Управление юридическими проектами: краткое руководство с бесплатными шаблонами

Проект часто считают чем-то чисто физическим, например, строительством. Правда в том, что проектом может быть любая работа, у которой есть начало и конец. С этой целью в юридической отрасли тоже есть проекты.

Управление юридическими проектами хорошо знакомо юристам, даже если они не обязательно используют это выражение. Конечным результатом их проектов обычно является контракт, завещание или любое количество результатов.

Что такое юридическое управление проектами?

Управление юридическими проектами - это когда принципы управления проектами применяются к предоставлению юридических услуг. Это метод, который юридические фирмы используют для более продуктивного выполнения проектов для своих клиентов. По сути, это не так уж отличается от традиционного управления проектами.

Когда юридические фирмы используют управление юридическими проектами, они помогают повысить удовлетворенность своих клиентов, сохраняя при этом прибыль своей юридической фирмы. Это беспроигрышная ситуация для всех сторон. Юридическая работа, которая подпадает под управление юридическими проектами, может быть чем угодно, от судебных до неконфликтных.

Юрист обычно становится руководителем проекта в юридической фирме. Они играют роль в команде юридического проекта, помогая клиентам и продвигая цели юридической фирмы. Поскольку проекты являются временными, все юридические вопросы (независимо от их дисциплины) могут считаться проектами и, следовательно, находятся под руководством юридического управления проектами.

Программное обеспечение для управления проектами помогает юридическим командам организовывать задачи. В ProjectManager есть интерактивные диаграммы Ганта, которыми вы можете поделиться со своей командой и клиентами. Вы можете связывать зависимые задачи, устанавливать вехи и устанавливать базовые планы. Вы сможете отслеживать фактические и запланированные усилия в режиме реального времени, чтобы не отставать от графика. Вы также можете управлять работой с помощью списков задач, канбан-досок, информационных панелей и многого другого. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Процесс управления юридическими проектами

Как и в любом управлении проектами, существует процесс юридического управления проектами. Его можно разбить на три основных принципа:

1. Планирование
2. Обновление заинтересованных сторон
3. Измерение прогресса и производительности

Это ничем не отличается от того, за что отвечает любой руководитель проекта при управлении любым проектом. Вы увидите, что процесс управления юридическими проектами не так уж и отличается. Это следует за этими пятью шагами.

1. Определите цели и объем юридического проекта

Этот шаг начинается со сбора информации и требований клиента. Вы должны знать бизнес клиента, потребности и то, что они ожидают от вас. После того, как ваше исследование будет завершено, встретьтесь с клиентом и согласуйте этапы проекта, результаты и желаемый результат. Кроме того, обсудите масштабы проекта, сколько времени займет проект и каковы будут затраты. Когда это будет решено, договоритесь о порядке выставления счетов. Вы также захотите поднять риски и другие вопросы, которые могут повлиять на участие.

2. Планирование проекта

Теперь у вас достаточно информации, чтобы разбить проект на этапы и задачи. Вы также захотите создать стандарты производительности, по которым вы сможете оценивать проект. Когда у вас будет полный список ваших задач, вам нужно организовать их в виде временной шкалы. На этом этапе вы также собираете проектную команду как для фирмы, так и для клиента. Вы также оцениваете бюджет проекта в это время. Наконец, вы должны создать план коммуникаций и план управления рисками.

3. Выполните план

Это шаг, на котором вы выполняете юридическую работу. Вы назначите нужных юристов для работы над правильными задачами посредством назначения задач и определения делегирования полномочий. Менеджер проекта будет давать своевременную, объективную и конкретную обратную связь команде по мере необходимости, а также управлять производительностью и моральным духом команды. Это включает в себя содействие сотрудничеству между командой и информирование клиентов о ходе проекта.

4. Мониторинг и измерение прогресса

По мере выполнения проекта вам нужно будет измерять его ход и производительность, чтобы убедиться, что он соответствует вашему плану. Это означает отслеживание хода выполнения этапов и задач, избегание расползания объема, узких мест, избыточности, удовлетворение ожиданий клиентов и любых других неэффективных действий, которые могут задержать или сорвать проект. Вам также нужно будет контролировать проект, когда возникают проблемы, которые могут повлиять на ваше время, стоимость или объем.

5. Обзор после проекта

Проект не завершен до тех пор, пока менеджер проекта и команда не оценят результаты с точки зрения масштаба проекта. На этом этапе вам нужно определить все, что пошло не так, чтобы это не повторилось в будущих проектах. Вы должны встретиться с клиентами, чтобы обсудить отзывы, связанные с проектом, чтобы извлечь уроки, которые можно применить в будущих проектах. Любые извлеченные уроки должны быть задокументированы и переданы фирме, чтобы они были доступны будущим командам в качестве справочной информации.

Менеджер юридического проекта

В зависимости от размера вашей фирмы и типов ваших проектов, вы можете рассмотреть вопрос о найме юридического менеджера проектов. Менеджер юридических проектов — это профессионал, который планирует и управляет юридическими операциями, используя сочетание методологий юридической работы и управления проектами. Это относительно новая позиция, которая за последнее десятилетие выросла до такой степени, что большинство юридических фирм среднего и крупного размера имеют по крайней мере одну должность.

Эти профессиональные юристы наняты для определения масштабов проекта. Именно они проводят стартовые встречи, поддерживают связь с юристами и управляют отношениями с клиентами в рамках проекта. Они также несут ответственность за отслеживание хода работы после выполнения проекта.

Часть этого мониторинга включает бюджет и расходы, накопленные в ходе проекта. Эта информация помогает следить за ходом проекта, а также составляет отчеты о состоянии, которые менеджер юридического проекта представляет заинтересованным сторонам для их обновления.

Навыки менеджера юридических проектов

Менеджер юридических проектов — это растущая должность в юридической сфере, которая предоставляет юридическим отделам методы управления проектами для решения юридических услуг и юридических процессов. Существуют определенные навыки, которыми должен владеть руководитель юридического проекта, в том числе традиционные навыки управления проектами. Это включает в себя управление сложными проектами под давлением, наличие лидерских навыков для управления командами, способность решать проблемы и наличие навыков критического и стратегического мышления.

Разумеется, руководитель юридического проекта также должен в совершенстве владеть юридическими знаниями. Это не означает, что они должны окончить юридический факультет и пройти адвокатуру. Но некоторое знакомство с юридическим процессом и языком поможет. Часто менеджер юридического проекта имеет опыт помощника юриста или помощника юриста.

Сертификация управления юридическими проектами

Обучение управлению проектами всегда полезно. Существует сертификация по управлению проектами, такая как Project Management Professional (PMP), предлагаемая Институтом управления проектами (PMI), которая может быть очень полезна для понимания того, как управлять юридическим проектом, и поможет вам получить работу в качестве менеджера юридического проекта.

Вам не обязательно иметь сертификацию, чтобы претендовать на эту должность, но юридическое образование с опытом управления проектами сделает вас более привлекательным кандидатом. Существует организация под названием Институт управления юридическими проектами (LPM), которая предлагает ряд курсов и сертификатов LPM. Но часто достаточно просто пройти обучение в качестве помощника юриста или поработать над юридическими проектами, чтобы войти в дверь.

Зарплата менеджера юридических проектов

По данным Glassdoor, юридическая карьера менеджера юридических проектов имеет среднюю базовую зарплату в размере 86 565 долларов. Это средний показатель по стране, при этом нижний предел диапазона составляет около 57 000 долларов, а верхний — около 132 000 долларов.

Инструменты управления юридическими проектами

Существует несколько программных решений, разработанных специально для управления юридическими проектами, хотя любой инструмент управления проектами, помогающий в процессах управления проектами, окажется полезным при планировании, мониторинге, отслеживании и отчетности по вашему проекту. Любой инструмент с функциями управления задачами также окажется полезным.

Наличие информационной панели, которая отслеживает проект и позволяет вам получать представление о ходе и производительности проекта, поможет вам не сбиться с графика и уложиться в бюджет. Наряду с этим вам также потребуются инструменты отчетности, которые генерируют различные более подробные отчеты, которыми можно поделиться с заинтересованными сторонами.

Также лучше иметь инструмент для совместной работы, объединяющий команды, независимо от того, работают ли они в вашем офисе или в дополнительном офисе, расположенном где-то еще. Различные отделы фирмы также будут работать вместе, поэтому платформа для совместной работы, которую легко использовать всем, является плюсом.

Шаблоны управления юридическими проектами

Если вы не готовы попробовать программное обеспечение для управления юридическими проектами, существуют шаблоны, которые помогут вам управлять юридическими проектами, чтобы поддерживать удовлетворенность клиентов. Следующие шаблоны доступны для бесплатного скачивания.

Шаблон бюджета проекта

У юридических проектов есть бюджеты, и этот бесплатный шаблон бюджета собирает все финансовые данные, включая оценки, чтобы вы знали, сколько денег вам потребуется для управления вашим проектом.

Шаблон диаграммы Ганта

Этот бесплатный шаблон диаграммы Ганта для Excel поможет вам упорядочить все задачи для вашей команды управления проектом с левой стороны с датами начала и выполнения, приоритетом и т. д., а с правой стороны вы увидите весь проект на временной шкале с задачи и полосы продолжительности.

Шаблон реестра рисков

Все проекты рискованны. Выявление риска и последующее отслеживание проблем, возникающих в вашем проекте, — это то, как вы обслуживаете своего клиента. Этот бесплатный реестр рисков для Excel позволяет определить каждый риск по приоритету и его потенциальному влиянию на проект.

Шаблон графика работы

Управление командами означает четкое представление о том, кто что делает и когда. Этот бесплатный шаблон графика работы позволяет вам организовать еженедельный график работы вашей команды и лучше управлять их рабочим процессом, чтобы все работали продуктивно.

Как ProjectManager помогает с юридическим управлением проектами

Шаблоны статичны и требуют обслуживания, которое отвлекает вас от более важных задач. ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое автоматизирует загруженную работу и связывает ваши команды в режиме реального времени с помощью уведомлений по электронной почте и в приложении, чтобы все были в курсе обновлений и комментариев при совместной работе в офисе или где-либо еще.

Легко создавайте расписания команд

Планирование ваших команд легко с ProjectManager. После того, как вы создадите план на диаграмме Ганта, они могут работать с любым из нескольких представлений проекта, которые им нравятся, списком задач, листом, календарем или доской канбан. Последний визуализирует рабочий процесс и дает командам автономию для управления своим невыполненным заданием и планирования совместной работы над задачами. Руководители проектов обеспечивают прозрачность процесса и могут перераспределять ресурсы, если видят потенциальные узкие места, чтобы команды работали с максимальной нагрузкой.

Следите за зарегистрированными часами

Табели учета рабочего времени не только упрощают выставление счетов, но и дают руководителям проектов представление о том, сколько времени их команда работает над задачами, что полезно, когда клиенты хотят знать, на какую работу и где расходуются оплачиваемые часы. Табели учета рабочего времени могут автоматически заполнять задания и блокируются после отправки руководителю проекта, чтобы их нельзя было подделать.

Отслеживайте прогресс в режиме реального времени

Менеджеры проектов могут получить более подробную информацию с помощью отчетов одним щелчком мыши для табелей учета рабочего времени, отклонений по проекту, затрат и многого другого. Эти отчеты можно фильтровать, чтобы отображать только те данные, которые вы хотите видеть, а затем делиться ими с заинтересованными сторонами. Панели мониторинга в режиме реального времени отслеживают шесть показателей проекта для обзора прогресса и производительности в любое время без сложной настройки. Они готовы, когда вы готовы.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления работой для гибридных команд, достаточно гибкое для работы в сфере юридических, профессиональных услуг, ИТ, строительства или любого типа проектов. Присоединяйтесь к более чем 35 000 профессионалов, уже использующих наш инструмент в таких организациях, как NASA, Siemens и Nestles. Начните работу с ProjectManager бесплатно уже сегодня!