Как проводить групповые собрания: советы и рекомендации

Что такое собрание команды?

Собрание команды — это запланированное мероприятие, на котором люди, участвующие в проекте, собираются вместе и обсуждают темы, связанные с этой работой. Встречи бывают разных форм, но наиболее эффективными из них являются повестка дня, созданная руководителем группы, в которой излагаются темы для обсуждения. Секретарь записывает протокол собрания, который является кратким изложением обсуждения. Также могут быть элементы действий, то есть задачи, которые необходимо выполнить до следующей встречи.

После встречи начинается настоящая работа. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое помогает планировать, управлять и отслеживать эту работу в режиме реального времени. Наши надежные диаграммы Ганта объединяют ваши действия в задачи с датами начала и окончания, связывают все четыре типа зависимостей задач, чтобы избежать задержек, и устанавливают базовый план, чтобы вы могли отслеживать ход выполнения в режиме реального времени. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Неформальные встречи команды

Неформальное собрание команды — это просто случайная встреча, на которой члены команды могут обменяться идеями. Несмотря на то, что должна быть повестка дня, чтобы не сбиться с пути, эта повестка дня более скудна, и, скорее всего, нет презентаций или других вопросов, требующих дополнительной подготовки.

Официальные встречи команды

На другом конце спектра — официальные встречи. Опять же, повестка дня рекомендуется для всех собраний, но на официальном собрании это более продуманная и продуманная структура. На официальных встречах, таких как встречи по проектам, обычно будут презентации и даже выступления перед группой. У них также могут быть более строгие правила в отношении того, кто может говорить и когда, в отличие от неформальных встреч, которые более свободны с точки зрения приличия.

Почему собрания команды важны?

Есть много причин для проведения командных собраний. Хотя ими можно злоупотреблять и у них плохая репутация из-за того, что они тратят время впустую, когда они работают с повесткой дня и сосредоточены на предоставлении информации или получении обратной связи, они могут быть исключительно полезными.

Совещания команды, прежде всего, являются каналами связи, по которым такая информация, как план действий, распространяется среди большой группы людей. Это, как правило, более эффективно, чем служебная записка, которую люди могут не прочитать или просмотреть, и предоставляет форум для вопросов, чтобы убедиться, что всем понятно, что обсуждается.

Это отличный способ сплотить команду с помощью ледокольных вопросов и мероприятий, которые помогают всем узнать друг друга и создать такие связи, которые способствуют сотрудничеству и, в свою очередь, продуктивности. Собрания команды также помогают определить роли и обязанности каждого члена команды, чтобы они знали, что они должны делать и кому они подчиняются или задают вопросы, если у них есть какие-либо вопросы.

Советы по проведению групповых собраний

Как уже упоминалось выше, встречи могут быть проблематичными. Они отвлекают людей от их работы, могут заставить команду чувствовать, что они тратят впустую время, которое можно было бы лучше использовать для выполнения своих задач, и часто людям просто нравится слушать, как они говорят. Но командные собрания слишком важны, чтобы их игнорировать только потому, что они могут сойти с ума. Следуйте этим советам, и у вас будут быстрые и продуктивные групповые встречи, от которых выиграют все.

Определите цель собрания вашей команды

Перед встречей убедитесь, что причина встречи ясна. Если вы не можете сформулировать цель встречи в одном-двух предложениях, то, возможно, для встречи нет причины. Скорее всего, для встречи есть причина, и ваша работа как руководителя группы — четко определить ее.

Создать повестку встречи

Как только у вас появится цель встречи, вы можете приступить к составлению повестки дня. Повестка дня – это список вопросов, которые будут обсуждаться на собрании. Это не должно быть слишком долго. Встреча проходит наиболее успешно, когда она сосредоточена на одном или, самое большее, на нескольких взаимосвязанных вопросах.

Используйте деятельность ледокола

Чтобы встречи были успешными, в них должны участвовать все. Использование ледокола, чтобы с самого начала вовлечь людей в какой-нибудь интересный вопрос или занятие, окупится, когда вы доберетесь до сути встречи, а также это отличный способ улучшить командную работу.

Напишите протокол встречи

Как отмечалось выше, секретарю поручено вести протокол собрания. Это может быть назначенная должность или чередующиеся обязанности, но это важнейшая часть успеха собрания. В протоколе встречи фиксируется то, что обсуждалось во время встречи, но только важная информация. Протокол собрания не подробный, а одно или два предложения.

Определите действия после собрания вашей команды

Протокол встречи должен заканчиваться пунктами действий, которые, как обсуждалось ранее, представляют собой задачи, которые команда должна выполнить перед тем, как собраться на следующую встречу. Эти действия должны быть четко поняты всеми до того, как собрание прервется.

Бесплатные шаблоны, которые помогут вам проводить групповые собрания

Чтобы помочь вам с вашей следующей встречей, ProjectManager предлагает несколько бесплатных шаблонов, которые вы можете скачать прямо сейчас. Наш сайт представляет собой онлайн-центр для всего, что касается управления проектами, с блогами, обучающими видеороликами и, конечно же, бесплатными шаблонами управления проектами для Excel и Word. Вот несколько советов, которые помогут вам провести следующее собрание команды.

Шаблон протокола собрания

Наш бесплатный шаблон протоколов собраний для Word упрощает настройку и проведение собраний. Он собирает все данные, необходимые для успешной встречи, от присутствующих до выводов и времени следующей встречи.

Шаблон плана действий

Покидая собрание, убедитесь, что вы заполнили наш бесплатный шаблон плана действий для Excel. В нем перечислены все действия, решенные во время встречи, с приоритетом, тем, кто назначен для выполнения работы, график и многое другое.

Шаблон трекера задач

Чтобы убедиться, что вы выполняете свои действия вовремя, используйте наш бесплатный шаблон отслеживания задач для Excel. В нем перечислены все ваши задачи, даже зависимые, а также вы можете расставить приоритеты, установить продолжительность, а затем отслеживать статус, чтобы убедиться, что вы соблюдаете свое расписание.

Проекты предполагают встречи на каждом этапе жизненного цикла проекта. В этом видео с ведущей Дженнифер Бриджес, PMP, вы узнаете четыре отличных совета по улучшению совещаний проектной группы.

Видео: передовой опыт групповых совещаний

Проекты предполагают встречи на каждом этапе жизненного цикла проекта. В этом видео с ведущей Дженнифер Бриджес, PMP, вы узнаете четыре отличных совета по улучшению совещаний проектной группы.

Мы надеемся, что вам понравились эти советы для более эффективных совещаний команды проекта. Спасибо за просмотр!

4 шага, чтобы провести отличное командное совещание

Для тех из вас, кому нравится методология, считайте, что это метод PCFW при проведении собрания. Что это значит? Подготовьтесь, общайтесь, помогите и, во что бы то ни стало, подведите итоги. Давайте поговорим о каждом из четырех ключевых элементов. Во-первых, в подготовке есть цель и подготовка к цели встречи. Почему вы проводите эту встречу, кто должен быть там, почему они должны быть там, что они должны были подготовить заранее, что вы, как руководитель проекта, должны подготовить заранее?

1. Подготовьте

Цель. Опять же, зная, кто должен быть там, почему они там, принимают ли они решения, должны ли они там вносить свой вклад и зачем они вам там нужны. А потом реквизит. Как вы собираетесь организовать и провести встречу? Вам нужен реквизит, вам нужен ноутбук, вам нужен ЖК-проектор, вам нужны флипчарты, вам нужны доски, маркеры, вам нужны ручки и бумага? Что вам нужно, чтобы люди могли использовать, а вы, чтобы облегчить встречу? Вы когда-нибудь появлялись на сайте, и у вас не было необходимых материалов или материалов, которые должны были быть там? Вы, как руководитель проекта, можете это подготовить.

2. Общайтесь

Второй ключевой элемент, «Общение», — это предварительное общение с людьми. Пригласив их на встречу, повестку дня, сообщив им, когда они должны быть там, почему они должны быть там и за пять минут. Сообщите людям заранее, чтобы они знали и могли подготовиться по своему графику, помня, что у других людей тоже есть графики, поэтому дайте людям знать заранее, чтобы они могли заранее подготовиться, собрать вместе то, что им нужно, чтобы прийти, и, возможно, спросить любые вопросы. Возможно, свяжитесь с вами или другими членами команды раньше.

Так пусть они знают, что на повестке дня. О чем мы будем говорить? Возможно, они также захотят пригласить других людей и дать вам возможность сказать: «Да, это здорово, но мы действительно не хотим, чтобы они присутствовали на этой встрече».

3. Содействовать

Сопровождение встречи. Мы все видели такое, когда ситуация выходит из-под контроля, это может быть 20- или 30-минутная статусная встреча, короткий звонок или стоячая встреча, которая превращается в двухчасовую драку. Мы не хотим этого. Мы хотим убедиться, что все вовремя и по теме.

• Своевременность: убедитесь, что ваша команда придерживается графика встречи.Если у вас есть разные вопросы на повестке дня, зная, сколько времени вы собираетесь потратить на это, и вы, как руководитель проекта, фактически помогаете уложиться в это время. Таким образом, люди останутся с вами заинтересованы, вы не потеряете доверие, и люди будут знать, когда им следует покинуть собрание. этот предмет.
• По теме: при проведении групповых собраний важно оставаться в теме.Есть другие люди, у которых есть другие планы, которые попытаются захватить ваше собрание и использовать его в своих целях, так что вы должны способствовать этому и оставаться в теме. Если кто-то поднимает тему, которой нет в вашей повестке дня, она может быть важной, но может не соответствовать цели встречи. Важно поставить это на стоянку и в конце дать людям знать, что с ними будут делать.

4. Завершение

И последнее, но не менее важное: подведение итогов. Мы все были на тех собраниях, которые затянулись, поэтому все просто спешат уйти оттуда, поэтому они уходят, точно не зная, что делать и каковы следующие шаги. Важным моментом на этом этапе является завершение действий и следующих шагов. Какие пункты следует оставить выполненными в конце, кто должен это сделать и когда они должны это сделать? Затем, затем зная следующие шаги. Сообщите людям, когда вы снова встретитесь или какие решения необходимо будет принять.

Это четыре ключевых элемента метода PCFW и способы более эффективного проведения собраний, чтобы, возможно, вы не ушли с головной болью, и члены вашей команды тоже.

Я надеюсь, что вы нашли их полезными, и если вам нужны какие-либо дополнительные советы, инструменты или методы для проведения ваших совещаний, приходите и посетите нас в ProjectManager.