Как управлять ожиданиями заинтересованных сторон

Стейкхолдеры — это люди, заинтересованные в проекте. Они захотят узнать, как продвигается проект и запланировано ли его выполнение вовремя и в рамках бюджета. Менеджеры проектов должны управлять ожиданиями своих заинтересованных сторон.

Каковы ожидания заинтересованных сторон?

Ожидания заинтересованных сторон — это критерии, по которым заинтересованная сторона будет считать проект успешным. Обычно это комбинация вещей, от предоставления конечного продукта или услуги, отвечающей ожиданиям в отношении качества, настроенным заинтересованными сторонами, до завершения проекта в срок и в рамках бюджета.

Заинтересованным сторонам понадобятся регулярные обновления, и руководители проектов могут использовать эти презентации для заинтересованных сторон, чтобы управлять своими ожиданиями. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое имеет настраиваемые функции отчетности, которыми можно легко делиться в различных форматах, чтобы держать заинтересованные стороны в курсе событий. Легко создавать отчеты о состоянии и портфолио, а также отчеты о отклонениях, которые можно фильтровать, чтобы отображать только те данные, которые представляют интерес для заинтересованных сторон. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Почему важно управлять ожиданиями заинтересованных сторон?

Последнее, чего хочет менеджер проекта, — это чтобы заинтересованные лица прерывали свои повседневные операции по управлению проектом вопросами о ходе выполнения и расходах. Это законные вопросы, но если менеджер проекта не владеет этим разговором, это отвлечет его от основной работы над проектом и может даже поставить под угрозу план проекта.

Конечно, не все заинтересованные стороны являются клиентами. Любой, кто заинтересован в проекте, является заинтересованным лицом. Члены команды являются заинтересованными сторонами. Управление их ожиданиями укрепит доверие и улучшит отношения с командой. Это повышает мораль и производительность. Управление ожиданиями заинтересованных сторон очень важно, потому что оно ведет к бесперебойной работе проекта.

Как управлять ожиданиями заинтересованных сторон за 6 шагов

Управлять ожиданиями заинтересованных сторон может быть непросто, но это важная часть управления проектом. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы справиться с этим процессом.

1. Определите заинтересованные стороны

Прежде чем вы сможете управлять ожиданиями заинтересованных сторон, вы должны знать, кто они. Определите всех заинтересованных сторон проекта и их интересы в проекте, чтобы вы могли понять, как они связаны с проектом.

2. Наметьте своих заинтересованных сторон

После того, как вы определили своих заинтересованных лиц, используйте карту, чтобы визуализировать их отношения с проектом. Карта заинтересованных сторон состоит из четырех квадрантов: оставайтесь удовлетворенными, тщательно управляйте, отслеживайте и держите в курсе. Вы поместите каждую заинтересованную сторону в соответствующий квадрант, чтобы лучше понять, как с ними бороться.

3. Соберите ожидания ваших заинтересованных сторон

Понимание ожиданий путем опроса и получения их точки зрения, например, какие критерии они будут учитывать для успешного проекта. Эта информация поможет вам управлять их ожиданиями в течение жизненного цикла проекта.

4. Создайте документ о содержании проекта и получите его одобрение заинтересованными сторонами

В документе о содержании разъясняются границы проекта. Он установит обязанности команды и установит процедуры проверки и утверждения завершенной работы. Позвольте вашим заинтересованным сторонам просмотреть этот документ и утвердить его перед его внедрением, чтобы они понимали, как будет продвигаться проект.

5. Создайте план управления заинтересованными сторонами

План управления заинтересованными сторонами используется для определения и документирования подхода и действий по увеличению поддержки заинтересованных сторон и уменьшению любого негативного воздействия, которое они могут оказать на проект. Это включает в себя выявление заинтересованных сторон и определение уровня власти и влияния, которые они имеют на проект.

6. Общайтесь с заинтересованными сторонами на протяжении всего выполнения проекта

Когда у вас есть план, вам необходимо информировать заинтересованные стороны. Узнайте, как каждая заинтересованная сторона хочет получать обновления и как часто эти обновления. Затем вы сможете проводить презентации для каждой заинтересованной стороны по мере необходимости, чтобы поддерживать их в актуальном состоянии, будь то лично, по электронной почте и т. д.

Видео: советы по управлению ожиданиями заинтересованных сторон

Руководители проектов должны время от времени удовлетворять расходящиеся ожидания множества заинтересованных сторон. В этом видео с Дженнифер Бриджес, PMP, вы узнаете, как управлять ожиданиями заинтересованных сторон и обеспечивать их соответствие вашему проекту.

Вот несколько советов, которым должен следовать любой руководитель проекта при управлении ожиданиями заинтересованных сторон.

• Задокументируйте заинтересованные стороны: не все являются заинтересованными сторонами.Так много раз, когда проект инициируется, в организации есть разные люди, члены клиента, члены команды и партнеры-поставщики, которые пытаются оказать влияние и дать обратную связь и запросить изменения в плане проекта, и мы должны помнить, что они не обязательно заинтересованные стороны. Обычно во всех организациях, затронутых проектом, есть заинтересованные стороны, которые представлены в проекте и являются членами совета по контролю за изменениями. Но у них есть представитель, к которому они обращаются, перед которым они отвечают за организацию, так что не все являются заинтересованными сторонами.
• Обеспечьте соблюдение процесса: для менеджера проекта важно поддерживать согласованность процессов, поэтому, когда другие люди в организации, возможно, либо менеджер проекта, либо члены вашей команды, сообщают им, что существует процесс, процесс управления изменениями.Таким образом, если необходимо получить обратную связь по проекту или принять решение, необходимо пройти формальный процесс управления изменениями. Опять же, зная, что, даже если вы обеспечиваете соблюдение процесса, иногда вам приходится его настраивать, чтобы поддерживать его в актуальном состоянии и держать всех в проекте и вне проекта в курсе.
• Предоставление частых и регулярных отчетов о состоянии: у заинтересованных сторон обычно есть несколько текущих проектов, поэтому они посещают миллион встреч, у них есть миллион задач, за которые они несут ответственность, и они просматривают множество отчетов по проектам, пытаясь принять решения.Таким образом, они полагаются на вас, менеджера проекта, в вопросах документирования, управления и доставки. Вот почему так важно предоставлять отчеты о состоянии часто, регулярно, в актуальном виде и в формате, подходящем для ваших заинтересованных сторон. Помните, что руководители требуют другого уровня статуса, чем члены команды. Членам команды может потребоваться более подробная информация о своей задаче, руководителям может потребоваться дополнительная информация об общем статусе проекта и состоянии проекта.
• Задавайте вопросы: затем регулярно касайтесь базы и задавайте вопросы заинтересованным сторонам.Свяжитесь с ними снова, поддерживайте постоянный контакт и касайтесь базы и скажите: «Как дела, что вы думаете о проекте?» «Оправдывает ли он ваши ожидания?» Таким образом, задавая вопросы, вы можете увидеть, что их беспокоит, вместо того, чтобы идти на исполнительную встречу, и вы будете последним, кто узнает, что вы столкнетесь с чем-то, что упустила ваша команда или вы, как руководитель проекта.
• Развеять мифы: Поскольку у стейкхолдеров есть несколько проектов, происходит так много всего, что им трудно уследить, есть разные люди внутри проекта, вне проекта, которые предоставляют информацию, и вот откуда рождаются мифы.Там, где люди делают предположения и ложные утверждения о вещах, поэтому важно постоянно развеивать эти мифы и заставлять людей говорить правду о том, что на самом деле происходит в проекте.

Таким образом, мы считаем, что это унция предотвращения, которая сэкономит вам фунт лечения для согласования ожиданий ваших заинтересованных сторон и на правильном пути. Следуйте этому простому совету, и вы оправдаете ожидания заинтересованных сторон. Более того, вы закрепите эти ожидания в расписании, соответствующем вашему проекту. Спасибо за просмотр!

Бесплатные шаблоны управления заинтересованными сторонами

Чтобы помочь в управлении заинтересованными сторонами, в ProjectManager есть бесплатные шаблоны управления заинтересованными сторонами. ProjectManager — это онлайн-центр для всего, что касается управления проектами, включая еженедельные блоги, обучающие видеоролики и бесплатные шаблоны управления проектами для Excel и Word. Вот пара, которая может помочь в управлении заинтересованными сторонами.

Шаблон анализа заинтересованных сторон

Используйте наш бесплатный шаблон анализа заинтересованных сторон для Excel, чтобы определять заинтересованные стороны и управлять ими. Бесплатный шаблон фиксирует имена, должности и контактные данные, а также уровень их влияния и многое другое.

Шаблон карты заинтересованных сторон

Карта заинтересованных сторон наглядно показывает, как вы будете управлять каждой из заинтересованных сторон. Разместив свои заинтересованные стороны на нашем бесплатном шаблоне карты заинтересованных сторон для Excel, вы сможете отобразить уровень заинтересованности и влияния каждой из них.

Если вы ищете инструмент, который поможет вам соответствовать ожиданиям заинтересованных сторон, подпишитесь на наше программное обеспечение прямо сейчас на ProjectManager.