Объяснение принципов и лучших практик канбана

Канбан — это визуальный инструмент рабочего процесса, который первоначально использовался как система планирования Toyota, но теперь связан с гибкой методологией, особенно в разработке программного обеспечения DevOps. Его также можно использовать в традиционных методологиях управления проектами.

По мере того, как популярность канбан-досок росла, они находили применение в отраслях, которым нужен способ, чтобы каждый член команды мог видеть состояние своей работы. Это требует общения в режиме реального времени и понимания принципов канбан.

4 принципа канбана

Метод канбан основан на ряде принципов. Это позволяет лучше управлять процессом, что улучшает ход работы. Канбан-метод постоянно меняется, и вы всегда должны искать способы улучшить этот процесс.

Эти постепенные улучшения являются основой принципов канбан. Цель состоит в том, чтобы всегда улучшать процессы организации. Четыре принципа канбана были разработаны для использования канбана таким образом, чтобы вы всегда получали максимальную выгоду от своего бизнес-процесса.

Усовершенствования канбана включают в себя улучшение потока, сокращение времени цикла, повышение ценности для клиента и разработку продуктов, повышающих предсказуемость. Естественно, это важнейшие цели для любого бизнеса, который надеется остаться в бизнесе.

Прежде чем определить четыре принципа канбана, важно отметить, что программное обеспечение для управления работой повышает эффективность. ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое способствует общению в режиме реального времени, поддерживая связь между гибридными командами, независимо от того, где и как они работают. Начните бесплатно работать с ProjectManager прямо сейчас.

1. Визуализируйте рабочий процесс

Канбан был разработан для визуализации рабочего процесса. Любой, кто хочет внедрить метод канбан, должен будет визуализировать свой рабочий процесс. Это означает размещение вашего рабочего процесса на доске. Эта доска, как упоминалось выше, может быть реальной доской или программным обеспечением канбан. Затем вам необходимо подробно описать этапы вашего процесса или производства, которые предоставляют услугу или продукт.

В результате получается канбан-доска, которая с одной стороны очень проста (задачи, действия и выполнено, о которых мы говорили ранее), а может быть очень сложной в зависимости от вашего процесса. Как только процесс вашей работы появится на доске, например, все их рабочие элементы, вы можете начать визуализировать работу, которую выполняет ваша команда.

На доске также могут быть так называемые «плавательные дорожки», представляющие собой горизонтальные линии, которые разбивают вашу канбан-доску на разделы для визуализации различных типов работы в вашем рабочем процессе. Это отделяет работу, которая следует аналогичному процессу, от других действий на вашей доске. Его также можно использовать для управления несколькими проектами на одной доске или для управления работой отдельного человека.

2. Ограничьте незавершенное производство (WIP)

Незавершенное производство (WIP) — это термин, который относится к задачам, над которыми в данный момент работают, будь то команда или один член команды. Это важный принцип канбана, поскольку он может помочь предотвратить перегрузку и улучшить рабочий процесс.

Также называемая вытягивающей системой, ограничение WIP повышает вероятность того, что члены команды завершат то, над чем они сейчас работают, а не перейдут к следующей задаче. Другими словами, прежде чем новую карточку канбан можно будет переместить в следующий столбец, карточка, над которой вы сейчас работаете, должна быть помечена как выполненная.

Что это делает, так это создает емкость в системе. Теперь команда может выполнять новую работу. Может пройти некоторое время, прежде чем вы сможете выяснить, каков предел WIP, и нет ничего необычного в том, чтобы начать, даже не имея ограничения на вашу незавершенную работу.

Цель бережливого канбана — начать без ограничений и отслеживать незавершенное производство. Получив некоторый опыт и данные, вы сможете принять более взвешенное решение о том, насколько ограничить незавершенное производство для каждого столбца на канбан-доске. Что бы вы ни выбрали, добавление числа в столбец — отличный способ сообщить об ограниченных возможностях команде и заинтересованным сторонам.

3. Сосредоточьтесь на потоке

Процесс канбан заключается в визуализации рабочего процесса и, таким образом, в управлении им для улучшения этого потока. Таким образом, сосредоточение внимания на потоке вашей доски является руководящим принципом канбан. Эти принципы приведены в порядке, поэтому, как только вы выполните два вышеупомянутых принципа канбана, вы сможете начать управлять потоком.

Это делается путем выделения различных этапов рабочего процесса и статуса работы в каждом из этих столбцов. Вы либо увидите плавное движение вперед, либо узкие места с накоплением работы, что повлияет на ваши возможности. Это, конечно, зависит от того, насколько хорошо вы определили рабочий процесс и какие ограничения WIP вы установили.

То, что вы ищете в более широком смысле, — это то, как быстро ваша работа движется от начала до конца вашего рабочего процесса. Это также можно назвать вашим потоком создания ценности. Благодаря визуальному характеру канбан-доски существует прозрачность, которая позволяет команде анализировать систему и вносить необходимые коррективы для улучшения потока и сокращения времени, необходимого для выполнения задач.

Один из способов сделать это — просмотреть промежуточные этапы ожидания или промежуточные этапы выполнения и посмотреть, как долго задачи остаются на этих этапах передачи. Сокращая время на этапе передачи обслуживания, вы можете сократить общее время цикла. Улучшение потока приводит к тому, что ваша команда работает более слаженно и предсказуемо. Лучшее прогнозирование означает более точные обязательства перед клиентами.

4. Постоянное совершенствование

Поскольку канбан является эволюционным, что означает изменение, вы всегда будете пересматривать и модифицировать свой канбан-процесс, чтобы улучшить поток. Этого можно добиться, экспериментируя с небольшими изменениями и внося постепенные улучшения, с которыми может легко справиться вся команда, используя метод научного управления.

Это управление изменениями, направленное на совместное улучшение и экспериментальное развитие с использованием научного метода, вы можете сформировать гипотезу, проверить ее и принять обоснованные решения на основе этого метода. Научный подход к поэтапным изменениям лежит в основе принципов бережливого и гибкого производства.

Поэтому владелец продукта всегда должен оценивать процесс с целью достижения постоянного улучшения рабочего процесса. Каждое изменение отслеживается и измеряется, чтобы убедиться, что оно делает то, что вы хотите, и не имеет противоположного эффекта.

Вы можете собирать данные системы канбан о предоставлении услуг вашей командой вручную на физической доске или автоматически при использовании программного обеспечения канбан. Цифровые инструменты часто имеют информационные панели и отчеты, которые отслеживают и детализируют эти показатели, чтобы помочь при оценке производительности.

Связанный: Лучшее программное обеспечение Kanban

Лучшие практики Канбана

Очевидно, что канбан-доски — это мощный инструмент для развития совместной работы, обеспечения прозрачности и поддержки работы команд с максимальной отдачей при одновременном постепенном улучшении рабочего процесса и точности при прогнозировании доставки вашим заинтересованным сторонам или клиентам. Хотя следовать четырем принципам канбан необходимо, есть и другие вещи, которые вы можете сделать, чтобы получить максимальную отдачу от управления проектами канбан.

1. Система вытягивания: как уже упоминалось, система вытягивания — это когда новая работа не начинается до тех пор, пока не будут выполнены задачи, над которыми ведется работа. Это важная практика бережливого производства, которая хорошо служит канбану, позволяя командам работать на полную мощность. Он контролирует поток ресурсов в системе, поэтому они подключаются к конвейеру только тогда, когда это необходимо. Вытягивающая система выполняет цель канбана по поддержке непрерывного потока и сокращению времени выполнения заказа.
2. Ограничения незавершенного производства. Наличие лимитов незавершенного производства — это передовая практика, основанная на гибкой разработке. Как мы обсуждали в принципах канбан, это способ ограничить максимальное количество задач, над которыми можно работать в столбце канбан-доски. Ограничив WIP, вы обнаружите, что вам будет легче увидеть, когда в вашем рабочем процессе есть неэффективность. Благодаря структуре канбан-доски и использованию лимитов незавершенного производства менеджер по продукту может выявлять узкие места до того, как они повлияют на команду, и перераспределять ресурсы, чтобы обеспечить непрерывность потока. Но это также помогает ежедневно встречаться с командой, чтобы запустить цикл обратной связи.
3. Концепция потока: поток является одним из принципов бережливого мышления и означает, как работа движется по системе. Концепция потока заключается в том, что вам нужен хороший поток или система, в которой работа проходит через систему устойчивым и предсказуемым образом. Плохой поток — это система, в которой работа останавливается и начинается снова и снова. Поддержание постоянного потока означает более быструю и надежную доставку. Это более ценно для вашего клиента, команды и организации.

Используйте канбан-доски ProjectManager

ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой, разработанное для гибридных команд. Наш инструмент основан на облаке, что означает, что владельцы продуктов получают данные в режиме реального времени для анализа рабочего процесса, а команды могут сотрудничать независимо от того, где они работают, как они работают или почему они работают.

Сотрудничайте с вашей командой

ProjectManager поддерживает совместную работу по своей сути, что означает, что все в команде подключены и могут обмениваться документами или комментировать свои задачи с другими членами команды в режиме реального времени. Отметьте кого-нибудь из команды проекта и вовлеките их в беседу. Уведомления по электронной почте и оповещения в приложении гарантируют, что все всегда будут в курсе последних событий.

Несколько представлений проекта

Но не все работают одинаково. Вашим agile-командам понравятся канбан-доски, но у других отделов вашей организации могут быть более традиционные способы управления своей работой. Вот почему у нас есть несколько представлений проекта. Если ваша команда руководителей использует методологию водопада, они могут использовать наши интерактивные диаграммы Ганта или представление в виде листов, которые аналогичны диаграмме Ганта, только без визуальной временной шкалы. Также есть динамический список задач и даже календарь, который делает гораздо больше, чем просто сохраняет важные даты.

Отслеживайте прогресс в режиме реального времени

Мониторинг вашего рабочего процесса — это то, как вы получаете постоянное улучшение. Наше программное обеспечение отслеживает метрики в режиме реального времени с помощью нашей интерактивной панели инструментов. В отличие от некоторых программ, которые заставляют вас настраивать панель мониторинга, наше готово, когда вы готовы, автоматически рассчитывает данные в реальном времени и отображает их в виде удобных для чтения графиков и диаграмм, чтобы обеспечить непрерывную доставку.

Существуют также отчеты в один клик, которые можно отфильтровать, чтобы отображать только ту информацию, которую вы хотите видеть. Затем поделитесь им с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе. Функции планирования ресурсов помогают сбалансировать рабочий процесс и инструменты управления задачами, чтобы все работали продуктивно, будь то на досках канбан или в одном из других представлений проекта. Наше программное обеспечение — единственное решение для вашей работы.

Ресурсы по методологии Канбан

Если вы хотите глубже погрузиться в канбан и узнать, как программное обеспечение канбан может помочь вашей системе работать бесперебойно и с большей предсказуемостью, ознакомьтесь с этими ресурсами методологии канбан.

• Руководство по методологии канбан: Наше окончательное руководство по методологии канбан охватывает многое из того, что мы обсуждали выше, и идет дальше в области бережливого производства, гибкой разработки программного обеспечения и схватки.
• Инструменты программного обеспечения канбан: для получения дополнительной информации о ProjectManager, в частности обо всем, что вы можете делать с нашими досками канбан, посетите нашу страницу программного обеспечения досок канбан, чтобы узнать, как лучше организовывать, создавать рабочие процессы и сотрудничать.
• Руководство по управлению запасами канбан: Подробную информацию о том, как запустить систему канбан, можно найти в нашем блоге, посвященном управлению запасами канбан. Он решает проблемы, предлагает рекомендации и преимущества.
• Краткое руководство по канбан-карточкам: канбан-карточки являются основным элементом методологии канбан. Они описывают задачу, показывают, кто назначен, устанавливают приоритет и многое другое, о чем вы можете узнать из этого краткого руководства.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления работой и проектами, которое объединяет гибридные команды для повышения производительности. Присоединяйтесь к более чем 35 000 профессионалов, которые уже добиваются успеха в таких разных организациях, как NASA, Siemens и Nestle. Начните бесплатно сегодня!