Как использовать Slack, чтобы ваша удаленная команда оставалась продуктивной и вовлеченной

Пытаетесь понять, как использовать Slack?

Хороший. Это того стоит.

Популярность Slack, которая насчитывает более 10 миллионов активных пользователей в день , говорит сама за себя. Фактически, платформа теперь является основным продуктом удаленной работы, поскольку все больше и больше команд полагаются на Slack как на свой универсальный центр связи.

И хотя на первый взгляд Slack может показаться просто приложением для чата, платформа может похвастаться целым рядом функций, позволяющих экономить время, чтобы поддерживать продуктивность и вовлеченность команд.

В этом руководстве мы расскажем, как использовать Slack для бизнеса.

Что такое Slack?

Начнем с основ.

Slack — это инструмент для совместной работы и управления проектами. Платформу можно использовать в браузере или как собственное приложение на настольных и мобильных устройствах.

Пользователи общаются в каналах, обозначенных определенными хэштегами. Например, у маркетинговой команды могут быть отдельные каналы для #content-writers, #SEO и #design.

В каждом канале пользователи могут отмечать друг друга на основе их @дескрипторов. Затем начинается самое интересное.

Что касается того, как использовать Slack для общения, ваши возможности практически безграничны. Например, Slack — отличная альтернатива электронной почте или билетам проекта. Наличие таких сообщений, обращенных вперед, создает чувство подотчетности и прозрачности, поскольку команды могут отслеживать свое общение из точки А в точку Б, пока проблема не будет решена.

Slack также можно использовать для неформального общения. Отмечаете новый контракт или день рождения? Хотите скинуть несколько мемов или .GIF? Действуй.

Пользователи могут изменять свой статус доступности в течение дня, чтобы сигнализировать коллегам, когда они готовы поговорить, а не когда они заняты серьезной работой.

Короче говоря, Slack служит местом, где коллеги всегда могут быть «на связи». Это обеспечивает более своевременную альтернативу общению исключительно по электронной почте, а также воссоздает офисный кулер старой школы.

Почему же Slack так популярен среди удаленных команд?

На первый взгляд Slack может показаться не таким уж особенным.

В конце концов, существует множество чат-приложений (например, Teams, Google Meet), которые служат той же цели.

Популярность Slack можно свести к его широкому использованию среди стартапов и притоку миллионов новых пользователей во время COVID-19. В начале пандемии предприятия по умолчанию использовали несколько приложений, чтобы адаптироваться к новообретенной «нормальности» удаленной работы.

А для командного чата Slack стал победителем. Приложение испытало всплеск новых пользователей в разгар COVID-19, и многие с тех пор решили остаться с платформой в долгосрочной перспективе.

Возможно, самым большим преимуществом Slack являются сторонние интеграции. Если есть бизнес-приложение или инструмент, на который вы полагаетесь, есть большая вероятность, что он имеет интеграцию со Slack.

Трелло. Гугл Диск. Внешний вид. Вы называете это, Slack интегрируется с ним.

Еще одним ключевым отличием Slack от других чат-приложений является разнообразие ботов платформы, многие из которых ориентированы на повышение производительности и улучшение корпоративной культуры. Например, популярный бот Donut предназначен для оптимизации адаптации новых сотрудников и помощи им в налаживании отношений в удаленной обстановке.

Общая цель использования такой платформы, как Slack, — полностью заменить электронную почту (или, по крайней мере, уменьшить зависимость команд от электронной почты).

Зачем использовать Slack вместо электронной почты? Время.

Хорошо задокументировано, что многие работники тратят часы в день на свои почтовые ящики. Платформа сокращает ненужные обмены сообщениями, объединяя уведомления по электронной почте в папку «Входящие» в режиме реального времени вместе с вашим командным чатом. Например, вы можете запланировать и поделиться идентификатором собрания Zoom непосредственно в Slack, не переключаясь между ссылками входящих сообщений и приглашениями.

Как большинство удаленных компаний используют Slack?

Нет двух команд, использующих Slack одинаково, но конечная цель одна и та же: дать командам место, где они могут оставаться на связи, не тратя время на свои почтовые ящики или жонглируя кучей приложений.

Ниже приведены три конкретные цели для удаленных компаний, пытающихся понять, как использовать Slack:

1. Оптимизируйте задачи и документируйте внутреннюю коммуникацию между работниками
2. Поощряйте своевременное, открытое общение и корпоративную культуру сотрудничества
3. Поддерживайте продуктивность сотрудников с помощью приложений и интеграций

Платформа — отличное место, где команды могут обсуждать идеи и следить за статусом любого конкретного проекта. Например, творческие удаленные команды могут запросить обратную связь или доработать часть контента. Вот пример того, как использовать Slack для управления проектами (с Trello), чтобы сделать именно это:

Между тем, повышение вовлеченности сотрудников — одна из самых больших проблем управления удаленной командой. Slack может помочь в этом отделе благодаря множеству ботов для вовлечения и инструментам опроса, позволяющим собирать мозги сотрудников.

Вот пример использования Polly, который предоставляет работникам анонимное место для обратной связи и ответов на вопросы менеджеров.

И снова цель Slack — убедиться, что сотрудники остаются продуктивными. Это еще одна проблема удаленных команд, где сотрудники независимы и отслеживание отдельных задач может быть проблемой.

Вот пример того, как инструмент отслеживания времени, такой как Timebot.chat, который дает работникам возможность отслеживать свои повседневные задачи, блокирует время и выделяет то, над чем они работали.

Это просто снимок того, как использовать Slack в качестве удаленной команды. Ваши предпочтительные приложения и рабочие процессы могут отличаться, но вы все равно можете использовать платформу.

Как использовать Slack: советы и лучшие практики

Хотя Slack сам по себе довольно интуитивно понятен, использование платформы в полной мере означает понимание ее лучших практик. Вот несколько быстрых советов, как убедиться, что ваша команда использует Slack осмысленно.

Выберите свои каналы

Slack вашей компании не должен быть бесплатным для всех случайных каналов. Вместо этого обсуждения должны быть ограничены каналами, основанными на целях вашей компании в отношении платформы.

Например, есть ли у каждой команды место, куда можно ходить туда-сюда? Есть ли место, где можно выразить обеспокоенность всей компании? Вы хотите ограничить мемы и забавный бизнес одним каналом?

Не существует «правильного» способа настроить каналы Slack. Конечно, эта свобода может быть немного пугающей. Для начала вот несколько примеров рекомендуемых каналов , выделенных самим Slack.

• #Объявления
• #Случайный
• #АМА (спроси меня о чем угодно)
• #Компания-культура
• #Ящик предложений

Опишите ожидания

В отличие от социальных сетей, некоторые критики рассматривают Slack как потенциальную трату времени для сотрудников, которая на самом деле может привести к снижению производительности.

Кроме того, явление «слабой усталости» и стресс от назойливых пользователей на платформе могут способствовать выгоранию на рабочем месте.

Важно подчеркнуть ожидания от использования Slack в вашей команде. Это поможет избежать пустой траты времени, а также обеспечит содержательную и продуктивную дискуссию.

Короче говоря, команды не должны рассматривать его просто как место для общения. Мы рекомендуем собственное руководство Slack по адаптации вашей компании , чтобы убедиться, что ваша команда находится на правильном пути с самого начала.

Воспользуйтесь всеми преимуществами интеграции

Если вы используете Slack для бизнеса , вы избалованы выбором интеграций, которые вы можете использовать. Это включает:

• Инструменты управления проектами (Trello, Asana, Jira)
• Инструменты для видеоконференций (Zoom, RingCentral)
• Календарные приложения (Google Календарь, Outlook)
• Программное обеспечение для совместной работы (Google Диск, Box)
• Инструменты вовлечения сотрудников (OfficeVibe, TINYpulse)

Например, посмотрите на Slack G-Suite для Slack. С помощью единой интеграции вы можете управлять своими собраниями…

… и загружать файлы, чтобы поделиться с остальной частью вашей команды.

Но опять же: цель Slack — экономить время. Может показаться заманчивым втиснуть в платформу как можно больше приложений и интеграций, но сначала постарайтесь придерживаться наиболее часто используемых.

Продвигайте позитив

Это может звучать банально, но это определенно стоит упомянуть.

Ваши коллеги не должны бояться открывать какой-либо конкретный канал Slack. Будь то обратная связь или просьба, подчеркните важность поддержания позитивного и конструктивного общения.

Нет никаких сомнений в том, что круглосуточная связь с вашей командой может быть потенциально стрессовой. Чтобы бороться с этим, поощряйте членов вашей команды следить за своим тоном, а также не бойтесь раскрывать свою индивидуальность. Slack — это блестящий инструмент для создания команды и совместной работы, если команды понимают, как к нему подходить.

На этом мы завершаем наше руководство по использованию Slack!

Готовы начать работу со Slack?

Хотя концепция изучения любой новой платформы может быть головной болью, начать работу со Slack проще, чем вы думаете.

Независимо от того, каким бизнесом вы занимаетесь, Slack может сплотить вашу команду, а также поддержать ваши более важные бизнес-цели. Мы рекомендуем его практически всем, кто хочет больше работать, особенно специалистам по социальному маркетингу.

И так же, как выяснение того, как эффективно использовать Slack, позволяет вашей команде работать продуктивнее, имейте в виду, что Sprout Social может помочь вам сделать то же самое.