Как написать профессиональное письмо и произвести неизгладимое впечатление
Опубликовано: 2023-02-14
Вероятно, в вашей карьере наступит момент, когда вам нужно будет написать профессиональное письмо — подать заявление о приеме на работу, попросить об услуге или даже вежливо уйти в отставку. Поначалу написание профессионального письма может показаться сложной задачей. Вы можете спросить себя:- Какую информацию мне нужно включить?
- Каким должен быть мой тон голоса?
- Как я могу донести свою точку зрения, не звуча слишком требовательно?
Как написать профессиональное письмо
Написание профессионального письма — это отдельный навык. Тем не менее, если вы знаете, как написать сообщение в блоге или вы писали информационный бюллетень для списка адресов электронной почты вашей компании в прошлом, то вы, вероятно, уже знаете кое-что об официальном письме.Есть четыре ключевых компонента для написания хорошо составленного письма:
- Определите цель вашего письма
- Соберите необходимую информацию и исследования
- Набросайте письмо
- Отредактируйте и вычитайте письмо
1. Определите цель вашего письма
Если вы изучаете, как написать профессиональное письмо, у вас, вероятно, есть конкретная цель. По моему опыту, цель вашего письма обычно попадает в одну из трех категорий:- Вы что-то просите
- Вы предоставляете информацию
- Вы отвечаете на запрос
Цель № 1: Запрос чего-либо
Если вы просите что-то в письме, вы должны структурировать письмо следующим образом: Введение: Укажите цель письма, объясните, почему вы пишете, и предложите получателю некоторую ценность взамен. Текст: Предоставьте подробную информацию о вашем запросе и любую соответствующую справочную информацию. Вывод: еще раз сформулируйте свой запрос и предоставьте четкий призыв к действию.Цель № 2: Предоставление информации
Если вы предоставляете информацию в письме, вы должны структурировать письмо следующим образом: Введение: Укажите цель письма и расскажите, о чем эта информация. Текст: Укажите информацию, которой вы делитесь. Заключение: Поблагодарите читателя за уделенное время и внимание и предоставьте любую необходимую контактную информацию.Цель № 3: Ответ на запрос
Если вы отвечаете на просьбу в письме, вы должны структурировать письмо следующим образом: Введение: Подтвердите просьбу и поблагодарите читателя за его вопрос. Текст: ответ на запрос. Заключение: переформулируйте свой ответ и попросите читателя связаться с вами, если ему потребуются дополнительные разъяснения.2. Соберите необходимую информацию и исследования
Этот шаг, на мой взгляд, является наиболее важной частью всего процесса написания письма. Это потому, что этап исследования позволяет вам получить информацию о человеке, к которому вы обращаетесь, чтобы помочь установить взаимопонимание. Например, предположим, что вы пишете официальные документы для бизнеса с высокой конверсией и хотите связаться с холодным потенциальным клиентом, потому что считаете, что они подойдут. Обычное письмо с просьбой уделить 15 минут их времени, скорее всего, не вызовет отклика. Однако, если вы можете изучить потенциального клиента, найдя некоторые из его прошлых работ и выяснив, что им нравится/не нравится, вы можете, так сказать, создать их «онлайн-личность». Несколько отличных мест, где можно начать сбор информации, — это LinkedIn или если компания написала информативную страницу о нас. Используя в качестве примера мой собственный профиль LinkedIn, вы можете прокрутить вниз до раздела публикаций, чтобы увидеть, публиковал ли ваш потенциальный клиент какие-либо статьи в последнее время.
Источник Затем вы можете прочитать эти статьи и похвалить, задать вопрос или предоставить полезные данные прямо в своем письме. Постарайтесь быть здесь как можно более конкретным, а не просто написать что-то вроде: «Я прочитал одну из ваших статей, и она мне очень понравилась!». Это слишком обобщенно и создает впечатление, что вы вообще не читали статью. Вместо этого попробуйте написать что-то, что принесет им пользу, например: «Я прочитал вашу статью [название статьи] и подумал, что совет № 7 о [теме] был отличным. У меня есть некоторые собственные данные, которыми я хотел бы поделиться с вами, чтобы поддержать ваши аргументы, если вам это интересно?». С самого начала вы приносите пользу получателю вашего письма, тем самым увеличивая ваши шансы на то, что он прочитает остальную часть вашего письма и выполнит вашу просьбу. Вы также можете использовать страницу «О нас» компании, чтобы собрать больше информации о человеке, к которому вы обращаетесь. Возьмем, к примеру, страницу Canny «О нас»: 
Источник На странице есть несколько личных данных о каждом человеке в команде. Такие вещи, как их хобби, прошлый опыт работы и забавный анекдот. Это еще один отличный метод для создания «онлайн-личности» человека, которому вы пишете письмо.3. Набросайте письмо
Теперь, когда вы определили цель своего письма и собрали предварительную информацию, давайте рассмотрим, как именно написать профессиональное письмо, раздел за разделом.Раздел 1: Заголовок
Первая часть профессионального письма должна включать контактную информацию как отправителя, так и получателя. Эта информация сообщает читателю, от кого именно пришло письмо и кто является предполагаемым получателем. Этот раздел должен включать следующее:- Ваше имя
- Ваша должность
- Название вашей компании (если применимо)
- Ваш полный адрес
- Ваши контактные данные (телефон и электронная почта)
- Дата
- Имя получателя
- Должность получателя
- Название компании получателя
- Адрес компании получателя
Раздел 2: Приветствие
В большинстве профессиональных писем приветствие начинается с «Уважаемый», за которым следует:- Мистер.
- Миссис.
- Скучать.
- РС.
- Др.
- или звание (например, профессор)
Раздел 3: Основная часть письма
Это основная часть письма, где вы сообщаете свое сообщение. Тело должно включать следующие четыре абзаца:- В первом абзаце следует быстро представиться, а затем следует предложение, представляющее ценность для получателя. * Вам не нужно делать это, если вы отвечаете на запрос или предоставляете информацию. Однако, если вы что-то запрашиваете, предоставление ценности повысит шансы на получение ответа.*
- Второй абзац должен объяснить, почему вы связываетесь с получателем.
- Третий абзац должен включать одно или два предложения о вас или вашей компании, чтобы предоставить получателю некоторую справочную информацию.
- В четвертом абзаце следует повторить ваш запрос и объяснить, какую пользу он им принесет, после чего следует короткий призыв к действию.
Раздел 4: Закрытие
В заключение вы должны поблагодарить получателя за уделенное время и закончить письмо простым «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями».Раздел 5: Подпись
Включите свою рукописную подпись, а затем ваше печатное имя.Раздел 6: Корпуса (необязательно)
Если вы включаете в письмо какие-либо документы или материалы, вы должны перечислить их здесь. Это может быть резюме, рекомендации, рекламная брошюра или другие документы.Раздел 7: Постскриптум (необязательно)
Постскриптум — это краткое сообщение, добавляемое в самый конец письма. Обычно он добавляет дополнительную информацию или выделяет конкретный момент. Этот раздел является необязательным, но поможет выделить ваше письмо.4. Отредактируйте и проверьте письмо
После того, как вы написали окончательный черновик, пришло время отредактировать и вычитать ваше письмо. Этот шаг необходим независимо от того, что вы пишете, будь то пресс-релиз, кампания по электронной почте или рекомендация для предыдущего сотрудника. Редактирование включает пересмотр содержания письма, чтобы оно было четким, кратким и хорошо написанным. Чтобы облегчить процесс редактирования, мне нравится вставлять содержимое моего письма в приложение Hemingway. Это приложение предоставляет вам оценку удобочитаемости, чтобы сказать вам, насколько легко читать. Он также выделяет пассивный залог, использование наречий и альтернативы слов.
Источник Как только я получу удовлетворительную оценку читабельности, я вставлю содержимое в Grammarly для проверки. Это приложение отлично подходит для обнаружения любых грамматических или орфографических ошибок, которые вы могли сделать по пути. Также хорошей идеей будет попросить друга или члена семьи прочитать ваше письмо. Свежий взгляд часто может обнаружить ошибки, которые вы, возможно, пропустили. Потратьте время на то, чтобы внимательно просмотреть и откорректировать письмо перед отправкой, чтобы убедиться, что оно отшлифовано и не содержит ошибок. Этот шаг поможет произвести положительное впечатление и увеличить шансы на то, что письмо достигнет желаемого результата.Пример шаблона
Без примера может быть трудно представить, как именно написать профессиональное письмо. Ниже я создал образец шаблона, в котором показано, как должно выглядеть стандартное профессиональное письмо. В зависимости от цели вашего письма, части тела, возможно, потребуется изменить. Этот шаблон даст вам отправную точку.
Заголовок Ваше имя Ваша должность Название вашей компании (если применимо) Ваш полный адрес (или адрес компании) Ваш номер телефона Ваш адрес электронной почты Полная дата (например, 3 января 2023 г.) Имя получателя Должность получателя Название компании получателя (если применимо) Имя получателя или адрес компании Приветствие Уважаемый [Имя получателя], Основная часть письма Меня зовут [Ваше имя], и я думаю, что в своем последнем [видео, статье, подкасте] вы сделали несколько важных замечаний по [теме]. [Предоставьте одно ценное предложение, связанное с темой, чтобы помочь установить взаимопонимание и побудить их вернуться к вам]. Я пишу вам сегодня с просьбой [ваша просьба в одном или двух предложениях]. Я [опишите себя или свой бизнес одним предложением]. Я считаю, что [объясните, почему вы считаете, что ваш запрос подходит или какую пользу он им принесет]. Я был бы более чем счастлив обсудить это с вами и ответить на любые ваши вопросы. Закрытие Спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время. С уважением, Подпись [Подпись] [Ваше имя] Приложения, которые я приложил [предоставьте список любых дополнительных документов, которые вы приложили к письму] Постскриптум PS [Включите короткий постскриптум, чтобы ваше сообщение выделялось. Попробуйте включить что-то, что вы нашли на этапе исследования].Распечатать и отправить письмо
Если у вас не первоклассный почерк, более чем вероятно, что вы будете печатать свое письмо на своем компьютере, а затем распечатывать окончательную версию, чтобы добавить свою подпись. Но, во что бы то ни стало, если вы можете написать от руки полное письмо с отличным почерком, тогда дерзайте! Это, безусловно, добавит индивидуальности вашей переписке.Шрифт
Прежде чем спешить к принтеру и забирать только что напечатанное профессиональное письмо, вам необходимо убедиться, что общая эстетика вашего письма соответствует номиналу. Поскольку вы, скорее всего, не будете добавлять изображения или цвета, все зависит от выбранного вами шрифта. Вот несколько распространенных шрифтов, используемых в профессиональных письмах:- Таймс Нью Роман
- Ариал
- Вердана
- Калибри
Бумага
При выборе бумаги важно выбрать что-то высококачественное, что свидетельствует о профессионализме. Вот несколько вещей, о которых следует помнить:- Это должен быть тяжелый сток, желательно с водяным знаком.
- Цвет должен быть нейтральным, например, белый или цвет слоновой кости.
- Размер обычно должен быть 8,5x11 дюймов.