Как сделать диаграмму RACI для проекта (с примером)

Чем лучше члены команды знают свои роли и обязанности, тем лучше будет работать проект. Поэтому важно сообщать о различиях ролей на ранних стадиях проекта. Но как руководитель проекта может сделать эти определения ясными и очевидными для команды?

Для этого руководители проектов используют матрицу распределения ответственности. Этот инструмент управления проектами известен под несколькими названиями, такими как диаграмма RACI, матрица RACI или шаблон RACI. Это эффективный способ убедиться, что все находятся на одной странице и понимают, что они должны делать. Последнее, что вам нужно, когда вы выполняете проект, — это путаница.

Но прежде чем мы углубимся в то, что такое матрица RACI и как ее создать, давайте посмотрим, что означает аббревиатура RACI.

Что означает RACI?

RACI означает ответственный, подотчетный, консультируемый и информированный. Каждая буква — это категория, которая используется в матрице RACI для определения ролей членов команды в проекте.

Что такое диаграмма RACI?

Как объяснялось выше, диаграмма RACI — это диаграмма управления проектом, которая используется для назначения различных уровней ответственности и ролей членам команды, которые работают над отдельными задачами и участвуют в создании результатов в проекте.

Матрица RACI — это простой визуальный инструмент, который берет каждую задачу в проекте и назначает связанные с ней роли и обязанности. Это проясняет, кто и что делает в проекте, и позволяет избежать путаницы, которая может замедлить производство и увеличить затраты.

Связанный: Бесплатный шаблон матрицы RACI для Excel

Давайте подробнее рассмотрим, что означает значение RACI для каждой из этих категорий в матрице распределения ответственности.

Ответственный

У каждой задачи должен быть хотя бы один ответственный член команды, который выполняет работу по выполнению задачи. Однако в матрице RACI может быть назначено более одной ответственной стороны.

Подотчетный

Этот член команды отвечает за делегирование работы и утверждает результаты до того, как они будут считаться завершенными. Иногда ответственный член команды также является подотчетным в таблице RACI. Но к каждой задаче должен быть прикреплен один ответственный человек, и это не всегда руководитель проекта.

Консультировался

Этот член команды рассмотрит результат, предоставляя обратную связь, которая помещает результат в контекст всего проекта или только в пределах его собственных ожиданий.

информированный

Это члены команды, которые должны знать, что происходит с выполнением задач, но не привязаны к ним с таким же уровнем ответственности, как перечисленные выше. Им можно дать общий отчет о прогрессе, вместо того, чтобы копаться с ними в сорняках.

Программное обеспечение для управления проектами с инструментами отчетности позволяет легко информировать заинтересованные стороны. ProjectManager, например, имеет панель мониторинга в реальном времени, которая дает вам общий обзор вашего проекта и хода выполнения задачи. Он идеально подходит для быстрой и точной отчетности. Попробуйте бесплатно сегодня.

Пример диаграммы RACI

Теперь, когда мы узнали об ответственных, подотчетных, консультируемых и информированных ролях и их обязанностях, давайте рассмотрим пример матрицы RACI.

Приведенный ниже шаблон RACI был создан для проекта реконструкции дома. Он показывает задачи проекта в левом столбце, а члены команды отображаются в верхней строке. Мы видим, что модель RACI позволяет назначать каждому человеку свою роль для каждой задачи.

Давайте сосредоточимся на ролях и обязанностях домовладельцев. Мы видим, что он отвечает за рассмотрение планов и их окончательную оценку, отвечает за оценку бюджета и информирует о разрешениях, подготовке площадки, а также о внешних и внутренних работах.

Теперь мы готовы научиться создавать матрицу RACI.

Как создать диаграмму RACI

Все проекты могут извлечь выгоду из четких ожиданий, обеспечиваемых использованием диаграммы RACI. Но это действительно полезно при управлении несколькими ресурсами или при наличии зависимостей между задачами.

Чтобы полностью описать процесс создания диаграммы RACI, давайте создадим проект. Мы будем использовать тот же сценарий проекта, который мы использовали для нашего примера матрицы RACI. Допустим, вы строите пристройку к своему дому, эти три шага описывают, как вы создаете матрицу RACI.

Шаг первый: определите роли

В верхней части шаблона диаграммы RACI перечислите всех людей, вовлеченных в проект. Это будет включать клиента или домовладельца, у которого строительство сделано. Затем есть архитектор, который отвечает за составление планов. Менеджер проекта контролирует весь проект от начала до конца. Есть подрядчик, который вместе со своей командой отвечает за фактическую сборку. Вероятно, будет гораздо больше субподрядчиков, таких как электрики, кровельщики и т. д., но мы сохраним нашу модель RACI простой.

Шаг второй: список задач и вех

Затем вам нужно иметь подробный список всех задач, включая вехи, и любой процесс принятия решений, который потребуется для перечисления в крайнем левом столбце. Это включает в себя такие задачи, как рассмотрение планов архитектором, оценка бюджета, получение разрешений, подготовка площадки и выполнение любых необходимых раскопок. Возможно, вам придется заложить фундамент, добавить плинтусную балку и плиту, каменную кладку, пол или крышу, двери и окна, электропроводку и сантехнику, светильники и т. д.

Шаг третий: назначьте каждой задаче роль и ответственность

Под каждым человеком в команде проекта добавьте R (ответственный), A (подотчетный), C (консультируемый) или I (информированный), в зависимости от их отношения к задачам в левой колонке. Например, архитектор будет ответственным членом команды за предоставление завершенного плана проекта, а руководитель проекта будет нести ответственность за обеспечение того, чтобы план соответствовал любым нормативным требованиям. С клиентом или домовладельцем будут консультироваться, чтобы убедиться, что планы соответствуют их спецификациям, но для большей части фактической сборки будет сообщено только о ходе строительства.

Шаблон матрицы RACI

Теперь, когда вы понимаете, как работают диаграммы RACI, и процесс их создания, вы можете использовать наш шаблон диаграммы RACI, который поможет вам начать работу.

Когда использовать матрицу RACI

Чем больше структуры, направлений и четких определений вы дадите своей проектной команде, тем лучше они смогут выполнять свою работу вовремя и без траты ценных ресурсов. Диаграмма RACI задает ожидания, поэтому каждый знает, что делает он и остальная часть команды.

Матрица распределения ответственности позволяет избежать избыточности или работы членов команды друг против друга. Задачи, роли и обязанности четко прописаны, поэтому не возникает недопонимания, кто чем занимается. Это также наполнит вашу команду чувством ответственности за свою работу и поможет понять, когда это их работа, а когда им нужно обратиться за чужим руководством.

Дополнительным бонусом является то, что эти определения устраняют большую часть личностных проблем и офисной политики, которые мешают производительности. Вы дали своей команде структуру RACI, чтобы они знали, где они стоят и где стоят другие члены команды. Команды так счастливы, и это упрощает общение. Члены команды могут оглянуться на диаграмму RACI в любое время в ходе проекта и узнать, кто за что отвечает, вместо того, чтобы отвлекать всех от того, что они делают.

Как ProjectManager помогает с подотчетностью

По сути, диаграмма RACI — это инструмент для определения ответственности проектной группы. Это ключевой шаг в управлении проектами. Но как только роли и обязанности определены, вы хотите найти способ упростить эти роли и обязанности на протяжении всего жизненного цикла проекта.

ProjectManager — это инструмент управления проектами, который необходим вам для обеспечения подотчетности членов вашей команды. Во-первых, мы упрощаем загрузку списка задач и создание проекта. Оттуда руководитель проекта может назначить каждую из задач в вашем шаблоне диаграммы RACI члену команды. У каждой задачи есть поле для комментариев, куда можно добавить указания. ProjectManager имеет неограниченное хранилище файлов, поэтому добавляйте столько соответствующих документов и изображений, сколько необходимо.

Члены команды также могут использовать задачу для общения и совместной работы с другими людьми, назначенными для выполнения задачи, или с руководителем проекта, который затем получает уведомление по электронной почте и вовлекается в беседу.

Выйдите за рамки диаграмм RACI

С помощью ProjectManager вы можете достичь гораздо большего, чем просто используя диаграммы RACI и другие статические документы. Каждый член команды может отслеживать свои задачи в разделе «Моя работа». Их задачи перечислены и могут быть отмечены как выполненные. Также указывается проект и срок выполнения. Просто нажмите на отдельную задачу и получите еще больше деталей. Члены команды могут добавлять к задаче свой собственный список дел, чтобы управлять своей работой и следить за ее выполнением.

Менеджеры проектов могут следить за прогрессом команды с помощью панели управления в режиме реального времени, которая отслеживает шесть показателей проекта, которые обновляются мгновенно, когда члены команды обновляют свою работу. Для более глубокого анализа в ProjectManager предусмотрены отчеты одним щелчком мыши, которые предоставляют подробные данные о ходе выполнения задачи, затратах и ​​рабочей нагрузке, среди прочего.

Существует страница рабочей нагрузки, которая позволяет руководителям проектов следить за тем, чтобы ни один член команды не был недораспределен или перераспределен. ProjectManager выходит за рамки матрицы распределения ответственности и помогает вам лучше управлять своими командами, принимать решения на основе данных и оптимизировать ресурсы вашего проекта в режиме реального времени.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое берет на себя роли и обязанности, определенные на вашей диаграмме RACI, и превращает их в динамический инструмент для управления командами и рабочей нагрузкой. Руководители проектов получают прозрачность в проекте, чтобы отслеживать ход выполнения и перераспределять ресурсы, чтобы члены команды не блокировались. Узнайте, как ProjectManager может повысить ответственность и продуктивность членов вашей команды, воспользовавшись этой бесплатной 30-дневной пробной версией уже сегодня.