Как сделать календарь проекта для управления проектами

Что такое календарь проекта?

Календарь управления проектом — это один из многих форматов отображения расписания проекта. В данном случае это формат, с которым мы все очень хорошо знакомы — независимо от нашего опыта в управлении проектами, мы все видели календарь. По этой причине календари проекта — отличный способ поделиться информацией о графике проекта со всеми членами команды.

Имея это в виду, календари планирования проектов немного сложнее, чем тот, который вы используете в своей повседневной жизни. Хотя их формат знаком, они включают более широкий спектр информации.

Почему важны календари управления проектами?

Есть причина, по которой мы до сих пор полагаемся на традиционный календарь. Это отличные инструменты для визуализации течения времени и составления расписания. Руководители проектов полагаются на представления календаря, чтобы проиллюстрировать расписания в удобном для понимания стиле, часто в сочетании с диаграммой Ганта, чтобы отображать информацию как можно полнее. Тем не менее, календарь планирования проекта — отличный первый шаг перед составлением графика.

Календари проектов содержат всю необходимую командам информацию о графике плана проекта в удобном для понимания формате. Требуется наметанный глаз, чтобы различить все, что показывает диаграмма Ганта, и для многих такие форматы немного утомительны. С другой стороны, календарь проекта чрезвычайно прост. Все в команде разные, и наличие календаря проекта под рукой помогает учесть их различные предпочтения.

Что находится в календаре проекта?

В календарях проектов должны быть указаны не только важные даты выполнения. Это только одна часть головоломки. Если в календаре проекта отображается только этот элемент расписания проекта, члены команды будут вынуждены ссылаться на другие документы, что может привести к путанице и ошибкам.

Вместо этого создайте календарь проекта, в котором вся информация о расписании проекта будет собрана в одном месте. Эта информация включает задачи, ресурсы, базовые планы, сроки выполнения и многое другое.

Как создать календарь проекта в ProjectManager

Правила создания календаря проекта не высечены на камне. То, как вы подходите к календарю, зависит от проекта, команды и личных предпочтений. Имея это в виду, есть несколько шагов, которые вам нужно будет выполнить для любого календаря управления проектами.

1. Создание задач. Создание задач является важной частью составления расписания любого проекта, и если вы создаете календарь проекта, скорее всего, у вас уже есть список задач. Теперь пришло время перенести эти задачи из списка в календарь управления проектами. При этом важно «конкретизировать» задачи и предоставить как можно больше деталей. Сюда входят все исполнители, ссылки, изображения, сообщения и т. д. В лучших календарях проектов вся эта информация хранится в одном месте.
2. Установите приоритеты: готовность перетасовывать задачи — очень важный элемент создания календаря проекта. Даже при самом лучшем планировании проекта не всегда все идет так, как мы думаем. Это не обязательно плохо, это просто означает, что мы должны быть готовы к разным результатам. Один из способов сделать это — установить приоритеты для каждой задачи. Установив высокий, средний или низкий приоритет, вы можете перемещать задачи без ущерба для важных результатов.
3. Просмотрите с различными фильтрами: прежде чем зафиксировать календарь планирования проекта, вам нужно просмотреть его с разных сторон. Это делается с помощью фильтров, чтобы увидеть только определенные аспекты календаря. Например, попробуйте отфильтровать свой календарь по члену команды, чтобы просмотреть рабочие нагрузки. Затем отфильтруйте по приоритету задачи, чтобы увидеть, какие элементы с высоким приоритетом находятся ближе всего друг к другу. Вся эта информация используется для принятия решений о внесении изменений в календарь для достижения лучших результатов.

Как отслеживать проекты с помощью календаря проекта

Одним из способов отслеживания проектов с помощью календаря проекта является сравнение сроков выполнения задач с ходом выполнения и оценка того, находятся ли задачи на пути к своевременному завершению. Другой способ сделать это — использовать календарь для отображения ресурсов, а также важных дат.

Использование такого календаря ресурсов позволяет легко сравнивать план с реальностью. Просто сравните запланированное размещение ресурсов с текущим состоянием этих ресурсов.

Лучшие практики для создания календаря управления проектами

Календари проектов уникальны для каждой команды. На самом деле, часть красоты календаря планирования проекта заключается в возможности настройки. Тем не менее, есть несколько важных практических правил, которым нужно следовать, чтобы не попасть в ловушки календаря проекта:

Цветовой код

Поскольку календари проектов используются так долго, люди научились использовать их по максимуму. Одним из них является цветовое кодирование. Цветовое кодирование касается не только эстетики. Речь идет о том, чтобы сделать календари проектов простыми для понимания с первого взгляда.

Если вы знаете, какие цвета что обозначают в вашем календаре управления проектами , вам не нужно читать подробности каждый раз, когда вам нужна информация. Это значительно повышает эффективность. А для визуалов и рабочих цветовое кодирование означает, что календари имеют еще больше смысла.

Рассмотрите рабочие нагрузки

Календари проекта предлагают отличный способ проверить отдельные рабочие нагрузки и внести коррективы, предоставляя вам возможность фильтровать календарь по исполнителю задачи, прежде чем назначать какую-либо новую работу. Это позволяет вам увидеть, насколько занят или свободен чей-то график. Конечно, вы можете проверить нагрузку и другими способами, но ее наличие в календаре проекта упрощает процесс. Некоторые менеджеры проектов даже выбирают цветовую кодировку своих календарей членами команды.

Независимо от того, как вы решите представлять рабочие нагрузки, вы не хотите, чтобы какой-либо член команды занимал «слишком много места» в календаре. Это указывает на то, что кто-то, скорее всего, утопает в задачах, и это может сказаться на качестве работы или даже на сроках проекта . К счастью, календари — отличный способ проверить эти детали за считанные секунды.

Создать непредвиденные обстоятельства

Очень полезно расставлять приоритеты для задач. Помимо защиты от превышения критических сроков, эти приоритеты также создают дорожную карту для планов на случай непредвиденных обстоятельств. Скорее всего, все пойдет не так, как указано на временной шкале плана проекта . Вот почему лучшие менеджеры проектов имеют планы адаптации всего календаря проекта к каждой потенциальной неудаче.

Недостаточно быть готовым только к одному сценарию. Вместо этого менеджеры проектов должны «поиграться» с календарями, чтобы наметить разные маршруты к одному и тому же пункту назначения (этим пунктом назначения является завершенный проект). Хорошей новостью является то, что онлайн-календари управления проектами упрощают этот процесс экспериментирования и позволяют пользователям опробовать столько планов на случай непредвиденных обстоятельств, сколько они могут придумать, не теряя ни одной из своих первоначальных работ.

ProjectManager имеет лучшие календари проектов

Представление календаря ProjectManager дает пользователям доступ к лучшему онлайн-календарю проектов в игре и возможность сделать его на 100% уникальным для вас. Начать работу очень просто. Просто создавайте задачи любым удобным для вас способом, будь то с помощью диаграмм Ганта, канбан-карт, списков задач или в самом представлении календаря.

Нужно задать члену команды вопрос об определенной задаче? Нет необходимости переходить к электронной почте. Просто откройте задачу и отметьте человека в комментарии.

Диаграммы Ганта

В дополнение к просмотру календаря проекта ProjectManager предлагает диаграммы Ганта, доски Канбан и списки задач, чтобы дать вам лучшие инструменты управления проектами для планирования и выполнения ваших проектов. Диаграмма Ганта позволяет вам контролировать график проекта, назначать задачи членам вашей команды, определять вехи и сотрудничать с вашей командой в режиме реального времени.

Представление календаря ProjectManager позволяет вам размещать свою работу в традиционном календаре, предоставляя всей вашей команде точку доступа для просмотра графика работы. Запустите ProjectManager бесплатно на 30 дней и узнайте, как доступ к нашим инструментам управления работой поможет добиться успеха в вашем следующем проекте.