Что такое бережливое управление портфелем? Краткое руководство

Наличие большого количества проектов в портфолио может быть пугающим. Вам необходимо разработать стратегию и спланировать распределение ресурсов, чтобы гарантировать, что каждый проект будет иметь то, что ему нужно, когда ему это нужно. Есть много способов сделать это, и один из них — бережливое управление портфелем.

Давайте сначала дадим определение бережливому управлению портфелем, а затем углубимся в то, как оно работает. Это даст вам представление о том, является ли это правильной стратегией для управления вашим портфелем. Мы также объясним, когда следует использовать бережливое управление портфелем и как программное обеспечение для управления проектами может помочь вам лучше управлять своими портфелями.

Что такое бережливое управление портфелем?

Бережливое управление портфелем — это процесс, посредством которого стратегия согласовывается с исполнением с использованием бережливого подхода и гибких операций с портфелем и управления. Бережливое управление проектами является частью гибкой методологии, направленной на повышение ценности для клиентов за счет устранения отходов проекта.

Команда высшего руководства будет применять принципы бережливого производства для управления портфелем. Команды управления портфелем узнают о стратегии предприятия и о том, как реализовать эту стратегию, распределяя бюджет. При этом портфель инвестиций управляется на протяжении всего его жизненного цикла посредством гибкой разработки и бизнес-стратегии.

Бережливое управление портфелем делает это, используя пять принципов бережливого производства. Эти принципы определяют ценность, отображают поток создания ценности, создают поток, устанавливают притяжение и стремятся к совершенству. Они создают основу для создания эффективной организации всех проектов в портфеле. Менеджеры портфелей могут найти недостатки и устранить их, чтобы повысить ценность и снизить затраты.

Конечно, вы должны сначала найти эти неэффективности. ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления портфелем, которое предоставляет данные в режиме реального времени для принятия более эффективных решений при управлении портфелем. У нас есть инструменты бережливого управления портфелем, такие как живая информационная панель портфеля, которая фиксирует шесть показателей по всему портфелю, чтобы получить общее представление о производительности и прогрессе. Настройка не требуется — мы готовы, когда вы готовы. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Каковы 5 принципов бережливого производства?

Мы упомянули пять принципов бережливого производства, но, учитывая их важность для бережливого управления портфелем, они заслуживают небольшого пояснения.

1. Значение

Это определяется потребностями клиента из портфолио. Следует подумать о сроках производства и поставки продукта, его цене и требованиях или ожиданиях, которые необходимо выполнить.

2. Картирование потока создания ценности

Ценность — это конечная цель, и теперь вам нужно составить карту потока создания ценности, который включает все шаги и процессы, определяющие успех портфеля. Это означает все, от сырья до поставки конечного продукта. Суть в том, чтобы определить, что не создает ценности, и устранить эти потери.

3. Создание потока

Во-первых, вы находите и устраняете потери в потоке создания ценности. Затем вы должны убедиться, что шаги проходят гладко. Не должно быть никаких перерывов, задержек или узких мест. Это может быть сложно при работе с кросс-функциональными командами, но в случае успеха это повысит производительность.

4. Установление тяги

Поток будет приносить пользу клиентам быстрее, а это означает, что клиенты смогут получить продукт за меньшее время, чем это требовалось. Это поможет вам избежать складирования материалов и оптимизировать инвентаризацию вашего оборудования. Это экономит деньги как производителя, так и покупателя.

5. Стремление к совершенству

Совершенство — это цель, которую невозможно достичь, но стремление к ней сокращает потери и обеспечивает большую ценность для клиентов. Вот почему вы хотите сделать бережливое мышление частью своей корпоративной культуры. Все, кто работает на вас, должны быть вовлечены в этот тип бережливого управления портфелем. Как только вы доберетесь до этого шага, вы вернетесь к началу, поскольку бережливое производство никогда не останавливается.

Когда использовать бережливое управление портфелем

Бережливое управление портфелем используется на протяжении всего жизненного цикла вашего портфеля. Он используется во время управления портфелем, чтобы убедиться, что все проекты соответствуют вашим стратегическим бизнес-результатам, при этом улучшая инвестиционные решения.

Более важно, кто использует бережливое управление портфелем и инструменты бережливого управления портфелем для управления портфелем. Это люди высокого уровня в организации. Например, исполнительные лидеры имеют решающее значение для эффективной реализации. Они создают корпоративную культуру и помогают бережливому производству процветать в этом климате. Кроме того, они подают пример.

Ключевые игроки бережливого управления портфелем

Естественно, в этом участвуют менеджеры и супервайзеры. Они будут нести повседневное влияние бережливого мышления, поскольку они несут ответственность за развертывание бережливых методов и использование инструментов управления бережливым портфелем. Менеджеры и супервайзеры также тренируют команды, выполняющие задачи в проектах портфолио, которые должны работать бережливо.

Если в вашей компании есть профильные специалисты, они также играют ключевую роль в эффективном управлении бережливым портфелем. Это ценный ресурс, который должен использоваться командами. Даже рядовые сотрудники, отдел кадров, клиенты, поставщики и сотрудники по закупкам должны быть вовлечены в бережливое управление портфелем, чтобы максимально сократить потери и повысить ценность для клиентов.

Этапы управления бережливым портфелем

Чтобы бережливое управление портфелем было эффективным, оно должно быть внедрено во всей организации. Он предназначен для целостного улучшения каждого отдела на всех уровнях стратегической ценности. Для достижения этой цели идеально следовать этим восьми шагам управления бережливым портфелем.

Установите стратегические темы

Начните с того, что придумайте темы, которые отражают ваши стратегические приоритеты, определив свои стратегии, превратив их в инвестиции и назначив им цели. Они должны соответствовать видению портфолио. Убедитесь, что вы создали четко определенные цели и показатели для измерения их эффективности. Использование дорожной карты помогает увидеть портфолио по проектам и то, как они связаны друг с другом. Дорожная карта также действует как канал связи для команд и заинтересованных сторон.

Финансируйте, управляйте и распределяйте поток создания ценности

Поток создания ценности — это деятельность, которая реализует ваши стратегии и цели для создания ценности для клиентов и вашего бизнеса. Другими словами, согласование инвестиций с доходами. Здесь вы будете планировать свой бюджет сверху вниз, оценивая, какое финансирование вам потребуется при планировании управления затратами. Обязательно контролируйте запланированные расходы по сравнению с фактическими расходами, чтобы не сбиться с пути и перераспределять ресурсы по мере необходимости.

Управляйте спросом

Спрос, будь то операционный или исходящий от клиента, должен быть расставлен по приоритетам относительно ваших стратегических приоритетов и выполняться после анализа предполагаемых затрат и ожидаемых выгод. Это позволяет вам расставлять приоритеты в потоках создания ценности и вносить коррективы в работу в соответствии со спросом.

Используйте непрерывное адаптивное планирование с дорожными картами

Планы не высечены в камне. При управлении бережливым портфелем необходимо постоянно пересматривать и адаптироваться к изменяющейся среде, чтобы поддерживать ценность и устранять потери. Дорожные карты проекта являются ценными инструментами в этом процессе, поскольку они помогают управляющим портфелями, предоставляя им обзор, в котором они могут стратегически перераспределять ресурсы для сохранения стоимости при одновременном устранении потерь. Попробуйте наш шаблон дорожной карты, чтобы начать.

Получите бесплатно

Шаблон дорожной карты

Используйте этот бесплатный шаблон дорожной карты для Excel, чтобы лучше управлять своими проектами.

Скачать файл Excel

Оптимизация использования ресурсов

Используйте имеющиеся у вас ресурсы в полной мере и сохраняйте гибкость, чтобы вы могли перераспределять ресурсы по мере адаптации планов. Это требует точной оценки ресурсов. Эффективное управление ресурсами имеет важное значение и должно быть частью инструментов управления бережливым портфелем, которые вы используете для оптимизации использования ресурсов.

Поддержка непрерывной доставки и отчетности

Непрерывная поставка — это принцип гибкой разработки, который часто включается в управление бережливым портфелем как часть его потока создания ценности. Для этого управляющим портфелями нужны данные в режиме реального времени, чтобы принимать более эффективные решения о реализации ценности и затратах.

Контролируйте бизнес-результаты

Отслеживайте свои цели с помощью определенных метрик и ключевых показателей эффективности (KPI), чтобы определить отклонения в вашем плане и определить варианты устранения и внесения корректировок, чтобы уменьшить сбои, которые повлияют на ваш поток создания ценности. Это помогает максимизировать вашу эффективность и реализовать ваши стратегические цели.

Бережливое управление

Бережливое управление — это надзор и принятие решений по прогнозированию и составлению бюджета, измерение эффективности портфеля и координация постоянного соблюдения требований. Таким образом, шаги, которые вы предприняли для внедрения бережливого управления портфелем, всегда будут пересматриваться и уточняться для повышения ценности и устранения потерь.

ProjectManager и бережливое управление портфелем

Использование инструмента управления бережливым портфелем, такого как ProjectManager, имеет важное значение для успешного внедрения и выполнения вашего бережливого управления портфелем. Наше программное обеспечение основано на облаке, а это означает, что вы получаете данные в режиме реального времени для принятия более эффективных решений. У нас есть несколько представлений проектов, таких как диаграммы Ганта, доски канбан, списки задач, календари и многое другое, поэтому каждый отдел может использовать нужные инструменты. Все представления обновляются в режиме реального времени, поэтому есть один источник правды.

Согласуйте выполнение со стратегическими целями в дорожной карте

Бережливое управление портфелем зависит от возможности видеть все свои проекты в одном месте. Вы должны отметить, как они относятся друг к другу, что нужно, что когда. Наш обзор дорожной карты портфеля показывает каждый проект в вашем портфолио на временной шкале диаграммы Ганта. Вы видите даты начала и окончания в своем портфеле, чтобы помочь вам более эффективно распределять ресурсы. Дорожная карта может быть настроена и отфильтрована, чтобы показать только то, что вам нужно увидеть, чтобы убедиться, что вы достигаете целей.

Сбалансируйте рабочую нагрузку вашей команды

Чтобы устранить потери и повысить ценность для клиентов, вы должны максимизировать свою рабочую силу, не перераспределяя и не сжигая их. Наши инструменты управления ресурсами помогают вам видеть доступность команды, включая международные праздники, а также контролировать их рабочую нагрузку в вашем портфолио. Диаграмма рабочей нагрузки с цветовой кодировкой позволяет легко увидеть, кто перераспределен, а кто недораспределен, находится в отпуске или назначен на задачу. Вы можете перераспределять ресурсы прямо из диаграммы, чтобы сбалансировать рабочую нагрузку и сохранить продуктивность вашей команды.

Вы также можете настроить отчеты и получить статус портфолио, сгенерированный всего несколькими нажатиями клавиш. Есть и другие отчеты, такие как табели учета рабочего времени, рабочая нагрузка, отклонение и многое другое. Все отчеты можно фильтровать, чтобы видеть только те данные, которые вам нужны, а затем легко делиться ими в различных форматах с вашими заинтересованными сторонами, чтобы они оставались в курсе.

Связанный контент

ProjectManager — это не только инструмент управления портфелем, но и ведущий онлайн-центр управления проектами. Мы публикуем несколько блогов еженедельно и предлагаем обучающие видеоролики, руководства и бесплатные шаблоны для Excel и Word, которые вы можете загрузить, чтобы помочь управлять своим портфолио. Вот лишь часть нашего контента, связанного с управлением портфелем.

• 5 принципов бережливого производства: определения и способы их применения
• Что такое бережливое производство?
• Полное руководство по офису управления проектами (PMO)
• Полное руководство по управлению портфелем проектов
• Программное обеспечение для управления портфелем проектов

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает внедрять бережливое управление портфелем. Наше гибкое программное обеспечение может работать в гибких средах, более традиционных методологиях, таких как водопад, или гибридных для кросс-функциональных команд. Используйте функции управления задачами, ресурсами и рисками, чтобы поддерживать свой проект, портфель или программу в нужном русле. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.