Поднимите свою электронную почту: как написать электронное письмо, которое принесет результаты

Вы хотите знать, как написать впечатляющее электронное письмо, которое строит отношения и дает результаты? Вы находитесь в правильном месте. Написание потрясающего электронного письма похоже на написание информационного бюллетеня: вы должны структурировать свое сообщение, использовать эффективный язык и вычитывать для совершенства. Но есть несколько исключительных нюансов электронной почты, которые отличают небрежные, непрофессиональные сообщения, которые попадают в корзину, и хорошо написанные, эффективные электронные письма, которые выделяются в переполненном почтовом ящике. В этом руководстве мы поделимся пошаговым изложением, чтобы помочь улучшить вашу игру с электронной почтой, используя эти указатели и другие рекомендации. Давайте начнем.

Шаг 1. Создайте схему электронного письма

Ваша электронная почта может быть вашей единственной возможностью связаться с получателем, поэтому важно:

• Знайте, что вы хотите сообщить по электронной почте
• Совместите копию сообщения электронной почты с основным сообщением — оптимизируйте каждое слово, чтобы получатель предпринял предполагаемое действие.

Самый простой способ реализовать эти указатели — определить цель электронного письма и создать схему того, как оно должно выглядеть.

Знай получателя

Кому ты пишешь письмо? Это по деловым причинам? Вы уже связывались с этим человеком? Если вы пишете холодное электронное письмо, использование формального языка и тона имеет смысл, так как вы впервые связываетесь с получателем. Точно так же непринужденный или дружелюбный тон уместен, когда вы отправляете электронное письмо другу или кому-то, с кем вы некоторое время ведете дела. Затем подумайте о действии, которое вы хотите, чтобы получатель предпринял. Вы хотите поделиться информацией, пригласить их на мероприятие, назначить встречу или сделать что-то еще? Определение намерения вашего электронного письма поможет вам задать правильный тон и правильно сформулировать ваше электронное письмо.

Определите тему электронной почты

Чтобы ваша электронная почта прорезала весь беспорядок в почтовом ящике получателя, вам нужно овладеть искусством краткого, убедительного текста. И чтобы сделать это, вы должны сначала определить цель и цель вашего электронного письма — и придерживаться ее. У вас может возникнуть соблазн включить все замечательные вещи о вашей компании. Подумайте: история вашего бренда, отзывы клиентов и экспертов, работающих в вашей компании. Но ваша электронная почта не место для всей этой информации. Возможно, когда вы пишете блог или страницу «О нас» вашей компании, но точно не электронное письмо. Например, если вы хотите, чтобы получатель устроил встречу, не давайте ему свою биографию, информацию о вашей компании и обо всем, чего она добилась. Вместо этого кратко представьтесь и расскажите о проблеме, которую может решить ваш продукт. Вы хотите предоставить ценность, не отвлекая получателя.

Создайте мысленный план электронной почты

После того, как вы определили аудиторию и цель своей электронной почты, рассмотрите следующие вопросы, чтобы создать ментальную картину того, как должно выглядеть ваше электронное письмо:

• У вас есть правильный адрес электронной почты получателя?
• Какой язык или триггерные точки могут заставить получателя действовать в соответствии с намеченной целью электронного письма (например, подписаться на вебинар или запланировать встречу)?
• Есть ли необходимость включать вложения, такие как тематические исследования, Google Docs или бизнес-отчеты?
• Должны ли вы добавлять призывы к действию (CTA) или ссылки? Если да, то сколько?
• Какие самые важные моменты должно охватывать ваше электронное письмо?
• Поможет ли скриншот или изображение прояснить эти моменты?

На этом этапе у вас должен быть краткий план, которым вы будете руководствоваться в процессе написания. Вы также можете преобразовать план в шаблон или использовать его в качестве контрольного списка, чтобы вам не приходилось начинать с нуля при написании электронного письма.

Шаг 2: Напишите привлекающую внимание строку темы электронного письма

Будучи первым, что увидит ваш получатель, строка темы вашего электронного письма определяет, откроют ли они ваше электронное письмо. Исследования показывают, что 47% получателей электронной почты открывают электронное письмо, а 69% сообщают о нем как о спаме — все это основано исключительно на строке темы. Эта строка должна быть достаточно убедительной, чтобы получатель открыл письмо. Но в то же время он должен предварительно просматривать сообщение, которое вы хотите передать. Если ваша тема не заинтригует, ваше электронное письмо попадет в корзину. Не имеет значения, насколько хорошо написан текст. Вот несколько лучших практик, о которых следует помнить:

Рекомендации по теме сообщения электронной почты

• Будьте кратки, в пределах девяти слов и 60 символов. В противном случае ваша тема может быть обрезана в папке «Входящие».

Пример: перестаньте тратить время на {проблемную точку потенциальных клиентов}

• Выделите цель вашего электронного письма в одном предложении. Предложите конкретную зацепку, которая сообщает о преимуществах вашего продукта или привлекает их внимание к конкретным сделкам.

Пример: Запросите свое присутствие на {Event}

• Быть конкретной. Избегайте расплывчатых выражений или ерунды.

Пример: Последний шанс! {Предложение или скидка} на {Product Name} этим летом

• Добавьте индивидуальный подход. Попробуйте использовать имя получателя, чтобы привлечь его внимание.

Пример: {Имя взаимного контакта} рекомендовал связаться с вами, {Имя получателя}

• Используйте сильные слова, чтобы спровоцировать действие. Еще лучше, если вы начнете с глагола действия.

Пример: узнайте, как лучше выполнить {Task Name} Pro Совет: Попробуйте CoSchedule Subject Line Tester бесплатно, чтобы помочь создать привлекательную тему.

Шаг 3: поприветствуйте получателя электронной почты

Ваше электронное письмо должно начинаться с подходящего приветствия, которое включает приветствие и вступительное предложение. Давайте быстро обсудим, как правильно получить каждый элемент.

Установите правильный тон с приветствием

Ваш выбор приветствия должен зависеть от ситуации. Например, если вы пишете официальное электронное письмо, лучшим началом сообщения будет фраза «Уважаемый {имя получателя}». Но если вы отправляете электронное письмо кому-то, кого вы знаете, предпочтительнее использовать «Привет, {Имя получателя}» или «Здравствуйте, {Имя получателя}». Не допускайте ошибок в написании чьего-либо имени и не обращайтесь к ним с неправильным приветствием. Это особенно важно при отправке холодных электронных писем, так как от этого зависит вероятность получения вами ответа. Бизнес-тренер Барбара Пачтер в своей книге «Основы делового этикета » рекомендует отказаться от неформальных выражений вроде «Эй» и «Йоу». Вот некоторые приветствия, которых «нельзя» избегать:

• Чрезмерно формальные приветствия, такие как «сэр» и «мадам».
• Использование общих и неинтересных заставок, таких как «Для кого это может касаться»
• Приветствия с указанием времени, такие как «Доброе утро» или «Спокойной ночи» (если вы не знаете часовой пояс получателя).
• Указание должности получателя (Уважаемый job_title)
• Окончание восклицательными знаками («Привет, Натан !!!»)

Придумайте привлекающее внимание начало

На этом этапе у вас есть только семь секунд, чтобы удержать внимание получателя и заставить его продолжить чтение остальной части вашего письма. Сильная вступительная строка — ваш билет к привлечению внимания читателя, как эта: Если вы представляетесь, начните с чего-то, что вызовет интерес у получателя. Вот шаблон электронного письма, в котором упоминается, как возможность партнерства может принести пользу получателю: Ниже приведены некоторые стандартные рекомендации, которые следует применять при написании введения по электронной почте:

• Ограничьте вступление 1-2 предложениями.
• Избегайте добавления ненужной информации или ненужных деталей.
• Подумайте о гиперссылке на свой профиль или веб-сайт LinkedIn, чтобы предоставить больше информации о себе.
• Если вы встречались или разговаривали с получателем ранее, кратко упомяните случай, чтобы найти общую точку соприкосновения.

Не отправляйте общее введение, которое заставляет читателя чувствовать, что он один из многих получателей. Вместо этого проведите небольшое исследование (подумайте: просмотрите профили в социальных сетях или обратитесь к общему коллеге), чтобы добавить индивидуальный подход. Пропустите эту часть, если вы отправляете электронное письмо тому, кто вас уже знает. В этом случае начните с любезности (например, «Надеюсь, у вас отличный день!») и сразу переходите к сути.

Шаг 4: напишите текст письма

Это сочная часть вашего электронного письма, где вы поделитесь полным сообщением. У вашего читателя, вероятно, нет времени читать длинное электронное письмо. Если вы не хотите, чтобы они бегло просмотрели ваше сообщение или полностью его пропустили, сделайте его кратким и по существу. Используйте стратегию BLUF, чтобы помочь им понять намерение вашего электронного письма, которое включает в себя написание итоговой строки заранее , чтобы быстро ответить на 5W получателя: кто, что, где, когда и почему. Вот отличный пример: Источник Вы также должны оптимизировать свою электронную почту для удобства чтения и сканирования. Вот несколько советов, как написать отличное тело электронного письма:

• Делайте предложения и абзацы короткими
• По возможности добавляйте маркеры
• Избегайте технического жаргона и пуха
• Используйте стандартное форматирование; используйте жирный шрифт, курсив и подчеркивание, чтобы выделить важные моменты
• Не предполагайте знания читателя; всегда разбивайте текст и предоставляйте необходимую информацию

По общему признанию, основная часть вашего электронного письма может быть сложной. Лучший способ написать это:

1. Рассмотрим главный вывод из вашего электронного письма
2. Подумайте о конкретном призыве к действию, который вы хотите, чтобы получатель принял
3. Напишите электронное письмо, следя за тем, чтобы каждая добавляемая строка помогала вам с двумя указанными выше указателями.

Шаг 5: завершите эффектным призывом к действию и подписанием

То, как вы заканчиваете свое электронное письмо, так же важно, как и то, как вы его начинаете. Не оставляйте получателя зависшим после передачи вашего сообщения. Обобщите все в одном-двух предложениях и добавьте призыв к действию, сообщая им о следующих шагах. Примеры включают:

• Можно ли запланировать встречу за чашкой кофе для дальнейшего обсуждения этого вопроса?
• Пожалуйста, ответьте на это письмо, предоставив запрошенную информацию.
• Пожалуйста, забронируйте место в моем Calendly, чтобы запланировать звонок по этому поводу.

Убедитесь, что ваш призыв к действию убедителен и подчеркивает важность действия. Сделайте это правильно, и у вас будет высокий шанс получить положительный ответ. Затем добавьте заключительное замечание (например, «С нетерпением жду возможности поработать с вами» или «Жду вашего положительного ответа, чтобы продолжить») и подпись в зависимости от цели вашего электронного письма и отношений с получателем. Думать:

• С наилучшими пожеланиями
• Теплые пожелания
• С уважением
• Искренне
• Лучший
• С уважением
• Спасибо
• Ваше здоровье
• С уважением
• Говорите скорее

Не упускайте из виду свои заключительные заявления. Неправильная подпись может произвести плохое впечатление, заставив вас выглядеть непрофессионально или фамильярно.

Шаг 6: проверьте и отредактируйте свою электронную почту

Представьте, что вы тратите часы на создание идеального электронного письма, но его игнорируют, потому что оно наполнено грамматическими ошибками. Вот почему очень важно вычитывать свою электронную почту. Но просто вычитки недостаточно; вы также должны убедиться, что ваша электронная почта звучит по-человечески. Вот несколько советов по копирайтингу электронной почты, которые помогут сделать вашу электронную копию эффектной и действенной:

Избегайте повторения

Прочитайте свои предложения вслух. Вы повторяете слова в одном абзаце, возможно, даже в предложении? Хотя это не самое серьезное нарушение при написании, это может сделать ваш текст повторяющимся и заставить читателя отключиться. Обратите внимание на следующие наиболее часто повторяющиеся слова:

• Только
• Информация
• Также
• Только
• Элемент
• Заказ
• Даже
• Запрос
• Отчет
• Всегда

Вы также можете запустить свою копию с коллегой, прежде чем нажать «Отправить». Вторая пара глаз поможет вам удалить часто используемые или повторяющиеся слова, которые вы, возможно, пропустили.

Используйте оксфордскую запятую

Думая о том, как написать электронное письмо, люди обычно приветствуют или избегают оксфордской запятой. У вас также могут быть твердые мнения по этому поводу, но обычно рекомендуется использовать их в электронных письмах, чтобы избежать путаницы или недопонимания.

Обрезайте слишком длинные предложения

Мы часто получаем электронные письма, которые представляют собой просто огромные блоки текста. Но как часто вы просто пролистывали его, а не читали целиком? Замените трудные для понимания или неясные предложения краткими предложениями, которые сосредоточены на обсуждаемом вопросе, чтобы получить удовлетворительный ответ — или любой ответ. Завершите его призывом к действию, чтобы читатель знал, что делать дальше, и ясно дайте понять, что вы открыты для вопросов и последующих действий, если это необходимо.

Проверьте форматирование и шрифт

Как вы отреагируете, если получите следующее электронное письмо: Вероятно, удалите его и предположите, что это мошенничество, верно? Нет ничего плохого в добавлении изображений или GIF-файлов в вашу электронную почту, но есть способ сделать это так, чтобы это не отвлекало и не раздражало. Например, использование нескольких разных размеров и цветов шрифта может показаться ошеломляющим. Ваше сообщение, скорее всего, потеряется из-за множества элементов, борющихся за внимание вашего читателя. Как правило, лучше придерживаться одного стиля, размера и цвета шрифта.

Звук человека

Ваш получатель — реальный человек, поэтому используйте язык, который звучит так, как вы бы сказали. Написание предложений, которые звучат так, как будто их напечатал робот или прямо из викторианской эпохи, не помогут вам получить хороший отклик от читателя. Вместо этого придайте своему письму более естественный эффект. Пишите так, как будто человек, с которым вы разговариваете, сидит рядом с вами в кофейне. Например, вместо того, чтобы говорить: «Приветствую, надеюсь, погода хорошая там, где вы живете», скажите что-то вроде: «Привет, надеюсь, у тебя все хорошо».

Шаг 7: Используйте профессиональную подпись электронной почты

Хотя это и не обязательно, профессиональная подпись электронной почты помогает установить вашу подлинность. Это также дает получателю больше информации о вашей роли и компании. Возьмем, например, вот этот: Он включает в себя:

• Выстрел в голову
• Полное имя
• Роль
• Компания
• Веб-сайт
• Контактная информация
• Ссылки на профили в социальных сетях

У вас есть все, что вам нужно, чтобы войти в контакт, все в одном месте. Умный, да? Более того, большинство почтовых сервисов и платформ, таких как Gmail и Outlook, позволяют автоматически добавлять электронные подписи к каждому письму, поэтому вам не нужно добавлять их для каждого письма вручную. Конечно, вы всегда можете внести изменения в зависимости от цели вашего электронного письма, чтобы получить лучший ответ, и включить дополнительную информацию, соответствующую вашей цели.

Ваша очередь отправить отличное электронное письмо

Написание хороших электронных писем — это искусство, требующее времени, но если вы будете усердно следовать нашему процессу, вы увидите резкое улучшение показателей открытия и кликабельности. Вот вам и лучшие ответы!