы лучше проиллюстрировать, как создать диаграмму рабочего процесса, см. ниже изображение простого рабочего процесса публикации сообщения в блоге для привлечения трафика на веб-сайт. Как показано ниже, проект начинается с поиска правильных ключевых слов. Это поисковые термины, которые используют потенциальные клиенты, и мы надеемся, что ваш пост в блоге окажется в верхней части запроса.

Как только вы определились с темой и выбрали ключевые слова, вы назначаете их копирайтеру, который отправляет первый черновик своему редактору, который редактирует черновик. Это представлено в виде треугольника, а не прямоугольника, как другие действия. Это потому, что это решение «да» или «нет».

После утверждения копия перемещается в художественный отдел, и создаются визуальные ресурсы, сопровождающие произведение при его публикации. Затем копия и активы загружаются в систему управления контентом (CMS), например WordPress. Теперь вносится окончательное редактирование, опять же с принятием решения «да» или «нет» относительно необходимости внесения каких-либо изменений.

Если все выглядит хорошо, блог публикуется. Затем он распространяется на различных платформах социальных сетей, чтобы привлечь трафик на сайт. Этот процесс завершен. Конечно, есть и другие процессы, такие как анализ трафика, но это для другой блок-схемы.

Бесплатные инструменты для создания диаграммы рабочего процесса

Рисование схемы сети от руки хорошо для того, чтобы донести свою точку зрения, но с точки зрения использования ее в проекте вам нужно что-то ясное и легко читаемое с первого взгляда. Если у вас нет навыков рисования и хорошего почерка, вероятно, лучше использовать инструмент для построения диаграмм. Ими также легче делиться и редактировать. Ниже приведены несколько бесплатных, чтобы вы могли начать.

• edraw от Wondershare: это бесплатное решение для создания диаграмм создает диаграммы рабочего процесса, а также промежуточные карты и другие визуальные инструменты. Отлично подходит для совместной работы.
• draw.io: это бесплатное средство для создания диаграмм работает с Google Диском, OneDrive, Dropbox, GitHub и другими сервисами. Он создает блок-схемы, диаграммы процессов, сетевые диаграммы и многое другое.
• SmartDraw: эта бесплатная программа для рисования имеет множество шаблонов для начала работы, от блок-схем до планов этажей. Он также интегрируется с Google Workspace, Microsoft Office, Atlassian Confluence и Jira.

Как ProjectManager помогает с рабочими процессами

Знание вашего процесса и составление схемы рабочего процесса — это только начало. Вы должны реализовать этот план и выполнить его вовремя и в рамках согласованного бюджета. Это требует прозрачности инструментов управления процессами и ресурсами, чтобы ваша команда работала с максимальной нагрузкой. ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое предоставляет данные в режиме реального времени для принятия более взвешенных решений по управлению вашим рабочим процессом.

Создавайте рабочие процессы на досках Канбан

Чтобы превратить диаграмму рабочего процесса в инструмент, который дает командам задания и прозрачность работы менеджеров, нужны доски канбан. Канбан-доски помогают визуализировать гибкие рабочие процессы, позволяя командам управлять своим невыполненным заданием и совместно планировать спринты. Менеджеры могут просматривать доску и выявлять узкие места, прежде чем они заблокируют команду, и перераспределяют ресурсы, чтобы они продолжали работать. Даже если менеджер работает с одним из других представлений проекта, таких как наша интерактивная диаграмма Ганта, все данные обновляются одновременно в рабочем процессе канбан.

Управление и отслеживание ресурсов

Диаграммы рабочих процессов показывают путь вперед для команд, но инструменты управления ресурсами помогают им работать продуктивнее. Одна вещь, которой нужно управлять, — это количество задач, которые вы назначили каждому члену команды. Наша диаграмма рабочей нагрузки с цветовой кодировкой позволяет быстро и легко увидеть, кто перегружен, а у кого слишком мало заданий. Затем вы можете перераспределять ресурсы прямо из диаграммы рабочей нагрузки и балансировать задачи своей команды, чтобы они работали с максимальной отдачей.

Отчет о прогрессе на лету

Заинтересованные стороны захотят увидеть схему вашего рабочего процесса, но по мере продвижения проекта им также понадобятся данные о его ходе. Отчеты одним щелчком мыши о задачах, времени, бюджете и многом другом могут быть отфильтрованы, чтобы отображать только ту информацию, которую они хотят, и они легко передаются в виде вложения в формате PDF или даже распечатываются, если они предпочитают получать обновления своего статуса.

Не полагайтесь на успех вашего проекта только на схемах рабочего процесса. Теперь у вас есть карта, которая вам нужна, чтобы добраться туда с помощью инструментов управления проектами, которые помогают командам сотрудничать, автоматизировать рабочие процессы и помогают вам контролировать, отслеживать и создавать отчеты о производительности. ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение, которое организует работу так, чтобы помочь вам в достижении ваших целей. Наш инструмент управления работой предназначен для работы с гибридными командами, независимо от того, где они находятся, как они любят работать или их уровень квалификации. Превратите схему рабочего процесса в интерактивный инструмент управления проектами. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно.