Как управлять специальными проектами и специальными запросами

Проекты редко идут по плану. Всегда есть возможность получить новые данные, обновления проекта или продукта, обзоры или любое количество запросов в последнюю минуту. Как вы справляетесь с этими специальными запросами?

Ad-hoc означает, что это что-то конкретное, что-то, что не будет повторяться. Специальные проекты и специальные запросы будут встречаться в управлении проектами, и вам нужно знать, как с ними работать.

Что такое специальный проект?

Специальный проект — это проект, который происходит неожиданно, обычно в ответ на проблему. Проекты почти всегда планируются заранее, но команда получает специальный проект, у которого нет времени на какое-либо предварительное планирование.

Это одна из вещей, которая отличает специальный проект от традиционного проекта в управлении проектами. Другой заключается в том, что специальный проект обычно включает в себя быстрый оборот. Специальные проекты также сосредоточены на одной цели (или группе людей) и, как правило, используют меньше ресурсов, включая членов команды.

Подводя итог, ad-hoc проект — это когда возникает что-то, что требует немедленного ответа. Как и в любом проекте, для его завершения требуется лишь ограниченное количество времени, но сроки почти всегда сжаты.

Как управлять специальными проектами: 5 лучших практик

Поскольку создается впечатление, что специальный проект возникает из ниоткуда, ему часто не уделяется того внимания, которое уделялось бы более продуманному проекту. Однако вам по-прежнему необходимо отслеживать и сообщать о прогрессе в реализации ваших стратегических инициатив.

Один из лучших способов управления разовыми проектами — использование программного обеспечения для управления проектами. ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое позволяет вам планировать, планировать и отслеживать ваши проекты в режиме реального времени. Отслеживайте ресурсы и время вашей команды с помощью интерактивной панели инструментов. Настройка не требуется. ProjectManager собирает и рассчитывает данные, а затем отображает время, стоимость, отклонение и многое другое. Это похоже на мгновенный отчет о состоянии вашего специального проекта. Попробуйте ProjectManager бесплатно уже сегодня.

1. Не пренебрегайте риском

Легко срезать углы, когда время имеет существенное значение. Специальные проекты, как правило, менее бюрократичны, но это не значит, что вы должны игнорировать оценку рисков. Любой финансовый анализ покажет вам, что риск может разрушить проект. Хотя у вас не будет времени на полный план управления рисками, вы должны определить приоритеты рисков, которые вероятны и могут оказать негативное влияние на проект.

2. Оставайтесь гибкими

Независимо от того, какую методологию вы применяете к своим проектам, у вас не будет времени на предварительное планирование каскадной структуры. Гибкий проектный подход лучше подходит для разовых проектов. Они более итеративны, позволяя вам быстро меняться по мере необходимости, и, как правило, работают с меньшей группой в более мелких спринтах.

Связанный: Agile против Waterfall и рост гибридных проектов

3. Вам все еще нужен план

Недостаточно времени, чтобы пройти все комплексные проверки, такие как смета расходов, которые позволили бы сдвинуть с мертвой точки более традиционный проект. Но даже специальному проекту нужно руководство. Отсутствие какого-либо плана или управления запросами для управления вашими ресурсами, установки сроков, определения приоритетов и назначения задач приведет к неприятным последствиям и создаст более длительный график, чем вы можете себе позволить.

4. Стандартизируйте рабочие запросы

Существует множество методов ускорения рабочих процессов, таких как электронная почта, текстовые, голосовые сообщения или быстрый личный обмен. Может показаться, что эти методы ускоряют процесс, но на самом деле они создают проблемы. Создайте рабочий процесс, который следует заданному образцу, который может быть централизован, доступен для всех, расставлен по приоритетам и даже комментирован для стимулирования совместной работы.

5. Обеспечьте прозрачность

Каждый аспект проекта должен быть виден всем членам команды проекта. Это означает обновления и любые изменения. Должен существовать центральный источник достоверной информации, который дает гибридным командам, независимо от того, работают ли они удаленно, в разных отделах или используют разные инструменты, необходимую им видимость.

Инструменты для управления специальными проектами

Программное обеспечение для управления проектами имеет функции, которые позволяют вам контролировать как проекты, так и специальные проекты. Вы можете использовать их, чтобы собрать команду и назначить им задачи со сроками, описаниями и приоритетами. Это позволяет вам быстро и быстро привести мяч в движение на борту вашей команды.

Командам нужен инструмент для совместной работы, который позволит им лучше общаться и работать вместе. Это может быть часть программного обеспечения для управления проектами или приложения для чата и обмена сообщениями, которые объединяют команды независимо от того, где они находятся.

Наконец, вам нужен инструмент, который генерирует отчеты как для управления проектом, так и для информирования заинтересованных сторон о его ходе. Эти отчеты должны иметь возможность фильтровать данные, чтобы вы могли предоставить подробную информацию, необходимую руководителям проектов, а также более общие отчеты для заинтересованных сторон. Чем проще поделиться этими отчетами, тем лучше.

Что такое специальный запрос?

Нерегламентированный запрос или нерегламентированная задача — это незапланированный запрос. Специализированный проект — это более масштабное мероприятие, но определение в основном такое же. Они выходят за рамки проекта.

Еще один способ взглянуть на нерегламентированный запрос — это прерывание и снижение производительности команды. Они отвлекают вас от проекта и могут привести к задержкам и стоить денег. Наихудший сценарий: специальный запрос может сорвать проект и привести к провалу.

Специальным запросом может быть что угодно, начиная от встречи, которую созывают в последнюю минуту, чтобы отвлечь вас от работы в срок. Это может быть бумажная работа, вновь назначенная в последнюю минуту, или повторно делегированные задачи. Даже ответы на электронные письма могут подпадать под специальный запрос. Все, о чем вы не знали, что отвлечет вас от основного направления вашей работы, является ситуативным запросом.

Как управлять специальными запросами: 5 лучших практик

Точно так же, как вы управляете специальным проектом, специальные запросы можно контролировать с помощью программного обеспечения для управления проектами.

Наличие инструмента управления работой поможет вам расставлять приоритеты, сотрудничать, отслеживать и сообщать о ходе выполнения ваших специальных запросов. Вот еще несколько моментов, о которых следует помнить при управлении специальными запросами.

1. План

Да, план. Хотя у вас не может быть плана для чего-то, о чем вы не знаете, что произойдет, вы можете создать достаточную подушку в течение дня, чтобы вы могли отвечать на ситуативные запросы, не оказывая негативного влияния на свой график. Используйте структуру декомпозиции работ, чтобы сопоставить специальный запрос.

Если вы допускаете гибкий подход к управлению проектами в своей работе, это обеспечивает большую гибкость, поэтому вы можете переходить от одной задачи к другой, зная, как расставить приоритеты в этой работе и поддерживать совместную связь с остальной частью вашей команды. Управление специальными задачами в специальной системе — это один из способов отслеживать ситуацию.

2. Фильтрация специальных запросов

Всегда будут специальные запросы, и некоторые из них должны быть обработаны немедленно, другие могут подождать, а некоторые даже могут быть проигнорированы. Но они будут приходить иногда с большой частотой и могут быть ошеломляющими.

Руководитель группы должен отвечать за все специальные запросы, чтобы команда могла сосредоточиться на своих задачах. Затем руководитель группы может расставить приоритеты для специальных запросов и поручить работу тому члену команды, у которого есть возможность ее выполнить.

3. Имейте процесс

Вам нужен процесс для запланированной работы, а также для специальных запросов. Тот факт, что это специальный запрос, не означает, что он не может быть в системе и не может быть отслежен. Убедитесь, что все специальные запросы передаются в любой инструмент управления работой, который вы используете.

Эти запросы также должны быть доставлены в инструменте, но иногда это не так. Независимо от того, откуда они исходят, специальный запрос должен жить в инструменте, чтобы сделать его управляемым.

4. Отслеживайте прогресс

Без инструмента для отслеживания вашего прогресса вы работаете вслепую. Вам нужно управлять специальными запросами, что означает знание рабочей нагрузки вашей команды в режиме реального времени, чтобы вы могли назначить специальный запрос, а затем иметь возможность отслеживать их ход работы.

Поэтому вы хотите работать с облачным инструментом, который предоставляет вам оперативные данные, чтобы вы точно знали, где находится задача и команда сейчас, а не вчера.

5. Распределяйте ресурсы

Для управления специальными ресурсами требуются инструменты управления ресурсами, которые позволяют перераспределять ресурсы по мере необходимости для выполнения работы, не влияя на другую работу, которая уже выполняется.

Иногда это может означать запрос дополнительных членов команды для обработки специальных запросов. Наличие инструментов управления ресурсами, которые могут показать текущее распределение вашей команды, поможет вам лучше продать ваше дело.

Как ProjectManager помогает со специальными проектами

ProjectManager — это облачный инструмент управления работой, достаточно гибкий для управления разовыми проектами. Автоматические уведомления по электронной почте и в инструменте стандартизируют процесс специальных запросов, а затем можно назначать группы и сотрудничать в режиме реального времени с менеджерами по прозрачности и заинтересованными сторонами, необходимыми для отслеживания их усилий.

Прием новых запросов на канбан-досках

Специальные запросы можно добавлять на доски канбан, чтобы их можно было интегрировать в более крупный рабочий процесс. Менеджеры могут устанавливать приоритет, добавлять описания и назначать задачу членам команды. Затем команда может управлять своим невыполненным заданием и планировать спринт вместе, комментируя на уровне задачи. Между тем, менеджер проекта имеет прозрачность в процессе и может видеть любые узкие места впереди и перераспределять ресурсы для их устранения.

Эффективно распределяйте ресурсы

Чтобы узнать, кто в команде может выполнить специальный запрос, ProjectManager имеет функции управления ресурсами в режиме реального времени, такие как диаграмма рабочей нагрузки. Диаграмма рабочей нагрузки имеет цветовую кодировку, чтобы было легко увидеть, кому назначено слишком много или слишком мало задач. Затем руководитель проекта может сбалансировать рабочую нагрузку и давать более содержательные задания.

Создание отчетов о ходе работы для заинтересованных сторон

Заинтересованные стороны, сделавшие специальные запросы, захотят узнать, как идет работа. Вот тут и приходит на помощь функция отчетности ProjectManager. Создавайте отчеты об отклонениях, расписании и другие отчеты одним щелчком мыши. Все отчеты можно отфильтровать, чтобы отображались только те данные, которыми вы хотите поделиться с заинтересованными сторонами, а затем передать в формате PDF или распечатать.

ProjectManager предназначен для управления любыми проектами, в том числе разовыми проектами, независимо от того, находится ли ваша команда под одной крышей или распределена. Благодаря безопасным табелям вы всегда будете знать статус работы вашей команды над своими задачами, независимо от местоположения или отдела в организации. Наличие такого контроля и видимости не позволяет специальным запросам подрывать вашу производительность.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое организует работу и объединяет гибридные команды. Он обладает гибкостью для обработки специальных запросов и обеспечения продуктивной работы вас и вашей команды. Присоединяйтесь к десяткам тысяч уже использующих наше программное обеспечение в организациях от NASA до Nestles и Siemens. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно!