Как составить бюджет мероприятия

Создать мероприятие, будь то виртуальное, личное или гибридное, достаточно сложно. Необходимость составлять бюджет мероприятия добавляет еще один уровень стресса. Но это не должно быть кошмаром, если вы выполните несколько простых шагов для создания бюджета мероприятия.

Успешные мероприятия должны быть веселыми и информативными. Если вы боретесь с бюджетом мероприятия, это может негативно сказаться на всем мероприятии. Если бюджет вашего мероприятия неправильный, это еще хуже; возможно, вы не сможете платить продавцам или спикерам. Мы поможем вам избежать этих ловушек.

Что такое бюджет мероприятия?

Бюджет мероприятия – это предполагаемые затраты, связанные с проведением мероприятия. Он основан на ряде переменных, полученных в результате исследований, рекомендаций экспертов и планирования мероприятия. Все события, большие и маленькие, нуждаются в бюджете, чтобы покрыть расходы.

Бюджет мероприятия должен предусматривать все расходы, такие как аренда площадки, любое необходимое оборудование, такое как стулья, столы и т. д., а также обеспечение спикеров или участников панельной дискуссии. Затрат, конечно, больше, но они зависят от типа проводимого мероприятия.

Планирование и составление бюджета мероприятия — это первый шаг к его успешному проведению. Даже если вы организовали десятки мероприятий до того, бюджет которого составляете сейчас, всегда будут различия. Цены на вещи меняются, и существует неотъемлемый риск организации мероприятия, которое может повлиять на ваш бюджет.

Составление бюджета и управление им — одна из важнейших частей успешного проведения мероприятия. ProjectManager — это онлайн-программа, помогающая отслеживать ресурсы и затраты в режиме реального времени. Спланируйте свой бюджет на нашей диаграмме Ганта, включая все свои ресурсы и затраты, и установите базовый план, чтобы зафиксировать этот бюджет. Теперь вы можете сравнить запланированные затраты с фактическими затратами в режиме реального времени. Мониторинг расходов в режиме реального времени помогает вам оставаться в рамках бюджета. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Типы событий

Существует множество различных типов событий. От праздничной вечеринки до деловой конференции, они охватывают всю гамму от интимного до большого. Все события можно разбить на четыре основных подмножества. Каждый из них имеет схожие бюджетные требования, хотя между ними также будут небольшие или существенные различия.

Частный

Частным мероприятием может быть мероприятие, которое вы устраиваете на день рождения или годовщину вашего партнера. Но это также может быть корпоративное мероприятие или какое-то другое деловое мероприятие. Эти разнообразные мероприятия обычно проводятся только по приглашению, что означает, что только приглашенные могут присутствовать.

Корпоративный

Корпоративные мероприятия — это те, которые спонсирует компания. Они, как правило, сосредоточены на сотрудниках компании или ее клиентах. Корпоративные мероприятия можно использовать для обучения персонала или ознакомления общественности с брендом или продуктом, празднования важных событий в компании, объявления изменений в компании и предоставления возможностей для налаживания связей или проведения тимбилдинга.

Лично

Мероприятие с личным присутствием — это мероприятие, при котором участники и персонал мероприятия физически присутствуют в одном и том же пространстве. Так происходили почти все события до недавнего времени. Но даже много лет назад мероприятия можно было проводить по телефону, например, корпоративные звонки для инвесторов и журналистов.

онлайн

Онлайн-мероприятие, также называемое виртуальным мероприятием, проводится в Интернете. Его можно транслировать в прямом эфире или записать, но единственное, что нужно, — это получить доступ к нему онлайн. Технологии улучшились, и участники, организаторы и поставщики мероприятий могут взаимодействовать в режиме реального времени. Этот тип мероприятия стал настолько популярным, потому что он может привлечь большую аудиторию. Также становится обычным находить гибридные мероприятия, которые предлагают физический сайт и виртуальную платформу.

Как составить бюджет мероприятия

Как уже упоминалось, каждый тип мероприятия требует бюджета. Он может быть простым или сложным в зависимости от типа и размера мероприятия. Но потратить время на то, чтобы спрогнозировать точный бюджет, — это один из способов гарантировать, что мероприятие пройдет без сучка и задоринки.

Ниже мы разберем основные этапы создания бюджета мероприятия. Это широкий взгляд, который можно применить к любому типу событий. Естественно, будут дополнительные шаги в зависимости от типа мероприятия, которое вы создаете, но это дает вам суть.

1. Создайте план мероприятия

Первое, что вам нужно сделать, это определить стратегию вашего мероприятия. Это означает определение того, какое мероприятие вы производите, и приблизительную цифру того, что вы готовы заплатить. Это приводит к плану высокого уровня, в котором вы определяете объем проекта. Масштаб — это цели мероприятия, результаты, задачи, затраты и крайний срок. Вам нужно будет определить место проведения, спикеров, персонал, брендинг, еду, маркетинг, оборудование и многое другое. Сделав это, убедитесь, что ваши заинтересованные стороны согласны.

Связанный: Бесплатный шаблон содержания проекта для Word

2. Оцените постоянные и переменные затраты

Теперь, когда у вас есть план, следующим шагом будет прогнозирование затрат. Это означает понимание разницы между постоянными и переменными затратами и их точную оценку. Постоянные затраты также называются косвенными или накладными расходами; те, которые нельзя изменить. Например, арендная плата, коммунальные платежи и фонд заработной платы являются фиксированными расходами. Переменные затраты — это расходы, которые меняются от события к событию, включая затраты на оплату труда, материалы, необходимые для проведения мероприятия, и счета за коммунальные услуги, связанные с мероприятием. Последний также является фиксированной стоимостью, но на счет за коммунальные услуги может повлиять ваше мероприятие, поэтому он находится в обеих категориях. Знание этих затрат поможет вам составить более точный бюджет мероприятия.

3. Создайте бюджет мероприятия

Теперь, когда у вас есть детали, вы можете приступить к составлению бюджета мероприятия. Вам нужно знать, каких поставщиков вы будете использовать, место проведения мероприятия и других поставщиков услуг, чтобы составить бюджет вашего мероприятия. Создание бюджета мероприятия поможет вам отслеживать эти расходы и убедиться, что вы остаетесь в плюсе. Для этого вам необходимо отслеживать свои фактические затраты и сравнивать их с запланированными затратами на мероприятие. Ваше мероприятие, скорее всего, останется в рамках бюджета, если вы сможете собирать данные в режиме реального времени.

Какие расходы вы должны включить в бюджет мероприятия?

Мы уже коснулись некоторых расходов, которые следует включить в бюджет вашего мероприятия. Ниже приведен список наиболее распространенных, но он не является исчерпывающим. Когда вы составляете бюджет мероприятия, постарайтесь включить все. Чем больше расходов вы сможете покрыть, тем точнее будет ваш бюджет мероприятия.

Событийный маркетинг

Чтобы мероприятие прошло успешно, ваша аудитория должна знать, что, где и когда оно происходит. Эти и другие вещи покрываются вашими маркетинговыми расходами, которые могут быть связаны с электронной почтой ваших сотрудников, созданием веб-сайта или размещением онлайн-рекламы. Независимо от того, делаете ли вы традиционную или цифровую рекламу, эти затраты должны быть определены.

Расходы на персонал

Вам нужно будет нанять и нанять персонал для мероприятия. Вместо того, чтобы проходить десятки собеседований при приеме на работу, вы можете заключить контракт с агентством по временному найму персонала, которое предоставляет персонал и другие сопутствующие услуги, такие как кейтеринг.

Место проведения

Если ваше мероприятие проводится лично или онлайн, вам все равно понадобится место. Это место зависит от того, является ли мероприятие физическим или виртуальным. Например, для мероприятия с личным присутствием требуется достаточно большое пространство, чтобы вместить всех участников, поставщиков и либо переговорные комнаты, либо сцену для панельных дискуссий и основных докладчиков. Онлайн-мероприятию необходимо физическое место для записи и трансляции, что означает освещение, камеру, микрофоны и т. д.

Еда и напитки

У большинства событий есть какое-то освежение. Место проведения может предоставить это или даже временное кадровое агентство или поставщика провизии. Если нет, вам придется выяснить, чего вы хотите, и расходы, связанные с покупкой, хранением и доставкой еды и напитков.

Оборудование

Оборудование часто входит в стоимость аренды зала, но это не всегда так. Если место проведения не предоставляет оборудование или предоставляет только неполный список того, что вам нужно, вам придется искать другие места для аренды динамиков, генераторов, инструментов для потокового вещания и т. д.

Путешествия и проживание

В зависимости от места проведения мероприятия потребуется транспорт и проживание. Это может означать что угодно, от лимузина до такси. Это широкий диапазон затрат. Если люди приезжают из другого города, вы их привозите или просто размещаете? Все переменные должны быть зафиксированы, чтобы вы могли правильно добавлять затраты.

ProjectManager помогает с бюджетированием мероприятий

Необходимо следить за многими вещами, поэтому было разработано программное обеспечение для управления проектами. ProjectManager — это онлайн-программа, помогающая планировать и отслеживать бюджет мероприятия в режиме реального времени. Планирование на диаграммах Ганта помогает организовать задачи и связать зависимости, чтобы избежать дорогостоящих задержек. Вы также можете отслеживать отклонения в режиме реального времени, чтобы не выходить за рамки бюджета. Но это только начало того, как мы помогаем с бюджетами мероприятий.

Используйте онлайн-таблицы учета рабочего времени для отслеживания времени и затрат

Поскольку наше программное обеспечение находится в режиме онлайн, вы получаете обновления данных в режиме реального времени, которые помогают отслеживать время и затраты. Это держит ваше мероприятие в графике и помогает избежать перерасхода средств. Одним из инструментов, который отслеживает время и затраты, являются наши безопасные табели учета рабочего времени. Вы можете видеть, как долго каждый работает над своими задачами и каковы затраты, связанные с этим, потому что ставка оплаты также указана в инструменте. Мы не только оптимизируем начисление заработной платы, но и помогаем вам следить за ходом вашего мероприятия.

Используйте календари проекта для планирования событий

Создание мероприятия требует координации множества разных людей. Наше программное обеспечение предоставляет вам инструменты для облегчения этого процесса, позволяя каждому использовать удобные инструменты. Планируйте по диаграмме Ганта, но поставщик провизии может просматривать свои задачи в виде списка. Календарь проекта берет план из Ганта и автоматически переводит его в формат календаря, чтобы увидеть расписание и сроки.

Когда вы имеете дело с поставщиками и подрядчиками за пределами вашей компании, вам необходимо поддерживать связь со всеми. Наша платформа для совместной работы в режиме реального времени позволяет всем обмениваться файлами, комментировать задачи и отмечать других, чтобы держать их в курсе. Наше неограниченное хранилище файлов означает, что у вас также есть централизованный центр для всех ваших документов и планов, когда они кому-то нужны.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое помогает планировать, планировать и отслеживать события. Наше гибкое программное обеспечение может адаптироваться к тому, как вы хотите работать, предоставляя вам функции, необходимые для управления задачами, рисками, ресурсами и многим другим. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.