Матричная организационная структура — краткое руководство

Если вам нужно управлять несколькими проектами, рекомендуется иметь матричную организационную структуру . Проекты включают в себя множество действий, от планирования ресурсов до управления задачами и всего, что между ними. Поэтому эта организационная структура должна быть не жесткой, а гибкой и эффективной.

Каждая организация каким-то образом структурирована, и эта структура определяется ее бизнес-целями и задачами проекта. То, как вы структурируете функциональные области организации, предложит стандарт для операционных процедур и процедур. Это также определит, чем занимаются члены вашей команды и какие инструменты управления проектами лучше всего подходят для текущей работы.

Матричные организационные структуры часто используются в управлении проектами, потому что они относятся как к продукту проекта, так и к функции руководства, производящего его. Давайте подробнее рассмотрим этот тип организационной структуры, чтобы определить его плюсы и минусы в управлении проектами.

Что такое матричная организационная структура?

Матричная организационная структура представляет собой сочетание двух или более типов организационной структуры. Матричная организация — это структура, объединяющая эти другие организационные структуры для придания им баланса.

Обычно существует две цепочки подчинения, где у членов команды проекта есть два начальника или менеджера, функциональный менеджер и менеджер проекта. Эти роли изменчивы и не фиксированы, поскольку иерархическая структура между этими двумя типами менеджеров организационно не определена.

Эта матрица с двумя боссами будет использовать лучшее из организационных схем и стилей управления, чтобы усилить сильные стороны и компенсировать слабые стороны. Таким образом, если организация работает над производством двух продуктов или услуг одновременно, она может организовать и то, и другое и использовать эту двойственность в своих интересах с помощью матричной организационной структуры.

Для управления несколькими проектами требуется надежное программное обеспечение для управления проектами. В ProjectManager есть обзорный раздел, который включает дорожные карты портфолио. Эта диаграмма Ганта позволяет вам увидеть все проекты в вашем портфолио на одной странице, чтобы лучше выработать стратегию планирования ресурсов. Станьте лучше уже сегодня, попробовав наш инструмент бесплатно.

Как работает матричная организационная структура?

Матричная структура — это больше, чем просто наложение одной организационной схемы на другую. Использование матричных организаций требует тщательного планирования и инструментов совместной работы.

Матричная структура работает, способствуя сотрудничеству между командами и совместному планированию ресурсов между проектами. Проще говоря, матричная организационная структура реорганизует компании, чтобы максимизировать их производительность, и использует две цепочки команд, чтобы сделать их более динамичными.

Плюсы и минусы матричной организационной структуры

Матричная организационная структура не является универсальным решением. Существуют преимущества и недостатки, которые необходимо понимать, чтобы знать, подходит ли это для организации. Кроме того, есть три типа матричных структур, которые вам нужно знать, прежде чем принимать решение. Но прежде чем мы узнаем об этих типах, вот основные плюсы и минусы использования матричной структуры.

Плюсы

Матричная организационная структура может принести пользу вашей компании, потому что:

• Это позволяет совместно использовать квалифицированные ресурсы между функциональными подразделениями и проектами, что облегчает планирование ресурсов.
• Это способствует лучшему межфункциональному взаимодействию, что улучшает сотрудничество в команде и создает более динамичную организацию.
• Это помогает организациям быстрее достигать своих целей благодаря более эффективному использованию материальных и человеческих ресурсов.
• Эта структура отлично подходит для сотрудников, которые хотят расширить свой опыт и навыки. Это помещает их в среду, которая облегчает обучение и дает им возможность расти профессионально.

Минусы

Как обычно, есть и некоторые минусы, связанные с использованием матричных организационных структур:

• Может возникнуть некоторая путаница в отношении иерархической структуры организации, когда член команды подчиняется двум менеджерам, и может быть трудно достичь баланса сил между ними. Это также может создать ненужный конфликт.
• Ограниченные ресурсы могут стать проблемой, если менеджеры не общаются во время процесса планирования ресурсов.
• В матричной организационной структуре много менеджеров, что не всем нравится. И наличие большего количества людей на руководящих должностях влияет на расходы компании.
• Члены команды могут чувствовать напряжение при работе в матричной организационной структуре, поскольку их рабочая нагрузка может быть большой.

Программное обеспечение для управления проектами может помочь вам лучше работать вместе, обеспечивая прозрачность вашей матричной организационной структуры. ProjectManager имеет доски канбан, календари управления проектами и диаграммы Ганта, которые показывают менеджерам рабочий процесс их команды, не мешая им. Они могут видеть, где будут потенциальные блоки в производстве, и таким образом распределять ресурсы, чтобы каналы оставались открытыми. Другие функции управления ресурсами, такие как диаграмма рабочей нагрузки, позволяют сбалансировать задачи команды.

Типы матричных организационных структур

Основное различие между этими типами матричной структуры заключается в балансе сил между функциональным менеджером и менеджером проекта. Давайте посмотрим, чем они отличаются.

Слабая матричная организация

В слабой матричной организации функциональный менеджер наблюдает за всеми областями управления проектом и является высшим органом власти в процессе принятия решений на протяжении всего проекта. С другой стороны, менеджер проекта имеет гораздо меньшие полномочия и должен подчиняться функциональному менеджеру.

Сбалансированная матричная организация

В этом типе матричной структуры руководитель проекта имеет больше полномочий, чем в слабой матричной организации. Функциональный менеджер по-прежнему выступает в качестве основного управленческого органа в процессе принятия решений.

Сильная матричная организация

В сильной матричной организации менеджер проекта имеет равные или даже большие полномочия, чем функциональный менеджер. Менеджер проекта контролирует планирование ресурсов и управление задачами.

ProjectManager может помочь вам запустить матричную организационную структуру

Учитывая сложность матричной организационной структуры, очень важно иметь правильные инструменты управления проектами, чтобы гарантировать, что члены команды получают свои задачи четко и упорядоченно. Два начальника могут создать путаницу, поэтому очень важно, чтобы все коммуникации по проекту размещались в одном программном обеспечении.

В ProjectManager есть раздел «Моя работа», который позволяет членам команды видеть все свои задачи в одном месте, независимо от того, назначен ли им менеджер проекта или функциональный менеджер. Это позволяет им более эффективно управлять своим рабочим процессом, отмечая свой прогресс и добавляя комментарии для менеджеров. Они также могут работать над задачами по проектам, если хотят оставаться в одном мышлении, прежде чем переходить к другому проекту.

Для менеджеров проектов и функциональных менеджеров инструменты отчетности в ProjectManager могут быть не чем иным, как необходимыми. Благодаря информационной панели проекта в режиме реального времени и расширенным функциям отчетности руководство всегда может быть в курсе того, что происходит. С помощью ProjectManager вы можете сделать отчет по проекту одним щелчком мыши. Наши отчеты включают отчеты о состоянии, отчеты о задачах, отчеты об отклонениях, отчеты о доступности и многое другое. Это всеобъемлющее программное обеспечение для управления проектами, которое подходит всем в организации.

При работе с несколькими проектами матричная организационная структура может дать вам преимущество, но только в том случае, если вы и ваша команда оснащены мощными инструментами. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, созданное для управления проектами любого размера и уровня сложности. Его данные в режиме реального времени держат менеджеров в курсе и предоставляют проектным группам платформу для совместной работы. Попробуйте сегодня с этой бесплатной 30-дневной пробной версией.