Как написать описание проекта: краткое руководство

Описание проекта кажется самоочевидным, но не стоит недооценивать хорошо написанное описание проекта, поскольку оно способствует успеху вашего проекта. Он действует как инструмент коммуникации для заинтересованных сторон и делится видением проекта в ясной и действенной форме.

Давайте поговорим о том, что такое описание проекта, почему оно так важно и как составить эффективное описание. Затем мы добавим несколько бесплатных шаблонов управления проектами, которые помогут вам начать работу, и покажем, как инструменты управления проектами помогают превратить описание проекта в реальность.

Что такое описание проекта?

Описание проекта описывает детали одного проекта, включая все его этапы и процессы, в одном документе. В нем рассматривается проблема, которая инициировала проект, а также желаемые цели и задачи.

Но это не должно останавливаться на достигнутом. Описание проекта также может быть включено в планирование, включая действия, которые будет выполнять команда, сроки и даже местонахождение проекта. Преимущества проекта также указаны в описании проекта.

Это делается на начальном этапе проекта и будет упоминаться на протяжении всего проекта как повторение. Менеджер проекта отвечает за написание описания проекта и помогает руководителю проекта и его команде на протяжении всего жизненного цикла проекта.

В некотором смысле описание проекта — это установка, а выполнение проекта — его поставка. Но описание проекта, каким бы полезным оно ни было, не будет управлять и отслеживать ваш проект, чтобы помочь ему не отставать от графика. Что вам нужно, так это программное обеспечение для управления проектами.

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое помогает планировать, управлять и отслеживать проект в режиме реального времени, чтобы принимать более взвешенные решения. Превратите описание вашего проекта в действенный план с помощью наших надежных диаграмм Ганта. Организуйте задачи на визуальной временной шкале, свяжите все четыре зависимости и отфильтруйте критический путь. Затем установите базовый план и отслеживайте отклонения по проекту, чтобы лучше управлять затратами и временем. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Описание проекта и проектное предложение

Описание проекта является частью более крупного проектного предложения. Хотя описание проекта охватывает много вопросов, на самом деле это более общий взгляд на проект. В то время как некоторые расширяют описание, чтобы включить больше планирования с целями, это все еще беглый взгляд.

Проектное предложение является более обширным документом. В этом контексте описание проекта является просто кратким изложением того, что должно появиться в более крупном предложении по проекту, которое конкретизирует этот план. Проектное предложение иногда будет ссылаться на описание проекта как на краткое изложение. Как бы это ни называлось, это ведет к большей картине.

Естественно, проектное предложение идет более подробно. Есть разделы, посвященные предыстории или истории предыдущих проектов, требованиям к проекту, подходу, например, методам и навыкам выполнения проекта и, наконец, лицам, принимающим решения в проекте.

Описание проекта и сводка проекта

Описание проекта — это не резюме проекта, хотя они могут звучать одинаково. Как мы уже говорили, описание проекта — это скорее общий обзор предлагаемого проекта. Обычно это начало проектного предложения при представлении проекта.

Цель проекта объясняется в описании проекта. В нем также кратко описывается, как будет работать проект и чего он планирует достичь. Резюме проекта гораздо более подробное. Это очень похоже на проектное предложение, определенное выше, в том смысле, что оно включает фон, процессы и многое другое.

Однако эти термины часто используются для описания разных вещей. Резюме проекта чаще используется в качестве описания проекта в качестве введения к проектному предложению. Как бы вы это ни называли, в этом контексте они разделяют одно и то же определение краткого обзора проекта.

Как написать описание проекта: 6 ключевых шагов

Написать описание проекта сложнее, чем может показаться. Да, это кратко, но это означает, что каждое слово должно быть на счету. Для этого вам необходимо понять проект внутри и снаружи, от его цели до его масштаба. Но проект описывается просто, не упуская ни одной ключевой детали.

Тем не менее, все, что имеет решающее значение для плана проекта, должно быть включено. Вы же не хотите упустить ничего важного или оставить что-то устаревшее. Все в описании проекта должно быть связано с целью проекта. Теперь вы готовы написать описание проекта, которое должно следовать этим шести шагам.

1. Подведите итоги

Начните с плана, который должен состоять всего из нескольких строк, но отвечать на вопросы кто, что, где, как и почему в проекте.

2. Определите

Объясните причину проекта, например проблему, которую он решает, или нишу, которую он заполняет. Это определит цель проекта.

3. Обоснуйте

Покажите заинтересованным сторонам вашего проекта, почему этот проект стоит вложений. Докажите, что они получат хороший доход, и при необходимости объясните свои показатели.

4. Оцените

Проведите анализ затрат и результатов и покажите, как вы планируете соизмерять эти выгоды со стоимостью проекта.

5. Объясните проектный подход

Здесь вы хотите кратко объяснить, как вы достигнете целей и задач проекта. Опишите методологию управления проектом и ресурсы, которые будут использоваться.

6. Оцените временную шкалу

Прогнозируйте продолжительность проекта, включая рабочие часы и ресурсы для каждой фазы жизненного цикла проекта.

Когда следует писать описание проекта?

Теперь, когда вы знаете, почему и как для описания проекта, пришло время изучить, когда. Очевидно, что описание проекта — это одна из первых вещей, которые вы напишете, так как оно часто приводит к предложению по проекту.

Написание описания проекта является частью начальной стадии жизненного цикла проекта. Это точка, в которой проект определяется, оценивается и, возможно, утверждается спонсором проекта.

Лучше не писать резюме, пока вы не сделаете основу для определения основных результатов, рисков, оценки затрат и ресурсов. Объем работы зависит от того, насколько большой или сложный проект.

Почему важно написать описание проекта?

Описание проекта — это начало вашей попытки доказать обоснованность проекта и его окупаемость инвестиций (ROI). Это должно помочь читателю, будь то клиент, спонсор или заинтересованное лицо, понять проект и понять, почему он им подходит.

Он также действует почти как план или дорожная карта для проекта. Описание проекта содержит важную информацию о проекте. Это включает в себя краткий обзор затрат и продолжительности, и все это прояснит, что потребуется для реализации проекта.

Вы не только продаете проект, но и устанавливаете реалистичные ожидания от проекта. Крайне важно, чтобы заинтересованные стороны знали основные цели, а также время и затраты, связанные с их достижением. Таким образом, если проект будет одобрен, будет легче управлять ожиданиями заинтересованных сторон, поскольку вы уже создали базовый план.

Бесплатные шаблоны управления проектами

Чтобы помочь вам написать подробное описание проекта, в ProjectManager есть бесплатные шаблоны, которые помогут вам начать работу. На нашем сайте представлены десятки бесплатных шаблонов управления проектами для Excel и Word, которые охватывают все этапы проекта. Ниже приведены лишь некоторые из них, относящиеся к нашей теме.

Шаблон исполнительного резюме

Резюме очень близко к описанию продукта. Он охватывает аналогичную тему и даже может быть взаимозаменяемым с описанием проекта. С помощью нашего бесплатного шаблона резюме для Word вы найдете все, что вам нужно заполнить для подробного описания проекта.

Шаблон проектного предложения

Описание проекта или краткое изложение — это первый раздел любого проектного предложения. Поскольку вам нужно будет написать описание и предложение, наш бесплатный шаблон предложения по проекту для Word включает введение и всю другую важную информацию, которую вам нужно будет включить, чтобы получить одобрение.

Шаблон бюджета проекта

Вам нужно будет оценить стоимость проекта в описании проекта. Наш шаблон бюджета проекта для Excel более подробен, чем то, что вам нужно, но вся эта работа пригодится, если проект будет одобрен и вам нужно создать бюджет.

Как ProjectManager превращает описание проекта в план проекта

Описание проекта в идеале ведет к утвержденному проекту. Теперь вам нужно превратить элементы, которых вы коснулись, в работоспособный план проекта. ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, в котором есть инструменты, работающие в режиме реального времени, которые помогут вам достичь поставленных целей, не выходя за рамки графика или бюджета.

Используйте инструменты, которые вы хотите

Хотя диаграмма Ганта отлично подходит для менеджеров проектов для визуального планирования своего расписания, это не лучший вариант для команды при назначении задач для выполнения. Вот почему мы предлагаем несколько представлений проекта, все из которых обновляются вместе в режиме реального времени. Теперь команды могут выбирать инструменты, с которыми они предпочитают работать, будь то наши надежные списки задач или визуальный рабочий процесс канбан-доски.

Отслеживайте прогресс и производительность в режиме реального времени

Предоставление командам свободы работать так, как они хотят, не означает, что вы не можете ими управлять. Наша информационная панель в режиме реального времени автоматически собирает данные о времени, затратах, рабочей нагрузке и многом другом. Затем он рассчитывает и отображает эти показатели в виде удобных для чтения графиков и диаграмм. Лучше всего то, что не требуется настройка, как в случае с легкими конкурентами. Это подключи и играй.

Конечно, ваши заинтересованные стороны также захотят быть в курсе прогресса. Им не потребуется высокоуровневое представление панели мониторинга, поэтому у нас также есть настраиваемые отчеты, которые могут предоставить более подробную информацию. Для создания отчетов о состоянии, отчетов об отклонениях проекта и многого другого требуется всего пара нажатий клавиш. Затем легко поделитесь ими с заинтересованными сторонами.

Содержимое описания связанного проекта

Мы коснулись резюме, проектных предложений и многого другого. Если вы хотите более подробно ознакомиться с ними, ниже приведен соответствующий контент. Помните, что ProjectManager — это больше, чем программное обеспечение, расширяющее возможности. Мы также являемся онлайн-центром для всего, что связано с управлением проектами, еженедельно публикуя блоги и предлагая бесплатные руководства и шаблоны.

1. Как написать резюме: краткое руководство
2. Как написать проектное предложение (шаги и шаблон включены)
3. Руководство по планированию проекта
4. Руководство по планированию проекта
5. 7 шагов для успешного бюджета проекта

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает планировать, управлять и отслеживать ваши проекты в режиме реального времени. Наши функции управления рисками, управления задачами и управления ресурсами помогут вам уложиться в график и бюджет. Присоединяйтесь к командам Avis, Nestle и Siemens, которые используют наше программное обеспечение для достижения успеха. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.