Как форматировать электронное письмо: лучшие практики и примеры

Опубликовано: 2022-01-17

Независимо от того, отправляете ли вы электронное письмо кому-то из своей организации, менеджеру по найму, маркетинговому агентству или в рамках холодной кампании по электронной почте, форматирование имеет значение. Важно не только выглядеть профессионально, электронное письмо также должно быть легко читаемым и доносить суть ясно и лаконично. Если вы когда-нибудь задавались вопросом: «Как вы форматируете электронную почту?» мы вас прикрыли.

Как оформить профессиональную электронную почту

Вы должны форматировать любое профессиональное электронное письмо так же, как обычное деловое письмо — оставляйте пробелы между каждым абзацем и следите за любыми опечатками и грамматическими ошибками. Прежде чем мы углубимся в каждый аспект сообщения, вот несколько быстрых советов о том, как форматировать электронное письмо:

Длиннее не лучше — говорите кратко и по делу.
Избегайте использования слишком сложного языка и длинных предложений.
Убедитесь, что получатель может легко просмотреть текст, чтобы понять основную мысль сообщения.
Всегда проверяйте, прежде чем нажать «Отправить».
Если вы склонны делать опечатки, распечатав электронную копию электронной почты, вы сможете легче обнаружить ошибки, чем просматривать ее на своем экране.

Итак, каков правильный формат электронной почты? Все начинается с темы письма.

Тема письма

Обязательно указывайте тему в каждом отправляемом вами электронном письме. Если вы опустите его, шансы на то, что кто-то откроет вашу электронную почту, практически равны нулю. Строка темы — идеальное место, чтобы резюмировать причину вашего письма. Будьте краткими, простыми и информативными.

Вот несколько примеров отличных тем для профессионального электронного письма:

Заявка на [Должность] — [Ваше имя]
Относительно встречи [Дата]
Спасибо – [Название должности] интервью – [Ваше имя]
Прислал [Имя] для обсуждения [Темы]

Поздравление

Одна из худших вещей, которые вы можете сделать при написании профессионального электронного письма, — это не адресовать его конкретному человеку. Подумайте об этом: если бы вы открыли электронное письмо и оно началось со слов «Уважаемый отдел продаж» или «Уважаемое маркетинговое агентство», стали бы вы читать дальше? Возможно нет. Если у вас нет имени человека, вы, вероятно, можете найти его, проверив страницу компании в LinkedIn или позвонив на стойку регистрации компании.

Кроме того, обращаясь к кому-либо в профессиональном электронном письме, избегайте «привет», «привет» и «привет». Придерживаться более формального «Уважаемый» — всегда безопасная ставка.

Тело

В большинстве случаев вам нужно всего три коротких абзаца в профессиональном электронном письме. Иногда вам может понадобиться больше, чтобы передать все ваше сообщение, но чем короче, тем лучше. Три абзаца, которые вы должны включить:

Введение: Кратко опишите, кто вы.
Причина, по которой вы пишите: Двигайтесь по делу. Если вам нужно добавить дополнительные детали и создать больше абзацев, разбейте их на несколько предложений каждое, чтобы улучшить читаемость.
Благодарность: поблагодарите получателя за уделенное время и попросите его ответить.

Закрытие и подпись

Есть много подходящих способов закрыть официальное электронное письмо. Самое главное — избегать излишней небрежности. Вот несколько отличных способов закрыть профессиональное электронное письмо:

Искренне
С уважением
Лучший
Спасибо
С признательностью

Будьте осторожны, используя случайные фразы, такие как:

Любовь
Позже
Всегда
Ваше здоровье
Чао

После закрытия вы должны включить свою электронную подпись. Он должен состоять как минимум из вашего имени и адреса электронной почты. При необходимости вы также должны указать свой номер телефона, чтобы получатель мог связаться с вами напрямую. Кроме того, вы можете добавить ссылку на свой профиль LinkedIn, чтобы информация о вас или вашей компании была легко доступна.

Профессиональные электронные письма: шаблон для правильного формата электронной почты

Вот лучший и самый простой формат электронной почты для отправки профессионального сообщения:

Тема сообщения: Коротко, просто и по делу. Опишите свое письмо в нескольких словах.

Приветствие: «Уважаемый [Имя и фамилия]» или «Уважаемый [господин/миссис. Фамилия]"

Первый абзац: Будьте ясны и прямолинейны. В этом абзаце вы должны представиться и указать причину вашего письма. Если вы подаете заявление о приеме на работу, задаете вопросы о встрече или предлагаете продукт или услугу, упомяните об этом в первых нескольких предложениях.

Второй абзац: в этом разделе следует более подробно описать причину вашего сообщения. Если вы претендуете на работу, укажите, какую пользу вы можете принести компании. Если у вас есть вопросы, задавайте их — не болтайте. А если вы что-то продаете, будьте прямолинейны и опишите, как ваш продукт или услуга могут решить проблемы получателя.

Третий абзац: завершите свое профессиональное электронное письмо, поблагодарив получателя за уделенное время и внимание. Будьте вежливы и уважительны, но не ведите себя так, будто они ваши лучшие друзья или что вы делаете им огромное одолжение, связываясь с ними.

Закрытие: «С уважением/С уважением/Самый лучший/и т.д. [Ваше имя и фамилия]”

Подпись: [Ваше имя и фамилия]/ [Ваш адрес электронной почты]/ [Ваш номер телефона] (необязательно) / [URL-адрес вашего профиля LinkedIn] (необязательно)

Форматирование профессионального холодного электронного письма: лучшие практики и примеры

Форматирование и написание профессионального холодного электронного письма во многом следуют тем же принципам, что и обычные деловые письма, но есть несколько нюансов.

Давайте рассмотрим два наиболее распространенных формата холодных электронных писем и рекомендации, которым следует следовать:

Формат холодной электронной почты AIDA

AIDA (внимание, интерес, желание и действие) — один из самых эффективных форматов для холодных электронных писем. Вот как это выглядит:

Приветствие: «Привет [Имя]» (в холодных электронных письмах распространены более случайные приветствия, но «Дорогой» почти всегда следует использовать в официальных случаях, таких как типичное деловое электронное письмо).

Первый абзац: вместо того, чтобы представляться, как в типичном деловом электронном письме, вы хотите начать с признания проблемы, с которой, вероятно, сталкивается компания или человек, которую решают ваши продукты или услуги.

Второй абзац: Кратко представьте свой продукт и расскажите, как он может решить их проблему и какие конкретные преимущества он может принести им/их бизнесу.

Третий абзац: Здесь можно включить краткий конкретный призыв к действию. Например, «Хотите узнать, как [Продукт] может увеличить вашу [ROI/лиды/продажи/и т. д.]? Сообщите мне удобное время, чтобы запланировать персонализированную демонстрацию».

Формат холодной электронной почты BAB

BAB (before, after, bridge) — еще один мощный формат, использующий силу мотивации для запуска реакции. Вот как это выглядит:

Приветствие: «Привет [Имя]».

Первый абзац: Начните с интригующего вопроса. Например, «Что бы сделала ваша компания, если бы потенциальных клиентов стало на 200 % больше?» Следите за статистикой от одного (или нескольких) ваших клиентов, которая показывает, что ваш продукт приносит им эту пользу.

Второй абзац: Покажите им, что клиент, которого вы упомянули выше, похож по размеру и отрасли на компанию, к которой вы обращаетесь.

Третий абзац: уверенно заявите, что вы можете помочь им достичь таких же результатов. Включите призыв к действию, чтобы запланировать звонок или демонстрацию.

Ищете больше? Проверьте эти 17 эффективных шаблонов электронной почты !

Не забывайте следить!

После того, как вы освоите форматирование электронной почты, следующей важной областью, на которой следует сосредоточиться, является последующая электронная почта. Почему так важно следить за вашими холодными электронными письмами? Просто взгляните на эти две статистические данные о продажах:

60% клиентов четыре раза говорят «нет» перед покупкой. Однако 48% продавцов не предпринимают ни одной последующей попытки.
70% продавцов перестают связываться с вами после одного письма, но у вас есть 25% шансов получить ответ, если вы отправляете последующие сообщения.

Если вы не знаете, с чего начать свои последующие электронные письма, мы собрали эти 14 шаблонов, чтобы помочь вам совершить продажу.

Готовы улучшить свою игру с электронной почтой? Запишитесь на бесплатный мастер-класс по холодной электронной почте: узнайте, как форматировать, писать и оптимизировать лучшие профессиональные электронные письма, включая холодные электронные письма и последующие действия.