Как спланировать мероприятие: этапы планирования мероприятия, советы и контрольный список

Нужно знать, как спланировать мероприятие? Если вы планируете большое мероприятие, такое как конференция, мы можем помочь вам успешно создать, структурировать и составить план вашего мероприятия. В этом блоге вы найдете все, что вам нужно учитывать при планировании мероприятия, включая шаги по планированию мероприятия, советы и простой в использовании контрольный список.

Что такое план мероприятия?

План события определяет, как событие будет выполнено. В нем рассматриваются все компоненты мероприятия, такие как даты начала и окончания, бюджет, место проведения, маркетинг, участники и многое другое.

Масштабы и сложность плана мероприятия могут варьироваться в зависимости от масштаба мероприятия, но основные проблемы остаются прежними. У большинства из нас есть некоторый опыт планирования мероприятий, будь то дома, на работе или в своем сообществе. В этой статье давайте сосредоточимся на крупных событиях.

Планирование мероприятия

У большинства из нас есть некоторый опыт планирования мероприятий, будь то дома, на работе или в своем сообществе. В этой статье давайте сосредоточимся на крупных событиях.

Конференция — это распространенный тип крупных мероприятий, поэтому для целей управления мероприятиями давайте поговорим о конференции TEDx, в которой мы участвовали, чтобы проиллюстрировать, как планировать мероприятие. Этот пример является хорошим сценарием для объяснения структуры и проблем планирования большого мероприятия, а также преимуществ планирования мероприятия с помощью программного обеспечения.

Ключевые элементы планирования мероприятий

Первое, на что следует обратить внимание при планировании мероприятия, — это дата. Это якорь, который не может измениться. Вы также захотите оценить количество участников. Это будут два важнейших элемента, которые помогут проинформировать другие аспекты планирования вашего мероприятия.

Давайте разберем другие компоненты для настройки события. Они кратко изложены ниже:

• Событие: Во-первых, вы, конечно же, должны запланировать какое-то событие. Это событие потребует ряда обязанностей, связанных с его операциями, юридическими и бухгалтерскими обязанностями.
• Бюджет: оцените все расходы на ваше мероприятие и создайте бюджет. Ваш доступный бюджет будет влиять на многие решения по управлению мероприятием, такие как место проведения, методы маркетинга и рекламы и т. д.
• Место проведения: мероприятие должно где-то проходить, и это включает в себя управление логистикой, еду и напитки, а также декор.
• Маркетинг: после того, как вы выбрали место, вам нужно начать привлекать к нему людей с помощью маркетинговой программы, которая может включать веб-сайт, социальную кампанию, электронную почту и печатную работу.
• Реклама: рука об руку с маркетингом идет реклама. Это может быть реклама на радио, телевидении, в газетах и ​​журналах.
• Волонтеры: крупному мероприятию нужна большая команда людей, чтобы запустить его и провести без сбоев. Это означает волонтеров, что означает составление контрактов, определение их ролей, организацию встреч и составление графиков.
• Спикеры: у вас должен быть основной докладчик или группа докладчиков, чтобы привлечь аудиторию. Это будет включать контракты, кураторов для отбора талантов, программу, биографию и репетиции.
• Спонсоры: Все это стоит денег, а бюджет большого мероприятия обеспечивают его спонсоры. Это снова будет включать контракты, маркетинг и логистику.
• Производство: Производство будет включать в себя заключение контрактов, поскольку вы работаете над созданием аудиовизуальной записи заседаний, а также звуковой и видеотрансляции во время мероприятия.
• Сцена: Мероприятие проходит в определенном месте, и на этом месте находится сцена, на которой будет представлено само событие. Обычно это включает в себя проектор, экран, микрофоны, подключение к Интернету, батареи, кабели и многое другое.
• Участники: Не забывайте о людях, которые придут на мероприятие! Вам понадобятся сообщения, чтобы информировать их о событиях, процессах оплаты для сбора сборов, электронных письмах, чтобы оставаться на связи, направлениях, бейджах и точках доступа.

Связанный: Бесплатный шаблон плана мероприятия

Этапы планирования мероприятия

Что ж, мы только что многое изучили при планировании мероприятий, так что давайте разобьем эти советы на конкретные шаги. Эти шаги по планированию мероприятия приведут вас к успеху. Давайте продолжим с нашим примером конференции.

• Шаг 1. Определите цели и задачи вашего мероприятия
• Шаг 2. Соберите свою команду
• Шаг 3. Установите бюджет мероприятия
• Шаг 4. Выберите дату и место проведения
• Шаг 5. Выберите динамики
• Шаг 6. Маркетинг событий и реклама
• Шаг 7. Проведите свое мероприятие

Когда вы разбиваете свой план мероприятия на управляемые шаги, весь процесс кажется намного менее сложным. Тем не менее, есть еще несколько вещей, которые следует учитывать при составлении плана мероприятия.

Советы по планированию мероприятий

К сожалению, всегда будут переменные, которые вы не можете контролировать, такие как погода, задержки доставки, технические трудности и другие возможные путаницы. Как указывалось ранее, вы не можете изменить дату вашего мероприятия, поэтому вы должны быть максимально готовы к любым рискам или проблемам, которые могут возникнуть в день вашего мероприятия.

Контрольный список планирования мероприятия

При планировании мероприятия нужно многое учесть, поэтому важно иметь список всего, что вам нужно включить в свой план управления мероприятием. Ниже приведен общий контрольный список планирования мероприятий, который поможет вам начать работу. Чем больше вопросов вы зададите, тем лучше будет ваш чек-лист. Не стесняйтесь добавлять свои собственные уникальные обязанности и задачи.

Цели и задачи

• Какова причина существования вашего мероприятия?
• Какие цели предполагается достичь этим мероприятием?
• Каковы цели получения дохода?
• Какова ваша целевая аудитория?
• Сколько человек будет присутствовать?
• Взимается ли плата за покупку билетов и какая она?
• Где проводится мероприятие?
• Создайте расписание событий.

Бюджет мероприятия

• Прикиньте, какие будут затраты.
• Если вы проводили подобные мероприятия, используйте и скорректируйте старый бюджет в качестве базового плана.
• Какое программное обеспечение для продажи билетов и регистрации будет использоваться?
• Завершение спонсорских взносов.
• Установить цену билета.

Дата и место проведения

• Когда состоится мероприятие?
• Имейте резервную дату на случай возникновения проблем.
• Есть ли лучшее место для мероприятия?
• Соответствует ли место предполагаемому количеству посетителей?
• Определите необходимую инфраструктуру: Wi-Fi, вместимость, ванные комнаты, магазины и рестораны и т. д.
• Наймите ресторатора.
• Закрепите необходимое оборудование.
• Каковы ваши потребности в безопасности?
• Вам нужны разрешения, лицензии или страховка?
• Создайте вывески для мероприятий и план коммуникаций для участников.

Компьютерные колонки

• Исследуйте потенциальных спикеров.
• Составьте список соответствующих спикеров.
• Создайте презентацию для спикеров.
• Шаг динамиков.
• Завершите выбор спикера, получите биографию и фотографии, организуйте поездку и проживание.

Спонсоры

• Составьте список спонсоров и то, что вы можете им предложить.
• Узнайте, есть ли спонсоры, сотрудничающие с подобными мероприятиями.
• Обратитесь к потенциальным спонсорам.

Веб-сайт

• Подписание дизайна.
• Обновите сайт или создайте уникальный.
• Убедитесь, что сайт может обрабатывать ожидаемый трафик.
• Иметь сайт, оптимизированный для мобильных устройств.

Маркетинг событий и реклама

• Каковы ваши сообщения?
• Координируйте свои действия с цифровыми инструментами и социальными платформами.
• Добавьте мероприятие в онлайн-календари.
• Мероприятие Market с сообщениями в блогах и другими рекламными акциями, такими как видео и онлайн-реклама.
• Отправляйте напоминания всем сторонам за месяц или два до даты мероприятия.

Завершение, последние шаги

• Расписание
• Кейтеринг
• Спикеры и сценарии
• Место проведения
• Оборудование
• украшения
• Контракты

Pro-Tip: Координировать и планировать нужно очень много, поэтому существует реальная потребность в программном обеспечении для управления проектами, которое имеет подходящие функции для управления мероприятиями. Он предоставляет общий портал, где вы можете отслеживать расходы и задачи с помощью автоматических оповещений. Он также предлагает платформу для общения и совместной работы, которая снижает потребность в ненужных электронных письмах. Программное обеспечение собирает все ваши файлы в одном месте и упрощает групповую отчетность, повышая эффективность и снижая нагрузку.

Как ProjectManager помогает при планировании мероприятий

ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое идеально подходит для планирования мероприятий. У нас есть инструменты для организации всех частей ваших мероприятий, от управления поставщиками до рекламных акций.

Наше программное обеспечение для планирования поможет вам отслеживать все элементы, составляющие план вашего мероприятия. Мы уже показывали вам нашу онлайн-диаграмму Ганта, но мы также предлагаем списки задач и доски канбан для выполнения вашего плана мероприятий. Перемещайте задачи из столбца в столбец по мере совместной работы со своей командой. Выявить узкие места и успеть все к мероприятию легко.

Кроме того, табели учета рабочего времени упрощают выставление счетов за все ваши мероприятия. Их можно отправить и утвердить нажатием клавиши. Наше программное обеспечение также предлагает различные представления, от списка до календаря и даже доски канбан, которая помогает вам визуализировать рабочий процесс, чтобы продолжать выполнять задачу.

Воспользуйтесь бесплатной 30-дневной пробной версией ProjectManager и узнайте, как она может связать все нити вашего мероприятия в красивый бант.

Подробнее о планировании мероприятия

Планирование мероприятия может быть сложным. Есть много мячей, которые нужно держать в воздухе. Если вышеперечисленное слишком сложно для того, чтобы сразу его переварить, вы можете начать с нашего шаблона плана мероприятия и понаблюдать за одним из наших экспертов по планированию. Дженнифер Бриджес, PMP, имеет многолетний опыт и использует его, чтобы научить вас основам планирования мероприятий в этом коротком видео.

Вот скриншот для справки.

Спасибо за просмотр!

Транскрипция:

Сегодня мы поговорим о том, как спланировать мероприятие. Что ж, большинство из нас так или иначе участвуют в планировании мероприятия, будь то дома, на работе или в обществе.

Но сегодня я хочу сосредоточиться на более крупных событиях. Так что подумайте о конференциях. Итак, пример, которым я собираюсь поделиться сегодня, — один из самых забавных, в которых я участвовал, — конференция TEDx.

Итак, я хочу поговорить о структуре и макете. Я хочу рассказать о некоторых проблемах, которые вы можете обнаружить в событиях, о некоторых вещах, которые мы предприняли для их решения, и о том, как программное обеспечение действительно помогло нам.

Итак, прежде всего, при планировании события есть несколько компонентов событий. Так что я просто возьму это на высоком уровне. Так что на высоком уровне у нас проходит мероприятие. Так что речь идет о том, о чем сериал, о любых операциях, юридических и бухгалтерских.

Затем мы говорим о месте проведения. Таким образом, мы должны спланировать все, что касается местоположения, логистики этого места, еды, напитков и украшений.

Потом поговорим о маркетинге. Итак, у нас есть веб-сайт, и у нас есть социальные сети, электронный маркетинг, любые виды печати. А еще у нас есть реклама. Мы использовали радио и телевидение, газеты и журналы.

А потом нам нужно было спланировать волонтеров, что тоже было большой работой. Итак, у нас были контракты, и мы должны были распределить роли и обязанности, и мы должны были спланировать наши встречи и график работы и любую контактную информацию.

Затем у нас были спикеры для мероприятия TEDx. Таким образом, мы должны были придумать контракты для этого. Нам пришлось пройти через кураторство и найти спикеров, проверить их и поработать с ними, чтобы изложить их программу, получить их биографию и провести репетицию.

Потом у нас появились спонсоры. Итак, опять же, у нас были контракты с ними, любое маркетинговое обеспечение, которое им нужно от нас, и нам нужно от них, любые материалы, которые им нужны, планирование логистики для их прибытия и установки.

Потом у нас было производство. Опять же, больше контрактов. И продумывать и планировать аудио и видео, и их было несколько компонентов.

Затем нам нужно было установить сцену. Итак, на TEDx вы знаете, что сцена очень важна и к ней предъявляются самые разные требования. Так что нам пришлось настроить сцену в соответствии с требованиями, включая их проекторы, экраны, микрофоны и интернет, любые батареи и резервные копии, а также всевозможные кабели.

А еще были участники. Таким образом, общение с посетителями, получение их платежей, отправка им электронных писем, предоставление им направлений, значков и любого вида доступа.

Так что было больше, чем это, но это просто масштаб высокого уровня. Таким образом, вы можете видеть, что это становится сложным с событием. Все разные вовлеченные люди, волонтеры, спикеры, спонсоры, посетители, заинтересованные стороны и поставщики, вы можете себе представить, насколько это сложно.

Таким образом, мы столкнулись с несколькими проблемами, например, дата события не смещается. Так что, если что-то случится, или пойдет под откос, или пойдет не так, эта дата не может сдвинуться. И в большинстве случаев, так что, если вы проводите конференцию, эта дата действительно не может измениться. Так что это также приносит уровень стресса.

И просто огромное количество людей, с которыми вы имеете дело. Даже если вы имеете дело с небольшим мероприятием, все равно есть проблемы из-за большого количества людей. Кроме того, есть переменные, которые находятся вне вашего контроля. Так что подумайте о погоде, о различных видах ненастной погоды, будь то снег или дождь, или о чем-либо, что может повлиять на это событие.

И тогда может быть доставка различного оборудования или еды или напитков. Если это не появится вовремя, тогда будут большие проблемы. Вы должны продумать все виды планов. А потом заказывать микс-апы. Так что подумайте о том, чтобы заказать разные маркетинговые материалы, еду или другие вещи, и это окажется неправильным.

А тут всякие виды связи. Видите ли, опять же, если подумать об общении со всеми разными типами людей, это просто много проблем.

Итак, что мы сделали, так это заложили структуру и основу, поток процессов, а затем также внедрили программное обеспечение для управления проектами, которое очень помогло, потому что его преимущества заключаются в том, что оно помогает предоставить общий портал для всех участников.

Они приходят туда, чтобы получать обновления в режиме реального времени о том, что происходит. Это также позволяет отслеживать задачу и стоимость. Затем вы можете настроить оповещения, когда, возможно, задачи выполнены или когда они опаздывают, а затем, когда определенные вещи должны быть оплачены или они опаздывают.

Кроме того, очень ценно общение и сотрудничество. Так что нет ничего хуже, чем просматривать столько электронных писем, чтобы копаться и находить информацию. Так что, если кто-то отправил вам что-то, файл или что-то подобное по электронной почте, это просто помогает в совместной работе и общении через этот общий портал.

Затем он также предоставляет центральный репозиторий для ваших файлов. Это могут быть маркетинговые документы. Это могут быть контракты. Это могут быть счета-фактуры. Так что у них все в порядке.

И затем это также позволяет для командной отчетности. Так что, будь то ваши добровольцы или некоторые из ваших партнеров-поставщиков, это позволяет людям сообщать в режиме реального времени. Это также позволяет повысить эффективность всего мероприятия и всех его участников, а также значительно снижает уровень стресса.

Итак, как вы можете видеть по структуре, как этот инструмент управления проектами может помочь.

А если вам нужен инструмент, который поможет вам спланировать ваше мероприятие, подпишитесь на наше программное обеспечение прямо сейчас на ProjectManager.com.

(Это сообщение обновлено в декабре 2019 г.)