Как совершать эффективные электронные письма для некоммерческих организаций, привлекающие внимание

Давайте разберемся с этим - не существует единого плана управления, который можно было бы применить ко всем некоммерческим организациям. Однако моя цель - поднять соображения, о которых вам, возможно, не приходилось думать, работая в государственном или частном секторе, за пределами третьего сектора.

Но подождите, что такое путешествие по управлению?

В мире некоммерческих организаций поездка к руководству - это набор сообщений, которые вы отправляете сторонникам для развития отношений с помощью печати, электронной почты, SMS и других каналов. Или то, что мы обычно называем путешествием по воспитанию.

Хорошо, так кто же эти сторонники?

Сторонники - это все, кто каким-либо образом поддерживает некоммерческую организацию, начиная от спонсоров и заканчивая корпоративными партнерами и даже известными послами. Вы, наверное, сразу заметили в этом предложении, что это может охватывать большую группу людей.

Это может быть самым большим различием между некоммерческой стратегией управления и общей заботой частного сектора. В тех случаях, когда бизнес электронной коммерции может иметь дело только с клиентами, существует вероятность того, что в процессе управления некоммерческой организацией потребуется:

• Волонтеры , которые готовятся к большому мероприятию, чтобы собрать пожертвования от общественности.
• Сборщики средств , которые готовятся к марафону, чтобы собрать как можно больше денег
• Сторонники, которым может потребоваться больше инвестиций в дело, прежде чем они сделают пожертвование
• Корпоративные партнеры, которым нужна информация и пакеты средств массовой информации для повышения осведомленности внутри и вне компании

Они охватывают лишь некоторые из тех аудиторий, которые необходимо удовлетворить при работе со службой управления.

Учитывая все это, в этой статье особое внимание будет уделено передовым методам создания системы управления электронной почтой .

6 шагов для начала

Если все сделано правильно, электронный маркетинг очень эффективен с рентабельностью инвестиций (ROI) 36: 1, согласно отчету Litmus о состоянии электронной почты. Есть много способов, которыми некоммерческие организации могут улучшить свою электронную почту. Один из них? Использование возможностей автоматизированных электронных писем в вашем руководстве. Вот как начать.

1. Имейте четкую цель

Хорошее руководство должно быть ориентировано на цели, поэтому самый важный вопрос, который следует задать, - «Какова цель этого путешествия?»

Чтобы побудить потенциальных сторонников стать постоянными донорами? Чтобы помочь фандрайзерам собрать как можно больше денег для своего мероприятия? Это принять на борт новичка?

Какой бы конечный результат вы ни добивались на пути к руководству, он должен соответствовать четкой и единственной цели.

Следите за своей командой Краткие сообщения электронной почты гарантируют, что цель, сообщения, аудитория и время электронного письма ясны - от начала до выполнения. Следите за тем, чтобы ваши электронные письма не терялись при переводе, и следите за своей первоначальной целью и стратегией. Получите бесплатный шаблон электронного письма →

2. Убедитесь, что собственные данные абсолютно чистые.

Естественно, данные, которые у вас есть под рукой, должны быть максимально чистыми. Это необходимо для того, чтобы вы могли создать для своих сторонников подходящую стратегию управления.

Всегда начинайте с основ: имени и адреса электронной почты . Затем вы можете запросить дополнительную информацию об их путешествии с помощью прогрессивного профилирования.

В зависимости от пути к руководству вы, возможно, уже располагаете дополнительной информацией. Например, для волонтеров вы, возможно, уже знаете:

• Прошлая история волонтерства
• Предпочитаемые области для волонтерской деятельности
• Другая информация, имеющая отношение к их отношениям с вашей благотворительной организацией

Вы должны помнить о том, что нужно использовать только самые необходимые данные, которые обеспечат подписчикам лучший пользовательский опыт.

Имея это в виду, ваш поставщик услуг электронной почты (ESP) должен иметь надежное соединение с вашим инструментом управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Таким образом, в ваших автоматических электронных письмах всегда будет актуальная информация о ваших сторонниках, особенно когда речь идет об их согласии.

Вы также должны тщательно соблюдать стандарты своей политики, когда речь идет о ваших данных, в соответствии с вашими местными законами о защите данных.

3. Сегментируйте своих сторонников.

В зависимости от вашей некоммерческой организации у вас может быть много типов сторонников, включая доноров, сборщиков средств и корпоративных партнеров, и это лишь некоторые из них. Поскольку потребности каждой из этих аудиторий очень разнообразны, у них должны быть отдельные поездки к руководству. Однако это может очень быстро усложняться, особенно если сторонниками могут быть несколько типов аудитории.

Поэтому убедитесь, что у вас есть подробная документация о том, какие кампании проводятся и для какой аудитории они проводятся. Визуализация этих путешествий с помощью программного обеспечения - отличный способ лучше понять, как эти путешествия могут пересекаться друг с другом, чтобы вы могли лучше спланировать пути.

4. Различия между транзакционным и прямым маркетингом.

Жизненно важно проводить различие между транзакционными и маркетинговыми сообщениями для целей согласия по электронной почте, данных и конфиденциальности. В соответствии с Общим регламентом по защите данных (GDPR) как Европейского Союза, так и Соединенного Королевства, прямой маркетинг включает «любые материалы, которые продвигают цели и задачи организации». Это также важно для CAN-SPAM в США и CASL в Канаде.

Как вы понимаете, это может распространяться на довольно много контента, включенного в электронный маркетинг. Помните об этом при планировании электронной почты и убедитесь, что в ваших данных есть маркеры, указывающие, разрешил ли кто-то узнавать о маркетинговых сообщениях прямо вверху, чтобы вы могли сделать правильные исключения.

5. Начните с необоротных путешествий.

Теперь, когда у вас есть фундамент, первым делом нужно начать с приветствия и благодарности . Это обычная вежливость - поступать так в повседневной жизни, и это особенно важно в контексте развития отношений с помощью электронной почты.

Добро пожаловать

Приветственное письмо должно прийти сразу после того, как подписчик подписался на получение электронных писем или был зарегистрирован в автоматизированной программе.

Произведите отличное первое впечатление Быстро проверяйте, как ваши электронные письма выглядят и функционируют в более чем 100 популярных почтовых клиентах по всему миру, чтобы убедиться, что они будут отлично смотреться в каждом почтовом ящике. Узнайте как →

Содержание должно задавать тон. Должен быть рекламный ролик о миссии некоммерческой организации и напоминание о том, на что подписался подписчик. Также полезно управлять ожиданиями относительно того, какие электронные письма могут ожидать подписчики в дальнейшем.

Этот пример из Help for Heroes был создан, чтобы приветствовать новых сторонников в благотворительном магазине.

Он не только имеет дружественную копию, чтобы задать тон, но также включает удобные ссылки на различные разделы сайта и усиливает благотворительный брендинг.

Спасибо

После того, как сторонник обратился или предпринял какие-либо действия, важно его поблагодарить. Обязательно включите формулировку, которая также напоминает им о том, кому они помогли. Если вы работали в сфере электронной коммерции, это аналог жизненного цикла, который вы можете распознать как послепродажное.

Вы также можете добавить изображение, которым можно будет поделиться в социальных сетях, чтобы сторонники могли поделиться своими достижениями! В конце концов, лояльные подписчики могут быть лучшими защитниками вашего бренда, поэтому имеет смысл предоставить им инструменты для этого.

Этот пример из Американского Красного Креста показывает, сколько всего было пожертвовано от сторонников во время их кампании «Благоприятный вторник».

Обратите внимание, что такие сообщения, как «Спасибо сторонникам, таким как вы», и обращение к читателю со словами «Ваша щедрость и сострадание имеют решающее значение» придают тексту более интимный и личный оттенок.

6. Добавьте другие контрольные точки жизненного цикла.

После того, как вы справились с вышеизложенным, пришло время добавить дополнительные контрольные точки в пути координирования, чтобы обеспечить беспрепятственный и актуальный опыт для сторонников.

Напоминания

Если руководство направлено на то, чтобы побудить сторонников к конкретному мероприятию, будет полезно иметь напоминания с указанием времени и даты. Если у вас есть основная информация о том, в каком районе или штате находятся ваши сторонники, вы можете включить полезные инструкции о том, как добраться до места проведения мероприятия, и контактную информацию сотрудников, которые готовы помочь.

Этот пример от Фонда исследования рака легких содержит всю важную информацию, напоминающую сторонникам, когда и где они могут принять участие в своем мероприятии. Кроме того, они включили информацию о том, как люди могут принять участие, если они не могут приехать в этот день, гарантируя, что все сторонники будут включены в этот особый случай.

Бонус: обратите внимание на кнопку пожертвования в нижнем колонтитуле. Не забудьте включить кнопки пожертвований в свой верхний или нижний колонтитул, чтобы все было без проблем!

Поздравления

Что касается командировок по сбору средств, это отличная идея - поздравить сторонников, когда они достигли определенных этапов, и поощрить их продолжать работу. Видеоконтент может быть невероятно мощным и может сказать гораздо больше, чем скопированная копия. Этот прием фальшивого видео - отличный способ похвастаться своим видео по электронной почте.

Некоммерческая организация Нью-Йорка отправила электронное письмо с темой: «Мы почти на полпути!» поделиться своими успехами в достижении своей цели и мотивировать сторонников продолжать делать пожертвования.

Они даже объясняют, как пожертвования будут использоваться как способ подключения их аудитории к более широкому сообществу, которое они поддерживают.

Обзоры

По прошествии определенного времени после мероприятия или, возможно, через регулярные промежутки времени, вы можете включить небольшой опрос, который сторонники могут заполнить. Вы можете анонимизировать результаты и сообщить сторонникам, чтобы они могли быть уверены в своем честном мнении, а у вас были более точные данные для дальнейшего улучшения продуктов и услуг вашей благотворительной организации. Кроме того, не забудьте указать, сколько времени займет опрос.

Women of Email прекрасно справляется с этой задачей и делает ее краткой и приятной:

Советы по оптимизации ваших путешествий

Вот несколько полезных советов, которые следует учитывать при прохождении пути управления.

Рассмотрите более короткие рабочие процессы по сравнению с более длительными поездками

В зависимости от вашего ESP, возможно, удастся создать стратегическое путешествие, охватывающее несколько аудиторий. Однако лучше придерживаться единого пути для каждой аудитории по нескольким причинам:

Легче изменить

Лучше всего приостановить любую автоматизацию маркетинга, если вам нужно внести изменения в рабочий процесс. Если пройти долгий и сложный путь к руководству, вы, скорее всего, затронете более широкий круг людей. Выбирая единичные, целенаправленные поездки, вы также будете воздействовать только на небольшие группы людей за раз.

Проще распаковать

Если в пути что-то пойдет не так, гораздо проще вернуться к более короткому рабочему процессу, чтобы устранить проблему. И чем проще это сделать, тем быстрее вы сможете решить проблему и снова начать путешествие.

Лучшие возможности тестирования

Когда ваше руководство направлено на достижение единственной цели, у вас будет больше возможностей для проведения квалифицированного и более целенаправленного A / B-тестирования электронной почты. Меньше переменных означает более надежные результаты, и это отлично подходит для улучшения вашей электронной почты.

Не устанавливай и не забывай

«Установи и забудь» не должно быть в случае автоматической электронной почты. Это еще более важно, когда в контенте фигурируют бенефициары или сторонники. Если они откажутся от своих разрешений на участие в маркетинге, жизненно важно отслеживать, какие электронные письма нужно изменить немедленно, и иметь запасной контент.

Ваши сторонники заслуживают лучшего обслуживания подписчиков

Нет двух одинаковых управленческих поездок, но с учетом вышеперечисленных соображений вы сможете планировать поездки, которые не только выполнят цели вашей некоммерческой организации, но и дадут вашим сторонникам наилучшие возможные впечатления от подписчиков. Счастливые сторонники - это полезные сторонники, и это золото в мире некоммерческих организаций.

Создавайте фирменные электронные письма без ошибок с Litmus Убедитесь, что ваши некоммерческие электронные письма безупречны и выделяются наилучшим образом. Быстро создавайте и проверяйте электронные письма с помощью Litmus. Начать бесплатную пробную версию →

Наджма Салам (Najmah Salam) - самопровозглашенный специалист по электронной почте, который работал в различных отраслях, включая электронную коммерцию, путешествия, некоммерческие организации и SaaS. В свободное время она также занимается дизайном электронных писем, играет на гавайской гитаре и любит ролевые игры. В настоящее время она является менеджером по электронной почте в компании Filtered.