8 шагов для лучшего управления проблемами

Проблемы случаются. И если вы хотите, чтобы ваш проект был успешным, вам необходимо иметь план быстрого и эффективного реагирования на любые возникающие проблемы. Эти шаги являются частью передового процесса управления проблемами и составляют основу хорошего управления проектами.

Что такое управление проблемами?

Проблемы — это все, что возникает в ходе вашего проекта и влияет на план. Проблемы могут быть ранее определенными рисками или нет. Чего вы хотите избежать, так это формы коллективной проектной амнезии, когда проблемы возникают и никогда не решаются. (У проблем есть забавный способ всплыть на поверхность, когда они не решены.)

Управление проблемами в проекте начинается с плана, который определяет действия и бизнес-правила для управления и контроля проблем, возникающих в ходе проекта.

Типы проблем проекта

Конечно, первое, что вам нужно сделать для управления проблемами, — это определить проблемы. Может быть много проблем, некоторые из которых подпадают под эти четыре категории.

1. Серьезная проблема: проблема , которая может помешать прогрессу или успешному завершению проекта и требует немедленного внимания.
2. Возможность: не все проблемы плохи, некоторые могут предложить непредвиденную возможность.
3. Обеспокоенность: это не серьезная проблема, но о ней следует помнить, потому что она может перерасти во что-то, требующее внимания.
4. Ситуация: это еще один вопрос, который может вызывать беспокойство или серьезную проблему, но развивается с ситуационной точки зрения.

Некоторыми примерами этих проблем являются проблемы с персоналом поставщиков, технические сбои, нехватка материалов или задержки, а также суперуспешное продвижение. Вы можете начать регистрировать свои проблемы с помощью нашего бесплатного шаблона отслеживания проблем.

Шаблоны прекрасны, но они не предлагают возможности управления проблемами программного обеспечения для управления проектами. ProjectManager имеет несколько представлений проекта, которые позволяют всем членам команды работать так, как они хотят. Например, есть представление списка задач, которое может собирать задачи члена команды, связанные с проблемой или несколькими проблемами. Смотрите приоритет, статус и многое другое. Начните работу с ProjectManager бесплатно уже сегодня!

8 шагов для последовательного управления проблемами

Так много нужно знать об управлении проблемами. Это большая тема, и каждый руководитель проекта должен иметь дело с ним во время своего проекта.

В отличие от риска проблема не является потенциальной проблемой. Проблема возникает здесь и сейчас.

Управление проблемами ничем не отличается от управления проектом, поскольку для реализации стратегии требуется процесс и план. Эти шаги помогут вам создать основу для управления проблемами по мере их возникновения в вашем проекте.

1. Создать регистрацию

Единственный способ начать — определить проблемы и собрать их в документ, чтобы вы могли начать реагировать и отслеживать ход их решения. В идеале создайте совместный документ онлайн. Точно так же вы можете управлять рисками или изменениями, вы хотите управлять проблемами, отслеживая их в журнале или регистрируя. Без процесса или инструмента, чтобы сообщить о проблеме, она будет потеряна в перетасовке проекта. Вам необходимо сообщать о проблемах и уведомлять других, чтобы другие могли подтвердить, сохраняется ли проблема.

2. Своевременно сообщайте

Время важно. Если вы допускаете задержку отчетности, вы теряете возможность решить проблему до того, как она станет слишком большой, чтобы ее можно было исправить, или потребует так много ресурсов, что станет препятствием для проекта. Коммуникация имеет ключевое значение, и каналы должны быть открыты, чтобы донести эту информацию до нужных людей как можно быстрее. Если вы сообщаете быстро, вам лучше решать быстро. Сидеть над известным вопросом - напрашиваться на неприятности.

3. Проблемы с журналом

Убедитесь, что люди знают, кто может регистрировать проблемы, и что они это делают. Если нет кого-то, кто регистрирует проблему, то у вас будут проблемы, которые останутся незамеченными. Это создаст больше трещин в вашем проекте, пока он в конечном итоге просто не развалится. Вы хотите вести подробный отчет об этом процессе. Нет ничего слишком маленького. Это может показаться вам незначительным, но в нем может быть ключ к разгадке решения проблемы. Кроме того, журнал предоставляет архивный инструмент для будущего использования.

4. Назначение действий

Поставьте имя рядом с действием, чтобы четко определить ответственность. Проблемы решаются только тогда, когда есть четкое право собственности, кто-то, кому поручено идентифицировать, отслеживать и закрывать проблему. У вас должен быть ответственный человек, которому поручено все, что связано с этой проблемой, и который не отступит от нее, пока проблема не будет закрыта. Ответственность имеет решающее значение в управлении проблемами.

Связанный: Бесплатный шаблон плана действий

5. Отслеживайте прогресс

Следят ли люди за выполнением своих действий? Регулярно подтверждайте статус. Статус вопроса является важным отличием. Если проблема была решена, но ресурсы все еще работают над ней без необходимости, то это уже другая проблема. Оповещайте всех часто. Чтобы предотвратить выделение ненужных ресурсов для решения проблемы, вам нужна полная прозрачность. Каждый должен знать статус вопроса, чтобы работать максимально эффективно. Панели управления проектами могут информировать всех о статусе проблемы.

6. Оцените воздействие

Определите масштаб эскалации и убедитесь, что предпринимаемые действия оцениваются. Но эскалируйте соответствующим образом. Вы не хотите бросать все свои ресурсы туда, где нужны только некоторые из них. Тем не менее, вы также не хотите создавать ненужные препятствия, чтобы замедлить быстрое восстановление.

7. Утвердить резолюцию

Убедитесь, что проблемы перепроверены после того, как они помечены как решенные. Хотя у проблемы есть владелец, должен быть кто-то, кто управляет процессом, чтобы он мог проверить работу и убедиться, что она соответствует общему проекту и стратегическим целям организации. Только после того, как все эти утки окажутся подряд, вопрос может быть закрыт.

8. Закройте это

Вот когда мы подошли к нашему последнему шагу. Закрытие вопроса. Удалите решенные проблемы из списка. Это приятно, не так ли?

Бесплатные шаблоны для помощи в управлении задачами

Управление проблемами затруднено без программного обеспечения для управления проектами, которое связывает команды в режиме реального времени и помогает менеджерам отслеживать эти проблемы по мере их решения. Но если вы не готовы инвестировать в эти инструменты, есть другие способы управления процессом управления проблемами. В ProjectManager есть десятки бесплатных шаблонов управления проектами, которые могут вам помочь. Здесь только несколько.

Шаблон отслеживания проблем

В нашем бесплатном шаблоне отслеживания проблем для Excel есть все необходимое для регистрации, отслеживания и решения проблем по мере их появления в вашем проекте. Есть столбцы, чтобы описать проблему, а затем отметить ее потенциальное влияние на проект. Выпадающее меню позволяет вам установить приоритет, чтобы вы знали, над чем работать в первую очередь. Владелец задачи, даты и статус также собираются в шаблоне.

Шаблон информационной панели проекта

Получив этот шаблон отслеживания проблем, вы захотите дополнить его нашим бесплатным шаблоном панели мониторинга проекта для Excel. Хотя он не обновляется в режиме реального времени, как в нашем программном обеспечении, вы можете использовать его для отслеживания прогресса и производительности вашей команды, когда они работают над решением проблем проекта.

Шаблон отчета о состоянии проекта

У вас есть свои проблемы в шаблонах, которые могут помочь вам отслеживать прогресс, но вам также придется сообщать об этом прогрессе вашим заинтересованным сторонам. Вот где наш бесплатный шаблон отчета о статусе проекта для Excel пригодится. Здесь есть место для данных, которые вам нужны, чтобы держать заинтересованные стороны в курсе, от ключевых моментов проекта до тех действий, которые требуют немедленного внимания.

3 вещи, которых следует избегать в процессе управления проблемами

Есть много вещей, которые вы можете сделать, чтобы помочь вашему процессу управления проблемами. Не менее важны и те вещи, которых вам следует избегать. Работая над управлением проблемами, убедитесь, что вы не прибегаете к этим плохим практикам.

1. Неиспользование журнала проблем. Может показаться, что журнал проблем — это еще один бесполезный документ. Когда возникают проблемы, просто решайте их. Но журнал проблем — это место, где команды могут выявлять проблемы, а менеджеры — анализировать, отслеживать и записывать их решение для дальнейшего использования.
2. Неопределение типа проблемы: знание типа проблемы, с которой вы имеете дело, помогает отслеживать и назначать нужных членов команды. Существуют различия между техническими вопросами, вопросами бизнес-процессов и ресурсов, и они требуют различных подходов.
3. Не отмечать статус проблемы: Опять же, это может показаться пустой тратой времени, но знание статуса проблемы (открыто, исследуется, реализуется, эскалировано или решено) важно при отслеживании проблем в рамках вашего проекта.

Менеджер проектов и управление проблемами

Проблемы неизбежны. Они являются частью управления любым проектом. Вот почему ProjectManager, облачное программное обеспечение для управления проектами и работами, имеет простые инструменты управления проблемами, которые отслеживают проблемы в режиме реального времени.

Канбан-доски для управления рабочими процессами

Обеспечьте прозрачность процессов вашей команды, поскольку они выявляют и решают проблемы проекта с помощью канбан-досок. Несколько представлений проекта означают, что менеджеры могут планировать с помощью диаграмм Ганта, в то время как команды работают с досками канбан, которые позволяют им управлять своим невыполненным заданием и совместно планировать спринты. Менеджеры могут настраивать рабочий процесс для автоматизации утверждения задач и контролировать свою работу, перераспределяя ресурсы по мере необходимости, чтобы избежать узких мест.

Панели мониторинга в реальном времени для отслеживания проблем

Дополнительный контроль обеспечивается панелями мониторинга в реальном времени, которые не требуют настройки. Информационная панель в режиме реального времени автоматически собирает данные проекта, обрабатывает числа и отображает время, стоимость и другие показатели на красочных графиках и диаграммах.

Отчеты для точной настройки вашего процесса управления проблемами

Отчеты одним щелчком мыши позволяют вам быть в курсе прогресса и предоставляют подробные данные для представления решения проблемы заинтересованным сторонам. Все отчеты, от отчетов о состоянии до расписаний, можно фильтровать, чтобы отображались только те данные, которые вы хотите видеть. Поделитесь с заинтересованными сторонами в формате PDF или распечатайте.

Если сложить все воедино, ProjectManager станет идеальным программным обеспечением для управления проектами. Начните бесплатно сегодня!

Если вы хотите узнать больше о проблемах проекта, посмотрите обучающее видео ниже.

Посмотрите видео об управлении проблемами проекта

Если вы предпочитаете визуальное обучение, ProjectManager поможет вам. На нашем сайте есть сотни обучающих видеороликов и еще больше сообщений в блогах, посвященных всем аспектам управления проектами. В этом обучающем видео Дженнифер Бриджес, PMP, рассказывает об основах управления проектными проблемами.

Вот скриншот для справки.

Удачи в ваших проектах!

Совет: проблема может быть риском, который возник в вашем проекте, поэтому имеет смысл освежить в памяти, как управлять рисками проекта. Существует процесс управления рисками, который также может помочь в решении проблем.