Процесс оценки проекта: определение, методы и этапы

Управление проектом с большим количеством движущихся частей может быть, мягко говоря, сложным, но оценка проекта предназначена для того, чтобы сделать этот процесс намного проще. Каждый проект начинается с тщательного планирования — оно закладывает основу для этапа выполнения проекта, в то время как оценки, планы и графики направляют команду проекта по мере выполнения задач и получения результатов.

Но даже при наличии процесса оценки проекта успешное управление проектом не так просто, как кажется. Менеджеры проектов должны отслеживать затраты, задачи и время в течение всего жизненного цикла проекта, чтобы убедиться, что все идет по плану. Для этого они используют процесс оценки проекта и используют программное обеспечение для управления проектами, чтобы помочь управлять работой своей команды в дополнение к планированию и оценке эффективности проекта.

Что такое оценка проекта?

Оценка проекта — это процесс измерения успеха проекта, программы или портфеля. Это делается путем сбора данных о проекте и использования метода оценки, который позволяет оценщикам находить возможности для повышения производительности. Оценка проекта также имеет решающее значение для информирования заинтересованных сторон о статусе проекта и любых изменениях, которые могут потребоваться в бюджете или расписании.

ProjectManager — это надежное программное обеспечение для управления проектами, в котором есть все функции отслеживания и отчетности, необходимые для процесса оценки вашего проекта. Наша информационная панель в режиме реального времени позволяет отслеживать расходы, задачи и бюджеты, а также создавать отчеты за считанные минуты. Начните бесплатно сегодня!

Каждый аспект проекта, такой как затраты, объем, риски или окупаемость инвестиций (ROI), измеряется, чтобы определить, идет ли он по плану. Если есть дорожные неровности, эти данные могут сообщить, как проекты могут быть улучшены. По сути, вы задаете проекту ряд вопросов, предназначенных для того, чтобы узнать, что работает, что можно улучшить и полезен ли проект. Такие инструменты, как информационные панели и трекеры проектов, помогают в процессе оценки, делая ключевые данные легкодоступными.

Процесс оценки проектов существует столько же, сколько и сами проекты. Но когда дело доходит до науки об управлении проектами, оценку проекта можно разделить на три основных типа или метода: предпроектная оценка, текущая оценка и послепроектная оценка. Давайте посмотрим на процесс оценки проекта, что он влечет за собой и как вы можете улучшить свою технику.

Критерии оценки проекта

Конкретные детали критериев оценки проектов варьируются от одного проекта или одной организации к другой. В общих чертах, процесс оценки проекта охватывает ограничения проекта, включая время, стоимость, объем, ресурсы, риск и качество. Кроме того, организации могут добавлять свои собственные бизнес-цели, стратегические задачи и другие показатели.

Методы оценки проектов

В проекте есть три момента, где оценка необходима больше всего. Хотя вы можете оценить свой проект в любое время, это моменты, когда вы должны официально запланировать процесс.

1. Предпроектная оценка

В некотором смысле, вы предварительно оцениваете свой проект, когда пишете устав проекта, чтобы представить его заинтересованным сторонам. Вы не сможете эффективно планировать, укомплектовывать персоналом и контролировать новый проект, если вы сначала не оценили его. Предпроектная оценка — единственный верный способ определить эффективность проекта перед его выполнением.

2. Текущая оценка проекта

Чтобы убедиться, что ваш проект идет по плану и достигает всех запланированных и бюджетных показателей, которые вы установили, крайне важно, чтобы вы постоянно отслеживали и отчитывались о своей работе в режиме реального времени. Только с помощью метрик проекта вы можете измерить успех своего проекта и то, соответствуете ли вы его целям и задачам. Настоятельно рекомендуется использовать программное обеспечение для управления проектами для постоянной оценки проекта в режиме реального времени.

3. Послепроектная оценка

Считай это постмортемом. Послепроектная оценка — это когда вы просматриваете документы проекта, берете интервью у проектной команды и принципов и анализируете все соответствующие данные, чтобы понять, что сработало, а что пошло не так. Только разработав эту четкую картину, вы сможете решить проблемы в предстоящих проектах.

Этапы оценки проекта

Независимо от того, когда вы решите провести оценку проекта, процесс всегда состоит из четырех этапов: планирование, реализация, завершение и распространение отчетов.

1. Планирование

Конечной целью этого шага является создание плана оценки проекта, документа, в котором объясняются все детали процесса оценки проекта вашей организации. При планировании оценки проекта важно определить заинтересованные стороны и их краткосрочные и долгосрочные цели. Вы должны убедиться, что ваши цели и задачи проекта ясны, и очень важно установить критерии, которые скажут вам, достигаются ли эти цели и задачи.

Итак, вам нужно написать ряд вопросов, чтобы задать их заинтересованным сторонам. Эти запросы должны включать такие темы, как структура проекта, лучшие практики и показатели, определяющие успех.

Включив заинтересованные стороны в свой план оценки проекта, вы получите руководство в ходе проекта, одновременно развивая отношения с заинтересованными сторонами. Они будут получать от вас отчеты о проделанной работе на всех этапах проекта, и, установив эти начальные отношения, вы, скорее всего, заработаете их веру в то, что вы можете управлять проектом к их удовлетворению.

2. Реализация

Пока проект выполняется, вы должны контролировать все аспекты, чтобы убедиться, что вы соблюдаете график и бюджет. Одна из вещей, которую вы должны отслеживать во время проекта, — это процент завершения. Это то, что вы должны делать при создании отчетов о состоянии и встречах с вашей командой. Чтобы убедиться, что вы идете по плану, возложите на команду ответственность за своевременное выполнение задач и следите за базовыми датами, чтобы знать, когда задачи должны быть выполнены.

Не забывайте следить за качеством. Неважно, сдадите ли вы проект в отведенные сроки, если продукт некачественный. Поддерживайте качество обзоров и не делегируйте эту ответственность. Вместо этого возьмите это на себя.

Поддержание тесной взаимосвязи с бюджетом проекта так же важно, как и отслеживание графика и качества. Следите за расходами. Они будут колебаться на протяжении всего проекта, так что не паникуйте. Однако будьте откровенны, если заметите, что потребность в дополнительных средствах растет. Сообщите своему руководящему комитету как можно скорее, чтобы не было сюрпризов.

3. Завершение

Когда вы закончите свой проект, у вас еще будет работа. Вы захотите взять данные, которые вы собрали в ходе оценки, и извлечь из них уроки, чтобы исправить проблемы, обнаруженные в процессе. Выясните краткосрочные и долгосрочные последствия того, что вы узнали в ходе оценки.

4. Отчетность и распространение

После завершения оценки необходимо записать результаты. Для этого вы создадите отчет об оценке проекта, документ, содержащий уроки на будущее. Предоставьте свой отчет заинтересованным сторонам, чтобы держать их в курсе хода проекта.

Как вы собираетесь распространять отчет? В вашей организации может быть уже установлен протокол для этого. Возможно, заинтересованные стороны предпочитают встречу, чтобы получить результаты лицом к лицу. Или, может быть, они предпочитают PDF-файлы с легко читаемыми диаграммами и графиками. Убедитесь, что вы знаете свою аудиторию, и адаптируйте свой отчет к ней.

Преимущества оценки проекта

Оценка проекта всегда желательна, и она может принести вашей организации широкий спектр преимуществ. Как отмечалось выше, существует множество аспектов, которые можно измерить в процессе оценки проекта. Вам и вашим заинтересованным сторонам решать, какие наиболее важные факторы следует учитывать. Вот некоторые из основных преимуществ внедрения процесса оценки проекта.

• Лучшее управление проектами: оценка проектов помогает вам легко найти области улучшения, когда речь идет об управлении вашими затратами, задачами, ресурсами и временем.
• Улучшает производительность команды: оценка проекта позволяет отслеживать производительность вашей команды и повышает ответственность.
• Лучшее планирование проекта: помогает сравнить базовый план проекта с фактической производительностью проекта для лучшего планирования и оценки.
• Помогает в управлении заинтересованными сторонами: наличие хороших отношений с заинтересованными сторонами является ключом к успеху в качестве руководителя проекта. Создание отчета об оценке проекта очень важно для его обновления.

Как ProjectManager улучшает процесс оценки проекта

Чтобы вывести оценку вашего проекта на новый уровень, вам понадобится ProjectManager, онлайн-инструмент управления работой с интерактивными информационными панелями, которые предоставляют данные в реальном времени, чтобы вы могли отслеживать, что происходит сейчас, а не то, что произошло вчера.

С панелью мониторинга ProjectManager в режиме реального времени оценка проекта измеряется в режиме реального времени, чтобы держать вас в курсе. Затем числа отображаются в красочных графиках и диаграммах. Отфильтруйте данные, чтобы отобразить нужные данные, или выполните детализацию, чтобы получить более глубокую картину. Этими графиками и диаграммами также можно поделиться с помощью нажатия клавиши. Вы можете отслеживать рабочую нагрузку и задачи, потому что ваша команда обновляет свой статус в режиме реального времени, где бы они ни находились и в какое бы время они ни завершили свою работу.

Оценка проекта с помощью информационной панели ProjectManager в режиме реального времени упрощает процесс оценки в ходе развития проекта. Он также предоставляет ценные данные впоследствии. Процесс оценки проекта может быть даже увлекательным, если использовать правильные инструменты. Не стесняйтесь использовать наши автоматизированные инструменты отчетности для быстрого создания традиционных отчетов по проектам, что позволит вам повысить как точность, так и эффективность вашего процесса оценки.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, в котором есть набор мощных инструментов для каждого этапа вашего проекта, включая интерактивные информационные панели и инструменты отчетности. Наше программное обеспечение собирает данные проекта в режиме реального времени, и ваша команда постоянно получает информацию по мере выполнения своих задач. Узнайте, как можно упростить мониторинг, оценку и отчетность, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией уже сегодня!