Как оставаться продуктивным: 6 советов по эффективной работе

Независимо от того, работаете ли вы из дома или вернулись в офис, оставаться продуктивным может быть непросто.

И это не только из-за бесчисленных отвлекающих факторов, с которыми мы сталкиваемся ежедневно, или из-за все более короткой продолжительности концентрации внимания современного человека. Эффективная работа требует организационных навыков, дисциплины и правильной мотивации.

Кроме того, каждый человек уникален. Некоторые из нас более активны по утрам, другие — ночные совы; некоторым нужно вдохновение, другие просто берутся за дело и работают; некоторые инициативны и самомотивированы, а другие нуждаются в помощи извне для организации своего процесса.

Проще говоря, универсального рецепта продуктивной работы не существует.

Однако существуют различные методы, которые вы можете попробовать, чтобы повысить свою продуктивность и найти собственный баланс.

В этой статье мы предлагаем 6 проверенных советов по повышению эффективности работы, которые можно использовать в повседневной жизни. Вы можете смешивать и сочетать их, чтобы найти то, что обеспечивает наилучшие результаты для вас, чтобы вы нашли идеальное уравнение производительности на рабочем месте.

1. Не переусердствуйте с изменениями

Прежде всего, не спешите пробовать все новые идеи сразу. Иногда даже незначительное изменение может иметь большое значение. В противном случае вы можете перегрузить себя и рискуете оказаться еще менее продуктивным, чем раньше.

Возьмите это медленно.

Попробуйте методы, которые кажутся наиболее близкими к вашему текущему повседневному рабочему процессу, организации и/или личности.

Например, вы можете избавиться от небольшой, но устойчивой привычки, которая отвлекает вас и мешает завершить рабочий день.

Кроме того, дайте любым изменениям некоторое время, прежде чем решить, эффективны они или нет. Около двух-трех месяцев обычно достаточно, чтобы преодолеть первоначальный стресс и посмотреть, дает ли новый подход результаты. Это может показаться долгим, но помните — привычки трудно сформировать и сломать.

Независимо от того, работает ли изменение для вас или нет, после того, как период тестирования прошел, вы можете, если хотите, попробовать другой подход.

Однако имейте в виду, что когда дело доходит до эффективности работы, даже малейшее изменение потенциально может нарушить вашу рутину. Пока вы не привыкнете к этому и не увидите, действительно ли это дает результаты, ваша продуктивность может пострадать.

Во избежание каких-либо вопросов и недоразумений лучше сообщить о своих намерениях своему непосредственному руководителю. Важно согласовать свои действия с общим рабочим процессом.

2. Ставьте реалистичные цели

Хотя это кажется очевидным, иногда все мы склонны заходить слишком далеко в надежде, что сможем выйти за пределы своих возможностей и достичь недостижимых целей.

Конечно, нет ничего плохого в том, чтобы установить планку немного выше вашей зоны комфорта и бросить себе вызов. Это действительно может вдохновить вас на достижение большего и показать, что вы способны на большее, чем вы думали.

Однако регулярная постановка нереалистичных целей может серьезно снизить вашу продуктивность.

Если вам не удается завершить свой список дел на ежедневной, еженедельной и/или ежемесячной основе, в определенный момент вы, вероятно, начнете чувствовать себя неудачником.

В результате вместо того, чтобы работать более эффективно и продуктивно, вы можете подорвать свою уверенность, подорвать рвение и лишить мотивации. Вы даже можете получить синдром самозванца и страдать от эмоционального выгорания.

Чтобы избежать этого, при планировании своей деятельности рассмотрите возможность использования системы целей SMART.
SMART означает конкретный, измеримый, достижимый, реалистичный и ограниченный во времени.

Это простой инструмент, который позволяет вам расставить приоритеты, оценить свои ресурсы и наметить продуктивный курс действий.

Лучшее в этом подходе то, что он может быть одинаково эффективен не только в организациях с небольшими задачами. Вы также можете применять его в долгосрочном планировании и бизнес-стратегии, независимо от уровня вашей ответственности и роли в компании.

3. Пересмотрите многозадачность

Последние несколько десятилетий прославили многозадачность и сделали ее жизненной целью занятых профессионалов.

Однако правда в том, что очень мало — если вообще есть — людей, которые действительно могут эффективно работать в режиме многозадачности.

Тем не менее, большинство из нас пытаются протолкнуться и жонглировать несколькими задачами, пока либо не провалят их все, либо не достигнут посредственных результатов. В конце концов, мы можем оказаться измученными, напряженными и разочарованными. Мы ведь не хотим, чтобы наша производительность была едва ли выше, чем была бы, если бы мы подходили к каждой задаче индивидуально, не так ли?

Берясь за задачи по одной, вы сможете лучше сконцентрироваться, уделить им должное внимание и добиться наилучших результатов, не напрягая себя.

В результате в конце каждой задачи у вас остается достаточно энергии, чтобы сконцентрироваться на следующей.

Кроме того, всем нам знакомо это прекрасное чувство, когда вы, наконец, можете отметить пункт в своем списке дел, не так ли? Побаловать себя!

4. Расставьте приоритеты в своем списке дел

Вместо того, чтобы пытаться работать в режиме многозадачности, каждое утро расставляйте приоритеты в своих ежедневных обязанностях и начинайте с самого важного. Эта задача часто может быть самой трудной, сложной, трудоемкой и/или неотложной целью на день.

Как только вы уберете это с дороги, вы не только получите мгновенное чувство выполненного долга и удовлетворения. Вы также можете продолжить свой день с более легким сердцем, потому что худшее позади.

Кроме того, когда вы знаете, что отметили самое важное в своем списке дел, все остальное кажется немного проще.

Конечно, это не означает, что, выполнив эту задачу, вы можете похлопать себя по спине и на этом закончить.

Продолжайте выполнять остальные задачи, возможно, оставив самые легкие напоследок, пока вы работаете со всеми запланированными элементами. Если вы столкнулись с заминкой и/или застряли, подумайте о том, чтобы оставить задачу на некоторое время и вернуться к ней позже.

Такой подход может хорошо работать не только в вашем ежедневном расписании, но и в недельном и даже ежемесячном планировании.

5. Позвольте себе делать перерывы

Перерывы позволяют перезагрузить мозг, восстановить мотивацию и перераспределить время.

Когда вы слишком долго сосредотачиваетесь на задаче, вы становитесь подавленным. Следовательно, вместо того, чтобы прогрессировать, чаще всего вы оказываетесь в тупике.

Если вы не устанавливаете для себя перерывы, рано или поздно ваш мозг начнет делать это за вас. В результате ваша продуктивность пострадает еще больше, потому что вы будете продолжать пытаться двигаться вперед только для того, чтобы застрять в середине собственных страданий.

Обычно это приводит к разочарованию, неуверенности в себе и/или даже отчаянию.

Отличный способ внести перерывы в свой распорядок дня — попробовать технику Помидора. В нем вы используете таймер для чередования работы и перерывов через заданные промежутки времени. Например, вы можете установить от 20 до 45 минут работы с последующим 5- или 10-минутным перерывом.

Даже если для выполнения поставленной задачи требуется больше времени, вам следует подумать о том, чтобы придерживаться графика перерывов в работе. Это позволит вам продолжить занятия со свежими силами и ясным умом после перерыва.

Кроме того, в зависимости от типа вашей работы, рассмотрите возможность заполнения перерывов занятиями, которые отвлекают вас от рабочего места.

Например, если вы работаете за письменным столом, вытяните ноги и сделайте небольшое упражнение. Ваша работа связана с физическими нагрузками? Обязательно время от времени садитесь или ложитесь. Если вы проводите свой день на собраниях, наслаждайтесь тишиной. Если вы работаете в изоляции, позвоните другу, чтобы поболтать.

Смысл в том, чтобы разбить свою рутину другим занятием, которое отвлечет вас от работы. В результате, когда вы вернетесь к нему, у вас появится свежий взгляд и новые силы.

Звучит просто, и тем не менее, это может творить чудеса с вашей производительностью и эффективностью работы.

6. Не устраняйте отвлекающие факторы — организуйте их

Избавиться от отвлекающих факторов и вредных привычек легче сказать, чем сделать. Иногда их убийство может создать слишком много разочарований и повредить производительности, а не улучшить ее.

Лучший способ избежать этого — поместить их в свои рамки и установить границы для себя.

Подумайте о выборе таймфрейма — желательно в ту часть дня, когда вы обычно наименее продуктивны. Далее посвятите его исключительно занятиям, которые чаще всего отвлекают вас от работы.

Например, предположим, что вы зависимы от социальных сетей (ну разве не все мы?)

Если вам не хватает дисциплины и вы не сдерживаете себя, вы можете тратить часы дня на проверку телефона. Это может нарушить рабочий процесс и снизить эффективность, потому что очень трудно сосредоточиться.

Однако, в зависимости от того, для чего вы используете социальные сети, полное их отключение может заставить вас чувствовать себя одиноким, дезинформированным и отставающим от обновлений и тем, которые вам небезразличны.

Чтобы избежать этого, вы можете назначать перерывы в социальных сетях в течение дня и строго ограничивать время, которое вы тратите на них на работе. Таким образом, вы будете знать, что идет исправление, и не будете отвлекаться от своей работы, даже если вы слышите, как отчаянно пингуются уведомления. Однако, конечно, лучше их максимально ограничить, не хочется слишком сильно себя испытывать.

Кроме того, вы можете использовать приложение Digital Balance, чтобы отслеживать привычки использования вашего устройства и устанавливать использование экранного времени.

Даже если ваши отвлекающие факторы не цифровые, вы можете использовать этот метод, чтобы сдержать их. Таким образом, вы можете значительно улучшить свои рабочие привычки и концентрацию.

Нижняя линия

Оставаться продуктивным и работать эффективно важно не только для вашего профессионального роста и развития, но и для вашего психического здоровья.

С одной стороны, если вы постоянно отвлекаетесь, откладываете дела или просто не играете, вы, как правило, теряете уверенность и мотивацию. Это может повлиять на то, как вы относитесь к своей работе и как вы относитесь к себе. Не говоря уже о том, что в конечном итоге это может даже привести к тому, что вы потеряете работу.

С другой стороны, если низкая эффективность является результатом чрезмерной нагрузки на себя, это может привести к стрессу, беспокойству и даже выгоранию.

Оптимизируя свою рабочую культуру, распорядок и процесс, вы можете быть уверены, что максимально эффективно используете свой рабочий день, не оказывая негативного влияния на свое самочувствие.

Все, что вам нужно сделать, это найти правильные методы, которые принесут вам наилучшие результаты, и сделать их привычкой.