Нужна помощь в управлении финансами вашего бизнеса: вот несколько полезных советов

Каждый бизнес должен идти в ногу со своими финансами, но это может быть проблемой. Несмотря на все усилия некоторых предприятий, кажется, что расходы всегда превышают доходы. Один из способов, которым многие компании пытаются справиться с этим, — отслеживать все расходы и поступающие доходы, чтобы иметь четкое представление о том, в каком финансовом положении они находятся в любой момент времени. Есть много советов, которые могут помочь вам управлять своими деньгами, и в этой статье мы рассмотрим некоторые из них.

Ежедневно записывайте все расходы вашего бизнеса

Это просто, но эффективно. Каждый раз, когда вы тратите деньги, будь то инвентарь или оборудование, записывайте их где-нибудь. Таким образом, вы можете составить бюджет для определенных статей и увидеть, откуда поступают наиболее распространенные расходы. Это также помогает убедиться, что в какой-то момент все уходит из компании в доход. Всегда записывайте свои расходы, чтобы увидеть, откуда они поступают и сколько было потрачено на определенные проекты или продукты, прежде чем принимать какие-либо финансовые решения.

Отслеживая все свои расходы в одном месте (например, в электронной таблице Excel или электронной таблице Google), вы сравниваете, сколько денег уходит и поступает (ежемесячно), и определяете, находится ли ваш бизнес на пути к получению запланированного дохода. . Если вы не хотите возиться с этим, вы всегда можете нанять бухгалтера. Если вы оказались в Австралии, консультационные офисы в Перте могут вам помочь. У них есть необходимые навыки и опыт, чтобы помочь вам.

Получите все в облаке

Хотя это может показаться громоздким, перенос всех ваших данных в облако может помочь сэкономить время и энергию. Одним из таких сервисов, который предпочитают многие, является Mint.com (бесплатный ресурс как для бизнеса, так и для частных лиц).

Самым большим преимуществом этого является то, что вы можете легко получить доступ ко всем своим расходам практически из любого места, если у вас есть подключение к Интернету. Это позволяет тем, кто часто путешествует или работает удаленно, лучше контролировать финансы своей компании, чем они могли бы делать это с помощью электронных таблиц и других традиционных методов. Это также позволяет получить доступ, даже если ваш компьютер выйдет из строя, что означает, что вам не нужно беспокоиться о потере какой-либо информации.

Перенося все свои данные в облако, вы можете сделать многое: убедиться, что расходы отслеживаются и контролируются, быть в курсе доходов компании, ежемесячно оценивать финансовые показатели и отслеживать, куда уходят ваши деньги. Ваш бизнес сможет лучше управлять своими финансами и принимать обоснованные решения на основе этих данных, используя такое решение, как Mint.com, от начала до конца.

Также рекомендуется сохранять копии квитанций на случай, если в дальнейшем потребуется что-то проверить.

Следите за часами расчета заработной платы для упрощения налоговой подготовки

Еще один отличный способ упростить налоговую подготовку — отслеживать, сколько времени каждый сотрудник тратит на работу. Ведение подробных записей часов, отработанных для различных целей, таких как встречи с клиентами и проведение исследований, может помочь вам лучше определить, каким должен быть их налогооблагаемый доход.

Отслеживая таким образом часы начисления заработной платы, вы будете иметь четкое представление о том, сколько именно денег заработал каждый человек, работающий в вашей компании. Если вы работаете с несколькими людьми, выполняющими одинаковую работу, но получающими разные суммы, эта информация облегчит расчет причитающихся налогов и т. д., поскольку никто не будет платить больше или меньше налогов, чем они фактически должны, в зависимости от их положения в компании.

Ведение учета рабочего времени в облаке поможет вам не только убедиться в том, что все налоги уплачиваются правильно и в соответствии с государственными постановлениями, но и поможет избежать возможных штрафов, связанных с налогами.

Выделяйте время для периодических встреч с бухгалтером или финансовым консультантом.

Профессиональные консультанты, возможно, не смогут сказать вам, как должен вестись ваш бизнес, но они понимают все тонкости создания финансов для компании. Поручая им периодически проверять все ваши финансовые отчеты, вы гарантируете отсутствие дорогостоящих ошибок, которые могут прервать денежный поток или привести к другим проблемам.

И если они обнаружат что-то, что выглядит подозрительно или неправильно, это даст им возможность быстро исправить то, что может показаться небольшими ошибками, прежде чем они выйдут из-под контроля. Помимо предоставления ценной информации о текущих показателях (т. е. о ежемесячных доходах и расходах), встреча с профессиональным консультантом также может дать вам возможность получить совет относительно планов на будущее, сколько денег следует сохранить на случай чрезвычайных ситуаций и других необходимых расходов и т. д.

Встреча может занять от часа или около того до нескольких часов в зависимости от того, насколько сложны ваши финансы и что нужно обсудить. Это намного проще, чем самостоятельно отслеживать всю эту информацию — и потенциально упускать из виду то, что может иметь серьезные последствия для вашего бизнеса, — просматривая все по очереди, одновременно пытаясь сбалансировать другие обязанности.

Настройте автоматический план платежей

Если есть какие-либо счета, которые ваша компания регулярно оплачивает каждый месяц, рассмотрите возможность настройки плана автоматических платежей, чтобы вам не пришлось беспокоиться о том, что вы забудете, когда они должны быть оплачены. Каждый раз, когда нужно внести депозит или оплатить непогашенные расходы, может быть утомительно определять, какие счета необходимо оплатить. У вас также может быть программное обеспечение для отчетов о расходах, которое поможет вам отслеживать свои расходы и экономить деньги на штрафах за просрочку платежа и любых других штрафах, которые могут возникнуть в случае несоблюдения крайнего срока ежемесячных платежей.

С помощью этого метода вам нужно всего лишь один раз зарегистрироваться. После этого все, что нужно сделать, это отслеживать, когда приближается следующая «дата автоматического платежа», чтобы вы знали, что нужно оплатить тогда, а не отслеживать каждый отдельный счет. Поскольку некоторые счета меняются каждый месяц, вам потребуется обновить информацию о том, какие счета оплачиваются автоматически и когда. Это может значительно упростить задачу, особенно если вы не умеете запоминать все самостоятельно.

Используя различные современные решения, управление финансами вашего бизнеса становится намного проще и понятнее, чем раньше. С помощью всего лишь этих простых шагов вы можете легко держать финансы вашей компании под контролем и бесперебойно.

об авторе

Зик Гэвин — внештатный специалист по финансовому планированию, который стремится обучать молодое поколение и вооружать его фундаментальными финансовыми знаниями, чтобы помочь им принимать разумные решения о том, куда инвестировать свои деньги.