Как создавать отчеты о ходе выполнения проектов и предприятий

Заинтересованные стороны обеспокоены ходом проекта, потому что они кровно заинтересованы в его успехе. Они хотят поддерживать с вами постоянную связь и регулярно получать отчеты о том, как продвигается проект.

Способ, которым менеджер проекта может держать заинтересованные стороны в курсе, — это отчетность, в частности отчет о ходе работы. Отчет о ходе проекта звучит просто — это отчет о ходе проекта. Но от того, как он структурирован, зависит отчет о проделанной работе.

Что такое отчет о проделанной работе?

Отчет о ходе выполнения сообщает заинтересованным сторонам о том, что происходило в проекте за определенный период времени. Он показывает, идет ли проект по графику, а если нет, отчет используется для начала обсуждения того, как скорректировать бюджет и ресурсы проекта, чтобы вернуть его в нужное русло.

Таким образом, вы можете сказать, что цель отчета о ходе выполнения состоит в том, чтобы убедить заинтересованные стороны в том, что проект надежен и движется вперед, как ожидалось. Он делает это, показывая незавершенную работу, что позволяет заинтересованным сторонам делать любые запросы на изменение.

Затем эти предложения могут быть обработаны и обработаны, чтобы предотвратить любое негативное влияние на объем проекта. Руководители проектов также могут использовать отчеты о ходе выполнения как средство решения возникающих у них проблем и, таким образом, устанавливать более реалистичные ожидания для заинтересованных сторон.

Отчет о проделанной работе и отчет о состоянии

В чем разница между отчетом о проделанной работе и отчетом о состоянии, учитывая, что они оба являются средствами коммуникации и предоставляют заинтересованным сторонам важную информацию о проекте? И отчеты о ходе выполнения, и отчеты о состоянии обобщают, на каком этапе находится проект с точки зрения хода выполнения, затрат, проблем и любой другой информации, полезной для заинтересованных сторон.

Однако есть одно ключевое отличие. Отчет о ходе выполнения — это картина проекта в течение определенного периода времени, в то время как отчет о состоянии фиксирует только момент, когда он был инициирован. Отчет о ходе выполнения предлагает больший объем данных, в то время как отчет о состоянии показывает данные за определенный момент времени без более широкого контекста.

Связанный: Бесплатные шаблоны отчетов о проектах

Что должно быть включено в отчет о ходе проекта?

Отчет о проделанной работе может состоять из одной страницы или нескольких, в зависимости от глубины детализации, которую вы хотите передать. Они могут быть доставлены в виде служебной записки, в виде письма или в виде официального отчета при представлении заинтересованным сторонам.

Что бы вы ни выбрали, заинтересованные стороны захотят увидеть, где находится проект и куда он движется. Поэтому вы должны включить список задач, вех и любого достигнутого прогресса. Это приводит к более крупным целям проекта и тому, что было достигнуто с точки зрения его целей.

Обычно это структурировано по темам. То есть обычно сначала идет сводка, которая дает обзор прогресса проекта с точки зрения объема, задач и т. д. Сюда также должны входить такие элементы, как:

• Дата начала проекта, когда планируется его завершение и период, который охватывает проект
• Список членов команды и других участников проекта, а также тех, кто составлял отчет.
• Список заинтересованных сторон, которые являются получателями отчета
• Обзор содержания отчета

Далее вы сосредоточитесь на статусе проекта. Здесь вы увидите, какая работа была проделана, какая еще в процессе и что еще предстоит сделать. Она должна быть разбита на задачи и может включать в себя следующее:

• Список этапов и результатов, связанных с проектом
• График оставшихся работ и когда они будут завершены
• Любые проблемы или вопросы, которые возникли и могут повлиять на проект

Также следует упомянуть бюджет, сколько было потрачено за отчетный период и сколько осталось в общем бюджете. Обратите внимание на любые неожиданные расходы и другие аномалии.

Как создать отчет о проделанной работе?

Если вы работаете над проектом, вам придется периодически создавать отчет о ходе его выполнения в течение его жизненного цикла. Чтобы сэкономить время, хорошо использовать шаблон отчета о ходе выполнения. На нашем сайте ProjectManager есть десятки бесплатных шаблонов, связанных с управлением проектами, включая бесплатный шаблон отчета о ходе работы.

Начните с идентификации информации

Независимо от того, используете ли вы наш шаблон или создаете его с нуля, ваш отчет о ходе работы должен начинаться с основной информации о проекте. Оттуда он переходит в резюме проекта. Наш шаблон разбивает эти темы высокого уровня на пять: статус, объем, график, стоимость и риск.

Суммируйте данные

Сводка — это место, где вы можете сравнить состояние предыдущего отчета о ходе выполнения с текущим. Это дает четкое указание на то, что проект продвигается вперед, как и планировалось. Помимо этого, есть место для резюме, чтобы изучить тему более подробно.

Погрузитесь в более мелкие детали

После того, как вы определили проект и подвели итоги его общего состояния, вы можете более подробно остановиться на каждой теме. Например, список задач и их прогресс, рассмотрение любых проблем, которые могли возникнуть, и изучение вашего распределения бюджета.

Перечислите свои достижения

В нашем бесплатном шаблоне отчета о прогрессе мы заканчиваем полем достижений, чтобы зафиксировать все, что не было собрано выше. Наконец, есть поле ожидаемых достижений, которое позволяет установить ожидания для следующего отчета о проделанной работе.

Лучшие практики при составлении отчета о проделанной работе

Когда вы пишете свой отчет о проделанной работе, один из способов убедиться, что он эффективен, — это подумать о точках зрения ваших заинтересованных сторон, когда вы его пишете. Вы хотите передать, что произошло за указанный период, если что-то заблокировало этот прогресс, и что будет дальше.

Не будь универсальным

Заинтересованные стороны хотят конкретики. Они не хотят, чтобы вы вдавались в подробности о том, как вы чего-то достигли, но они хотят знать, что именно было достигнуто. Им нужны показатели, а не рассказы. Ваши ответы должны быть осмысленными и избегать ненужных деталей.

Знай частоту

То есть, если вы работаете над очень длинным проектом, заинтересованные стороны могут захотеть получать отчет о ходе выполнения еженедельно или даже ежедневно. Выясните это в первую очередь и представьте свои отчеты о ходе работы, когда заинтересованные стороны ожидают их.

Разбить его

Рекомендуется разбить отчет о проделанной работе на разделы. Это делает отчет более читабельным. Наличие заголовка раздела сообщает читателю, чего ожидать, и помогает ему ориентироваться в документе.

Пиши хорошо

Используйте ясный и простой язык; избегайте жаргона, который может запутать читателя. Вы хотите, чтобы они сразу же поняли, что вы говорите, и им не пришлось бороться с этим (или, что еще хуже, неправильно понять), что вы пытаетесь донести.

Использовать программное обеспечение

Наличие программного обеспечения для управления проектами может облегчить процесс отчетности. В зависимости от того, какой инструмент вы используете, вы можете получать данные в режиме реального времени и легко доставлять их заинтересованным сторонам. Это экономит время и предоставляет более качественные данные.

Как ProjectManager позволяет создавать отчеты о ходе выполнения

ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение для управления проектами, которое упорядочивает ваши задачи, команды и проекты. Наши функции помогут вам планировать, контролировать и составлять отчеты по каждому аспекту проекта. Наш облачный инструмент означает, что вы получаете данные в режиме реального времени для создания более точных и своевременных отчетов.

Заинтересованные стороны хотят видеть общую картину, и наши инструменты отчетности в один клик упрощают получение ими только тех данных, которые они хотят видеть. Наша функция отчетности позволяет создавать мгновенные отчеты о задачах, времени, затратах, расписаниях, отклонениях по проекту и многом другом. Кроме того, поделиться им с заинтересованными сторонами очень просто!

Чтобы получить мгновенный отчет о состоянии, используйте нашу функцию панели инструментов. Панель мониторинга в режиме реального времени постоянно собирает данные от вашей команды и автоматически вычисляет их для отображения в виде удобных для чтения показателей проекта, которые показывают процент выполнения задач, количество оставшегося времени, рабочую нагрузку команды и многое другое.

ProjectManager — это облачный инструмент, который предоставляет данные в режиме реального времени, чтобы помочь вам принимать более обоснованные решения. Руководители проектов получают прозрачность во всех аспектах жизненного цикла проекта, а команды размещаются на платформе для совместной работы, которая способствует лучшей работе. Узнайте, почему организации от NASA до Nestle используют наш инструмент, и воспользуйтесь бесплатной 30-дневной пробной версией уже сегодня.