Как написать профессиональное электронное письмо

Когда вы отправляете электронное письмо другу или коллеге, которому доверяете, вы, вероятно, набираете сообщение и нажимаете кнопку отправки, не задумываясь.

Но как быть, когда вы пытаетесь произвести впечатление на нового начальника или уговорить потенциального клиента? Знание того, как написать хорошее профессиональное электронное письмо, внезапно становится очень важным.

Составление отличного электронного письма — это не ракетостроение. Тем не менее, есть несколько важных принципов, которые стоит знать, если вы хотите максимально эффективно использовать свои онлайн-разговоры.

В этом посте мы подробно рассмотрим эти ключевые приемы и дадим несколько важных советов по работе с электронной почтой.

Почему профессиональное письмо по электронной почте действительно важно

Электронная почта существует уже более 40 лет, но она по-прежнему остается предпочтительным каналом для делового общения. Овладейте искусством написания хороших электронных писем, и вы сможете открыть возможности, которые казались недосягаемыми.

На самом деле, некоторые из крупнейших сделок в истории бизнеса начались с хорошо написанного электронного письма. А многочисленные стартапы собирают миллионы долларов, связываясь с венчурными капиталистами по электронной почте.

Конечно, доступ к результатам на этом уровне требует навыков. Даже если вы отлично общаетесь лично, написать эффективное профессиональное электронное письмо на удивление сложно.

Причина в том, что написанные слова могут быть легко неверно истолкованы. Шутка, которая отлично срабатывает, когда сопровождается нахальной ухмылкой, может быть воспринята как оскорбление в электронном письме.

Это случается не так часто, когда знаешь характер другого человека. Но если вы разговариваете со знакомым или совершенно новым деловым контактом, вероятность быть неправильно понятым довольно высока.

Улучшение навыков письма электронной почты может помочь вам избежать этих ловушек и воспользоваться потенциальными преимуществами.

Как написать отличное профессиональное электронное письмо

Хватит теории. Давайте приступим к делу.

Эффективное электронное письмо может принимать различные формы. Но если вы сравните любые два успешных сообщения, вы, вероятно, начнете замечать некоторые сходства.

Вот основные ингредиенты для создания отличного профессионального электронного письма:

1) Начните с краткой темы письма

Одна из самых важных частей вашего электронного письма на самом деле находится не в самом сообщении. Это тема.

Исследования показывают, что 33% людей открывают электронные письма, основываясь на строке темы. Если вы пытаетесь связаться с кем-то, кто получает сотни электронных писем каждый день, вы должны использовать строку темы, чтобы привлечь его внимание.

Исследование более 260 миллионов электронных писем показало, что строки темы из 10 слов или меньше, как правило, работают лучше всего. Следование этому правилу означает, что вы, вероятно, переходите прямо к делу, что важно, когда вы пытаетесь связаться с занятым руководителем или владельцем бизнеса.

Если вы связываетесь с кем-то в первый раз, персонализация темы письма также является хорошей идеей. Для этого типа профессионального электронного письма рассмотрите возможность обращения к получателю по имени. Это может буквально удвоить ваши открытые ставки. 2) Используйте правильный тип приветствия

В некоторых случаях неформальное «Привет» или «Привет» — отличный способ начать разговор. Но в профессиональном электронном письме рекомендуется быть немного более формальным в своем приветствии.

Мы рекомендуем использовать проверенный формат «Уважаемый [Контакт]» . Это может показаться немного устаревшим, особенно в американской культуре, но уважительное отношение никогда никому не повредит.

Если у вас есть какая-то связь с человеком, с которым вы связываетесь, можно использовать его имя : «Дорогой Эндрю».

Для первого контакта или кого-то в зале заседаний вы можете вместо этого использовать их фамилию : «Уважаемый мистер Смит».

Что делать, если вы не знаете титул человека? Лучше всего использовать их полное имя : «Дорогой Эндрю Смит».

Однако используйте этот подход только тогда, когда это необходимо. В последние годы приветствие полным именем использовалось спамерами и мошенниками для персонализации своих сообщений. Вы не хотите быть связанными с этой группой!

Другая группа, с которой вы, вероятно, не хотите быть связаны, — это архаичные мастера слова — так что «кого это может касаться» можно оставить в учебниках истории.

Если вы собираетесь выбрать более традиционное приветствие, «Уважаемый господин/госпожа» может подойти, особенно для заявлений о приеме на работу и электронных писем в стиле сопроводительного письма. Просто имейте в виду, что это может показаться довольно безличным.

3) Начните с вежливости

В то время как профессиональные электронные письма касаются бизнеса, вы все равно отправляете электронное письмо человеку. Это хорошая идея, чтобы относиться к ним как к одному.

После того, как вы закончили приветствие, добавьте небольшую любезность. Некоторые люди проигнорируют это, но другие оценят тот факт, что вы относитесь к ним с уважением, а не как к ходячей распродаже.

Вот несколько примеров хорошего этикета электронной почты:

• Спасибо за ваши интересы
• Был рад встретить тебя
• Спасибо, что встретились с нами сегодня ранее

Если вы уже знаете получателя, вы можете сделать его немного более личным:

• Я надеюсь, что ты хорошо провел выходные
• Я надеюсь, это электронное письмо дойдет до тебя

Только не переусердствуйте с тонкостями. Помните, что вы все еще пишете здесь официальное электронное письмо, а не связываетесь с приятелем.

4) Дойти до сути

Мы все знаем кого-то, кто пишет дюжину абзацев, когда было бы достаточно пары предложений. Не будь таким человеком.

Закончив приветствие, сразу переходите к делу. Более конкретно, объясните, почему вы отправляете электронное письмо. Постарайтесь ясно изложить свою цель всего одним предложением:

• Я пишу, чтобы выразить свою заинтересованность в вакантной руководящей должности.
• Мы ищем консультанта, который поможет нам в предстоящем году, и мой контакт сказал мне, что вы хорошо разбираетесь в нашей отрасли.
• Я пишу, чтобы попросить больше информации о вашей клининговой службе.

Возможно, вы сможете объединить свое пояснение из одного предложения и фразу вежливости в короткий абзац:

• Спасибо, что встретились с нами на днях. Я пишу сегодня, чтобы узнать, не хотите ли вы продолжить обсуждение предложения.
• Было приятно встретиться с вами на выходных. Поскольку у наших компаний, кажется, много общего, я хотел бы знать, заинтересует ли вас наш сервис.

Может возникнуть соблазн углубиться в детали здесь. Но сопротивляйтесь желанию. Если кто-то прочитает ваши первые два предложения и оставит письмо, вы, вероятно, все равно не сможете его убедить.

С другой стороны, короткое и резкое вступление с большей вероятностью привлечет внимание того, кто хочет заинтересоваться.

5) Посыпать в каком-то контексте

В профессиональном письме важна краткость. Но если вы о чем-то просите, вы должны найти время, чтобы объяснить, почему.

Во втором разделе вашего электронного письма предоставьте дополнительный контекст о том, чего вы хотите достичь. Вы также можете упомянуть, почему это может помочь получателю:

• Наша компания стремится достичь трехзначного роста в течение следующих 18 месяцев, и мы будем рады, если вы поможете нам в достижении этой цели.
• Если мы сможем согласовать предложение на этой неделе, у нас будет время поработать над выработкой стратегии перед вашим мероприятием.
• Я заинтересован в этой должности, потому что у меня есть страсть к отрасли и я хочу работать удаленно.

Здесь должно быть достаточно одного или двух тщательно построенных предложений.

6) Включите четкий призыв к действию

Независимо от того, какой ответ вы надеетесь получить на свое электронное письмо, хорошей идеей будет включить призыв к действию — в идеале, что-то, что можно сделать быстро.

У многих из нас есть привычка читать деловые электронные письма утром и думать: «Я могу разобраться с этим позже». Проблема в том, что такие задачи легко забываются.

Добавляя подсказку на более поздних этапах письма, вы с большей вероятностью вызовете мгновенное действие. Например, вы можете предложить время и дату встречи и добавить ссылку на приглашение в календаре. Или просто попросите получателя поделиться своими мыслями.

7) Подпишитесь стильно

Многие считают, что завершающую часть официального сообщения электронной почты написать сложно. Нужно ли ставить «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями»? Может быть, «Большое спасибо» — лучшее завершение письма?

Правда в том, что все они, вероятно, будут хорошо приняты. Ключ должен сопоставить подпись с соответствующим электронным письмом. Вот краткое руководство:

• Официальное заявление / контактное лицо: С наилучшими пожеланиями, Большое спасибо, С уважением (это немного старомодно)
• Кто-то из ваших знакомых: С уважением, С наилучшими пожеланиями, Большое спасибо.

Последним украшением любого сообщения является подпись электронной почты. Что-то простое, включающее ваше имя, должность (если применимо) и название вашей компании, вполне подойдет.

Однако не забывайте о силе хорошей электронной подписи. Ниже вашего имени у вас есть область, где вы можете:

• Добавьте свою контактную информацию
• Включите профессиональный снимок головы
• Похвастайтесь своими наградами
• Отображение ваших последних сообщений в социальных сетях
• И более

Если вы хотите узнать больше об этой теме, ознакомьтесь с нашим руководством по созданию подписи электронной почты, которое включает в себя множество отличных шаблонов для вдохновения.

Основные советы по написанию более качественных электронных писем

Вы можете рассматривать описанные выше шаги как план написания профессиональных электронных писем. Следуйте формуле, и вы должны быть на пути к тому, чтобы произвести впечатление на кого-то важного.

Но если вы действительно хотите улучшить свои навыки написания электронных писем, мы настоятельно рекомендуем применить некоторые из приведенных ниже методов:

Подумайте о форматировании электронной почты

Хотя содержание вашего электронного письма, очевидно, является ключевым моментом, стоит подумать и о его форматировании.

Это начинается с выбора шрифта. Papyrus и Comic Sans превратят вашу электронную почту в забавную диковинку. Arial хорош, но довольно мягкий. Шрифты без засечек, такие как Verdana и Helvetica, более интересны, но все же хорошо читаемы и профессиональны. Если вы хотите выбрать шрифт с засечками, Georgia — хороший вариант.

Отложив в сторону шрифты, мы рекомендуем использовать в письме большое количество разрывов строк. Разделение длинных абзацев на части облегчает их чтение, особенно в некоторых мобильных почтовых приложениях.

Знай человека, которому пишешь

Прежде чем писать кому-либо профессиональное электронное письмо, вам действительно нужно знать, кому вы его отправляете.

Это начинается с имени получателя и названия компании, в которой он работает. Вы также должны узнать, какую должность они занимают, и любые важные новости, возникающие из их профессиональной жизни или их организации.

Эта дополнительная информация может помочь вам создать более персонализированное сообщение, которое повысит ваши шансы на успех.

Всегда проверяйте свою электронную почту

Будь то просьба к начальнику о повышении или попытка связаться с ценным лидом, вы, вероятно, хотите произвести впечатление компетентного и профессионала.

Хорошо написанное электронное письмо может иметь большое значение для создания этого имиджа, но все, что нужно, это пара глупых опечаток, чтобы ваша репутация рухнула.

Поэтому всегда дважды проверяйте текст письма и строку темы, прежде чем нажимать «Отправить».

Если вы беспокоитесь о пропущенных ошибках, вы также можете настроить задержку отправки в Gmail, Outlook и других почтовых платформах. В течение нескольких секунд после того, как вы нажали «Отправить», вы можете отменить и внести изменения в последнюю минуту.

Следовать за

Когда вы связываетесь с генеральным директором или другим руководителем и не получаете ответа, вполне возможно, что они просто пропустили ваше сообщение.

Через несколько дней не бойтесь отправить повторное электронное письмо. В самом худшем случае они просто проигнорируют дальнейшие действия, но это может спасти ваше заявление о приеме на работу.

Убедитесь, что у вас правильный адрес электронной почты

Писать отличное электронное письмо бессмысленно, если сообщение никогда не доходит до предполагаемого получателя. Это может показаться очевидным, но исследования показывают, что более половины из нас отправляют сообщения не тому человеку или адресу электронной почты.

Перед отправкой черновика обязательно проверьте адрес. Самый быстрый способ сделать это — использовать такой инструмент, как NeverBounce. Наша платформа позволяет вам проверить точность всего вашего списка адресов электронной почты, поэтому вам не нужно задумываться об этом.

Зарегистрируйтесь бесплатно, чтобы лично попробовать NeverBounce и узнать, почему 125 000 пользователей ежедневно полагаются на нашу платформу.