Что такое бережливое управление проектами?

Все предприятия должны зарабатывать деньги, чтобы оставаться платежеспособным и оставаться в бизнесе. Потребность в прибыльности ясна — как вы этого добьетесь, это сложная часть.

Один из способов — предоставить больше ценности вашим клиентам, создавая меньше отходов для бизнеса. Обычно это называется бережливым управлением проектами.

Что такое бережливое управление проектами?

Бережливое управление проектами направлено на реализацию производственного проекта с большей ценностью и меньшим количеством отходов. Это достигается за счет систематического устранения потерь в потоке создания ценности процесса бережливого производства.

Чтобы работать, бережливое управление проектами опирается на постоянное совершенствование. Это означает, что каждый процесс в общем потоке создания ценности для бизнеса совершенствуется за счет применения принципа большей ценности и сокращения отходов.

Бережливое производство было разработано Toyota, поэтому оно использует японские слова для обозначения устранения потерь в производственной системе (муда), потерь, возникающих из-за перегрузки (мури), и потерь, возникающих из-за неравномерной рабочей нагрузки (мура).

Методология бережливого производства включает пять принципов бережливого производства: ценность, поток создания ценности, система вытягивания, непрерывный поток и совершенство. О них мы узнаем ниже.

Каковы преимущества бережливого управления проектами?

Когда Toyota Production System (TPS) была впервые представлена, она позволила автомобильной компании повысить ценность для своих клиентов. Доказательство в пудинге; (тогда) производитель небольших автомобилей стал одним из крупнейших автопроизводителей в мире. Хотя термин бережливое производство появился только в 1990-х годах, преимущества бережливого управления проектами были очевидны. Вот некоторые:

• Повышение прозрачности производственного процесса
• Больше контроля, лучшее принятие решений и расширение возможностей команд
• Повышает производительность и моральный дух
• Предоставляет альтернативные способы получения результатов за дверь
• Более быстрые проекты из-за необходимости реагировать на меньшее количество вопросов
• Увеличивает прибыль, так как добавляется больше ценности и сокращается количество отходов
• Повышение удовлетворенности клиентов

По мере того, как компании получают эти преимущества, у них появляется больше средств для инвестирования в рабочих, инструменты и оборудование. Это создает эффект снежного кома, создавая еще большую ценность и сокращая еще больше отходов производственной системы. Это беспроигрышная ситуация в лучшем деловом смысле.

Чтобы воспользоваться всеми этими преимуществами, вам необходимо программное обеспечение для управления проектами, обеспечивающее прозрачность и связь. ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое обменивается данными между несколькими представлениями проекта. Например, представление списка может помечать задачи, добавлять приоритет и отображать текущий статус задачи. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно.

Определение бережливого проекта

Бережливое управление проектами было разработано на производстве, но с тех пор принципы бережливого производства распространились на многие другие отрасли. Бережливый проект — это просто проект, в котором происходит постоянное совершенствование.

Это делает его частью более крупной гибкой среды управления проектами, поскольку он является гибким и готовым к изменениям по мере необходимости. Все дело в том, чтобы приносить пользу клиентам и заинтересованным сторонам, независимо от того, производите ли вы автомобиль или приложение.

Один из аспектов бережливого проекта, отличающий его от традиционно управляемых проектов, заключается в том, что в нем применяются пять принципов бережливого управления проектами. Это первый шаг в бережливом проекте; определить пять принципов бережливого производства, а затем применить их к своему проекту.

5 принципов бережливого производства

Давайте определим пять принципов бережливого производства. Эти принципы существуют уже некоторое время, но в 1997 году они были систематизированы Институтом бережливого производства (LEI).

1. Ценность: ценность определяется вашим покупателем, клиентом или заинтересованным лицом. Ценность может заключаться в качестве, сроках или цене вашего результата — хотя, скорее всего, это все три составляющие. Знайте, какие требования вам нужны, и какие ожидания нужно оправдать.
2. Поток создания ценности: вы определили ценность, теперь пришло время нанести на карту все этапы и процессы вашего производственного цикла. Эта последовательность шагов известна как поток создания ценности в бережливом управлении проектами. Определите каждое действие, которое должно происходить в проекте, включая проектирование, закупки, производство, управление персоналом, администрирование и многое другое. Полезно нарисовать эту карту потока создания ценности на одной странице, чтобы проиллюстрировать поток ресурсов.
3. Непрерывный поток: не должно быть точек, которые могут создавать узкие места или прерывать производство. Согласно LEI, «этапы потока создания ценности должны выполняться в четкой последовательности, чтобы продукт или услуга имели непрерывный поток к потребителю». Это часто требует межфункциональных команд, но приводит к большей производительности.
4. Система вытягивания: это когда заказчик, клиент или заинтересованное лицо «извлекает» продукт или услугу из проекта по мере необходимости. Другими словами, улучшения предыдущего шага приводят к более быстрому выводу продукта на рынок. Преимуществом вытягивающей системы является отсутствие складирования или складирования. Это экономит деньги для бизнеса, которые затем могут быть переданы их клиентам.
5. Совершенство: последний шаг — распространение философии на весь бизнес. Lean — это постоянное совершенствование. Следовательно, каждый в бизнесе всегда должен стремиться улучшить себя и процессы, в которые он вовлечен. Часто требуется несколько проходов, чтобы получить ценность и реально сократить потери.

Как насчет бережливого управления программами?

Проекты не возникают аккуратно, один за другим. Скорее всего, менеджеры проектов несут ответственность за надзор за рядом проектов. Портфолио — это множество проектов, а программа — это множество связанных проектов. Они также могут извлечь выгоду из бережливого подхода.

Вы можете использовать пять принципов бережливого производства при управлении программой. Глядя на все свои проекты через призму бережливого управления программами, вы обнаружите области, в которых есть потери среди проектов. Затем вы можете точно определить ценность и поделиться ресурсами, чтобы помочь всем проектам лучше работать вместе.

Хотя это не так известно, как бережливое управление проектами, бережливое управление программами — всего лишь еще один пример пятого принципа совершенства бережливого производства. Если принципы бережливого производства помогут проекту, они помогут и программе. Непрерывное совершенствование означает расширение сферы применения вашего бережливого подхода и внедрение его во все аспекты вашего бизнеса.

Как ProjectManager помогает в бережливом управлении проектами

Создание карты потока создания ценности на бумаге — хорошее начало, но программное обеспечение для управления проектами может помочь вам найти и устранить потери. ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое объединяет команды и предоставляет данные в режиме реального времени для более эффективного принятия решений.

Создание планов проекта от начала до конца

Чтобы найти ценность и избавиться от потерь, необходимо, чтобы вы видели весь проект в одном месте. Просмотрите все задачи и определите, какие из них являются хранителями, а какие ненужными. Онлайн-диаграмма Ганта ProjectManager позволяет отображать проект и определять зависимости задач, которые могут вызвать узкие места. Существует также фильтр для построения критического пути, который позволяет увидеть наиболее эффективный способ выполнения проекта и избежать тех шагов, которые не добавляют ценности.

Создавайте гибкие рабочие процессы на досках Канбан

Прозрачность является ключом к бережливому управлению проектами. Динамические доски канбан позволяют руководителям проектов следить за производственным циклом, не мешая своим командам. Между тем, команды могут управлять своими невыполненными задачами и планировать, как выполнять свою работу. Они могут комментировать задачи и получать уведомления по электронной почте или в приложении, когда есть ответ или обновление по работе.

Балансируйте рабочую нагрузку вашей команды на лету

Балансировка рабочей нагрузки также является основой бережливого управления проектами. Наши функции управления ресурсами позволяют вам видеть задания вашей команды на диаграмме с цветовой кодировкой, которая показывает, у кого слишком много или слишком мало заданий. Затем вы можете перераспределить прямо из диаграммы рабочей нагрузки, чтобы ваша команда работала с максимальной нагрузкой.

Обеспечение эффективности с помощью информационных панелей

Команды могут работать так, как они хотят, с нашими многочисленными представлениями проектов, менеджеры проектов могут получать данные о своем прогрессе с помощью отчетов одним щелчком мыши и высокоуровневого представления на панели мониторинга в реальном времени. Существуют даже отчеты и инструменты управления бережливой программой, такие как дорожная карта, которая показывает все проекты вашей программы в одном месте. Вам нужен гибкий инструмент, такой как ProjectManager, для запуска бережливого проекта.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое упорядочивает задачи, команды и проекты для повышения производительности и оптимизации ваших процессов. Этот инструмент предназначен для повышения ценности и сокращения потерь, как того требует бережливое управление проектами. Присоединяйтесь к десяткам тысяч команд в самых разных компаниях, от Bank of America до Ralph Lauren, которые используют наш инструмент, чтобы лучше работать вместе. Попробуйте ProjectManager бесплатно уже сегодня.