Как узнать, работают ли ваши удаленные сотрудники

Ваши удаленные сотрудники смотрят Netflix вместо того, чтобы отвечать на электронные письма? Не упускают ли они важные возможности для продаж, потому что проспали слишком поздно?

Делают ли они вид, что их работа занимает целый день, хотя на самом деле они могут сделать ее за час?

В этой статье я расскажу, как узнать, работают ли ваши удаленные сотрудники, и что делать, если нет.

Давайте начнем!

Преимущества удаленной работы

Трудно спорить с преимуществами удаленной работы.

Удаленные сотрудники, как правило, более продуктивны, эффективны и счастливы — с более высокими продажами и уровнем удержания сотрудников в организациях, в которых они работают.

Кроме того, вы экономите деньги, не платя за традиционное содержание офиса.

Однако продуктивность ваших сотрудников не гарантируется только потому, что они работают из дома.

На самом деле, по опыту работы в удаленном режиме в течение последнего десятилетия я могу сказать вам, что многие люди просто не приспособлены для удаленной работы. Без ответственности они ослабнут.

Это случалось со мной чаще, чем я хотел бы признать, и именно поэтому я создал EmailAnalytics.

Итог: вы должны выяснить, как работают ваши удаленные сотрудники.

Новый взгляд на производительность в среде удаленной работы

Производительность в удаленной рабочей среде может и должна измеряться иначе, чем в традиционной офисной среде.

В традиционном офисе мы можем приблизительно оценить производительность по тому, сколько часов человек проводит за своим столом и насколько занятым он выглядит.

Оглядываясь назад, этот подход кажется немного глупым; простое пребывание в офисе не делает вас продуктивным, и работники могут легко притворяться, что они заняты, беспорядочно нажимая и печатая. Есть также подход Джорджа Костанцы к симуляции продуктивности, притворяющийся напряженным и раздраженным, чтобы казаться перегруженным работой, когда на самом деле ему очень мало чем заняться. Есть и занятые хвастуны.

Итак, давайте представим гипотетический сценарий. Вернувшись в офис, сотрудник выполнил 10 задач за 8 часов. Дома они делают 11 дел за 2 часа, а следующие 6 часов отдыхают. Является ли этот сотрудник более или менее продуктивным, чем раньше?

Все зависит от того, как вы определяете «производительность».

Речь идет о часах работы? Или задачи выполнены?

Очевидно, что производительность не всегда так просто измерить. Но важно подумать о том, как вы хотите ее измерить — и как вы хотите определить работу для своей рабочей силы — прежде чем вы начнете решать, кто «бездельничает» во время удаленной работы.

5 способов измерить продуктивность удаленных сотрудников (+ лучшие инструменты для использования)

Существует несколько хороших способов измерения продуктивности удаленных сотрудников, например:

1. Часы работы.

Сколько часов работают ваши сотрудники? Раньше это был отличный способ измерения производительности, но в наши дни он, как правило, превосходит все остальные. Чтобы измерить количество отработанных часов, используйте одно из наших лучших приложений для учета рабочего времени.

2. Задачи выполнены.

Сколько задач ваши сотрудники закрывают? Если вы широко полагаетесь на платформы управления проектами на основе задач, это очень удобно и легко поддается количественной оценке, но не все задачи одинаково сложны. Ознакомьтесь с этим списком наших лучших инструментов управления командой.

3. Электронные письма отправлены и получены.

Один из самых удивительно надежных способов измерения производительности — измерение количества отправленных и полученных электронных писем. Поскольку многие аспекты работы так или иначе связаны с электронной почтой, это простой способ определить рабочую нагрузку каждого сотрудника и узнать, делают ли одни люди меньше, чем другие.

А благодаря EmailAnalytics (эй, это мы!), эту статистику легко измерить.

4. Активное время.

Вы также можете наблюдать за временем «активности» сотрудника, используя различные инструменты. Например, вы можете увидеть, сколько времени они находятся «в сети» в приложении для обмена мгновенными сообщениями или на платформе управления проектами. См. наш список лучших программ для отслеживания производительности сотрудников здесь.

5. Удаленный мониторинг.

Если вы хотите выйти на новый уровень, вы также можете инвестировать в полноценные инструменты мониторинга сотрудников. Эти инструменты могут позволить вам измерять подробную статистику производительности, наблюдать за активностью в Интернете и даже отслеживать такие вещи, как ввод с помощью мыши и клавиатуры.

6 признаков того, что ваши удаленные сотрудники на самом деле не работают

Стоит ли увольнять сотрудника, который проработал 39 часов вместо 40? Или объявить забастовку за пропуск одного срока?

Возможно нет. Но как узнать, где провести черту?

Все мы виновны в том, что так или иначе расслабляемся, по крайней мере, время от времени. Но это те ситуации, когда вам действительно нужно проявить заботу:

1. Некачественная или неполная работа.

Ваш сотрудник вдруг сдает некачественную или неполную работу? Например, закрывают ли они задачи, фактически не выполняя их?

Или они присылают документы с орфографическими и типографскими ошибками?

Помимо поверхностной статистики, такой как активное время или отработанные часы, если ваш сотрудник срезает углы и выполняет работу неудовлетворительно, вам необходимо вмешаться.

2. Значительное падение производительности или продуктивности.

Вы также должны быть обеспокоены внезапным падением производительности или производительности, как бы вы ни решили его измерить, особенно если нет объяснимой причины.

Например, если ваш сотрудник обычно отправляет 100 электронных писем в день, но это число падает до 40, это может быть признаком того, что что-то мешает его продуктивности.

Если количество полученных писем остается прежним, это может быть признаком ослабления (и если количество полученных писем падает пропорционально, это может быть оправдано).

3. Застой в обучении, росте или совершенствовании.

Это скорее субъективный фактор, за которым вам придется наблюдать в течение недель или месяцев. Стагнирует ли этот сотрудник с точки зрения обучения, роста или совершенствования?

Когда вы нанимаете нового сотрудника, вы обычно готовы к тому, что он будет совершать ошибки и бороться с определенными понятиями. Но вы ожидаете, что они постепенно станут лучше и будут более соответствовать опыту.

Если они не добились значительных улучшений после нескольких месяцев работы, это может быть признаком того, что они не пытаются активно продвигаться.

4. Проблемы отношения или личности.

Вы получаете много возражений, жалоб или негатива от сотрудника? Или их коллеги описывают их как трудных в работе?

Это не всегда признак того, что вы расслабляетесь, но это определенно проблема с производительностью. Мало того, что они, вероятно, не в состоянии достичь своих личных целей производительности, они могут тянуть вниз всю команду.

Если вы заметили проблемы с отношением или личностью, возможно, самое время вмешаться, особенно если вы также заметили снижение производительности или продуктивности.

5. Кажется, что они никогда не доступны, когда они вам нужны.

Мы все делаем перерывы (как и положено).

Можно отойти от компьютера, чтобы сходить в ванную, подышать свежим воздухом или приготовить перекус.

Но если ваш босс звонит вам 6 раз в день, и вы ни разу не берете трубку, это проблема. Сотрудники, которые хронически и постоянно недоступны, вероятно, не делают того, что от них ожидают.

Даже если остальная часть их производительности на высоте, об этом стоит поговорить.

6. Нарушение ответственности и обязанностей.

Ответственность и обязанности сотрудников различаются как на индивидуальном, так и на организационном уровне, поэтому здесь трудно дать объективную количественную оценку.

Но если кто-то из ваших сотрудников не оправдывает ожиданий или существенно уклоняется от своих обязанностей, важно принять меры и добиваться улучшений.

Что делать, если ваши удаленные сотрудники не работают

Допустим, у вас есть один или два сотрудника, которые бездельничают.

Они делают не так много, как раньше, или не тянут свою тяжесть на благо организации — как бы вы ни определяли эти вещи.

Как вы справляетесь с этим?

1. Поговорите.

Я рекомендую начать с простого разговора. В этой истории может быть нечто большее, чем вы думаете. Например, сотрудник может выполнять дополнительную работу, которая не отслеживается, или у него может быть временная личная проблема, которая не позволяет ему делать все возможное.

В любом случае, вы будете решать проблему прямо и сотрудничать, чтобы улучшить ситуацию.

2. Установите четкие ожидания.

Затем установите четкие ожидания. Точно определите, как и почему этот сотрудник не соответствует вашим требованиям, и объясните, как его можно улучшить. Постарайтесь быть здесь максимально объективным.

Вместо того, чтобы говорить «тебе нужно стать лучше», попробуйте дать количественную оценку, например, «вам нужно закрывать 12 задач в день» или «мне нужно, чтобы вы были доступны до 17:00 каждый день».

3. Примите меры по исправлению положения.

Установив новые показатели, начните оценивать работу своих сотрудников. Если они продолжают расслабляться или не оправдывают ваших новых ожиданий, пришло время действовать.

Настройка системы забастовок, понижение сотрудника в должности или его увольнение могут быть вариантами, в зависимости от обстоятельств.

5 советов по «разговору» с вашим удаленным сотрудником

Эти советы помогут вам добиться лучших результатов и заслужить больше уважения со стороны бездельников.

1. Сосредоточьтесь на том, что вы знаете.

Не позволяйте своим подозрениям или догадкам доминировать в разговоре. Вместо этого сосредоточьтесь только на том, что вы знаете наверняка.

Вместо того, чтобы говорить: «Похоже, вы смотрите фильмы, а не работаете», скажите: «Ваша скорость закрытия задач снизилась на 20 процентов».

Вместо того, чтобы говорить: «Вы не стараетесь», скажите: «Ваше время ответа на электронную почту на 40% больше, чем в среднем по команде». Будьте готовы доказать свои утверждения.

2. Указывайте на решения, а не на проблемы.

Насколько это возможно, сосредоточьтесь на решениях, а не на самих проблемах. Можно указать на такую ​​проблему, как медленное время отклика на электронную почту, но затем сместить акцент на ее решение.

Вместо того, чтобы твердить о том, насколько медленным является время отклика на электронную почту или о последствиях этих задержек, предложите возможности для улучшения.

Например, «Я думаю, что если ваша почтовая платформа будет открыта в течение дня, это поможет вам лучше отвечать» или даже «Что вы планируете делать, чтобы отвечать быстрее?»

3. Будьте кратки.

Вам не нужно планировать час, чтобы отругать сотрудника за то, что он не работает. В большинстве случаев вы можете вести краткие разговоры и указания.

Пока вы четко формулируете свою точку зрения и прокладываете путь к решению, вы оба можете продолжать свой день. Ни один из вас не хочет этого разговора, так что будьте кратки.

4. Будьте недвусмысленны.

Слишком многие менеджеры и руководители используют двусмысленность как инструмент, чтобы избежать конфронтации и сохранить отношения.

Хотя это может быть полезно в личных отношениях, это приводит к недопониманию и дополнительным конфликтам в профессиональных отношениях.

Вместо того, чтобы говорить что-то вроде: «Я думаю, нам всем было бы удобнее, если бы вы были более доступны», скажите: «Мы ожидаем, что вы будете доступны в чате с 12 до 3».

5. Не угрожайте.

Сотрудники должны понимать, что есть последствия для ослабления или несоответствия ожиданиям производительности. Но если вы открыто угрожаете им, они займут оборонительную позицию — и, возможно, враждебную.

Такие фразы, как «если вы не поправитесь, мне придется вас уволить» следует использовать только в крайнем случае.

Вместо этого держите свой тон позитивным и поддерживающим. Например, вы можете сказать: «Если вы хотите добиться успеха на этой должности, вам нужно более последовательно укладываться в сроки», и предоставить инструменты и ресурсы, которые помогут им в этом.

Это подразумевает необходимость улучшений без враждебного обвинения или открытой угрозы.

Итак, теперь вы знаете, как узнать, работают ваши удаленные сотрудники или нет.

Независимо от того, есть они или нет, предупредите проблему, визуализируя активность электронной почты вашей команды. Как менеджер, вы должны знать, сколько писем они отправляют и получают. Сколько времени они тратят на темы. Как быстро они обычно реагируют на новых лидов, клиентов, поставщиков и заказчиков.

Вы можете найти эти и многие другие показатели с помощью одного простого инструмента: EmailAnalytics.

Это универсальная аналитическая платформа, которая поможет вам добиться большей прозрачности в вашей организации и одновременно повысить производительность. Подпишитесь на бесплатную пробную версию сегодня, чтобы увидеть, как это работает!