Как сделать платформу для совместной работы подобной Microsoft Teams

Качественное программное обеспечение сейчас более важно для работы, чем когда-либо. Здесь мы поговорим о том, как создать платформу для совместной работы, о стоимости создания такого программного обеспечения и о том, как вы можете подойти к процессу.

Чем инструменты совместной работы для бизнеса отличаются от коммуникационных платформ?

Популярность удаленной работы растет в течение многих лет, но 2020 год дал нам всем такой сильный удар по спине, что у нас будут травмы на долгие годы. Спрос на все виды программного обеспечения для управления удаленными командами за последние пару месяцев вырос больше, чем за весь 2019 год. Серверы испытывают такую ​​большую нагрузку, что начинают выходить из строя.

Честно говоря, нам нужно больше программного обеспечения для корпоративных коммуникаций в такие времена и не только.

Программное обеспечение для корпоративных коммуникаций - это собирательное название для ряда инструментов, включая инструменты для совместной работы.

Коммуникационные платформы, такие как Facebook Workplace, в основном являются социальными сетями. Они поддерживают многие аспекты делового общения. Это также означает общение о внеклассных мероприятиях - обмен интересами, организация посиделок после работы и многое другое. В конечном итоге Facebook Workplace и аналогичные платформы существуют для объединения сотрудников компании, сближая людей друг с другом и с компанией.

С другой стороны, Microsoft Teams, Trello и Slack - это инструменты для совместной работы. Они не столько о корпоративном духе, сколько о реальной работе. И хотя помощь сотрудникам в формировании связей чрезвычайно важна, некоторые компании предпочитают не делать этого с помощью внутреннего программного обеспечения. Эти компании выбирают такие платформы, как MS Teams и Slack.

Хотите узнать, как создать платформу для совместной работы, такую ​​как Microsoft Teams? Вот общее руководство.

1. Начните с бизнес-анализа.

Прежде чем приступить к разработке программного обеспечения для совместной работы, вам необходимо провести исследование и проанализировать данные . Успех вашего продукта зависит от качества вашего анализа, поэтому, если вы сами не являетесь специалистом, разумно нанять его. Если вы планируете передать разработку на аутсорсинг компании по разработке программного обеспечения, во многих таких компаниях есть менеджеры проектов и аналитики, которые могут выполнить эту работу за вас.

Бизнес-анализ - это широкая тема сама по себе и процесс, требующий времени и профессиональных навыков. Вы можете собрать информацию, необходимую для создания успешной платформы для общения и совместной работы, в шаблоне под названием Lean Canvas.

Lean Canvas - это набор вопросов, ответы на которые помогут вам сделать ваш продукт настолько хорошим, насколько это возможно, а затем еще лучше:

• Какую проблему пытается решить ваш продукт?
• Как ваш продукт решит проблему?
• Что уникального в вашем продукте?
• Кто ваши конкуренты?
• Есть ли какое-то преимущество, которое вы можете использовать, чего не могут использовать ваши конкуренты?
• Для кого вы создаете свой продукт?
• Как вы планируете измерять производительность вашего продукта?
• Как вы можете продвигать свой продукт?
• Как вы планируете получать доход?

Обычно ответственность за сбор и систематизацию всей этой и некоторой дополнительной информации лежит на менеджере проекта. Эта информация позволит вам сделать первые приблизительные оценки времени и затрат на разработку. Эти оценки будут очень приблизительными и будут меняться хотя бы один раз - когда вы и команда решите, какие функции вам нужны, - но, вероятно, более одного раза, поскольку новые идеи могут появляться в любое время, функции приходят и уходят, а новые технологии вводятся часто. . Однако это только начало.

2. Решите, какие инструменты онлайн-сотрудничества вы хотите создать.

Даже на рынке инструментов для совместной работы существуют разные типы платформ.

• Microsoft Teams - это недавний инструмент для совместной работы, включенный в Microsoft 365. Его самым большим преимуществом является бесшовная интеграция со всеми другими инструментами Microsoft, включая Skype для бизнеса.

• Slack - это, прежде всего, мессенджер. Это отличный инструмент для совместной работы в команде, так как он позволяет вам создавать каналы и субканалы, потоки и черновики, хранить файлы и может подключаться к широкому спектру других инструментов, которые вы, возможно, уже используете.

• Trello и Asana - это инструменты управления проектами, в которых руководитель группы может добавлять задачи, назначать их членам команды и перемещать их между досками (например, To Do - In Progress - Completed). На этих платформах нет чата в приложении, но пользователи могут оставлять комментарии к задачам. Оба предлагают интеграцию со Slack для общения.

Вам необходимо знать, какой тип программного обеспечения для совместной работы вы собираетесь создать, прежде чем приступить к разработке, поскольку разные типы будут иметь разные функции.

3. Создайте концепцию навигации.

Концепция навигации - это набросок вашей платформы, созданный дизайнерами UI / UX. Это еще не дизайн - нет цветовых схем, иконок или шрифтов. Эскиз - это максимально полный набор экранов, созданный для визуализации платформы. Какая кнопка ведет куда? Как размещены элементы? Что после чего? Как все связано? Концепция навигации помогает вам и вашей команде попасть на одну страницу и увидеть продукт одинаково.

4. Создавайте прототипы.

Прежде чем вы бросите все свои деньги на полномасштабный продукт, вам нужно проверить идею. Вооружившись собранной информацией, вы можете проверить, жизнеспособна ли сама идея и действительно ли кому-то нужен ваш продукт. Вы можете проверить идеи с помощью опросов или использовать прототипы средней точности .

Этот тип прототипа имеет более четкую визуализацию, чем концепция навигации, и предназначен для демонстрации вашей тестовой группе пользователей, что программное обеспечение может делать и как. Вы можете использовать данные, полученные в результате обратной связи, для внесения изменений в продукт.

После того, как вы подтвердили свою идею, вы можете создать UX-стратегию . Это последний этап предварительной разработки. UX-стратегия включает в себя подробный интерфейс и точные прототипы. Эти прототипы еще не являются законченным дизайном - они часто черно-белые и имеют обобщенные шрифты и кнопки - но они обеспечивают полное понимание того, что находится, где и как все соединяется.

5. Выберите модель монетизации.

Если вы создаете клон Slack или Trello для собственного внутреннего использования, вам не нужно монетизировать его. Однако компании редко создают такое программное обеспечение только для себя. Мы предполагаем, что если вы искали, как создать веб-сайт или приложение для совместной работы в Интернете, оно предлагает их как услугу для других предприятий.

Когда дело доходит до приложений для работы, модели монетизации довольно стандартны. Настоятельно не рекомендуется использовать рекламу, поскольку она отвлекает людей от их задач. Можно использовать разовые платежи, но, как правило, это не рекомендуется. Наиболее часто используемые способы получения рентабельности инвестиций от инструментов совместной работы и коммуникации :

• Модель подписки
• Модель Freemium

Модель подписки предполагает ежемесячные или ежегодные платежи, обычно с пробным периодом. Модель freemium - это когда вы предлагаете базовый набор функций бесплатно и дополнительные функции за плату. Плата за бесплатные приложения может быть единовременной или основанной на подписке.

6. Создайте MVP / MLP

Сегодня рынок перенасыщен практически всем, включая инструменты совместной работы для бизнеса. Важно как можно скорее запустить инструмент для совместной работы, чтобы начать сбор дополнительных данных и ранний доход. Вот для чего нужен MVP или минимально жизнеспособный продукт . Это платформа с базовой функциональностью, которая запускается между целевой страницей и полным продуктом.

Однако есть альтернатива - MLP или минимально привлекательный продукт. Разница в том, что MLP уделяет большое внимание дизайну интерфейса и удобству использования, а не только функциональности. Делая свой продукт привлекательным, вы помогаете ему выделиться среди конкурентов.

7. Следите за показателями.

После запуска MVP или MLP важно следить за его производительностью . Постоянно отслеживая комментарии и показатели, которые вы выбрали во время бизнес-анализа, вы будете знать, что хорошего в вашем продукте, а что требует дополнительной работы. Это также поможет вам расставить приоритеты для следующих запускаемых функций.

Разработка платформы для совместной работы: обязательные функции

В зависимости от того, какой инструмент для совместной работы вы создаете, его функции будут отличаться. Мы постараемся охватить наиболее важные функции различных приложений, чтобы создать более полную картину.

Чат

Как мы уже упоминали, в таких приложениях, как Trello и Asana, этой функции нет, и на самом деле это одна из основных жалоб пользователей на эти платформы. Функциональность чата внутри платформы для совместной работы очень важна, когда дело касается бизнеса. Простое и легкое общение повышает производительность.

Для более плавного общения пользователи должны иметь возможность вести частные беседы один на один, а также групповые чаты. Например, в Slack есть #channels - чаты, посвященные отдельным темам или проектам, к которым люди могут присоединяться и выходить по мере необходимости. В Discord есть похожая система.

Поиск

Пользователи должны иметь возможность искать сообщение в чате или задачу на доске. Само собой разумеется, правда? Иногда пользователям нужно найти сообщения за несколько месяцев , а иногда в чате может быть тысяча сообщений в день. Поиск необходим для рабочего общения и сотрудничества.

Голосовые и видеозвонки

Широко известно, что люди быстрее думают и более эффективно общаются вслух, чем письменно. Вот почему многие компании проводят ежедневные или еженедельные встречи для обсуждения проблем, с которыми они сталкиваются. Это обычное дело, например, при разработке программного обеспечения - команды, работающие над одним проектом, встречаются, чтобы обсудить проблемы и найти решения, выбрасывая самые смелые идеи.

Когда мы пишем, мы склонны обдумывать каждое слово, чтобы не сказать ничего глупого. Однако при решении проблем решение, которое кажется странным или глупым, на самом деле может подтолкнуть команду в правильном направлении. Вот почему, если вы хотите разработать такое приложение, как Slack или Microsoft Teams, вам понадобится функция звонков.

Обмен файлами

Не каждый вид работы включает обмен файлами, и с такими сервисами, как Google Docs и Google Sheets, этого может быть достаточно, чтобы поделиться ссылкой в ​​сообщении. Однако возможность перетащить файл прямо в окно чата полезна для большинства пользователей. Просто иногда это быстрее.

Общее хранилище

Microsoft Teams обеспечивает совместную работу с документами и предоставляет общий диск для хранения. В Slack есть вкладки «Файлы» и «Сохраненные», где пользователи могут легко получить доступ ко всему, кроме обычного текста в сообщениях. Должно ли ваше приложение просто предоставлять доступ к файлам или возможность совместно редактировать документы, не выходя из приложения, будет зависеть от типа групп, которые будут использовать вашу платформу для общения и совместной работы.

Совместное использование экрана

Совместное использование экрана действительно полезно для удаленного сотрудничества. В основном это часть функции видеозвонков. Совместное использование экранов позволяет членам команды поддерживать то, что они говорят, с помощью визуальных элементов. В видеоконференцсвязи можно использовать совместный доступ к экранам при создании отчетов и презентаций. На переговорах и онлайн-встречах с клиентами или партнерами пользователи могут обмениваться диаграммами и диаграммами в поддержку заявления. Совместное использование экрана пригодится, если вы представляете проект инвесторам или сообщаете о ходе проекта.

Назначение / @ упоминаний

Назначение и упоминание функций могут быть реализованы аналогичным образом, поэтому мы собрали их здесь.

• Если вы хотите разработать инструмент управления проектами, такой как Trello, вам необходимо реализовать функцию для назначения задач членам команды.
• В Документах Google можно пригласить человека для ознакомления с документом, @ упомянув его в комментарии.
• Для мессенджера, подобного Slack, упоминание пользователя в групповом чате привлекает их внимание и, с учетом дополнительных функций, может быть использовано для легкого поиска адресованных им сообщений.

Организационная структура

Если вы создаете программное обеспечение для больших команд или организаций, подумайте о добавлении организационной диаграммы. Это поможет новым сотрудникам узнать, с кем они разговаривают, или найти людей, с которыми им нужно поговорить по определенным вопросам. Например, как ИТ-писатель мне иногда нужна помощь разработчиков iOS, Android, backend и frontend. Я могу использовать организационную диаграмму, чтобы узнать, кто доступен в нужном мне отделе, и сообщить им упоминания или прямые сообщения.

Админ модерация

Когда дело доходит до делового сотрудничества, необходимо иметь некоторый контроль над тем, кто к каким группам присоединяется. Может быть реализована система разрешений, позволяющая руководству компании и руководителям групп добавлять или удалять участников, закреплять сообщения и т. Д. Самый простой вариант этой функции - это, как и в большинстве мессенджеров, добавление одного администратора и нескольких модераторов. Другой вариант - настроить нескольких администраторов для всей учетной записи компании и модератора для каждого группового чата. Это упростит наблюдение за общением, поскольку оно будет осуществляться группой людей, а не одним человеком или кем-то еще.

Уведомления

При разработке инструментов совместной работы для бизнеса помните, что пользователи не могут позволить себе пропустить сообщения. Параметры уведомлений являются обязательными в любом средстве связи, но в рабочем - это одна из самых важных функций.

Если вы создаете мобильное приложение, используйте push-уведомления. Если вы разрабатываете веб-сайт для совместной работы, используйте всплывающие уведомления, выделенные счетчики непрочитанных сообщений в боковом меню или расширение браузера.

Интеграции

Большинство компаний сегодня работают с различными программными инструментами и не хотят переходить на что-то совершенно другое.

Самым большим преимуществом Slack, возможно, является его более 800 интеграций . Пользователи Slack могут интегрировать в Slack внешние редакторы документов. Вместо внутреннего календаря есть интеграция с Google Calendar и Outlook Calendar. Slack можно подключить к Trello, Microsoft 365, Google Drive, Jira и многим другим сервисам.

Trello можно включить с помощью Google Drive, Dropbox, Slack, Jira и других.

Microsoft Teams также имеет ряд интеграций, хотя и не так много, как Slack. С другой стороны, Teams - это программное обеспечение для пользователей Microsoft 365, что означает, что оно поставляется с рядом собственных приложений, которые компании используют в течение многих лет, поэтому, возможно, для него не требуется столько интеграций.

В зависимости от вашей идеи и бюджета может быть удобнее использовать интеграцию, а не разрабатывать определенные функции с нуля.

Безопасность

Бизнес - это деньги и конфиденциальные коммерческие и личные данные. Очень важно защитить вашу платформу делового общения и совместной работы от хакеров. Работая с аутсорсинговой компанией, обсудите, какую защиту может реализовать ваша команда. Ваша платформа должна быть защищена от всех известных уязвимостей. Сообщения и файлы должны быть зашифрованы, и вам следует использовать многофакторную аутентификацию.

Сильный бэкэнд

Серверы являются краеугольным камнем средств совместной работы и коммуникации для бизнеса. Сообщения и файлы должны храниться в течение длительного времени, быть доступными быстро, синхронизироваться через облако между устройствами и тщательно защищаться.

Стоимость создания платформы для совместной работы

Если вы создаете приложение, подобное Microsoft Teams, вы, вероятно, захотите сначала начать с веб-приложения или настольного приложения, а затем создать мобильное приложение. С другой стороны, такой сервис, как Slack, может быть сначала мобильным приложением, а затем веб-приложением. Однако, поскольку вы создаете приложение для работы - как удаленно, так и в офисе - скорее всего, вам действительно понадобится и мобильное, и веб-приложение . Но делать их одновременно, конечно, не обязательно. Проведите исследование и опросите свою целевую аудиторию, чтобы определить, какая платформа наиболее важна для ваших пользователей.

Вот список специалистов, которые вам понадобятся для веб-приложения:

• 1 руководитель проекта
• 1 веб-дизайнер
• 1 фронтенд-разработчик
• 1-2 backend-разработчик
• 1-2 специалиста по обеспечению качества

Для мобильного приложения команда будет выглядеть так:

• 1 руководитель проекта
• 1 UI / UX дизайнер
• 1 мобильный разработчик для каждой платформы (iOS и Android)
• 1-2 backend-разработчик
• 1 специалист по обеспечению качества

Если вы выберете и веб-приложение, и мобильное приложение, вам не понадобятся два руководителя проектов; одного будет достаточно. То же самое касается внутренних разработчиков и QA, поскольку один и тот же сервер может использоваться для мобильных и веб-приложений, а QA могут тестировать как веб-приложения, так и мобильные приложения. Однако тестирование для нескольких платформ займет больше времени, поэтому вы можете нанять другого QA, чтобы иметь возможность запускать свое приложение быстрее. Обычно тестирование приложений для Android занимает больше всего времени.

Стоимость создания только веб-сайта для совместной работы будет минимальной, около 55 440 долларов США , а запуск веб-сайта обычно занимает наименьшее количество времени: ожидайте что-то около двух-четырех месяцев.

Стоимость создания приложения для совместной работы, такого как Microsoft Teams, для одной мобильной платформы будет выше, чем стоимость создания веб-приложения - около 61 600 долларов США и от пяти месяцев до года разработки в зависимости от сложности и количества функций.

Согласно исследованию Buffer, проведенному в 2019 году, удаленная работа никуда не денется - даже когда мир оправится от пандемии. Люди быстро привыкают к его преимуществам. Итак, пришло время инвестировать в программное обеспечение для совместной работы.

Остались вопросы? Если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите получить консультацию и расценки, напишите нам, и мы свяжемся с вами.