Как написать технический документ для вашего бизнеса

При построении контент-стратегии вам следует подумать о создании разных типов контента, соответствующих каждому этапу воронки.

Чаще всего компании легко осваивают более распространенные форматы, такие как сообщения в блогах, электронные книги, видео, тематические исследования и подкасты. Однако существует общее неправильное представление о природе и назначении технических документов.

Поскольку это ключевой тип формата, когда дело доходит до нижней половины воронки контента, неправильное его использование может поставить под угрозу конверсию бизнеса.

В этой статье мы поговорим о том, что такое технические документы, и предоставим руководство по их созданию.

Читайте и делайте заметки!

Что такое технический документ?

В бизнесе официальные документы представляют собой развернутый тип контента, который предоставляет экспертную информацию по теме, относящейся к отрасли, нише и/или продуктам компании.

В зависимости от темы технический документ может содержать от 4000 до 20000 слов или от 6 до 70 страниц.

Что отличает официальные документы от других подобных форматов, таких как, например, тематические исследования, электронные книги и сообщения в блогах, так это стиль, глубина и тип информации, содержащейся в содержании.

В отличие от других форматов цифрового маркетинга, технические документы требуют академического подхода. С этой целью информация в них сжата до такой степени, что может быть немного суше по сравнению с другими, более популярными форматами.

Кроме того, ожидается, что они будут созданы кем-то, кто не только обладает глубоким знанием предмета, но также имеет опыт и целостное понимание аудитории, отрасли и других соответствующих тем.

Как и в научных статьях, в технических документах факты должны быть подкреплены ссылками на авторитетные источники.

Типы технических документов

В зависимости от темы, как правило, существует два типа технических документов — ориентированные на продукт и ориентированные на отрасль.

Ориентация на продукт

Типы технических документов, ориентированных на продукт, можно использовать для инновационных продуктов, чтобы объяснить технологию и ее особенности, углубляясь в более технические аспекты.

Даже если продукт не новый, этот тип контента все равно можно использовать для предоставления подробной информации о том, как он работает и чем он отличается от других решений на рынке.

Белые книги также можно использовать в качестве альтернативного формата тематического исследования, в котором содержится более подробная информация о процессе, лежащем в основе истории успеха клиента, и о том, как компания добилась этого.

Тем не менее, независимо от того, какой подход вы выберете, имейте в виду, что технические документы не следует использовать в рекламных целях. Как уже упоминалось, стиль должен быть академическим и образовательным, даже если речь идет о вашем собственном продукте.

Промышленность

Отраслевые технические документы раскрывают темы, имеющие отношение к нише и области знаний компании.

Они могут предоставлять информацию, которая может представлять интерес для аудитории, находить решения проблемных вопросов или обеспечивать другие практические применения в повседневной жизни клиентов компании.

Хотя в этих документах могут не упоминаться непосредственно продукты и услуги компании, они служат для определения соответствующих потребностей и выявления проблем, которые потенциально может решить продукт.

Например, компания, предлагающая программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), может создать технический документ, демонстрирующий, как отсутствие согласованности в работе с клиентами по разным каналам может повлиять на удержание и доход.

Бизнесу не нужно говорить «наш продукт решает эту проблему». Он должен показать, что понимает проблему, может подтвердить это фактами, предоставляя данные из разных источников, и анализирует корни проблемы.

Какова цель технических документов?

Как уже упоминалось, технические документы относятся к нижней половине воронки контента. Это означает, что их аудитория состоит из потенциальных клиентов, которые уже вовлечены и заинтересованы в продуктах и ​​услугах компании или исследуют аналогичные решения.

Таким образом, технические документы преследуют следующие цели:

• Лид-магнит. Они могут стать мощными лид-магнитами, привлекающими высококачественных потенциальных клиентов, которые могут стать жизнеспособными клиентами.
• Поисковый актив клиента. Белые книги можно использовать при поиске клиентов и предлагать их известным лидам, чтобы продемонстрировать опыт компании, а также качества и функциональные возможности продукта.
• Продуманное лидерство. Если технический документ реализован правильно и действительно предоставляет ценную и значимую информацию, он также может способствовать репутации бизнеса как лидера мнений в отрасли.
• Ускоритель продаж. Как и в случае с большинством других типов контента, конечной целью официальных документов является увеличение продаж компании.

Чтобы сделать что-либо из этого, технические документы должны быть хорошо написаны, актуальны и проницательны.

Как написать технический документ для вашего бизнеса

Независимо от того, какой тип технического документа вы решите создать, обычно необходимо учитывать 7 шагов:

1. Выберите тему

Тема вашего технического документа должна иметь отношение к вашему бизнесу и обеспечивать решение проблемы.

Чтобы иметь возможность создавать ценный контент, рассмотрите возможность перечисления наиболее острых проблем, с которыми сталкиваются ваши потенциальные клиенты. Их можно определить путем проведения маркетинговых исследований, исследования клиентов, изучения обращений в службу поддержки, анализа поведения и т. д.

Хотя проще сосредоточиться на более очевидных потребностях и болевых точках, подумайте о том, чтобы выбрать скрытую проблему, о которой ваши клиенты могут даже не знать.

Цель, конечно, не в том, чтобы придумывать проблемы и предлагать воображаемые решения, а в том, чтобы повышать осведомленность.

Когда у вас будет список возможных болевых точек, сопоставьте их с вашими бизнес-целями и ценностным предложением.

Точки соприкосновения между ними помогут вам провести мозговой штурм идей о том, как использовать ваши знания и опыт, а также имеющуюся в вашем распоряжении отраслевую информацию, чтобы предоставить специализированную информацию, которая поможет вашим клиентам решить их проблемы.

2. Исследуйте тему

Информация, которую вы предоставляете в своем техническом документе, должна основываться не только на ваших знаниях и опыте, но и на твердых фактах.

После того, как вы выбрали тему, вы должны изучить отраслевые исследования, книги, публикации, научные статьи и все остальное, что может помочь вам с вашей статьей и повысить доверие к вам.

Такие источники также помогут вам лучше понять вашу идею и направить направление вашего технического документа.

Кроме того, ссылаясь на заслуживающую доверия информацию, ваш контент будет казаться более ценным и даст читателю чувство безопасности, потому что вы будете казаться более заслуживающим доверия.

3. Наметьте, а затем создайте свой контент

При написании технического описания начните с описания структуры вашего текста и обобщения того, на чем будет сосредоточен каждый раздел.

Это поможет вам не отвлекаться от основной темы.

После того, как идея будет четко изложена, вы можете приступить к фактическому написанию и расширить каждый из разделов.

4. Создайте графику

Если тема требует этого, вам следует рассмотреть возможность предоставления диаграмм и графиков, которые визуализируют информацию.

Поскольку технические документы содержат сжатую и, чаще всего, сложную техническую информацию, графика действительно может повысить ценность контента и помочь читателю лучше понять тему.

Чтобы обеспечить качество визуальных эффектов, рекомендуется нанять профессионального графического дизайнера для их реализации.

5. Структурируйте и отформатируйте документ

Белые книги, будучи скорее академическим документом, а не содержанием цифрового маркетинга, требуют определенной структуры.

Чтобы быть уверенным, что у вас есть вся необходимая информация, лучше всего применить форматирование, как только вы будете готовы к основному содержанию.

Структура технического документа включает в себя следующие элементы:

1. Титульный лист. Первая страница включает название статьи, название компании и авторов.
2. Оглавление. Как следует из названия, здесь вы должны перечислить все разделы контента и соответствующие страницы, где читатель может их найти.
3. Резюме. В зависимости от ваших предпочтений вы можете начать с краткого изложения целей статьи, а также наиболее важных моментов и выводов, которые она освещает. Это может зацепить читателя и помочь ему лучше понять и ориентироваться в содержании.
4. Введение. В этом разделе вы должны познакомить читателя с проблемой и методологиями, использованными в статье (если таковые имеются).
5. Тело. Это основная часть технического описания. Он должен включать в себя всю информацию, которую вы хотите донести до читателя. Это включает в себя проблему (болевую точку или потребность), что ее вызывает и почему, что может ее усугубить и возможные решения.
6. Словарь терминов. Если вы используете сложную терминологию в своем контенте, вам следует подумать о добавлении словаря или пояснительных сносок, которые помогут читателю лучше понять, о чем вы говорите. Таким образом, вы удержите их внимание и не позволите им оставить документ для поиска сложных терминов в Google.
7. Вывод. В этом разделе должны быть представлены основные выводы из технического описания.
8. Использованная литература. Список ресурсов, исследований, исследований, статистики и литературы, использованных при написании технического описания.

6. Редактирование

Редактирование должно происходить дважды в процессе написания.

Первый раз должен быть, когда вы готовы с основным текстом, а второй, когда у вас есть весь контент, написанный и структурированный вместе с графикой и всей соответствующей информацией.

Таким образом, вы гарантируете отсутствие орфографических и грамматических ошибок, а также случайных опечаток или других проблем во время форматирования.

Чтобы повысить качество вашей работы, вам следует поручить ее проверку профессиональному редактору.

7. Пользовательское тестирование и улучшения

Как только конечный продукт будет готов, вы должны подумать о том, чтобы показать его выборке потенциальных клиентов. Спросите их отзывы, мнения и предложения.

Таким образом, вы убедитесь, что технический документ представляет ценность и будет должным образом служить своей цели.

Советы по написанию технических документов

Вот несколько практических советов, которым следует следовать при написании технического описания для вашего бизнеса:

• Оставайтесь на месте. Воздержитесь от добавления ненужной информации, которая не способствует общей ценности контента и/или отклоняется от темы.
• Придерживайтесь фактов. Избегайте предположений и/или теорий, которые вы не можете доказать, и предоставляйте только ту информацию, которую можно проверить и подтвердить.
• Добавьте список литературы. Предоставьте список ресурсов, которые вы использовали в своем исследовании, включая документацию, документы, книги, исследования и т. д. Если вы используете свое собственное исследование, также предоставьте ссылки на него.
• Будьте лаконичны. Вы должны быть краткими и воздерживаться от добавления лишнего, использования метафор, прилагательных, историй и так далее. Хотя они популярны в блогах и других форматах, им нет места в технической документации.
• Обеспечьте ценность. Информация, которую вы предоставляете, должна убедить читателя в вашем опыте. Кроме того, он должен показать (или намекнуть), что ваш бизнес является партнером, который им нужен, чтобы сделать их жизнь лучше.
• Держите это профессионально. Технические документы — это серьезные документы, и они должны соответствовать ожиданиям читателя. Сохраняйте профессиональный тон, хорошо структурируйте контент и обязательно используйте высококачественную графику.
• Положитесь на экспертов. В то время как бизнес-контент и маркетинговый контент создается маркетологами, технические документы должны быть написаны экспертами в данной области. В противном случае они могут не иметь одинакового значения.

Нижняя линия

Когда дело доходит до типов контента цифрового маркетинга, официальные документы настолько сложны, насколько это возможно.

Они требуют глубоких знаний предмета, академического подхода и отношения к делу.

Кроме того, их создание занимает гораздо больше времени, чем другие распространенные форматы контента в воронке.

Тем не менее, они могут приносить лиды самого высокого качества и способствовать конверсии и доходам компании. Поэтому они определенно стоят всех усилий.