Как выполнить оценку потребностей

Что нужно вашему проекту, бизнесу или организации? Это не простой вопрос. Однако ответ на этот вопрос не должен вас ошеломить. Просто проведите оценку потребностей, чтобы точно определить потребности вашего проекта.

Что такое оценка потребностей?

Как отмечалось выше, оценка потребностей — это процесс определения потребностей организации или проекта. Это делается путем определения текущего состояния и желаемого состояния, аналогично анализу пробелов. Процесс оценки потребностей — это систематический процесс, используемый во многих отраслях и дисциплинах, таких как здравоохранение, деловое администрирование, управление персоналом и управление проектами.

1. Посвящение
2. Сбор и анализ данных
3. Окончательное производство

В управлении проектами оценка потребностей может касаться организации и соответствия проекта ее потребностям. Его также можно использовать как систематический процесс в рамках проекта, направленный на определение того, насколько далеки текущие условия проекта от необходимых условий для успешного завершения.

Связанный: Лучшее программное обеспечение для управления проектами 2022 года

Процесс оценки потребностей начинается с вопросов для определения потребностей вашего проекта, бизнеса или организации. Затем, когда вы определили свои потребности, анализ пробелов определяет, как сократить разрыв между тем, где организация находится в настоящее время, и тем, где она должна быть в будущем.

После того, как вы провели оценку потребностей, вы захотите превратить эти выводы в направление для вашего проекта. Использование программного обеспечения для управления проектами помогает оптимизировать этот процесс. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для работы и управления проектами с несколькими представлениями проекта. Вы можете составить список вопросов для оценки потребностей на наших канбан-досках, и все детали будут зафиксированы в вашем Гантте, листе, списке задач и представлении календаря, что упрощает превращение ответов на эти вопросы в план проекта. Начните работу с ProjectManager бесплатно уже сегодня.

Вопросы для оценки потребностей

Вы можете использовать эти вопросы, чтобы начать процесс оценки потребностей. Эти примеры вопросов подходят для любой отрасли.

• Ваши услуги и/или продукты доставляются клиентам вовремя? Если ответ на этот вопрос отрицательный, то вам нужно выяснить, почему. Если ответ «да», вы захотите изучить процесс, чтобы увидеть, есть ли области, в которых вы можете оптимизировать операции, чтобы сэкономить еще больше времени.
• Прибыльна ли компания или ежегодно достигает своих финансовых целей? Если вы не зарабатываете деньги или даже не достигаете целей, которые поставили перед собой, вам нужно изучить финансовые области вашего бизнеса, чтобы выяснить, почему. Если да, то вопрос, который нужно задать, заключается в том, как вы можете сделать еще лучше.
• Регулярно ли генерируются лиды? Это вопрос, связанный с продажами вашего бизнеса, но также связанный с финансовой стороной. Вам нужно определенное количество потенциальных клиентов, чтобы делать продажи. Чем больше лидов, тем больше вероятность закрытия сделок. Таким образом, привлечение потенциальных клиентов имеет решающее значение, и если вы отстаете в этом отношении, вам нужно выяснить, почему.
• Есть ли четкое видение компании? Заявление о видении является руководящим документом для любого бизнеса. Если это заявление о видении неясно, это негативно повлияет на каждый аспект вашей работы. Если она ясна, возможно, вы захотите регулярно пересматривать оценку потребностей, поскольку видение может обновляться по мере роста и изменений компании.
• Постоянно ли контролируется качество работы? Успех любого бизнеса зависит от качества выполняемой работы. Если у вас нет инструмента, который отслеживает это качество, чтобы убедиться, что вы всегда соответствуете ожиданиям в отношении качества, вам понадобится его получить. Если он у вас есть, возможно, его нужно обновить.

Почему важна оценка потребностей?

Как мы уже говорили ранее, может быть трудно определить потребности проекта, особенно когда вы находитесь в самом разгаре одного из них. При систематическом процессе, который тщательно проходит через план проекта по частям, более вероятно, что любые проблемы, которые не будут решены, станут очевидными. Тогда разрыв между потребностью и текущим состоянием может быть закрыт.

Существуют различные типы оценки потребностей, каждый из которых может выявить различные пробелы; он может заполнить пробел в знаниях, практике, навыках или инструментах. Оценка потребностей помогает показать, что работает, а что нет в проекте. Тогда то, что не работает, можно исправить. Это помогает организации или проекту, поскольку делает его более эффективным.

Оценка потребностей является мощным инструментом планирования, поскольку она оценивает потребности не только на одном уровне проекта или организации, но и на всех уровнях. Вы получаете целостный подход, при котором оба видят потребности от высокого уровня до детального. Это помогает информировать ваш план и предлагать конкретные действия, которые необходимо предпринять для внесения улучшений.

Виды оценки потребностей

Единого типа оценки потребностей не существует, на самом деле их семь. Например, вы можете провести анализ пробелов или анализ несоответствий, чтобы сравнить производительность с тем, что вы планировали. Есть также размышление о действии и размышление о действии. Первый оглядывается назад, чтобы определить, что было сделано хорошо, а что можно было бы улучшить. Последнее то же самое, только на действиях, которые происходят в данный момент.

Вы также можете вести дневник, журнал, бортовой журнал или делать еженедельные обзоры в рамках самооценки. Затем проводится экспертная оценка, когда другие специалисты смотрят на работу и сообщают вам свои отзывы и советы. Наблюдение также важно, просто следите за задачами, когда они проходят через бизнес-процессы.

Есть также то, что называется анализом критических инцидентов и аудитом значительных событий, которые могут определить компетенции компании для обеспечения качества. Наконец, обзор практики — это рутинный обзор работы, который может определить потребности и то, что нуждается в улучшении. Эти семь методов оценки потребностей не являются уникальными для управления проектами, но могут применяться во многих отраслях.

Как провести оценку потребностей за 7 шагов

Для полноценной оценки потребностей, которая может выявить пробелы и наилучшим образом удовлетворить потребности ваших проектов, мы определили семь шагов. Эти шаги применимы практически к любой дисциплине или технике, которые вы можете предпочесть.

1. Определите спонсора проекта

Спонсор проекта — это не просто заинтересованная сторона, а исполнительный спонсор, который является старшим руководителем в организации. Этот человек поможет провести оценку потребностей и привести ее в соответствие с целями более крупной организации.

Спонсор также может заручиться поддержкой для оценки потребностей. Они занимают достаточно высокое положение в организации, чтобы привести руководителей отделов в соответствие с процессом, что может устранить препятствия, мешающие прогрессу. Спонсор получает поддержку от всех участников, предлагая направление и, что важно, финансирование проекта. Они следят за тем, чтобы каждый был заинтересован в успехе процесса.

2. Создайте модель рентабельности инвестиций

Определяя рентабельность инвестиций (ROI) и то, какую пользу проект принесет организации, оценка потребностей оправдывает финансовые обязательства.

Это также, в более широком смысле, покажет, что сам проект представляет ценность. Проект стоит усилий, времени и затрат, которые он требует, поскольку он принесет значительную отдачу от его инвестиций. Поэтому часть этой модели ROI должна включать график затрат, капитальные вложения и требования к персоналу для проекта.

3. Определите необходимые рабочие потоки

Это когда анализируется каждый отдел, включая рабочие потоки и членов команды. Чтобы этот шаг работал, должна быть прозрачность.

Существуют рабочие потоки, которые также находятся за пределами организации, например, когда проекты работают с поставщиками, подрядчиками и другими организациями. Таким образом, все хранилища в проекте должны быть удалены, чтобы этот шаг работал.

4. Опросите руководителей рабочих потоков

После того, как вы определили рабочие потоки, связанные с проектом, пришло время поговорить с руководителями каждого из этих рабочих потоков, чтобы понять их процесс. Вы захотите обнаружить любые болевые точки, которые они испытывают. Также посмотрите, как эта оценка потребностей повлияет на их работу. Эти последние данные помогут, когда вы устраните любые пробелы в потребностях.

Открывая каналы связи между всеми рабочими потоками, которые являются частью более крупного проекта, вы способствуете улучшению связи на протяжении всего выполнения проекта. Это помогает менеджерам, а также командам, работающим над проектом.

5. Встреча с командами

Вы встретились с руководителями рабочих потоков, теперь пришло время организовать встречи с их командами. Вы хотите поговорить с каждым членом команды, независимо от того, где в организации они работают. Команды — это ваши войска на передовой, у них есть опыт и перспектива, которые часто не находят отражения в управлении.

Команды могут дать вам общее представление о проекте, где впервые появляются проблемы. Они могут предоставить информацию, которая является ключом к решению этих проблем.

Связанный: 8 шагов для лучшего управления проблемами

Ваша задача — прояснить цели и задачи проекта. Оставьте время для того, чтобы члены команды задавали вопросы и вовлекали их в беседу. Пусть члены команды будут честны и выслушают их жалобы в безопасном месте, без осуждения или наказания. Они покажут вам области в проекте, которые необходимо исправить. Завоюйте их доверие, и решения станут более эффективными.

6. Создайте команду и расписание

Со всеми данными, которые вы собрали, пришло время собрать команду, чтобы ответить на поднятые вопросы и запланировать информацию таким образом, чтобы распределить все различные части и обеспечить подотчетность, основанную на потребностях проекта.

Это расписание доступно для общего доступа, хранится в цифровом виде, чтобы все могли получить к нему доступ, а также физически размещается в общедоступных местах, где собираются команды. Улучшения должны быть эффективно доведены до сведения всех отделов и команд.

7. Предварительный отчет

На этом последнем этапе данные и график получают одобрение руководства. Без одобрения на исполнительном уровне пробелы, выявленные в ходе оценки потребностей, не будут устранены. Как только все договорятся о пути вперед, и только тогда он может быть реализован.

Пример оценки потребностей

Давайте представим гипотетический пример оценки потребностей, чтобы получить более четкое представление о том, о чем мы говорим. В этом случае мы представим производственную компанию, у которой возникают проблемы со своевременной доставкой продукции клиентам. Это был бы первый шаг, определяющий бизнес-потребность, которая у них есть. Хотя они могли бы провести анализ, чтобы понять, что они не соблюдают сроки производства.

Следующим шагом будет проведение анализа пробелов, чтобы получить представление о текущей ситуации и разрыве между этим и желаемым состоянием. Это может привести к проблемам с методом производства, необходимостью обучения вашей команды или более эффективными инструментами. Допустим, завод недавно модернизировал инструменты, на которых производит свою продукцию, но коллектив не реализует возможности нового оборудования.

Связанный: Шаблон анализа пробелов

Это ведет к следующему шагу, который заключается в оценке вариантов обучения, чтобы освоить команды с новыми инструментами. Вам нужно будет изучить программы обучения, стоимость, окупаемость инвестиций, соответствие законодательству, время, которое займет обучение, и то, как оставаться конкурентоспособным в течение этого учебного процесса. На этом этапе вы создадите отчет, объясняющий потребности в обучении, и порекомендуете дальнейший путь.

Шаблоны оценки потребностей

Если вы хотите провести оценку потребностей, программное обеспечение для управления проектами может помочь, особенно когда вы реализуете свой план по улучшению. Однако, если вы не готовы сделать этот шаг, у нас есть бесплатные шаблоны управления проектами, которые помогут вам. На нашем сайте представлены десятки шаблонов управления проектами для каждого этапа вашего проекта. Вот некоторые из них, которые сопровождают оценку потребностей.

Шаблон сбора требований
Оценка потребностей означает сбор большого количества данных. Наш бесплатный шаблон сбора требований для Word — отличный инструмент для сбора всех этих документов. Есть титульная страница для определения потребности, раздел плана проекта о том, как реализовать ваш план, чтобы закрыть обнаруженный пробел, место, где можно написать мысли заинтересованных сторон о целях и задачах, а также многое другое.

Шаблон действий
По мере прохождения процесса оценки потребностей вы будете придумывать задачи. В нашем бесплатном шаблоне элементов действий для Excel вы можете их зафиксировать. Теперь у вас есть список задач, которые вам нужно будет поручить своей команде. Вы будете знать, какую работу необходимо выполнить, какие сроки и многое другое. Кто, что и когда является началом расписания.

Шаблон плана проекта
График, который вы начали с шаблона бесплатных действий, приведет вас к плану проекта для выполнения того, что вы узнали в ходе оценки потребностей. В нашем бесплатном шаблоне плана проекта для Word вы можете разместить все необходимое для выполнения плана проекта, от целей до действий и задач, а также ресурсов, которые вам потребуются для выполнения работы.

Как ProjectManager помогает с оценкой потребностей

Когда у вас есть план устранения пробелов, которые вы обнаружили при оценке своих потребностей, этот план можно настроить в ProjectManager, облачном программном обеспечении для работы и управления проектами. Мы помогаем вам наметить ваши задачи и запланировать работу, чтобы достичь того, что вам нужно от оценки ваших потребностей.

Организация задач на интерактивных диаграммах Ганта

Расставьте все свои задачи по порядку при планировании того, как удовлетворить ваши потребности, с помощью нашей онлайн-диаграммы Ганта. Вы можете связать зависимые задачи, чтобы избежать задержек, добавить вехи для отслеживания прогресса и даже отфильтровать критический путь.

Теперь вы можете увидеть все свое расписание на временной шкале, чтобы получить общее представление. Затем установите базовый уровень, и вы сможете отслеживать запланированные усилия в сравнении с фактическими усилиями в режиме реального времени, чтобы придерживаться этого графика.

Используйте несколько представлений проекта, чтобы работать так, как вы хотите

Когда вы назначаете задачи своей команде, они могут работать в гибкой среде, которая не подходит для диаграмм Ганта. Вот почему мы предлагаем несколько просмотров проекта, чтобы все остались довольны.

Agile-команды могут использовать канбан-доски для управления своим невыполненным заданием и планирования спринтов, а менеджеры могут видеть свой процесс, чтобы перераспределять ресурсы по мере необходимости, чтобы избежать узких мест. Другие члены команды могут захотеть иметь список задач или представление календаря. Это зависит от них. Все представления обновляются вместе, поэтому всегда есть сигнальный источник правды.

Отслеживайте прогресс и производительность на информационных панелях в реальном времени

Несмотря на то, что ваши команды могут работать над разными представлениями проекта или даже работать удаленно, вы все равно можете отслеживать их работу с помощью нашей панели мониторинга в режиме реального времени. Здесь нет настройки, как в случае с легкими инструментами, и мы автоматически собираем данные в режиме реального времени, рассчитываем их, а затем отображаем результаты в красочных графиках, которые отслеживают шесть показателей проекта.

Конечно, у нас есть отчеты о состоянии и многое другое, доступное нажатием клавиши, которые можно отфильтровать и поделиться с заинтересованными сторонами. Настройте рабочий процесс, чтобы упростить процессы, и добавьте утверждения задач, чтобы контролировать изменения статуса. Кроме того, мы сотрудничаем до мозга костей, помогая командам лучше работать вместе. Вы даже можете сохранить все документы по оценке ваших потребностей для использования в будущем, поскольку у нас есть неограниченное хранилище файлов.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для работы и управления проектами, которое объединяет гибридные команды независимо от того, где, когда и как они работают. Несколько представлений проекта и платформа для совместной работы помогают вашей команде работать более продуктивно, а у вас есть прозрачность этого процесса, чтобы они могли работать с полной отдачей с помощью инструментов управления ресурсами. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.