Как упорядочить действия в проекте

Каждый подсознательно создает последовательность действий в своей повседневной жизни. Мы планируем еженедельные походы в магазин, убираемся в доме, выполняем поручения — список можно продолжить. Таким образом, мы все знакомы с базовыми навыками управления проектами.

Когда мы можем идентифицировать последовательные действия в нашей повседневной жизни, гораздо легче обнаружить их в контексте сложного проекта. Итак, давайте определим последовательные действия с точки зрения того, что мы все делаем, и узнаем, как мы можем связать это с управлением проектами.

Что такое последовательные действия?

Последовательные действия — это задачи или обязанности, которые должны быть выполнены или, по крайней мере, начаты по порядку. Например, если вы готовите спагетти, вы должны сначала наполнить кастрюлю водой, затем вскипятить воду, а затем добавить макароны. Эти три действия напрямую связаны между собой, и они должны выполняться именно в такой последовательности, чтобы в результате получилась приготовленная паста.

Какова цель последовательной деятельности?

Готовите ли вы гипотетический ужин из спагетти или планируете строительство нового здания, вам нужно будет выполнить действия, чтобы достичь цели.

Возникает вопрос: действительно ли имеет значение, в каком порядке выполняются эти действия, если конечный результат один и тот же? Ответ – твердое да! Даже если два действия могут быть запущены одновременно, одна последовательность гораздо более логична и эффективна, чем другая.

Пример последовательности действий

Вернемся к аналогии со спагетти. В этом случае вы должны довести воду до кипения, прежде чем начинать измельчать чеснок. Конечно, измельчение чеснока перед кипячением воды не испортит блюдо, но таким образом вы максимально используете свое время и энергию.

Давайте разовьем эту аналогию дальше и применим ее к тому, как шеф-повар управляет кухней. В этом случае каждое блюдо представляет собой задачу, состоящую из действий. Когда кто-то заказывает определенное блюдо, для выполнения задачи необходимо выполнить действия.

Сложность заключается в том, что одновременно выполняется несколько разных задач, а это означает, что одновременно выполняется еще больше действий. Если вы не будете осторожны, необходимые действия для одной задачи могут помешать действиям для другой.

Когда вы применяете эту концепцию к крупномасштабному проекту с большим количеством ресурсов и ограничений, последовательность действий превращается из выгодной в абсолютно важную. Итак, как именно вы подходите к последовательности действий?

Как упорядочить действия для проекта

Чтобы упорядочить действия, вы должны определить взаимосвязь между этими действиями. Есть много разных способов сделать это, но сегодня мы рассмотрим метод построения диаграмм приоритета:

Метод построения диаграмм приоритета использует тип сетевой диаграммы, чтобы показать действия, которые должны быть выполнены, как они связаны и в какой последовательности должна выполняться работа. Этот метод иллюстрирует эти вещи, представляя действия с помощью блоков (или узлов) и зависимостей с помощью стрелок, соединяющих их.

Шаги последовательности действий

На первый взгляд метод построения диаграмм приоритета может показаться сложным, но на самом деле его можно разбить на несколько простых шагов. Предположим, у вас уже есть список действий, и начнем с него.

1. 1. Определить атрибуты действия: при упорядочивании действий у вас должны быть все сведения о каждом действии. Вы должны быть организованы и отслеживать эти детали. Определение атрибутов действия включает в себя присвоение имени каждому действию, присвоение ему номера, написание краткого описания и т. д. Для каждого действия должны быть определены и отмечены все одинаковые атрибуты, чтобы точно упорядочить их. Эта работа ногами имеет все значение.
   2. Определите ограничения: любая задача будет иметь ограничения — то, что ее ограничивает. Это могут быть деньги, рабочая сила, время и ряд других вещей. Как и в случае определения атрибутов деятельности, знание — это сила, и определение всех возможных ограничений — единственный способ упорядочить действия таким образом, чтобы не нарушить эти ограничения.
   3. Идентификация зависимостей: для точной последовательности действий правильная идентификация зависимостей является, пожалуй, самой важной частью процесса. Не зная точно, как связаны задачи, невозможно правильно их упорядочить. На самом деле, не зная зависимостей задач, слишком легко неправильно запланировать задачи и обречь весь проект на провал.

Эти отношения также можно назвать зависимостями, которых существует четыре различных типа.

1. 1. 1. • Finish-to-Start (FS): в зависимости Finish-to-Start задача A должна быть завершена до того, как можно будет начать задачу B.
         • Finish-to-Finish (FF): в зависимости Finish-to-Finish задача A должна быть завершена до того, как может быть завершена задача B.
         • Start-to-Finish (SF): в зависимости Start-to-Finish задача B не может быть завершена до того, как начнется задача A.
         • Start-to-Start (SS): в зависимости Start-to-Start задача B не может начаться до того, как будет запущена задача B.

Лучшие практики при последовательности действий

Хотя создание последовательности действий может показаться довольно интуитивным, существуют определенные рекомендации, которым следует следовать:

Создайте полный список задач перед последовательностью действий

Когда вы работаете над проектом, по пути естественным образом возникают новые неожиданные задачи. Но лучший способ начать последовательное действие — это работать со всей информацией, которая у вас есть на данный момент. Даже если вы знаете, что какая-то задача, вероятно, вызовет еще больше задач в будущем, не стесняйтесь включать ее в свой список задач. Действия по секвенированию начинаются как наилучший возможный черновик и в процессе корректируются.

Учитывайте нагрузку вашей команды

Вы должны определить ограничения при определении последовательности действий. Одним из часто упускаемых из виду ограничений является индивидуальная рабочая нагрузка и время члена команды. В сутках ограниченное количество часов, и столько человек может иметь на своей тарелке одновременно. Если вы не будете помнить об этом, это может привести к неудачам, выгоранию и тому, что деятельность займет гораздо больше времени, чем ожидалось.

Знайте разницу между обязательными и дискреционными ограничениями

Чтобы точно определить последовательность действий, вы должны иметь в виду, что существует не только один вид. Обязательные ограничения и дискреционные ограничения очень разные, и оба должны быть идентифицированы. Обязательные ограничения являются конкретными, и их нельзя обойти. Дискреционные ограничения, с другой стороны, являются гибкими, и члены команды могут выбирать их при планировании проекта.

Не пренебрегайте ограничениями задач

Как вы понимаете, пренебрежение ограничениями задач — одна из самых пагубных ошибок, которые вы можете совершить при определении последовательности действий. Но не менее важно учитывать треугольник управления проектами. Этот треугольник состоит из трех наиболее важных ограничений: объем, время и стоимость.

Последовательность действий — очень сложный процесс, и нетрудно забыть о более широких ограничениях всего проекта. Помня об этих вещах, можно решить, будет ли проект успешным или провальным.

Как ProjectManager помогает с последовательностями действий

Чтобы обеспечить правильную последовательность всех ваших задач с соответствующими зависимостями, мы рекомендуем вам использовать программное обеспечение для управления проектами. ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение для управления проектами, которое позволяет создавать, детализировать и упорядочивать действия, а также просматривать эти действия так, как это лучше всего подходит для вашего проекта.

С нашими онлайн-диаграммами Ганта вы можете в полной мере воспользоваться мощными функциями последовательности проектов. Все, что вам нужно сделать, это загрузить свои задачи, а затем запланировать задачи в соответствующем порядке с помощью диаграмм Ганта и временных шкал. Просматривайте зависимости задач, сведения о назначенных лицах, статусы задач и многое другое из одного центра. И, если вам нужно изменить последовательность действий, просто перетащите.

Отчетность по вашему проекту для заинтересованных сторон также упрощается с помощью мощных инструментов отчетности одним щелчком мыши, которые могут создать подробный отчет по проекту за считанные секунды. Кроме того, если вам нужен быстрый обзор с высоты птичьего полета, вы можете использовать панель мониторинга, чтобы просмотреть данные проекта в виде четких и красочных диаграмм.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое дает менеджерам проектов инструменты для управления последовательными задачами, связывания зависимостей задач и отслеживания хода выполнения с помощью встроенной отчетности. Члены команды получают платформу для совместной работы, чтобы работать более продуктивно. Узнайте, как мы можем помочь вам в управлении вашим следующим проектом, воспользовавшись нашей бесплатной 30-дневной пробной версией.