Как управлять средой проекта от инициации до закрытия

Управлять проектом сложно. У вас есть крайний срок, который нужно уложиться, и бюджет, который нужно сохранить. И в этой узкой полосе вы должны предоставлять качественный продукт или услугу.

И это только проект! Как насчет всех тех вещей, которые могут повлиять на проект? Есть силы вне вашего контроля, которые могут отвлечь вашу работу. Есть даже проблемы, которые могут возникнуть у вашей команды или заинтересованных сторон.

Все это составляет среду проекта. Как вы живете в среде, которая влияет на вашу жизнь, так и ваш проект. Вам необходимо знать о среде проекта и быть готовым к ее влиянию на ваш проект на протяжении всего жизненного цикла управления проектом.

Что такое среда проекта?

Среда проекта — это все внутренние и внешние факторы, воздействующие на управление вашим проектом. Это вещи внутри и вне проекта, которые могут повлиять на ваш график, бюджет, командный дух и многое другое.

Менеджер проекта должен понимать среду проекта и заранее планировать управление факторами, которые могут повлиять на проект. Это похоже на управление рисками таким образом.

Думайте о среде проекта как о контексте, в котором существует проект. Есть старое выражение, которое гласит: «Контекст — это все». Любой менеджер проекта, который думает, что ему не нужно больше данных, — это менеджер проекта, который получит тяжелый урок.

Почему важна среда проекта?

При управлении проектом определение его целей, объема, бюджета и графика является второй натурой, но часто вы пренебрегаете средой управления проектом. Делайте это на свой страх и риск. Существуют факторы, которые необходимо определить и контролировать, чтобы обеспечить успешную реализацию проекта.

Например, где реализуется проект и есть ли в этом пространстве потенциальные риски? Это может быть землетрясение, ураган или даже что-то столь же простое, как плохая инфраструктура, которая затрудняет доставку ваших ресурсов на место работы.

Еще одним фактором является социальная среда. Что местное сообщество думает о проекте? Будут ли они расстроены и потенциально будут мешать вашему прогрессу? Это также может быть менее драматичным, например, демографические характеристики района, которые могут каким-то образом повлиять на план управления проектом.

Окружающая среда проекта имеет первостепенное значение. Со сбором этой информации может помочь программное обеспечение для управления проектами. ProjectManager — это облачный инструмент, который позволяет загружать в инструмент неограниченное количество документов и изображений. Организуйте их в виде списка, и они всегда будут у вас под рукой, где бы вы ни находились, в офисе или даже дома. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно!

Ключевые элементы среды проекта

Двумя основными элементами среды проекта являются внутренние и внешние факторы:

Организационная структура и организационная культура

Организационная структура влияет на то, как вы управляете проектом. Это различные системы, которые описывают, как выполняются процессы для достижения целей организации и, в свою очередь, работы проекта. Кроме того, организационная культура также влияет на то, как вы выполняете проект.

Физическая среда

Другим ключевым фактором является физическая среда. Это включает в себя местную экологию и физическую географию — погоду, ограничения доступа к объектам, коммунальные услуги, доступность местных услуг и наличие человеческих и материальных ресурсов. Это внешние факторы, так как они находятся вне контроля вашей организации.

Политическая среда

Политическая среда, в которой реализуется проект, может повлиять на то, как команда проекта взаимодействует с заинтересованными сторонами. В игре могут быть незаконные действия, такие как коррупция, различия в местной и национальной политике, изменения в политической власти или влиянии и многое другое.

Есть также культурные и религиозные вопросы, которые следует учитывать. Это может привести к изменению плана вашего проекта из-за размещения персонала на рабочих местах, праздников, допустимого рабочего времени и соображений безопасности.

Другие факторы внутренней среды проекта

Другие внутренние факторы включают инструменты, навыки и опыт вашей команды. Какова их доступность? Нужна ли им подготовка? У вас есть необходимые инструменты? Это может повлиять на скорость и эффективность проекта, а также на объем и стандарты.

К внешним силам относятся также рыночные условия, которые постоянно меняются. В зависимости от экономической ситуации у вас может не быть возможности финансировать проект. Возможна нехватка человеческих и материальных ресурсов.

Не забывайте о заинтересованных сторонах проекта. Понимание их может быть одним из наиболее важных аспектов управления средой проекта. Знайте их опыт, культуру, из которой они происходят, структуру, в которой они работают, их склонность к риску, приоритеты и т. д.

Среда проекта и жизненный цикл управления проектом

Один из лучших способов управлять средой проекта — следить за фазами проекта. Проект состоит из пяти фаз: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и контроль и закрытие. На каждом из этих этапов управления проектом необходимо учитывать среду проекта.

• Инициация проекта: на этом этапе вы определяете, является ли проект жизнеспособным. Соображения относительно среды вашего проекта включают определение потребностей ваших клиентов, выполнение технико-экономического обоснования и согласование планирования проекта с целями организации.
• Планирование проекта. Планирование проекта включает в себя создание бюджета, графика и анализ рисков (что является основным компонентом любой проектной среды). Это вы решаете, что будет делать внутренняя команда проекта, а что будет передано по контракту.
• Выполнение проекта: когда вы выполняете проект, среда проекта включает в себя ресурсы и оборудование, необходимые для выполнения задач. Команда будет следить за любыми рисками и выявлять проблемы по мере их возникновения. Любое тестирование и проверка производительности также будут происходить.
• Мониторинг и контроль: эти два действия происходят одновременно с выполнением проекта. На этом этапе среда проекта расширяется за счет включения процессов и инструментов, отслеживающих ход выполнения и производительность. О любых отклонениях от плана управления проектом будет сообщено, и будут внесены коррективы, чтобы проект не отклонялся от графика.
• Закрытие проекта: Закрытие происходит после завершения окончательного результата. Теперь свободные концы нужно связать. Среда проекта на этом этапе включает в себя управление процессом рассмотрения и принятия, урегулирование всех открытых счетов и закрытие контрактов. Затем следует обзор проекта, документирование всех извлеченных уроков и закрытие всех записей проекта.

Пример среды проекта

Давайте на минутку подумаем об условиях проекта по расширению шоссе.

1. Во-первых, проект выполняется снаружи. Вам нужно подумать о физической среде и определить, какое время года лучше всего подходит для реализации проекта — предпочтительно, когда земля не промокает от дождя и не промерзает зимой.
2. Затем следует рассмотреть политическую обстановку. Поддерживает ли штат или округ проект, и есть ли у них достаточно средств для его реализации? Существуют ли какие-либо политики или правила, которые могут повлиять на проект? Есть ли политическая добрая воля для его завершения?
3. Каково воздействие проекта на окружающую среду и пользуется ли он поддержкой сообщества? Если за проектом не стоят местные жители, может возникнуть тупик. Также могут быть проблемы с безопасностью на участке — или, может быть, предлагается, чтобы шоссе проходило по земле, которая в той или иной степени защищена.
4. Внутренняя среда проекта может включать сложность проекта и наличие человеческих ресурсов для выполнения этого плана. Это может повлиять на скорость и эффективность вашей работы. Внешняя среда, которую следует учитывать, заключается в том, поддерживают ли рыночные условия проект. Это может изменить масштаб проекта.

Среда проекта затрагивает каждый аспект проекта. Наиболее очевидные и важные проблемы зачастую труднее всего увидеть. Вот почему управление средой проекта никогда не должно восприниматься как нечто само собой разумеющееся.

Как ProjectManager помогает управлять средой проекта

ProjectManager может отслеживать и управлять средой проекта на всех пяти этапах вашего проекта. Он может собирать проектные документы и служить центральным узлом для всех проектных записей, объединяя команды на своей платформе для совместной работы, чтобы помочь им планировать, отслеживать и составлять отчеты о среде проекта, чтобы не сбиться с пути.

Планируйте от начала до конца на диаграммах Ганта

Планы проекта должны учитывать среду проекта. Диаграммы Ганта ProjectManager достаточно надежны, чтобы упорядочить все действия в вашем проекте, связать зависимости, которые могут задержать ваш прогресс, и даже установить базовый план после того, как вы создали расписание проекта. С базовым планом вы можете быстро увидеть отклонения проекта в режиме реального времени, поскольку наше программное обеспечение обновляется мгновенно, когда статус проекта регистрируется.

Получайте статус в реальном времени с помощью интерактивных информационных панелей

Получение общего представления о проекте позволяет вам видеть всю среду проекта и быстро фиксировать проблемы, чтобы их можно было быстро решить, прежде чем они негативно повлияют на проект. Интерактивную панель инструментов ProjectManager не нужно настраивать, как в облегченных инструментах, но она готова к работе, когда вы это сделаете. Он собирает данные в режиме реального времени и автоматически рассчитывает показатели проекта, которые затем отображаются в виде удобных для чтения графиков и диаграмм.

Отчеты в один клик предоставляют данные быстро

Если вам нужно более подробно изучить данные, используйте отчеты ProjectManager в один клик. Создавайте отчеты о отклонениях проекта, задачах, затратах и ​​многом другом. Все наши отчеты можно фильтровать, чтобы вы могли сосредоточиться только на той информации, которую хотите видеть. Вы можете фильтровать отчеты, чтобы показать, что заинтересованные лица также хотят быть в курсе, а затем легко поделиться с ними.

Наше программное обеспечение обладает всеми функциями, необходимыми для управления средой вашего проекта и снижения любых связанных с ней рисков, от планирования до закрытия. Получайте уведомления, инструменты управления ресурсами и канбан-доски, которые визуализируют рабочий процесс вашей команды, чтобы вы могли выявлять узкие места и быстро перераспределять ресурсы, чтобы команды работали с полной нагрузкой. Кроме того, вы получаете несколько представлений проекта, чтобы каждый член команды мог работать так, как ему удобно, и оставаться в курсе последних событий.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое организует вашу работу и повышает вашу продуктивность. Его данные в режиме реального времени помогают вам отслеживать среду проекта и принимать более эффективные решения, чтобы поддерживать ваш проект в нужном русле. Попробуйте ProjectManager бесплатно уже сегодня.