Как написать план действий (пример включен)

Что такое план действий?

В управлении проектами план действий — это документ, в котором перечислены действия, необходимые для достижения целей и задач проекта. Таким образом, план действий уточняет, какие ресурсы вам потребуются для достижения этих целей, составляет временную шкалу для задач или элементов действий и определяет, какие члены команды вам понадобятся для выполнения всего этого. Далее в этом руководстве мы определим цели проекта, задачи проекта, элементы действий и этапы действий.

План действий документирует выполнение плана проекта. То есть это подробный список работ, которые необходимо выполнить для достижения целей проекта, включая действия, необходимые для перехода от начала проекта к его завершению. План действий аналогичен плану реализации проекта и очень полезен на этапах планирования и выполнения проекта.

Вы не только определяете этапы действий и сроки, но также определяете, кого вы соберете для своей проектной группы для работы над этими задачами.

Связанный: Бесплатный шаблон плана действий

Как написать план действий по управлению проектами за 10 шагов

Преимущества плана действий просты: теперь вы наметили, какие действия и какие ресурсы необходимы для достижения поставленных целей проекта. Собрав все это в единый документ по управлению проектом, вы сможете более успешно спланировать выполнение плана проекта.

Люди перегружены жаргоном управления проектами, когда им приходится планировать проект, но слово «действие» понятно каждому. Основы составления плана действий для любого проекта следуют этим четырем основным шагам планирования проекта:

1. Определите цели вашего проекта

Есть разница между целями проекта и задачами проекта. Цели проекта относятся к высокоуровневым целям, которых будет достигнут проект. Обычно они соответствуют стратегическому планированию и бизнес-целям организаций.

2. Определите цели вашего проекта

Цели проекта гораздо более конкретны, чем цели проекта. Цели проекта относятся к результатам и вехам, которые необходимо выполнить для достижения целей проекта.

3. Определите действия

Шаги действия представляют собой группу связанных задач или элементов действий, которые необходимо выполнить для получения результатов проекта.

4. Определите и расставьте приоритеты для действий

Элементы действий — это небольшие отдельные задачи, которые составляют шаги действий, описанные в вашем плане действий. Во-первых, вам нужно определить между задачами зависимости, а затем назначить этим элементам действий уровень приоритета, чтобы они выполнялись последовательно.

5. Определите роли и обязанности

Теперь, когда вы разделили работу, необходимую для выполнения вашего плана действий, вам нужно назначить задачи членам проектной группы и определить их роли и обязанности.

6. Распределяйте ресурсы

Как и в случае с вашим планом проекта, ваш план действий требует ресурсов. Определение ваших действий и элементов действий поможет вам понять, какие ресурсы необходимы для каждой задачи, и распределить их соответствующим образом.

7. Ставьте SMART-цели

Ваш план действий необходимо отслеживать и контролировать, чтобы измерить его эффективность. Вот почему важно, чтобы вы устанавливали SMART-цели для своих действий, действий и целей вашего проекта. Цели SMART означают конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и своевременные.

8. Установите временную шкалу для своего плана действий

Как руководитель проекта вы должны сделать все возможное, чтобы оценить, сколько времени потребуется для выполнения ваших задач и действий. Как только вы это сделаете, у вас будет временная шкала. Вы можете использовать методы управления проектами, такие как диаграммы PERT или метод критического пути, чтобы лучше оценить продолжительность вашего плана действий по проекту.

9. Напишите шаблон плана действий

Создайте или используйте простой шаблон плана действий для сбора задач, сроков и заданий. Это место, где все, что связано с задачей, находится в вашем плане действий по проекту, поэтому у вас есть место для всей этой важной информации.

Написание шаблона плана действий — отличная идея, потому что вам нужно будет использовать этот формат на протяжении всего проекта. Вот почему мы создали бесплатный шаблон плана действий, который вы можете скачать.

10. Используйте инструмент управления проектами

Используйте инструмент управления проектами, чтобы не отвлекаться от задачи. ProjectManager имеет функции планирования проекта, которые помогают отслеживать ход выполнения и производительность проекта и составлять отчеты. Получите общее представление о плане действий с помощью наших интерактивных информационных панелей. В отличие от других инструментов, мы не заставляем вас настраивать панель инструментов.

Он готов к использованию, как только вы открываете наши инструменты планирования проектов. Более того, мы рассчитываем различные показатели, такие как отклонение проекта, загруженность и многое другое. Они отображаются в виде удобных для чтения диаграмм и графиков. Поделитесь ими с заинтересованными сторонами, чтобы сообщать им обновления о действиях в любое время. Звучит отлично? Попробуйте наш инструмент бесплатно, воспользовавшись 30-дневной пробной версией.

Советы по написанию плана действий

Когда у вас есть план действий, как вы работаете с ним, чтобы запустить успешный проект? Вот несколько советов, которые помогут реализовать ваш план действий:

• Сосредоточьтесь на приоритетах и ​​том, что необходимо сделать сейчас, когда определяете этапы действий и устанавливаете временные рамки плана действий.
• Отметить выполнение действий как завершенных
• Пусть члены вашей команды работают на одной платформе управления проектами
• Настроить оповещения
• Обсудить отложенные или последние задачи

Пример плана действий

Следуйте этому примеру, чтобы увидеть, как планы действий обычно составляются с помощью программного обеспечения для планирования проектов.

Задачи

ProjectManager может помочь вам составить план действий, а затем выполнить его. Соберите все свои действия в виде списка, который делает больше, чем легкие приложения для списка дел. В отличие от них, мы можем приоритизировать элементы действий, настраивать теги и показывать процент выполнения каждой задачи. Наше облачное программное обеспечение для управления проектами предоставляет вам данные в режиме реального времени, которые помогут вам создать план действий и придерживаться его.

Обратите внимание на этапы и задания

Важно отметить все этапы графика проекта, чтобы знать, какие действия и задачи будут выполняться и когда. Вы также захотите установить роли и обязанности, чтобы обеспечить правильное выполнение работы.

Отслеживание прогресса

После того, как вы начнете проект, вам нужно будет наметить ход выполнения работы. Это приводит нас к временной шкале, где у вас будет дата начала и окончания для каждой из ваших задач, а также то, сколько времени вы планируете на это, чтобы вы могли использовать это в качестве основы и убедиться, что вы остаетесь на цели. Вы можете сделать временную шкалу проекта на диаграмме Ганта.

Примечание Ресурсы

Наконец, в вашем плане действий будут перечислены ресурсы. Кто отвечает за какую задачу и какие материалы задействованы? Каковы эти затраты? У вас также должен быть раздел в плане действий для заметок, которые не попадают ни в одну из других категорий. ProjectManager имеет функции управления ресурсами, которые позволяют вам выделять ресурсы для каждого шага действия и задачи вашего плана действий.

Управляйте своим проектом с помощью плана действий

Составление плана — это только первая часть управления проектом. Помните, что это не то, что нужно написать и убрать, а живой документ, который должен сопровождать вас на протяжении всего жизненного цикла проекта. Дженнифер Бриджес, PMP, предлагает дополнительные советы о том, как составить план действий, в видео ниже.

Вот скриншот для справки:

Как ProjectManager может помочь вашему плану действий

Если вы хотите составить план действий, а затем действовать по нему, выполняя, отслеживая и создавая отчеты по проекту, вам понадобится ProjectManager. Наше облачное программное обеспечение для управления проектами может импортировать ваш план действий в онлайн-диаграмму Ганта. Теперь вы можете упорядочивать свои задачи, связывать зависимости и устанавливать вехи. Более того, вы можете отфильтровать критический путь. Когда вы закончите планирование, установите базовый план. Это позволяет вам всегда видеть запланированный и фактический прогресс вашего проекта, чтобы помочь вам не сбиться с пути. Попробуйте наш инструмент бесплатно сегодня.

Оттуда вы можете назначать задачи и предоставлять командам платформу для совместной работы, чтобы комментировать и обмениваться соответствующими документами. Зависимые задачи можно связать, чтобы избежать узких мест, а когда что-то меняется, расписание можно легко редактировать, просто перетаскивая даты начала и окончания.