Управление повторяющимися задачами в «Управлении проектами»

Это случилось со всеми нами. Пропустить встречу или важную задачу, которая возникает каждую неделю или месяц. Когда мы глубоко погрузимся в работу, может быть трудно вспомнить повторяющиеся задачи. В управлении проектами игнорирование повторяющихся задач может быстро вывести проект из строя или член команды может пропустить важное обновление.

Наличие повторяющихся задач как части программного обеспечения для управления проектами имеет важное значение. Если вы не верите в это, давайте убедим вас. Во-первых, давайте проясним, что такое повторяющаяся задача, и приведем несколько распространенных примеров. Затем мы обсудим, как можно запланировать повторяющиеся задачи в ProjectManager, чтобы вам больше никогда не приходилось беспокоиться о том, что вы что-то пропустите.

Что такое повторяющиеся задачи?

Повторяющаяся задача — это работа, которая выполняется на регулярной основе. В программном обеспечении для управления проектами повторяющаяся задача — это задача, которая может быть настроена таким образом, чтобы предупреждать пользователя о том, что она должна выполняться каждый день, неделю, месяц или с какой бы то ни было периодичностью.

Использование повторяющихся задач помогает оптимизировать процессы. Это освобождает команды от необходимости использовать другие инструменты, такие как онлайн-календари или физические списки дел, чтобы держать эти задачи в центре внимания. Больше умственного пространства можно использовать для выполнения работы, а не для того, чтобы отвлекаться или пропускать важные повторяющиеся задачи.

Чем больше программное обеспечение для управления проектами может автоматизировать процессы, тем меньше времени член команды отвлекается от своей работы. Хотя онлайн-календари или смартфоны полезны, необходимость оставить свой инструмент означает приостановку работы и ее замедление.

ProjectManager предоставляет множество возможностей для управления задачами, таких как настраиваемые рабочие процессы на досках канбан и автоматизация. Например, наша функция повторяющихся задач позволяет пользователям создавать и редактировать серию повторяющихся задач, и она работает во всех представлениях нашего проекта. Это означает, что вы можете работать с нужным вам инструментом и получать автоматические оповещения, которые уведомляют вас о предстоящих повторяющихся задачах. Больше никаких обходных путей, таких как создание уникальных задач, которые будут напоминать вам на протяжении всего проекта. Повторяющиеся проекты экономят время и повышают продуктивность команд. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Примеры повторяющихся задач

Даже если они могут показаться незначительными, повторяющиеся задачи важны в управлении проектами. Иллюстрация разнообразия и частоты повторяющихся задач может оказаться полезной для понимания того, насколько они важны для управления задачами. Давайте рассмотрим несколько примеров повторяющихся задач.

Встречи

Самый очевидный пример повторяющейся задачи — собрание. Вы, вероятно, ежедневно или хотя бы еженедельно проводите стендап-встречи со своей командой. Затем проводятся собрания в масштабах всей компании, встречи между отделами для поощрения сотрудничества и т. д.

Но встречи важны. Да, они могут отнимать у вас время, но при правильной повестке дня они являются отличным средством для предоставления соответствующей информации о проекте. Даже одна пропущенная встреча может оказать пагубное влияние на проект. Но если вы слишком заняты работой, легко пропустить встречу. Именно здесь повторяющаяся задача может помочь вам напомнить о встречах по проекту.

отчеты

Конечно, собрания команды или компании — это только один тип повторяющихся задач. Менеджеры проектов имеют отчеты о состоянии, которые они обычно составляют еженедельно. Они информируют менеджера проекта о прогрессе и производительности его команды или информируют заинтересованные стороны, что невероятно важно.

Без отслеживания вашего проекта он, вероятно, отстанет от графика или превысит свой бюджет, что может привести к перерасходу или чему-то еще худшему. Заинтересованные стороны также должны быть в курсе, чтобы управлять своими ожиданиями и следить за тем, чтобы проект продвигался вперед в соответствии с планом.

Другими примерами повторяющихся задач могут быть другие типы встреч, будь то с руководителями или клиентами. Есть и другие отчеты помимо отчетов о состоянии. Отчеты по проекту необходимо планировать как повторяющиеся задачи, чтобы гарантировать, что ни один из этих крайних сроков не пройдет незамеченным.

Как запланировать повторяющиеся задачи с помощью ProjectManager

ProjectManager имеет повторяющиеся задачи как часть своих более крупных функций управления задачами и избавляет пользователей от необходимости создавать каждую задачу по отдельности. Использование нашей функции повторяющихся задач позволяет вам создать одну задачу и установить ее частоту в соответствии с вашими потребностями.

Когда вы открываете карточку задачи, вы можете добавить описание, настроить теги, сроки выполнения, приоритет, добавить вложения и комментарии. Любую задачу в нашем ПО можно превратить в повторяющуюся задачу. Все, что вам нужно сделать, это обновить настройки периодичности в карточке задачи, которая находится между сроком выполнения задачи и приоритетом.

Чтобы установить, когда это повторяется, щелкните повторение, чтобы создать всплывающее окно. По умолчанию установлено отсутствие повторения, а раскрывающееся меню позволяет вам выбрать, будет ли повторяться ежедневно, еженедельно, ежемесячно или в течение многих лет. Примечание: вы можете повторить задание в рабочие и будние дни.

Далее, поскольку это для проекта, будет дата окончания. В разделе «заканчивается» вы можете нажать кнопку, чтобы открыть значок календаря, и выбрать дату, когда вы хотите, чтобы повторяющаяся задача закончилась. Или вы можете выбрать кнопку «После» и запланировать определенное количество задач или вхождений для повторяющихся задач, после чего они завершатся. Как только вы нажмете «Сохранить», все готово.

Вы можете редактировать повторяющуюся задачу так же, как и любую другую задачу в инструменте. Обновите одну задачу, и эти изменения отразятся на всех повторяющихся задачах. Вы также можете применить изменение к этой отдельной задаче.

Повторяющаяся задача отображается в представлениях проекта. Наше программное обеспечение имеет несколько представлений проекта, потому что мы понимаем, что то, что может понадобиться руководителю проекта для планирования проекта, — это не тот же инструмент, который команда проекта использует для выполнения этого плана. Ниже приведены функции, в которых могут быть повторяющиеся задачи.

Канбан-доски

Канбан-доски — отличный инструмент для визуализации рабочего процесса проекта. У них есть карточки, которые представляют задачи, которые перемещаются из столбца в столбец по мере того, как эта задача переходит от одной стадии производства к другой. Инструмент можно настроить таким образом, чтобы заголовок каждого столбца соответствовал циклу вашего проекта.

Списки задач

Еще один инструмент, который предпочитают проектные группы, — это список задач. Это больше, чем просто список дел, это коллекция вашей работы, которая показывает приоритет задачи, сроки ее выполнения, кто назначен, ее статус и процент выполнения.

Календари проекта

Представление календаря проекта — это представление проекта в формате классического календаря. Он показывает месяц, даты, загруженность и проекты. Вы можете отобразить календарь, чтобы показать дату и продолжительность выполнения или задачу и исполнителя. Это хороший обзор важных дат и популярная точка зрения для заинтересованных сторон, которые не заинтересованы в том, чтобы заблудиться в сорняках.

Диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта — один из самых популярных инструментов управления проектами. Они организуют ваши задачи, связывают зависимости и могут указывать этапы проекта. Они являются важным инструментом планирования и планирования. Что делает наши диаграммы Ганта уникальными, так это то, что вы можете фильтровать критический путь и устанавливать базовый уровень. После того как вы установите базовый уровень, вы сможете отслеживать запланированные усилия в сравнении с фактическими усилиями в режиме реального времени, чтобы не отставать от графика.

Табель учета рабочего времени

Расписания — это защищенные документы, которые добавляют задачи из нескольких проектов и автоматически заполняются по мере необходимости. После отправки они блокируются и доставляются лицу, имеющему полномочия утверждать их. Поскольку табели обычно представляются еженедельно, наличие повторяющейся задачи помогает члену команды сделать это вовремя, а менеджер быстро просматривает их.

Шаблоны управления задачами

Повторяющиеся задачи — это основа тайм-менеджмента и полезная функция нашего программного обеспечения. Но если вы не готовы перейти на программное обеспечение для управления проектами, мы предлагаем десятки бесплатных шаблонов для управления проектами. Поскольку мы говорили об управлении задачами, вот несколько бесплатных шаблонов управления задачами, которые вы можете скачать прямо сейчас.

Шаблон структуры разбивки работ

Прежде чем вы сможете управлять своими задачами, вам нужно знать, что они из себя представляют. Структура декомпозиции работ (WBS) представляет собой иерархическую древовидную диаграмму, которая помогает определить конечные результаты проекта и задачи, необходимые для их выполнения. Загрузите наш бесплатный шаблон структуры разбивки работ для Excel и убедитесь, что вы не пропустите ни одного важного результата при планировании своих задач.

Шаблон диаграммы Ганта

Как уже отмечалось, диаграммы Ганта являются популярными инструментами управления задачами. Они перечисляют все ваши задачи, а затем показывают их на временной шкале. Вы можете увидеть весь проект в одном месте, что поможет вам лучше управлять ресурсами. Используйте бесплатный шаблон диаграммы Ганта для Excel, чтобы визуально отслеживать задачи вашего проекта.

Шаблон отслеживания задач проекта

Наличие повторяющихся задач важно, но не менее важна и возможность отслеживать ваши задачи, чтобы увидеть, укладываетесь ли вы в график. Используя наш бесплатный шаблон отслеживания задач проекта для Excel, вы можете перечислить свои задачи, сроки выполнения, приоритет и, самое главное, статус. Таким образом, вы можете сразу увидеть, какие задачи выполняются вовремя.

Связанный контент

Помимо программного обеспечения в Интернете и бесплатных загружаемых шаблонов для Excel и Word, ProjectManager представляет собой онлайн-центр для всего, что связано с управлением проектами. Мы публикуем еженедельные блоги и публикуем обучающие видео, руководства и технические документы. Вот пример нашего бесплатного контента, связанного с управлением задачами.

• Полное руководство по управлению задачами
• Полное руководство по спискам задач
• 4 вещи, которые нужны каждому инструменту управления задачами

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает планировать, управлять и отслеживать вашу работу. Используйте повторяющиеся задачи, автоматизацию и другие функции управления задачами, чтобы ваши команды работали продуктивно, а проекты выполнялись вовремя. Инструменты управления рисками помогают решать проблемы по мере их возникновения, а управление ресурсами позволяет сбалансировать рабочую нагрузку вашей команды. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.