Как нанять виртуального помощника для вашего бизнеса

Когда вы начинаете свой бизнес, вы делаете все: выполняете заказы, отвечаете клиентам, управляете своими социальными сетями и многим другим.

Но хотя мы занимаемся предпринимательством по многим причинам, меньше времени в нашей жизни не является одной из них.

Вот почему первый «сотрудник», которого нанимают многие предприниматели в сфере электронной коммерции, — это виртуальный помощник : человек, который может выполнять повседневные задачи и процессы, важные для ведения вашего бизнеса, но не обязательно направленные на его развитие.

Виртуальный помощник — это как иметь лишнюю пару рук без найма реального сотрудника. Если вы испытываете стресс и другие «хорошие проблемы», которые приходят с успехом, возможно, вам пора подумать о найме собственного виртуального помощника и вернуть часть этих часов в свой день.

Что такое виртуальный помощник (ВА)?

Виртуальный помощник (VA) — это любая форма удаленной помощи, с которой вы заключаете контракт, чтобы передать свою рабочую нагрузку. Они могут работать в любой точке мира, иметь несколько клиентов и могут быть наняты для выполнения различных ваших повседневных задач.

Виртуальный помощник является распространенным «первым наймом» для многих предпринимателей, особенно среди онлайн-компаний, у которых нет бюджета на штатного сотрудника или времени, чтобы продолжать делать все самостоятельно.

Разница между виртуальными активами и фрилансерами или обычными работниками заключается в том, что виртуальные активы — находчивые универсалы (иногда компетентные в таких областях, как маркетинговые коммуникации или дизайн), которые выполняют задачи или рутины, а не владеют всей функцией вашего бизнеса.

И хотя они не являются постоянными сотрудниками, они предлагают доступный способ получить постоянную помощь в управлении вашим бизнесом без каких-либо дополнительных расходов на наем штатного сотрудника (плюс их услуги в качестве подрядчика часто не облагаются налогом).

Виртуальный помощник не создаст весь ваш веб-сайт, но он может помочь вам управлять частями вашего магазина. Они, вероятно, не будут писать и управлять всем вашим контентом, но они могут помочь вам с исследованиями. Они не должны брать на себя всю функцию вашего бизнеса, а должны владеть конкретным процессом или частью всей машины.

Отказ от контроля может быть трудным для предпринимателей, поэтому получение VA — идеальный способ попрактиковаться в мягких навыках управления, делегирования и найма в меньшем масштабе — все это необходимо для того, чтобы быть хорошим лидером.

Что вы можете поручить виртуальному помощнику?

В то время как виртуальные помощники часто выполняют множество административных задач, вы также можете нанять их для выполнения различных ролей, от продаж до управления социальными сетями (если вы дадите им четкие указания и инструкции).

Если это повторяющаяся рутина, вы, вероятно, можете передать ее VA. Если вы можете записать утомительный процесс на бумаге, вы, вероятно, сможете научить своего VA, как сделать это за вас.

Пока задачи или процессы представляют собой то, что разумный и находчивый человек может выполнить при наличии четких инструкций, вы, вероятно, можете нанять виртуального помощника, который возьмет их на себя.

Вот лишь некоторые из вещей, которые вы можете нанять виртуального помощника, чтобы он сделал для вас:

• Обслуживание клиентов : ответы на электронные письма и телефонные звонки от клиентов.
• Управление социальными сетями: курирование контента, ответы на комментарии и другие задачи управления сообществом.
• Исследования : поиск списка блоггеров/влиятельных лиц, к которым можно обратиться, или подбор статистики или примеров, которые можно использовать в своем контенте.
• Управление магазином : выполнение заказов, управление запасами, продажи для вас (в частности, вы можете найти VA, которые имеют опыт работы с Shopify).
• Ввод данных : учет или ввод данных из разных источников в электронную таблицу.
• Холодные звонки : совершение холодных звонков (обычно со сценарием и готовыми ответами на общие вопросы) и планирование встреч между вами и потенциальными клиентами.
• Личные поручения : покупка цветов и доставка их маме на День матери.

Из приведенных выше вариантов использования вы уже можете видеть, сколько времени потенциально может сэкономить вам виртуальная машина, если вы включите ее в свой день.

Когда стоит нанять виртуального помощника?

Как правило, вам нужно сначала запачкать руки, прежде чем передать что-либо виртуальному помощнику. Таким образом, вы узнаете, как научить их процессу, какие принципы вам нужно установить и как выглядит хорошая работа.

Тем не менее, вот некоторые из условий, при которых наем VA был бы идеальным, даже для относительно молодого бизнеса:

• Вы хорошо знакомы с процессом в своем бизнесе и чувствуете, что легко могли бы научить ему кого-то другого.
• Вы ловите себя на мысли: «Я мог бы заниматься более важными делами, если бы у меня было время».
• У вас есть доход или располагаемый доход, который можно использовать для выкупа вашего времени.
• Есть задача, которую вы находите действительно утомительной, например, обслуживание клиентов, которая не дается естественным образом для таких, как вы (например, вы интроверт и чувствуете себя истощенным после ответа на несколько электронных писем).
• Возможно, вам не потребуется помощь на полный рабочий день, а всего несколько часов в день.
• Вы уже изучили IFTTT, Zapier, Kit (бесплатный маркетинговый чат-бот Shopify) и App Store в поисках способов упростить процесс и обнаружили, что было бы проще, если бы им владел другой человек.
• Вы чувствуете себя ошеломленным новым успехом, который вы испытываете в своем бизнесе, или вы работаете с 9 до 5 и строите свой бизнес на стороне.

Как владелец магазина электронной коммерции, обслуживание клиентов, вероятно, будет первым, что вы захотите передать на аутсорсинг, когда начнете продавать в стабильном темпе. Работа с клиентами для многих является одной из самых напряженных и трудоемких задач. И чем больше вы продадите, тем больше времени это займет.

Подумайте о альтернативных издержках продолжения выполнения задачи на регулярной основе . Сколько стоит ваше время? Если вы тратите час в день, отвечая на вопросы клиентов, на что вы могли бы вместо этого потратить это время, энергию и внимание?

Вы можете отказаться от этих задач и использовать свои новые часы для получения большей прибыли и других целей — по доступной цене.

Сколько стоит виртуальный помощник?

Цены на виртуальных помощников варьируются, и обычно американские виртуальные помощники стоят дороже, чем зарубежные. Многие берут почасовую оплату. Некоторая плата за задачу или проект. А некоторые примут фиксированную ставку в течение определенного периода времени.

В большинстве случаев почасовая оплата — лучший маршрут, особенно для ежедневных задач, и вы можете отслеживать свои счета, чтобы обеспечить постоянную производительность в час.

Если вы усердны и готовы работать на международном уровне, вы можете получить отличного виртуального помощника всего за 3-10 долларов в час для такой роли, как обслуживание клиентов. Это также зависит от работы, которую вы хотите передать им на аутсорсинг. Имейте в виду, что вы, как правило, получаете то, за что платите, и всегда должны тщательно проверять любых потенциальных сотрудников.

Если вы занятый предприниматель и готовы платить более высокую ставку, вы также можете нанять удаленного «помощника руководителя», который будет вашей правой рукой и будет выполнять широкий спектр деловых и личных задач от вашего имени.

Платформа, которую вы используете для найма своего виртуального помощника, также повлияет на количество времени, которое вы тратите на управление этими отношениями, что также следует учитывать наряду с ценой.

Как нанять своего первого виртуального помощника

Не все ВА одинаковы. Как и любого другого сотрудника, вам нужно будет тщательно проверить их, и это начинается с изложения ваших потребностей и условий в должностной инструкции .

Но прежде чем написать это, убедитесь, что вы записали процесс, который хотите передать.

1. Документируйте свой процесс, прежде чем отдать его на аутсорсинг

Работать с виртуальным помощником не так просто, как объяснять по телефону, чего вы хотите, и надеяться, что они сделают это правильно. Вы можете обеспечить меньшее количество ошибок и то, что работа будет выполнена так, как вы хотите, если вы сначала задокументируете весь процесс и создадите рекомендации, которым они должны следовать.

Если это включает в себя базовую рутину, например управление аспектами вашего магазина, вы можете записывать свой экран и каждый клик, который вы делаете, когда делаете это самостоятельно, используя Quick Time или любое приложение для записи экрана.

Эта запись не только облегчает подключение кого-то еще к этому процессу, но и заставляет вас сознательно проходить каждый маленький шаг, который вам в конечном итоге придется общаться с вашим виртуальным помощником.

Для обслуживания клиентов, управления социальными сетями и других задач, где ваш виртуальный помощник будет иметь дело непосредственно с клиентами, партнерами или поставщиками, просмотрите свои прошлые ответы и создайте сценарии или «готовые ответы» для каждого распространенного сценария, например, когда клиент спрашивает о статус их заказа или хочет возмещения.

Один из ключей к эффективному делегированию полномочий — предвидеть общие препятствия и давать советы о том, как лучше действовать. Запишите их в виде условных правил: «ЕСЛИ происходит X, ТО сделайте Y».

Также подумайте об инструментах и ​​платформах, которые вы используете на протяжении всего процесса, так как гораздо проще найти виртуального помощника с опытом использования определенных приложений (например, Zendesk, Hootsuite, Facebook), чем учить кого-то с нуля.

Помните: ваша цель при любом аутсорсинге — создать для себя меньше работы, а не больше.

2. Напишите описание работы, чтобы привлечь подходящего виртуального помощника

Чтобы найти подходящего VA, вам нужно написать описание работы, которое может привлечь кого-то с нужными вам навыками и качествами. Это будет вашим первым фильтром для поиска нужного человека.

Обязательно включите:

• Масштабы вашего бизнеса (например, сколько заявок на продажу/поддержку вы обычно получаете в день).
• Приложения/инструменты, которые они будут использовать.
• Прошлый опыт, который сделает их успешными.
• Языковые требования (например, «Отличный разговорный/письменный английский», если они будут общаться с клиентами в США).
• Конкретный список задач, которые они будут выполнять для вас.
• Ключевые слова, которые могут искать потенциальные сотрудники, например «управление социальными сетями».

Не стесняйтесь адаптировать образец описания работы ниже для VA обслуживания клиентов в соответствии с вашими целями.

3. Наймите своего виртуального помощника

Хотя вы можете опубликовать свою роль виртуального помощника на традиционной доске объявлений о вакансиях, форуме или в социальной сети, обычно это того не стоит, если учесть отсутствие контроля качества или преимущества, которые вы получаете от использования платформы, созданной специально для этой цели.

Если вы впервые нанимаете виртуального помощника, особенно для своего магазина Shopify, мы рекомендуем вам использовать Upwork, чтобы найти доступную квалифицированную помощь.

Upwork также предоставляет вам инструменты, необходимые для упрощения управления виртуальными помощниками, в том числе:

• Система отзывов, обеспечивающая качество на рынке.
• Функция отслеживания времени, которая регулярно делает снимки экрана вашего виртуального помощника, чтобы держать их под контролем.
• Функция чата для обмена файлами и обратной связи.
• Простое выставление счетов и глобальные платежи.
• Соглашение о неразглашении, встроенное в их Условия обслуживания
• Платежи через службу условного депонирования, поэтому вы платите только за выполненную работу.

После того, как вы опубликовали описание своей вакансии, вы можете связаться с потенциальными клиентами или пригласить виртуальных помощников для подачи заявки на вашу вакансию и подождать, пока вы не начнете получать ответы. Убедитесь, что вы проводите собеседование со всеми потенциальными наймами через Skype или Google Hangouts, чтобы убедиться, что они подходят, прежде чем нанимать их, ищите рекомендации от прошлых клиентов и другие признаки, свидетельствующие об их прошлой работе в качестве виртуального помощника.

Управление вашим виртуальным помощником

После того, как вы наняли своего виртуального помощника и ускорили его работу с помощью созданной вами документации и установили предпочтительный канал связи (Skype, Hangouts, Slack или электронная почта), вам необходимо убедиться, что вы предоставляете только ограниченный доступ к ваш магазин, аккаунты в социальных сетях или что-то еще, что они будут использовать для выполнения своей работы.

Доверие — важная часть отношений между вами и вашим виртуальным помощником, и вы должны позволить ему заработать его своей работой. Поэтому не сообщайте им свои учетные данные для входа в свои учетные записи и по возможности выбирайте ограниченные разрешения пользователей.

4. Защитите свою информацию и учетные записи

В своем магазине Shopify вы можете добавить своего виртуального помощника в качестве учетной записи персонала с определенными разрешениями в зависимости от задач, которые им необходимо выполнить.

Большинство инструментов, которые вы, вероятно, используете, предлагают ограниченный доступ для других пользователей.

В Менеджере страниц Facebook вы можете назначить им определенную роль, чтобы они могли курировать и публиковать контент. В Zendesk или любом другом программном обеспечении для обслуживания клиентов вы можете добавить их в качестве новых пользователей с возможностью отвечать на заявки в службу поддержки. С помощью бизнес-аккаунта Paypal вы можете предоставить им определенные пользовательские разрешения, чтобы они могли совершать платежи, не сообщая им информацию о вашей кредитной карте. А в Gmail вы можете настроить делегирование электронной почты, чтобы они могли видеть электронные письма и отвечать на них от вашего имени.

Если вы осуществляете прямую поставку через Oberlo и AliExpress, вы можете предоставить им доступ к своей учетной записи AliExpress с сохраненными и готовыми к работе вариантами оплаты, отслеживая историю транзакций на предмет любого поведения, которое вам нужно решить.

Поскольку виртуальные помощники работают с несколькими клиентами, иногда с конкурентами в той же нише, разумно заставить их подписать соглашение о неразглашении . В конце концов, вы же не хотите, чтобы они раскрывали ваши секреты. Некоторые платформы, такие как Upwork, предусматривают это в своих Условиях обслуживания, но обязательно перепроверьте, прежде чем передавать своему виртуальному помощнику любую информацию, которая может быть использована против вас или конкурентами.

5. Создайте систему для их подотчетности

Трудно оценить скорость, с которой должен работать ваш виртуальный помощник, или сколько работы он должен выполнять в час. Вот почему важно обеспечить отслеживание времени.

Несмотря на то, что существуют бесплатные инструменты, такие как Toggl, а у некоторых виртуальных машин есть программное обеспечение, которое помогает им отслеживать свое собственное время, Upwork имеет надежную функцию отслеживания времени, которая также делает снимки экрана вашего виртуального устройства через определенные промежутки времени.

Хотя в идеале вы хотите, чтобы ваши виртуальные помощники функционировали независимо и без особого надзора, время от времени проверяйте их, чтобы узнать, есть ли способы упростить процесс или улучшить их работу.

Вы даже можете обнаружить, что ваш виртуальный помощник находит лучший способ выполнить задачу, чем тот, который вы прописали, или что он настолько хорошо знаком с вашим бизнесом, что начинает предлагать свежие предложения, как это мог бы сделать штатный сотрудник.

Как только ваш виртуальный помощник освоится со своими задачами, вы даже можете подумать о расширении его роли и передаче на аутсорсинг дополнительных процессов или найме дополнительного виртуального помощника для управления другим аспектом вашего бизнеса.

Другие места, где можно нанять виртуального помощника

Хотя Upwork — отличный выбор для найма VA, который может взять на себя аспекты вашего бизнеса в области электронной коммерции, существует множество других способов нанять VA, которые имеют свои плюсы и минусы.

Чтобы получить доступного по требованию виртуального помощника, который вам нужен только время от времени, вы можете использовать Fancy Hands для доступа к пулу виртуальных машин, которые могут выполнять разовые задачи. Это лучше для аутсорсинга личных поручений (назначение встреч или согласование вашего счета за телефон) или частей проекта, а не всего процесса, поскольку вы не будете получать одинаковую VA каждый раз.

Zirtual — еще один популярный вариант для выделенного виртуального помощника руководителя из США, который имеет опыт и навыки в одном или многих аспектах ведения бизнеса. Они будут стоить дороже (начиная с 398 долларов в месяц), но смогут выполнять для вас как деловые, так и личные задачи в течение месяца.

Есть также агентства и независимые виртуальные активы, которых вы можете нанять за пределами всех этих платформ, но вам, вероятно, придется самостоятельно решать множество деталей, таких как поиск хорошего инструмента для отслеживания времени и соблюдение конфиденциальности.

Учимся отпускать

Как ни странно, цель предпринимательства состоит не только в том, чтобы владеть бизнесом, но и в том, чтобы отдать как можно большую его часть, оставив части в умелых руках, чтобы ваш бизнес мог оставаться на плаву без вашего полного внимания.

Аутсорсинг может быть неестественной практикой для многих предпринимателей, которые любят контроль. Но это ключевое соображение для достижения неуловимого баланса между работой и личной жизнью, что еще сложнее, когда вы делаете все самостоятельно.

Наняв виртуального помощника, вы сможете сосредоточиться на самом важном — на развитии своего бизнеса, на отдыхе с семьей или просто на несколько минут, чтобы отдышаться.

Особая благодарность Кори Феррейре за то, что он поделился своими советами и процедурой найма виртуального помощника для помощи в управлении его магазином электронной коммерции с шестизначной суммой.