Этапы планирования собрания: как спланировать собрание

Понятно, почему люди часто ноют от перспективы встречи. Они могут быть длительными и не очень эффективными. Но встречи важны. Это отличный способ общения с группой и улучшения совместной работы группы. Чтобы снять клеймо, связанное с собраниями, изучите планирование встреч.

Что такое планирование встречи?

Планирование собрания устанавливает повестку дня собрания. Он включает в себя, кто будет присутствовать, когда и где состоится собрание, а также что произойдет во время и после собрания. Он структурирует собрание, чтобы избежать чьей-либо траты драгоценного времени, а также может определить, когда можно говорить, кто будет руководить собранием и кто будет вести протокол собрания.

С помощью ProjectManager, отмеченного наградами программного обеспечения для управления проектами, можно не только записывать повестку дня встречи и делиться ею с участниками, но и перечислять все действия, созданные во время встречи. Эти задачи можно добавить в список задач, на канбан-доску или в представление календаря, назначить их отдельным лицам со сроками выполнения, приоритетом и примечаниями. Вы даже можете прикрепить файлы к задаче, чтобы, когда все покинут собрание, они могли сразу же приступить к делу. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Почему важно планировать встречи?

Совещания — отличный способ эффективно донести информацию до группы людей. Конечно, есть и другие способы, такие как электронная почта или документация, однако встреча предоставляет место для вопросов и отзывов. Это гарантирует, что все будут на одной волне до того, как собрание прервется. Встречи также могут помочь наладить связи в командах, что будет способствовать более тесному сотрудничеству.

Совещания являются ключевым средством общения в проектах, но они часто тратят время, а не повышают эффективность. Дженнифер Бриджес, PMP, покажет вам, как спланировать продуктивную встречу.

Вот снимок доски для справки!

Этапы планирования встречи

Планируя продуктивную встречу, вы должны задать себе вопросы «кто», «что», «почему», «где» и «как», которые чаще всего ассоциируются с журналистикой. Вот 6 шагов к эффективному планированию совещаний:

1. Определите цель встречи

Не назначайте встречу, не поняв сначала, почему она должна быть. Если нет веских причин для встречи, не встречайтесь. Но если есть, то эта цель должна быть четко определена и сфокусирована. Вы не хотите откусить больше, чем можете прожевать на встрече.

2. Установите цели для встречи

Собрания должны переносить группу людей из одной точки в другую, будь то просто разъяснение им какой-то темы или распределение работы между отдельными лицами. Прежде чем назначать встречу, убедитесь, что у вас есть цель. Таким образом, вы можете убедиться, что цель достигнута до того, как собрание прервется.

3. Определите, кто должен присутствовать на собрании

Не всем нужно присутствовать на каждой встрече. Не приглашайте людей, которые не заинтересованы в том, чтобы участвовать в том, что будет обсуждаться на собрании. Сохраняйте посещаемость теми, кто так или иначе связан с предметом встречи.

4. Заранее уведомите участников

О собрании должно быть объявлено заблаговременно, чтобы каждый мог убедиться, что он запланировал время в своем календаре. Никогда не навязывайте встречу людям без предупреждения. Возможно, они не смогут присутствовать, а если и смогут, то будут расстроены внезапностью. Это показывает отсутствие заботы о своем времени.

5. Подготовьте контент для встречи

Напишите повестку дня до встречи. Это позволит составить план того, что будет обсуждаться на встрече. Если вам нужно раздать какую-либо подтверждающую документацию, обязательно распечатайте ее до встречи. Последнее, что вы хотите сделать, это быть неподготовленным. Это не профессионально.

6. Определите продолжительность вашей встречи

Встречи могут иметь тенденцию продолжаться и продолжаться. Чтобы избежать встречи, которая никогда не заканчивается, установите ограничение по времени. Сколько времени вам реально нужно, чтобы сделать то, к чему призывает собрание? Это продолжительность встречи.

7. Создайте повестку встречи

Мы уже упоминали о необходимости повестки дня. Теперь вы можете написать это. Начните с ледокола, чтобы всем было удобно, а затем перечислите темы, включая любые выводы или действия, которые необходимо будет выполнить до следующей встречи.

8. Напишите протокол встречи

Секретарь должен быть выбран для ведения протокола собрания, который представляет собой краткое изложение основных моментов, сделанных во время собрания. Это может включать в себя то, что было сказано руководителем собрания и присутствующими, а также любые действия, которые будут выполнены до следующего собрания.

Наконец, важно создать протокол встречи, чтобы убедиться, что вы и члены вашей команды не забыли ключевые моменты вашей встречи. Наш бесплатный шаблон протоколов собраний — отличный инструмент, который поможет вам в этом процессе.

Делайте все это, и члены команды не будут стонать каждый раз, когда вы созываете собрание, а на самом деле получат приказы и будут взволнованы тем, что делать дальше.

Проблемы планирования встреч

По словам Дженнифер, совещания могут стать проклятием для члена команды. Дело не в том, что встречи по проекту не важны, просто иногда они представляют большую проблему, например:

• Наличие неправильных людей на неправильных встречах
• Недостаток информации о встрече
• Отсутствие ясности во время встречи
• Отсутствие планирования встречи

Этот последний пункт, отметила Дженнифер, при правильном планировании решит все другие поднятые ею проблемы. Это сделает встречу продуктивной и счастливой командой. Мониторинг здоровья и счастья вашей команды может показаться не приоритетом, но если вы хотите иметь успешный проект, вы должны делать именно это.

Бесплатные шаблоны планирования встреч

В ProjectManager есть множество бесплатных шаблонов управления проектами для Excel и Word, которые вы можете скачать прямо сейчас. Существуют шаблоны, охватывающие все этапы проекта, в том числе эти три, которые помогут вам провести более успешную встречу.

Шаблон протокола собрания

Чтобы упростить ведение протоколов, воспользуйтесь нашим бесплатным шаблоном протоколов собраний для Word. Если есть место, чтобы зафиксировать, кто присутствовал, повестку дня собрания и любые выводы из собрания, а также когда состоится следующее собрание.

Шаблон плана действий

Большинство собраний заканчиваются действиями, которые назначаются участникам для выполнения до следующего собрания. Используйте наш бесплатный шаблон плана действий для Excel, чтобы перечислить все эти задачи, список назначенных, график их выполнения и многое другое.

Шаблон трекера задач

После того, как вы начали выполнять задачи в своем плане действий, важно использовать наш бесплатный шаблон отслеживания задач для Excel, чтобы убедиться, что они выполняются в соответствии с графиком. Вы можете следить за статусом своей работы и следить за тем, чтобы не сбиться с пути.