13 инструментов внутренней коммуникации, которые должна использовать каждая команда

Коммуникация является сердцем большинства организаций.

Это то, как вы передаете инструкции. Это то, как вы решаете проблемы. Это то, как вы озвучиваете опасения. Это то, как вы строите связи.

Это все.

Поэтому, если ваша внутренняя коммуникационная стратегия не работает — или если она работает не так эффективно, как вам хотелось бы, — это может вызвать большие проблемы для вашего бизнеса.

К счастью, существует множество инструментов внутренней коммуникации, которые помогут вам решить эти проблемы.

Лучшие инструменты внутренней коммуникации

Итак, каковы лучшие инструменты внутренней коммуникации?

1. Slack (лучшее приложение для чата).

Иногда приятно задать быстрый вопрос и получить быстрый ответ. Или начните открытое обсуждение тривиальной проблемы с ближайшими коллегами. Если вам нужно быстро и неформально поговорить, чат-приложения идеально подходят.

В наши дни Slack является королем делового чата — он не идеален для всех и предлагает только некоторые инструменты для общения, но это отличный способ начать работу.

2. Gmail (лучший почтовый клиент).

Я большой поклонник электронной почты, так как она надежна, оставляет постоянную запись разговора и ее легко отследить. На мой взгляд, Gmail по-прежнему остается выдающимся игроком в сфере электронной почты.

Посмотрите мой рейтинг лучших почтовых клиентов.

А если вы хотите получить максимальную отдачу от Gmail, вам идеально подойдет аналитический инструмент, такой как EmailAnalytics, который поможет вам отслеживать и анализировать все действия вашей команды по электронной почте, что в конечном итоге поможет вашей команде (или даже всей вашей организации) работать более продуктивно.

3. Jostle (лучший интранет-инструмент).

Интранет функционирует как централизованный узел, где все сотрудники могут общаться любым удобным для них способом. В интрасети вы можете обмениваться файлами, такими как фотографии, документы и видео, вы можете настроить определенные каналы для разных групп людей в вашей организации, а также оптимизировать обмен сообщениями, когда речь идет об обновлениях процедур и других изменениях высокого уровня. .

Одним из лучших примеров программного обеспечения для интрасети является Jostle, который предлагает комплексные функции внутреннего делового общения.

4. Группы Google (для рассылок компании).

Часто вам нужно передать определенное сообщение всей вашей команде одновременно через информационный бюллетень для сотрудников.

Вам не нужна специальная платформа, чтобы помочь вам сделать это; вы можете управлять информационными бюллетенями вашей компании с помощью базового шаблона и существующей платформы электронной почты.

5. Dropbox (для обмена файлами).

Вам также понадобится способ обмена файлами со своими сотрудниками (а также с вашими клиентами и внешними партнерами).

Хранение файлов, создание резервных копий, приглашение других соавторов к файлу и даже отправка файлов другим часто могут выполняться в одном и том же месте.

Если у вас есть доступный набор инструментов, например, через Google Workspace или Office 365, у вас, вероятно, будет несколько вариантов обмена файлами; в противном случае вы можете стремиться получить специальную платформу для обмена файлами, такую ​​​​как Dropbox.

6. Google Workspace (для совместной работы).

Платформы для совместной работы идеально подходят для одновременной работы над проектами. Если у вас есть два сотрудника, которым необходимо одновременно работать над одной и той же электронной таблицей или создавать общую презентацию в виде слайд-шоу, им нужны инструменты, которые помогут им избежать дублирования усилий и вместо этого координировать свою работу.

Google Workspace, возможно, является доминирующим конкурентом в этой области, поскольку они предлагают интуитивно понятные инструменты для совместной работы с документами Google, электронными таблицами, презентациями и многим другим.

7. Ткацкий станок (для записи экрана).

Хотите поговорить со своими сотрудниками напрямую, не открывая беседу и не создавая информационный бюллетень компании? Вы можете создавать, размещать, транслировать и записывать видео, чтобы выполнить свою работу.

Запишите заявление в компанию или создайте обучающие видео; ваши сотрудники могут смотреть и пересматривать эти видео, когда им удобно.

Loom здесь отличный выбор.

8. Zoom (для видеочата).

Разговоры по электронной почте и письменные чаты не имеют языка тела и тональных сигналов, присутствующих в типичном разговоре, поэтому видеочат является таким отличным дополнением для большинства команд.

Пока ваши видеопотоки не скомпрометированы задержками и техническими проблемами, это быстрый и полезный способ общения.

В настоящее время Zoom является одним из самых популярных инструментов внутрикорпоративного общения для видеосвязи.

9. Асана (для сотрудничества и управления проектом).

Платформа управления проектами позволяет вам централизовать внутреннюю коммуникацию, устанавливая задачи (и сроки), рассказывая о проектах по мере их реализации и даже передавая инструкции.

На рынке есть десятки отличных инструментов для управления командой, но Asana — мой любимый.

10. Joomla (для форумов).

Внутренние форумы функционируют точно так же, как общедоступные форумы, давая сотрудникам возможность задавать вопросы, начинать обсуждения и совместно решать проблемы.

Вы можете использовать для этого свою внутреннюю платформу, но вы также можете создать веб-форум специально для этой цели, используя такой инструмент, как Joomla!

11. Audacity (лучший инструмент для создания подкаста).

Подкасты — отличный инструмент для общения с массами. Но им также часто пренебрегают как одним из лучших инструментов внутренней коммуникации для сотрудников.

Генеральный директор вашей компании или другие руководители могут регулярно вести подкаст, чтобы рассказывать о будущем компании, недавних важных решениях или даже брать интервью у разных сотрудников, чтобы внутренняя культура могла укрепляться.

Лучше всего то, что для начала вам не нужны никакие причудливые инструменты — достаточно базового программного обеспечения для записи и редактирования (например, Audacity).

12. Пончик (за возвращение разговоров о кулерах в мире удаленной работы).

Вы когда-нибудь скучали по разговорам о «кулере с водой» со случайными коллегами, которые помогли вам наладить связи и лучше узнать своих коллег?

Некоторые плагины для сплочения команды и другие инструменты внутренней коммуникации направлены на восстановление этой интуитивной прозорливости и в процессе повышения силы вашей корпоративной культуры.

Например, Donut можно использовать, чтобы помочь сотрудникам вашей компании общаться друг с другом и вести настоящие человеческие разговоры в ситуации, которая иначе не возникла бы.

13. TinyPulse (для опросов сотрудников).

Опросы сотрудников позволяют получить критические отзывы о бизнесе, выяснить, что чувствуют ваши сотрудники, и, в конечном счете, получить указания о том, как внести более позитивные изменения в организацию.

Даже несколько простых вопросов, регулярно распространяемых, могут коренным образом изменить ваш бизнес к лучшему.

Если у вас есть Google Workspace, Forms — отличный инструмент для использования; в противном случае вы можете использовать специальный инструмент для проведения опросов, например TinyPulse.

Преимущества улучшения внутренней коммуникации

Трудно переоценить, насколько ценными могут быть инструменты внутренней коммуникации.

Улучшив внутреннюю коммуникацию, вы увидите:

• Производительность. Люди работают быстрее и делают больше, когда у них есть хорошие инструменты коммуникации, чтобы заземлить себя и связаться с другими людьми.
• Эффективность. Плохие инструменты коммуникации или отсутствие инструментов внутренней коммуникации могут привести к напрасной трате времени и усилий. Все работает намного проще, когда у вас есть правильная инфраструктура.
• Меньше ошибок. Сколько раз вы пропустили срок или испортили заказ из-за ошибки связи? Улучшенные инструменты внутренней коммуникации не снизят частоту ошибок до нуля, но могут значительно снизить ее.
• Укрепление корпоративной культуры. Внутренняя коммуникация также связана с созданием и укреплением корпоративной культуры, созданием командных связей и укреплением основных ценностей вашей организации на всех уровнях.
• Последовательность. Чем больше ваши сотрудники общаются, тем больше согласованности вы увидите в рабочей силе и в ваших конечных результатах.
• Мораль сотрудников. Хорошие инструменты внутренней коммуникации могут даже повысить моральный дух сотрудников. Имея больше связей и больше возможностей для общения, сотрудники чувствуют себя более уверенно и лучше «вписываются» в рабочее место.

Готовы вывести внутреннюю коммуникацию вашей компании на новый уровень?

Потрясающий. Мы готовы помочь.

У меня есть отличный следующий инструмент, который можно добавить в ваш арсенал: EmailAnalytics.

С помощью EmailAnalytics вы сможете просматривать активность электронной почты всей вашей команды, включая количество электронных писем, которые они отправляют и получают каждый день, их основных отправителей и получателей, а также их среднее время ответа.

Это идеальный способ оценить эффективность вашего общения и внести позитивные изменения для улучшения внутренней инфраструктуры.

Подпишитесь на бесплатную пробную версию сегодня, чтобы увидеть, как это работает!